Untersuchungen von Lucid zeigen, dass im Zuge der COVID-19-Pandemie der Bedarf an effektiven Tools zur Unterstützung der virtuellen Zusammenarbeit und Produktivität gestiegen ist.

Die Coronavirus-Pandemie beschleunigte noch einmal erheblich den Trend hin zur verteilten Belegschaft, der in den Jahren davor bereits an Dynamik gewonnen hatte. Nachdem viele Beschäftigte zwangsweise ins Homeoffice wechseln mussten, bestätigte sich in der Praxis, dass Remote-Belegschaften durchaus ein starkes Glied in der Unternehmensstruktur darstellen können. Unternehmen haben viel aus diesem unfreiwilligen Experiment gelernt: Mitarbeiter gewannen an Flexibilität und Unternehmen konnten sich unter äußerst wandelbaren Voraussetzungen schnell an dringende Kundenanforderungen anpassen. 

In dieser Umfrage wurde nun untersucht, wie Manager und Wissensarbeiter zwei der wichtigsten Prioritäten dieses neuen, postpandemischen Normalzustands einschätzen: Zusammenarbeit und Produktivität. Es stellte sich heraus, dass Manager sich während der Pandemie vor allem um die Produktivität sorgten, während die Beschäftigten eher Bedenken hinsichtlich der Zusammenarbeit hatten. 

In Wahrheit stehen Produktivität und Zusammenarbeit in direkter Korrelation zueinander. Steigert man das kollaborative Potenzial eines Teams, wird sich automatisch auch dessen Produktivität erhöhen. Um also diese beiden wichtigen Aspekte im Arbeitsalltag zu fördern, müssen agile Workflows und Prozesse eingeführt werden, welche die Ideenfindung, klar strukturierte Abläufe und eine sinnvolle Zusammenarbeit ermöglichen. 

Eines ist klar: Um eine neue Normalität zu etablieren, müssen Unternehmen neue visuelle Lösungen einsetzen. Nur so können sie sicherstellen, dass ihre Teams gemeinsam und auf möglichst effektive Weise neue Ideen entwickeln können, um bessere Arbeit zu leisten als je zuvor.

Sehen wir uns nun also an, wie Remote-Teams unserer Umfrageforschung zufolge Produktivität und Zusammenarbeit im Homeoffice erlebt haben. 

Die wichtigsten Erkenntnisse

Produktivität

Unter C-Suite-Managern galt die größte Sorge während der Pandemie mit Abstand der Produktivität. 43 % der Führungskräfte gaben an, dass ihr Unternehmen gezwungen war, wichtige Markteinführungen, Kampagnen oder Initiativen zu verzögern, da Mitarbeiter von zu Hause aus ihren Aufgaben nachgingen und virtuell zusammenarbeiteten. 

Die Produktivität wurde auch von 78 % der unteren Führungsebene als eine der drei größten Sorgenbereiche genannt. Unter den Managern, die Bedenken hinsichtlich der Remote-Arbeit hatten, war für 86 % die Produktivität das wichtigste Problem.

Die Mitarbeiter selbst waren hingegen nicht so sehr um ihr eigenes Produktivitätsniveau besorgt. Nur 52 % der Remote-Mitarbeiter gaben an, dass die Produktivität im Homeoffice am meisten leidet. 40 % berichteten sogar, dass die Arbeit von zu Hause aus sie tatsächlich produktiver macht. 

Die Beschäftigten gaben jedoch auch zu, dass ihre Aufmerksamkeit ohne visuelle Tools beeinträchtigt wurde. Ein Viertel von ihnen war während eines typischen virtuellen Meetings etwa die Hälfte der Zeit mit anderen Dingen beschäftigt. 11 % gaben sogar zu, während eines Meetings geduscht oder die Toilette benutzt zu haben!

Wichtige Erkenntnis: Während der Pandemie war die Mitarbeiterproduktivität das wichtigste Problem des Managements, während laut der Beschäftigten hauptsächlich die Zusammenarbeit im Team gelitten hat. Virtuelle, visuelle Brainstorming-Tools hätten diese Probleme für Manager und ihre Teams lösen können. Die Beschäftigten hätten effektiver zusammenarbeiten können, was zu einer höheren Produktivität und weniger Unterbrechungen des Arbeitstages geführt hätte.

Zusammenarbeit

Wie bereits erläutert, machten sich die Manager während der Pandemie am meisten Sorgen um die Produktivität – 90 % stuften sie als eine ihrer drei größten Sorgen im Zusammenhang mit der Remote-Arbeit ein. Im Gegensatz dazu gaben 75 % der Mitarbeiter an, dass die Zusammenarbeit, und nicht die Produktivität, am meisten gelitten hat. 

Die Effektivität der Zusammenarbeit mit Kollegen war für Remote-Arbeitskräfte während ihrer Zeit im Homeoffice ein wichtiges Thema. Tatsächlich haben 75 % der Remote-Mitarbeiter, die Bedenken bezüglich der Arbeit im Homeoffice ausdrückten, die Teamzusammenarbeit als den am meisten beeinträchtigten Aspekt ihrer Arbeit eingestuft. 

Die Umfrageteilnehmer merkten auch an, dass sie die zwanglosen Momente im Büro vermissten, die zu spontanem Brainstorming oder neuen Ideen inspirierten. Mehr als ein Drittel (37 %) der Mitarbeiter gab an, dass die Zusammenarbeit beeinträchtigt wurde, da man im Team nicht in der Lage war, gemeinsam und persönlich Ideen zu entwickeln. Einer von fünf Arbeitnehmern berichtete, dass Meetings während der Pandemie weniger kooperativ waren und 25 % der Beschäftigten sagten, dass die einzelnen Mitarbeiter öfter in Silos arbeiteten. 

Einer der aufschlussreichsten Indikatoren für die Notwendigkeit effektiver virtueller Tools für die Zusammenarbeit war die Tatsache, dass fast jeder Fünfte (17 %) Remote-Mitarbeiter sich trotz COVID-19-Isolationsrichtlinien persönlich mit Kollegen traf – im klaren Verstoß gegen das Unternehmensprotokoll. Interessanterweise waren hier Mitglieder der C-Suite, die ihren Mitarbeitern eigentlich mit gutem Beispiel vorangehen sollten, oft die schlimmsten Übeltäter (43 %). 

Es gab einen Hauptgrund, warum sie gegen die eigenen Regeln verstießen: um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Von den Remote-Mitarbeitern, die sich mit Kollegen trafen, gab etwa jeder Vierte (23 %) an, dass virtuelle Meetings keine sinnvolle Alternative sind, weil ihnen ein Ort für die visuelle Zusammenarbeit an einem Whiteboard fehlte.

Wichtige Erkenntnis: Das Arbeiten von zu Hause aus führt eher zu einer höheren statt einer geringeren Produktivität. Stattdessen leidet die kreative Zusammenarbeit. Unternehmen müssen in der Lage sein, die Dynamik einer Sitzung, bei der Mitarbeiter physisch an einem Ort versammelt sind und Zugriff auf ein Whiteboard haben, auch online zu replizieren.

Kreativität

Unsere Forschung untersuchte aber auch noch ein drittes Element der Remote-Arbeit: Kreativität. Kreativität ist oft das Ergebnis produktiver Zusammenarbeit, daher wollten wir untersuchen, wie sich eine reduzierte Zusammenarbeit und Produktivität auf die allgemeine Kreativität auswirken.

Remote-Mitarbeiter berichteten, dass Brainstorming- und Ideenfindungsmeetings – beides wichtige Rahmen für die Ausarbeitung kreativer Denkansätze – während der Pandemie beeinträchtigt wurden. Fast jeder Vierte (22 %) gab an, dass die Remote-Arbeit der Kreativität schadet. 26 % der Manager stimmten dieser Meinung zu. 17 % der Arbeitnehmer gaben an, dass die im Homeoffice geleistete Arbeit nicht dem bisherigen kreativen Standard gerecht wird. 

Selbst Manager waren nicht immun gegen diese kreativen Blockaden: 38 % der C-Suite-Manager gaben an, dass sie langsamer Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen, seit sie von zu Hause aus arbeiten. 28 % der C-Suite-Manager gaben an, dass sie Schwierigkeiten haben, innovativ zu sein und kreative Lösungen zu entwickeln.

Mit anderen Worten: Mitarbeiter aller Ebenen berichteten, dass sie sich weniger reaktionsschnell und flexibel als sonst fühlten. Die Fähigkeit, Ideen zu entwickeln, innovativ zu sein und eine agile Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten, ist der Schlüssel zum Erfolg in dieser neuen Normalität, daher ist ein Rückgang der Kreativität besorgniserregend. 

Manager und Mitarbeiter suchen die Gründe für den Rückgang der Kreativität in der Isolierung, die manchmal mit einer verteilten Belegschaft verbunden ist. Von den Remote-Mitarbeitern, die sich während der Pandemie im Homeoffice weniger kreativ fühlten, gaben 46 % als Grund dafür an, dass sie weniger Zeit mit ihrem Team hatten, 44 %, dass sie das Gefühl hatten, in einer Blase zu arbeiten und nicht wussten, was ihre Kollegen taten, und 40 %, dass es bei Anrufen schwieriger war, mit ihrem Team zusammenzuarbeiten. 

Auf Seiten des Managements gab fast jeder Vierte (22 %) an, dass der Kreativitätsrückgang direkt mit der Tatsache zusammenhängt, dass Mitarbeiter nicht mehr als Team an einem Whiteboard oder auf ähnliche visuelle Weise brainstormen konnten.

Wichtige Erkenntnis: Manager und Mitarbeiter waren sich einig darüber, dass die Kreativität in einer verteilten Belegschaft während der Pandemie gelitten hat. Manager, deren eigenes kreatives Schaffen beeinträchtigt wurde, konnten sich nun selbst davon überzeugen, dass Online-Tools zur Zusammenarbeit die Kreativität des Unternehmens fördern können.

Lösungen: Virtuelle visuelle Zusammenarbeit

Unsere Umfrageergebnisse zeigen, wie wichtig virtuelle Kommunikationswerkzeuge und -plattformen für verteilte Teams sind. Allerdings gaben weniger als die Hälfte (41 %) der Remote-Mitarbeiter an, dass ihre aktuellen Cloud-Plattformen ihnen und ihren Teamkollegen helfen, bei der Arbeit von zu Hause aus innovativ zu bleiben. 37 % berichteten, dass die fortlaufenden Benachrichtigungen von Tools für die Zusammenarbeit ihre Kreativität eher störten. Und 24 % der Führungskräfte berichteten Verärgerung darüber, wenn Ideen aus virtuellen Meetings verloren gingen, nur weil es keinen zentralen Ort gab, um diese festzuhalten.

Was ist also die Lösung? Visuelle Kommunikation. 

29 % der Remote-Mitarbeiter gaben an, dass ein gemeinsamer visueller Ort zum Austausch von Ideen zu den drei wichtigsten Elementen für ein produktives Brainstorming-Meeting gehört. 28 % der Manager, die sich bei der Arbeit im Homeoffice weniger kreativ fühlten, gaben an, dass ein visuelles Brainstorming im Team dabei hilft, kreative Ideen zu entwickeln. 

Tatsächlich nannten 27 % der Remote-Mitarbeiter das Zeichnen als eine ihrer bevorzugten Methoden, um jemandem eine Idee zu erklären. Außerdem gaben ganze 93 % der Unternehmen mit einem virtuellen Whiteboarding-Tool an, dass dies ein effektives Hilfsmittel für die Kommunikation innerhalb einer verteilten Belegschaft ist. 

Virtuelle Whiteboards lösen ein weiteres häufig genanntes Problem von Remote-Teams: den Verlust von Ideen. 83 % der befragten Remote-Mitarbeiter gaben an, dass sie bei einem Team-Brainstorming eine großartige Idee hatten, die nicht weiterverfolgt wurde. 70 % gaben an, dass ihre Ideen nicht einmal ins Protokoll aufgenommen wurden und danach nie mehr zur Sprache kamen. Im Büro erlebten 49 % der Mitarbeiter hingegen, dass jemand ein Whiteboard gelöscht hat, auf dem Ideen gesammelt wurden.

Virtuelle Whiteboards speichern diese Ideen ab, sodass sie nicht in der Brainstorming-Blase verloren gehen. Von denjenigen, die virtuelle Whiteboarding-Tools eingesetzt haben, sagten 97 % der Manager und 89 % der Mitarbeiter, dass diese Hilfsmittel effektiv sind. Mit dieser Art von Tools können Manager eine kollaborative Teamumgebung fördern, die letztendlich die Produktivität und Kreativität steigert. 

Wichtige Erkenntnis: Aktuell genutzte Plattformen für die Zusammenarbeit konnten nicht die Lücke füllen, die durch das Wegfallen von Besprechungsräumen mit Whiteboards zur visuellen Kommunikation entstanden ist. Virtuelle Whiteboards haben sich in dieser Hinsicht als sehr erfolgreich erwiesen, da sie für Teams nicht nur einen Ort darstellen können, an dem sie ihre Denkansätze notieren: Sie sind auch ein Arbeitsbereich, in dem sie Ideen entwickeln, kreativ sein und gemeinsam aktiv werden können. 

Virtuelle Whiteboards erweitern die Funktionen von physischen Whiteboards, um ein wirklich einzigartiges Brainstorming-Erlebnis zu schaffen, unabhängig vom physischen Standort eines Teams. Einige dieser Funktionen sind etwa eine unbegrenzte Arbeitsfläche, beschriftete Cursor für Mitwirkende, Haftnotizen, ein Versionsverlauf, ein Live-Chat und Kommentare, Abstimmungen sowie die Möglichkeit, andere zu markieren.

Vorbereitungen für die neue Normalität

Die Pandemie hat den Wandel zu einer modernen, verteilten Belegschaft beschleunigt. Da sie sich zu dieser Umstellung gezwungen sahen, erlebten Manager aus erster Hand, wie wichtig der Einsatz virtueller Tools ist, um die Produktivität und Zusammenarbeit zu fördern. 

Von den Machern von Lucidchart entwickelt, hilft Lucidspark Unternehmen dabei, Zusammenarbeit, Produktivität und Kreativität in den Vordergrund zu stellen. Lucidspark ist ein Cloud-basiertes Online-Whiteboard, an dem Teams in Echtzeit und unabhängig vom Standort zusammenarbeiten können. Mit Lucidspark können Teams Ideen austauschen, Feedback teilen und zu einem Konsens kommen, um ihre besten Ideen in die Tat umzusetzen. Weitere Informationen über Lucidspark finden Sie unter https://lucidspark.com/de. 

Über die Studie

Lucid führte diese Studie mithilfe einer Online-Umfrage durch, die von Method Research vorbereitet und von Dynata unter 1.000 in Vollzeit angestellten Erwachsenen in den USA verteilt wurde, die mindestens drei Tage die Woche von zuhause aus einem traditionellen Schreibtischberuf nachgehen. Die Stichprobe umfasste 300 Personen in einer Managementrolle. Die Befragten sind in Großunternehmen und mittelständischen Unternehmen in allen wichtigen Branchensegmenten beschäftigt. Unter den Teilnehmern gab es die gleiche Anzahl an Männern und Frauen und es wurden sowohl Babyboomer als auch Millennials und Mitglieder der Generation X befragt. Die Daten wurden zwischen dem 9. und dem 17. September 2020 erfasst.

Über Lucid

Lucid bietet die einzige Suite aus visuellen Zusammenarbeitslösungen, mit der Teams ihre Projekte von der ersten Idee bis zum fertigen Ergebnis gestalten und verwirklichen können. Die Produkte Lucidchart und Lucidspark ermöglichen Nutzern eine enge Zusammenarbeit und klare Kommunikation, sodass sie die Zukunft gemeinsam im Team visualisieren und entwickeln können. Lucidspark ist eine virtuelle Whiteboard-Anwendung für eine freie Ideenfindung, teamübergreifende Zusammenarbeit und Brainstormingsitzungen in Echtzeit. Lucidchart ist eine intelligente Anwendung zur Diagrammerstellung, mit der Teams ein besseres Verständnis für die Beteiligten, Prozesse und Systeme erhalten, die das Geschäftswachstum voranbringen.

Lucid-Produkte werden in über 180 Ländern von mehr als 30 Millionen Nutzern angewendet, darunter Kunden wie Google, GE, NBC Universal, T-Mobile und 99 % der Fortune 500-Unternehmen. Zu den Partnern von Lucid zählen Branchenführer wie Google, Atlassian, Amazon Web Services, Salesforce und Microsoft. Seit seiner Gründung im Jahr 2010 wurde das Unternehmen mit Sitz im US-Bundesstaat Utah mit zahlreichen Auszeichnungen für seine Produkte, Geschäftspraktiken und Unternehmenskultur gewürdigt. Weitere Informationen finden Sie auf lucid.co/de.