Pesquisas da Lucid revelam a necessidade de se ter ferramentas melhores de produtividade e colaboração virtual após a pandemia da COVID-19.

A pandemia do coronavírus acelerou significativamente a tendência de um aumento da distribuição geográfica da força de trabalho. Estes tempos confirmaram que equipes remotas podem continuar operando como parte integral e permanente de suas empresas. As organizações aprenderam muito ao serem forçadas a trabalhar remotamente. Funcionários tiveram mais flexibilidade e as empresas provaram que conseguiam se adaptar rapidamente às necessidades urgentes dos clientes em situações voláteis e dinâmicas. 

Esta pesquisa estuda as atitudes de gerentes e trabalhadores do conhecimento referentes a duas prioridades fundamentais neste novo normal: a colaboração e a produtividade. Durante a pandemia, gerentes estavam mais preocupados com a produtividade, enquanto funcionários estavam preocupados com a colaboração. 

Na verdade, a produtividade e a colaboração têm uma relação direta. Ao aumentar o potencial colaborativo de sua equipe, você intensificará a produtividade. Para fazer ambos corretamente, devem-se adotar fluxos de trabalho e processos ágeis que permitam a iteração, exploração e colaboração significativa. 

Uma coisa é clara: no novo normal, as empresas precisarão adotar novas soluções visuais para que as equipes possam gerar ideias juntas e produzir trabalhos melhores do que nunca.

Vamos analisar o que nossas pesquisas revelaram sobre as percepções e as experiências de produtividade e colaboração entre equipes remotas. 

Principais revelações

Produtividade

A produtividade é, de longe, a maior preocupação das diretorias na pandemia. 43% dos membros de diretorias relataram que suas empresas foram forçadas a adiar grandes lançamentos, campanhas ou iniciativas devido a seus funcionários estarem trabalhando de casa e colaborando virtualmente. 

A produtividade também foi apontada como uma das três maiores preocupações de 78% dos gerentes. Entre os gerentes preocupados com os funcionários trabalhando em home office, 86% indicaram a produtividade como sua principal preocupação.

No entanto, os funcionários não estavam tão preocupados com os índices de produtividade. Apenas 52% dos funcionários em home office disseram que sua produtividade teve queda, e 40% disseram que trabalhar de casa os tornou mais produtivos. 

No entanto, os funcionários relataram que sua atenção estava prejudicada sem ferramentas visuais adequadas. Um quarto dos funcionários ficaram distraídos por cerca de metade do tempo de uma reunião virtual típica. 11% também relataram que tomaram banho ou usaram o banheiro durante uma reunião!

Principal conclusão: a produtividade dos funcionários durante a pandemia foi a principal preocupação dos gerentes, no entanto, os funcionários disseram que a colaboração em equipe foi a mais prejudicada. Ferramentas virtuais e visuais de brainstorming poderiam ter resolvido tais problemas enfrentados pelos gerentes e funcionários. Os funcionários poderiam ter interagido e colaborado com mais eficiência, resultando em menos interrupções e uma maior produtividade.

Colaboração

Como explicamos anteriormente, durante a pandemia, os gerentes estavam mais preocupados com a produtividade — 90% a indicaram como uma de suas três maiores preocupações relacionadas aos funcionários trabalhando em home office. Por outro lado, 75% dos funcionários apontaram a colaboração como a mais prejudicada, e não a produtividade. 

Descobrimos que a colaboração é muito importante para os funcionários enquanto trabalham de casa durante a pandemia da COVID-19. 75% dos funcionários em home office que expressaram preocupações sobre trabalhar de casa indicaram a colaboração em equipe como o aspecto de seu trabalho que foi mais prejudicado. 

Os participantes da pesquisa também revelaram que sentiam falta de momentos informais no escritório com outros funcionários, algo que inspirava brainstorming espontâneo e a elaboração de estratégias. Da mesma forma, mais de um terço (37%) dos funcionários disseram que a colaboração ficou prejudicada, uma vez que suas equipes não podiam gerar ideias juntas presencialmente. Um em cada cinco funcionários disse que as reuniões eram menos colaborativas durante a pandemia, e 25% dos funcionários disseram que as pessoas estavam trabalhando individualmente e de forma isolada. 

Um dos maiores indicadores da necessidade de se ter ferramentas virtuais eficazes de colaboração é que cerca de 1 em cada 5 (17%) funcionários em home office se encontrou com colegas presencialmente, contrariando protocolos da empresa e orientações de isolamento social impostas pela COVID-19. Curiosamente, membros de diretorias, que deveriam servir como exemplo para suas organizações, eram, muitas vezes, os piores infratores (43%). 

O maior motivo para tal? A vontade de colaborar em projetos juntos. Dos funcionários em home office que se encontraram com colegas, aproximadamente 1 em cada 4 (23%) disse que reuniões virtuais não eram adequadas porque não ofereciam um espaço de colaboração visual compartilhado com quadros brancos.

Principal conclusão: trabalhar de casa pode resultar em uma maior produtividade, não menor, no entanto, a colaboração criativa é prejudicada. As empresas precisam oferecer, on-line, a mesma dinâmica de uma reunião colaborativa presencial realizada em um ambiente com um quadro branco.

Criatividade

Nossa pesquisa estudou um terceiro elemento da vida profissional remota: a criatividade. Muitas vezes, a criatividade é o resultado de uma colaboração produtiva, portanto, queríamos analisar como a redução da colaboração e produtividade poderia afetar a criatividade em geral.

Funcionários em home office disseram que o brainstorming e a geração de ideias, ambos fundamentais para a criatividade, foram prejudicados durante a pandemia. Cerca de 1 em cada 4 (22%) relatou que trabalhar em casa prejudicou sua criatividade, e 26% dos gerentes concordaram com esse sentimento. 17% dos funcionários disseram que o trabalho produzido tinha um padrão menos criativo. 

Até mesmo os gerentes estão suscetíveis às dificuldades criativas: 38% dos membros de diretorias apontaram que estavam mais lentos para tomar decisões e agir ao trabalhar de casa, e 28% disseram que tiveram dificuldades para inovar e elaborar soluções criativas.

Em outras palavras, todos, desde funcionários de nível básico a diretores, relataram que se sentem menos responsivos e ágeis do que de costume. A capacidade de gerar ideias, inovar e manter um ambiente de trabalho ágil é essencial para prosperar no novo normal, portanto, essa queda de criatividade é preocupante. 

Gestores e funcionários culparam o isolamento social pela redução da criatividade, por vezes associado à força de trabalho distribuída. Dos funcionários em home office que se sentiram menos criativos trabalhando de casa durante a pandemia, 46% apontaram que o motivo era passarem menos tempo em contato presencial com sua equipe; 44% disseram que se sentiam como se estivessem trabalhando em uma bolha e não sabiam o que seus colegas estavam fazendo; e 40% disseram que era mais difícil colaborar com sua equipe por chamadas. 

Segundo os gerentes, cerca de 1 em cada 4 (22%) disse que a queda na criatividade estava diretamente relacionada ao fato de não conseguirem mais fazer brainstorming em equipe em um quadro branco ou de alguma forma visual semelhante.

Principal conclusão: gerentes e funcionários concordaram que com uma força de trabalho distribuída e isolada durante a pandemia, a criatividade ficou prejudicada. Os gerentes que tiveram dificuldades para elaborar soluções criativas agora sabem que usar ferramentas de colaboração on-line é uma maneira eficiente para incentivar a criatividade na empresa.

Soluções: Colaboração visual virtual

Nossa pesquisa mostra a importância das ferramentas e plataformas de comunicação virtual para equipes distribuídas geograficamente. No entanto, menos da metade (41%) dos funcionários em home office disseram que as plataformas de nuvem existentes ajudaram eles e seus colegas de equipe a continuar inovando enquanto trabalhavam de casa. 37% disseram que as notificações constantes de ferramentas de colaboração interromperam sua capacidade de serem criativos. E 24% dos gerentes ficaram frustrados quando as ideias geradas em reuniões virtuais perderam-se porque não havia uma plataforma centralizada para registrá-las.

Portanto, qual é a solução? A comunicação visual. 

29% dos funcionários em home office disseram que ter um espaço colaborativo visual em comum para compartilhar ideias foi um dos três fatores mais importantes para se ter uma reunião produtiva de brainstorming, e 28% dos gerentes que se sentiram menos criativos trabalhando de casa disseram que fazer brainstorming visual em equipe ajudou a gerar ideias criativas. 

27% dos funcionários em home office apontaram o desenho como uma de suas maneiras favoritas de explicar ideias para outra pessoa. Além disso, 93% das pessoas com uma ferramenta de quadro branco virtual disseram que ela melhorou a comunicação ao trabalhar de casa. 

Um quadro branco virtual também oferece uma ótima solução para outra frustração comum associada à colaboração remota: a perda de informações. 83% dos funcionários em home office na pandemia disseram que tiveram uma ótima ideia durante uma sessão de brainstorming em equipe, mas que nunca teve um acompanhamento. 70% disseram que sua ideia nem sequer foi registrada nas notas da reunião, e se perdeu nas próximas fases. Por sua parte, trabalhando do escritório, 49% dos funcionários passaram pela frustração de alguém apagar um quadro branco em que suas ideias estavam registradas.

Os quadros brancos virtuais salvam essas ideias para você nunca perdê-las durante sessões de brainstorming. Para quem os usou, 97% dos gerentes e 89% dos funcionários disseram que as ferramentas virtuais de quadro branco eram eficientes. Com ferramentas como essas, os gerentes podem oferecer um ambiente de colaboração em equipe que aumentará a produtividade e criatividade. 

Principal conclusão: as plataformas de colaboração existentes não conseguem atender a demanda criada pela falta de espaços de reunião compartilhados contendo quadros brancos que ajudam a viabilizar a comunicação visual. Por outro lado, quadros brancos virtuais têm sido ótimos para tal, proporcionando mais do que apenas um lugar para as equipes anotarem ideias. São plataformas centralizadas para as equipes gerarem ideias, criarem e colocarem planos em prática. 

Quadros brancos virtuais ampliam as funcionalidades dos quadros físicos, criando uma experiência de brainstorming realmente única, independentemente da localização geográfica das equipes. Algumas dessas funcionalidades incluem tela infinita, cursores rotulados para cada participante, notas adesivas rápidas, histórico de revisão, bate-papo ao vivo, comentários, votação e recursos para marcar pessoas.

Preparando para o novo normal

A pandemia acelerou a transição para uma força de trabalho distribuída e moderna. Sem escolha para adotar um ambiente de trabalho remoto, os gerentes testemunharam em primeira mão a importância das ferramentas virtuais para viabilizar a produtividade e colaboração. 

Desenvolvido pelos criadores do Lucidchart, o Lucidspark ajuda as empresas a priorizar a colaboração, produtividade e criatividade. O Lucidspark é um quadro branco on-line onde as equipes podem trabalhar juntas em tempo real, independentemente de sua localização geográfica. Com o Lucidspark, as equipes podem compartilhar ideias, trocar opiniões e criar unanimidade para realmente colocar ideias em prática. Para saber mais sobre o Lucidspark, acesse lucidspark.com/pt. 

Sobre a pesquisa

A Lucid realizou esta pesquisa usando um levantamento on-line preparado pela Method Research e distribuído pela Dynata a 1.000 adultos empregados em tempo integral nos EUA, com trabalhos típicos de escritório, mas que estão trabalhando de casa pelo menos três dias por semana. A amostra incluiu 300 funcionários em cargos de gerência. Os entrevistados são de empresas grandes e médias de todos os EUA e dos principais setores do mercado. A pesquisa foi dividida igualmente entre homens e mulheres, e inclui baby boomers (nascidos entre 1946 e 1964), Geração X (nascidos entre meados da década de 1960 e o início da década de 1980) e milênicos (nascidos após o início da década de 1980). Os dados foram coletados entre 9 e 17 de setembro de 2020. 

Sobre a Lucid

A Lucid é o único conjunto de recursos de colaboração visual que ajuda as equipes a verem e construírem o futuro, desde a ideia inicial até sua realização. Seus produtos, Lucidchart e Lucidspark, oferecem ao usuário uma experiência integral, ajudando equipes a realmente visualizar e desenvolver o futuro por meio da colaboração e comunicação desobstruída. O Lucidspark é um aplicativo de quadro branco virtual para gerar ideias de forma livre, fazer brainstorming em grupo e colaborar em tempo real entre as equipes. O Lucidchart é um aplicativo de diagramação inteligente para entender as pessoas, os processos e os sistemas que mobilizam os negócios.

Os produtos da Lucid são utilizados em mais de 180 países e por mais de 30 milhões de usuários, incluindo clientes como Google, GE, NBC Universal, T-Mobile e 99% das empresas Fortune 500. Os parceiros da Lucid incluem líderes da indústria, como Google, Atlassian, Amazon Web Services, Salesforce e Microsoft. Desde a fundação da empresa em 2010 em Utah, ela ganhou inúmeros prêmios por seus produtos, negócios e cultura no local de trabalho. Para mais informações, acesse lucid.co/pt.