Conseils pour une meilleure collaboration en ligne

Si vous faites partie de la majorité des employés, vous n’utilisiez pas beaucoup Skype au bureau et n’aviez jamais essayé Zoom avant 2020. Puis subitement, les réunions de travail et de famille ont migré en ligne. Aujourd’hui, les vidéoconférences sont devenues une véritable source de mèmes, certains juges de la Cour suprême américaine commettant eux-mêmes des maladresses dans le cadre de leurs échanges virtuels.

Mais cette accélération soudaine n’est que le prolongement d’une tendance plus générale au travail à distance. En France, avant même que la pandémie ne provoque la fermeture des bureaux, le nombre de personnes travaillant à domicile était de 15% occasionnellement et 7% habituellement. Bien entendu, nous avons assisté en 2020 à un basculement massif vers le télétravail. 

Le principal obstacle à la collaboration en ligne réside dans sa nouveauté. Les réunions professionnelles en face à face paraissent intuitives à de nombreux employés, mais ce n’est pas le cas de la collaboration en ligne.

Une vision des possibles

Une collaboration efficace est essentielle dans pratiquement tout environnement de travail. Selon Salesforce, 86 % des employés, des cadres et des formateurs ont cité le « manque de collaboration » comme cause d’échec sur le lieu de travail. Alors, à quoi ressemble une collaboration efficace ?

Tout d’abord, chaque employé doit contribuer au projet ou à la réunion de manière significative et adaptée à son rôle. Cette condition est particulièrement importante si votre entreprise est divisée entre employés sur site ou en présentiel et membres d’équipe en télétravail. Tous les participants doivent pouvoir s’exprimer et avoir le même temps de parole.

Une collaboration efficace doit également laisser une « trace écrite ». Les chaînes d’e-mails avaient cet avantage, mais elles sont laborieuses à consulter. Une étude de 2014 a montré que 58 % des employés passent une heure ou plus par jour à chercher les informations dont ils ont besoin. Un dossier partagé sur Dropbox ou Google Docs, ou un outil convivial tel que Lucidspark, vous permet de regrouper toutes vos notes de réunion et vos séances de brainstorming en un seul endroit facilement interrogeable. Ainsi, vos collègues peuvent facilement retrouver cette bonne idée que vous avez eue la semaine passée lors d’une réunion. Ils peuvent y accéder en quelques clics.

Enfin, le fait de décomposer vos projets en livrables tangibles assortis d’échéances bien définies vous aidera à mener à bien tout projet collaboratif. Prévoyez de courtes réunions pour faire le point sur l’avancement du projet, remanier les aspects problématiques et trouver des solutions aux problèmes imprévus. Organiser régulièrement des réunions permet d’éviter que les employés ne perdent pied lorsqu’un problème survient. Veillez à ce qu’elles soient courtes et ciblées pour prévenir la lassitude. Vous pouvez même prévoir un minuteur pour vos réunions, comme celui proposé dans Lucidspark. 

Collaboration en ligne efficace

Les e-mails ont leur utilité, mais ils ne seront jamais aussi efficaces qu’une réunion en ligne. La raison en est simple : 93 % de la communication est non verbale. La communication textuelle peut entraîner des difficultés de compréhension et autres malentendus frustrants. Le va-et-vient imposé par le courrier électronique ralentit également les échanges, qui ressemblent à un goutte à goutte, par rapport à l’immédiateté d’une réunion en ligne en temps réel.

Toute réunion virtuelle peut constituer une expérience collaborative. Pour éviter leurs écueils courants en tirant parti des avantages de la communication en ligne, suivez les conseils ci-dessous.

Coordonner les emplois du temps

Coordonner les emplois du temps peut sembler évident, mais les choses peuvent se compliquer quand vos équipes travaillent à distance. Il est particulièrement désagréable de se présenter une heure en retard à une réunion à cause du décalage horaire. En outre, il est possible que les employés doivent jongler entre leurs responsabilités parentales et professionnelles ou qu’ils fixent eux-mêmes leurs horaires. 

Renseignez-vous sur les fuseaux horaires, mais ne vous arrêtez pas là. Pensez également à demander à vos collègues leurs heures de travail préférées. Vous découvrirez peut-être qu’aucun membre de l’équipe n’est du matin et qu’ils se sentent pleins d’énergie l’après-midi ou en début de soirée. Il est bon de poser des limites : les employés ne doivent pas avoir l’impression qu’ils doivent être disponibles à toute heure de la journée, au risque de les pousser vers l’épuisement professionnel.

Connaître tous les participants

Connaissez-vous le nom de toutes les personnes présentes à votre réunion ? Reconnaissez-vous leur visage ? Si ce n’est pas le cas, les présentations sont de rigueur. Selon une étude de la Wharton Business School, le fait de mettre un nom sur un visage fait une énorme différence. Les employés se sentent valorisés lorsque vous tissez des liens significatifs. Il est possible que cela soit plus difficile en ligne, mais c’est faisable.

Lorsque vous organisez une réunion en ligne, prévoyez si possible un flux vidéo, ou au minimum un flux audio. Cela permet de capter la communication non verbale et les participants de la réunion se sentiront plus proches de vous et de leurs collègues. Une activité virtuelle destinée à briser la glace peut sembler ridicule, mais vous pourrez en rire tous ensemble par la suite.

Fixer un ordre du jour et s’y tenir

La clé d’une réunion efficace réside dans le fait d’avoir une idée précise de son déroulement. Déterminez qui sont les participants, les sujets que vous allez aborder et les objectifs à atteindre. Si vous partagez votre ordre du jour à l’avance, tout le monde sera prêt à se mettre au travail dès le début de la réunion. 

Des sujets ou problèmes supplémentaires peuvent être soulevés pendant la réunion et faire l’objet d’une autre rencontre ou d’un groupe de discussion. S’ils doivent être traités immédiatement, veillez à revenir à l’ordre du jour initial avant de clore la réunion. Fixez des objectifs et attribuez des tâches afin que chacun quitte la réunion en se sentant activement impliqué et motivé plutôt qu’en se demandant pourquoi il a été invité.

Espace virtuel illimité

Un autre avantage important des réunions en ligne ? L’espace de travail illimité dont vous disposez. Vous n’êtes plus confiné aux quatre murs de votre bureau. Vous pouvez commencer votre journée par une réunion d’envergure à laquelle participent des collaborateurs répartis dans tout le pays, vous diviser en petits groupes de brainstorming pour permettre à un plus grand nombre de personnes de s’exprimer, ou passer quelques heures à réaliser un travail individuel. Vous pouvez ensuite vous réunir pour une réunion de synthèse à la fin de votre journée de travail.

Vous n’êtes pas non plus gêné par la distance. La plupart des plateformes de streaming vidéo permettent d’accueillir jusqu’à 30 participants en simultané. Vous pouvez inviter tous vos collaborateurs à vous rejoindre, quelle que soit leur situation géographique. En outre, les tableaux blancs virtuels tels que Lucidspark offrent des possibilités illimitées de contribution et de collaboration. 

Profiter des outils en ligne

Familiarisez-vous avec les outils virtuels disponibles sur le marché et formez-vous à ceux dont vous disposez. Ils ne servent pas uniquement à la visioconférence et au partage de documents. Les tableaux conceptuels qui associent la visioconférence à un tableau blanc virtuel sont une aubaine. 

Vous pouvez également vous procurer un logiciel de flux de travail pour visualiser vos projets de la conception à la réalisation. Lucidspark vous permet de transformer vos notes, vos brouillons et vos commentaires vidéo en un tableau structuré, inspirant et éclairant. C’est beaucoup plus intéressant que d’avoir à déchiffrer une capture d’écran floue ou une vidéo sans horodatage.

Pour remplacer les chaînes d’e-mails interminables, il existe des outils comme Google Docs et Lucidspark qui vous permettent de publier des commentaires, des réactions et des suggestions sur des documents partagés en temps réel, à toute heure du jour et de la nuit. Vous souhaitez réaliser un vote informel ? Utiliser des modèles en glisser-déposer ? Gérer vos emplois du temps en convertissant les fuseaux horaires ? C’est possible à l’aide de nos fonctionnalités.

 

Effective online collaboration

Email and Slack have their place, but sometimes an online meeting is simply more effective. Text-based communication can sometimes lead to frustrating miscommunications and misunderstandings. The back-and-forth nature of messaging also slows communication to dripping-faucet speed compared to the immediacy of a real-time, online meeting.

Any virtual meeting can be a collaborative experience, but you can avoid common meeting pitfalls by leveraging the advantages of online communication. Use these online collaboration tips to get started: 

Coordinate schedules

While coordinating schedules might seem like a no-brainer, it can get complicated when you’re dealing with remote teams. Nothing's worse than showing up to a meeting an hour late because of time zone differences. And employees might be juggling parental and work responsibilities or setting their own hours. 

Ask for time zones, but don't just stop there. Think about asking for preferred work times, too. You might discover that no one on the team is a morning person, but they feel energized in the afternoon or early evening.

Pro tip: It's good to delineate boundaries. Employees shouldn't feel like they have to be on call all hours of the day—that's a sure-fire recipe for burnout. Try creating a team charter with your team to set team norms and expectations.

Know everyone in the room

Do you know the names of everyone in the meeting? Do you recognize their faces? If not, introductions are in order. In the wake of the pandemic, a whopping 45% of employees say the number of individuals they regularly interact with at work has decreased significantly. Yet, when employees are connected, they are more likely to produce great work and be satisfied with their work experience and organizational culture. These benefits can be trickier to achieve online, but it's doable.

When meeting online, get a video feed going whenever possible. You pick up on nonverbal communication and meeting participants feel connected to you and to each other. An icebreaker can be a good way to start a meeting and get conversation going.

Set an agenda and follow through

The key to a good meeting is a sense of direction from the get-go. Know who the participants are, what you'll cover, and what you hope to achieve. As mentioned previously, if you share your agenda ahead of time, everyone will be ready to get to business once the meeting starts. 

Other topics or issues might come up during the meeting, but those can be handled in a follow-up meeting or in a breakout group. If it does need to be addressed right away, make sure to steer back to the original agenda before closing the meeting. Set goals and designate tasks so everyone leaves feeling actively engaged and purposeful instead of wondering why they were invited to attend.

Unlimited virtual space

Another major advantage of online meetings? All the unlimited virtual space you have at your disposal. You're not limited to the four walls of your office. You can start the workday with a big meeting involving people all over the country, break out into smaller brainstorming sessions so more individual voices can have a say, or spend a few hours doing individual work. Then, you can come together for a recap meeting at the end of the workday.

You're also not limited by geography. You can invite anyone in the world to attend. And virtual whiteboards, like Lucidspark, include an unlimited canvas for input and collaboration. 

Leverage online tools

Get familiar with the online tools out there and get trained in the ones you have on hand. They're not just for video conferencing and document sharing.

Instead of endless email chains, there's software like Lucidspark that allow you to leave comments, feedback, and suggestions on shared boards in real time. Do you want informal polling? Drag-and-drop templates? Lucidspark can do that, and when you integrate it with your other apps, it becomes even more powerful.