Une étude de Lucid révèle la nécessité de disposer d’outils numériques plus adaptés pour faciliter la collaboration et la productivité suite à la pandémie de coronavirus.

La pandémie de coronavirus a accéléré de façon spectaculaire la dispersion des effectifs, une tendance qui prenait déjà de l’ampleur. Cette expérience a confirmé que le travail à distance peut devenir un élément permanent dans l’environnement de travail de demain. Les organisations ont beaucoup appris en étant contraintes de travailler à distance : les collaborateurs ont gagné en flexibilité et les entreprises ont prouvé qu’elles étaient capables de répondre rapidement aux besoins urgents des clients dans un contexte instable et changeant. 

Cette étude examine les opinions des responsables et des travailleurs de la connaissance concernant deux priorités essentielles de cette nouvelle normalité : la collaboration et la productivité. Pendant la pandémie, les responsables étaient plus préoccupés par la productivité, tandis que les travailleurs étaient, eux, plus préoccupés par la collaboration. 

En réalité, la productivité et la collaboration sont étroitement liées. Si vous renforcez le potentiel de collaboration de votre équipe, vous augmenterez sa productivité. Le secret pour réussir sur les deux plans est d’adopter des flux de travail et des processus agiles qui permettent l’itération, l’exploration et une véritable collaboration. 

Une chose est sûre : dans le monde de demain, les entreprises devront adopter des solutions visuelles novatrices pour permettre à leurs équipes de réfléchir ensemble et de produire un travail d’une qualité inédite.

Examinons ce que notre étude a révélé sur les perceptions et les expériences en matière de productivité et de collaboration des équipes dispersées. 

Principales conclusions

Productivité

La productivité a été, de loin, la principale préoccupation des responsables pendant la pandémie. 43 % d’entre eux ont indiqué que leur entreprise avait été contrainte de reporter des lancements, des campagnes ou des initiatives clés en raison du travail à domicile et de la collaboration virtuelle des collaborateurs. 

La productivité a également été citée comme l’une des trois principales préoccupations par 78 % des responsables. Parmi ceux qui ont exprimé des réserves à l’égard du travail à domicile, 86 % ont indiqué que la productivité était leur principale préoccupation.

Les collaborateurs, en revanche, n’étaient pas autant préoccupés par leur niveau de productivité. Seuls 52 % des télétravailleurs ont déclaré que leur productivité était plus faible en travaillant à domicile, et 40 % ont répondu au contraire être plus productifs en travaillant depuis chez eux. 

Cependant, les collaborateurs ont reconnu que sans outils visuels, leur concentration pouvait être limitée. Un quart des collaborateurs ont révélé être distraits pendant environ la moitié d’une réunion virtuelle classique. 11 % ont même avoué avoir pris une douche ou être allés aux toilettes en pleine réunion !

À retenir : la productivité des collaborateurs était la principale préoccupation des équipes de direction pendant la pandémie, mais ces premiers affirment que c’est la collaboration au sein des équipes qui a le plus souffert. Des outils virtuels de brainstorming visuel auraient pu résoudre les difficultés des responsables et des collaborateurs. Ces derniers auraient pu interagir et collaborer plus efficacement, ce qui aurait permis d’améliorer leur productivité et de réduire les dysfonctionnements.

Collaboration

Comme expliqué plus haut, la pandémie a surtout préoccupé les responsables en termes de productivité : 90 % d’entre eux ont indiqué qu’il s’agissait de l’une de leurs trois principales préoccupations face au télétravail. En revanche, 75 % des collaborateurs ont indiqué que la collaboration avait davantage été pénalisée que la productivité. 

La collaboration était clairement au centre des préoccupations des équipes dispersées lorsque le télétravail s’est imposé en raison du COVID-19. En effet, 75 % des télétravailleurs qui ont exprimé des inquiétudes quant au travail à domicile ont classé la collaboration en équipe comme étant la dimension qui a le plus été affectée dans leur quotidien. 

Les participants à cette étude ont également indiqué avoir regretté les moments informels entre collaborateurs au bureau, propices aux séances improvisées de brainstorming ou d’élaboration de stratégies. Dans le même esprit, plus d’un tiers (37 %) des travailleurs ont déclaré que la collaboration avait été affectée par l’impossibilité pour leur équipe de se réunir en personne pour trouver des idées. Un travailleur sur cinq a déclaré que les réunions étaient moins collaboratives pendant la pandémie et 25 % ont précisé que chacun travaillait de manière plus isolée et fermée. 

L’un des indicateurs qui témoignent le plus du besoin d’outils de collaboration virtuelle efficaces est le fait que près d’un télétravailleur sur cinq (17 %) a rencontré des collègues en personne en dépit des consignes de l’entreprise et des mesures d’isolement imposées en raison de la pandémie. Il est intéressant de noter que les membres de la direction, qui auraient dû montrer l’exemple pour leur organisation, ont souvent été les plus mauvais élèves (43 %). 

Quelle est la raison principale derrière ces comportements ? Collaborer ensemble sur un projet. Parmi les télétravailleurs qui ont se sont rencontrés entre collègues en personne, environ 1 sur 4 (23 %) a indiqué que les réunions virtuelles ne suffisaient pas car elles ne disposaient pas d’un espace de collaboration visuelle partagé avec un tableau blanc.

À retenir : le télétravail peut entraîner une augmentation de la productivité et non une diminution, mais cela au détriment de la collaboration et de la créativité. Les entreprises doivent être capables de recréer en ligne la même dynamique qu’un atelier de collaboration en présentiel avec un tableau blanc pour support.

Créativité

Notre étude a exploré un troisième aspect de la vie professionnelle en télétravail : la créativité. La créativité est souvent le résultat d’une collaboration productive. Nous avons donc voulu examiner l’impact que pouvait avoir une baisse de la collaboration et de la productivité sur la créativité globale.

Les télétravailleurs ont déclaré que le brainstorming et l’idéation, deux processus indispensables en matière de créativité, ont été affectés par la pandémie. Près d’une personne sur quatre (22 %) a déclaré que le travail à domicile entravait sa créativité et 26 % des responsables partageait cet avis. 17 % des travailleurs ont indiqué que le résultat de leur travail était moins créatif. 

Les responsables eux-mêmes ont été confrontés à des problèmes de créativité : 38 % des responsables ont déclaré qu’ils étaient plus lents à prendre des décisions et à agir en travaillant à domicile, et 28 % d’entre eux ont déclaré qu’ils rencontraient des difficultés pour innover et trouver des solutions créatives.

En d’autres termes, tous les répondants, des premiers collaborateurs aux cadres supérieurs, ont déclaré avoir l’impression d’être moins réactifs et agiles qu'en situation normale. Être capable d’imaginer, d’innover et de travailler dans un environnement agile est essentiel pour prospérer dans la « nouvelle normalité », et cette baisse de créativité inquiète. 

Les responsables et les travailleurs ont cité le phénomène d’isolement qui peut accompagner le télétravail comme étant la source de ces problèmes de créativité. Parmi les télétravailleurs qui se sont sentis moins créatifs en travaillant depuis chez eux pendant la pandémie, 46 % ont cité comme raison le fait de passer moins de temps en tête-à-tête avec leur équipe, 44 % ont déclaré avoir l’impression de travailler dans une bulle et de ne pas savoir ce que font leurs collègues, et 40 % ont indiqué qu’il était plus difficile de collaborer avec leur équipe par téléphone. 

Du côté de la direction, près d’une personne sur quatre (22 %) a déclaré que sa baisse de créativité était directement liée au fait qu’elle n’avait plus la possibilité de faire des brainstormings collectifs sur un tableau blanc ou d’une autre manière visuelle.

À retenir : les responsables et les travailleurs ont chacun constaté que l’isolement imposé par le télétravail en période de pandémie avait un impact négatif sur la créativité. Les responsables qui ont rencontré des difficultés pour trouver des solutions créatives comprennent désormais l’importance des outils de collaboration en ligne pour stimuler la créativité au sein de leur entreprise.

La solution : une collaboration visuelle en ligne

Notre étude souligne à quel point les outils virtuels et les plateformes de communication en ligne sont essentiels pour les équipes dispersées. Cependant, moins de la moitié (41 %) des télétravailleurs ont déclaré que leurs plateformes cloud existantes leur permettaient, ainsi qu’à leurs collègues, de continuer à innover tout en travaillant à domicile. En effet, 37 % ont déclaré que les notifications répétées des outils de collaboration perturbaient leur aptitude à être créatifs. Et 24 % des responsables ont exprimé leur mécontentement face à la perte d’idées générées lors de réunions virtuelles, faute d’un espace centralisé sur lequel les consigner.

Alors, comment résoudre ces difficultés ? En optant pour la communication visuelle. 

29 % des télétravailleurs ont déclaré que disposer d’un espace de collaboration visuel partagé pour échanger des idées est l’un des trois éléments les plus importants pour un brainstorming productif. En outre, 28 % des responsables qui se sentaient moins créatifs en travaillant à domicile ont indiqué que le brainstorming visuel en équipe les aidait à générer des idées créatives. 

Il est intéressant de noter que 27 % des télétravailleurs ont cité le dessin parmi leurs manières préférées d’exprimer une idée à leurs collègues. En outre, 93 % de ceux qui disposent d’un outil de tableau blanc virtuel ont déclaré que celui-ci était efficace pour faciliter la communication dans un contexte de travail à distance. 

Un tableau blanc virtuel répond à une autre frustration fréquemment évoquée en matière de collaboration à distance : la difficulté à être entendu. 83 % des personnes ayant travaillé à distance pendant la pandémie ont déclaré avoir eu une excellente idée lors d’un brainstorming collectif sans que celle-ci ne soit exploitée. 70 % ont indiqué que leur idée ne figurait même pas dans les notes et était oubliée lors des étapes suivantes. D’un autre côté, en entreprise, 49 % des travailleurs ont connu la frustration de voir quelqu’un effacer un tableau blanc où des idées avaient été rédigées.

Les tableaux blancs virtuels permettent de consigner ces idées afin qu’elles ne soient jamais égarées dans le flot du brainstorming. Parmi ceux qui les ont utilisés, 97 % des responsables et 89 % des collaborateurs ont déclaré que les outils virtuels de tableau blanc étaient efficaces. Grâce à ce type d’outils, les responsables peuvent établir un environnement collaboratif pour leur équipe et accroître ainsi la productivité et la créativité. 

À retenir : les plateformes de collaboration existantes n’ont pas réussi à combler le vide créé par l’absence d’espaces de réunion partagés et équipés de tableaux blancs qui permettent de communiquer visuellement. Les tableaux blancs virtuels ont remporté un grand succès à cet égard, en offrant aux équipes bien plus qu’un simple espace où consigner leurs idées. Ils sont un pôle central que les collaborateurs utilisent pour concevoir, créer et agir. 

Les tableaux blancs virtuels dépassent les capacités de leurs homologues physiques et génèrent une expérience de brainstorming véritablement unique, quelle que soit la distance qui sépare les membres de l’équipe. Leurs fonctionnalités incluent notamment une zone de travail illimitée, des curseurs pour indiquer l’auteur d’une contribution, des post-its rapides, un historique de révision, un chat intégré et des commentaires en temps réel, ou encore la possibilité de mentionner des collaborateurs.

Accueillir la « nouvelle normalité »

La pandémie a précipité la transition vers des effectifs modernes et dispersés. Contraints de passer à un environnement distant, les responsables ont pu constater par eux-mêmes l’importance d’utiliser des outils virtuels pour faciliter la productivité et la collaboration. 

Lucidspark, développé par les créateurs de Lucidchart, permet aux entreprises de donner la priorité à la collaboration, à la productivité et à la créativité. Lucidspark est un tableau blanc virtuel basé sur cloud que les équipes peuvent utiliser pour collaborer en temps réel, quelle que soit la distance qui les sépare. Grâce à Lucidspark, les équipes peuvent échanger des idées, partager des commentaires et parvenir à un consensus afin de concrétiser leurs projets.

À propos de l’étude

Lucid a mené cette étude à l’aide d’un sondage en ligne préparé par Method Research et distribué par Dynata auprès de 1 000 adultes travaillant à temps plein aux États-Unis et effectuant à domicile un travail de bureau habituel au moins trois jours par semaine. L’échantillon comprenait 300 personnes occupant un poste de responsable. Les participants étaient issus de moyennes et grandes entreprises à l’échelle nationale, dans tous les principaux secteurs d’activité. La répartition était égale entre les hommes et les femmes, et comprenait des baby-boomers, des milléniaux et des jeunes de la génération X. Les données ont été recueillies du 9 au 17 septembre 2020.  

À propos de Lucid

Lucid est la seule suite de collaboration visuelle qui permet aux équipes de concevoir l’avenir et de concrétiser leurs idées. Les produits Lucidchart et Lucidspark offrent aux utilisateurs une expérience complète qui les aide à imaginer et à bâtir le monde de demain en facilitant la collaboration et la communication. Lucidspark est une application de tableau blanc virtuel destinée à l’idéation libre, au brainstorming collectif et au travail en équipe en temps réel. Lucidchart est un éditeur de diagrammes intelligents dédié à la compréhension des personnes, des processus et des systèmes sur lesquels repose l’activité des entreprises.

Les produits Lucid sont utilisés dans plus de 180 pays par plus de 30 millions d’utilisateurs, dont des clients tels que Google, GE, NBC Universal, T-Mobile et 99 % des entreprises du Fortune 500. Les partenaires de Lucid comprennent des leaders du secteur tels que Google, Atlassian, Amazon Web Services, Salesforce et Microsoft. Depuis sa création en 2010 dans l’Utah, notre entreprise a reçu de nombreuses récompenses pour ses produits, la qualité de son environnement de travail et sa culture unique.