2020年より前に職場で Skype や Zoom を頻繁に利用していた会社はそれほど多くなかったと思いますが、状況はこの年を期に一変し、仕事とプライベートの集まりはオンラインへ移行しましたよね。現在ではビデオ・オンライン会議が広く普及し、各地の政府さえもオンライン会議を通してコミュニケーションを取っています。

ただ、こうした動きも、すでにあったテレワークへの流れが加速したものに過ぎず、コロナ禍で世界中のオフィスが閉鎖される以前に、アメリカで在宅勤務する人の数は2005年から140%もの増加を見せていました。この移行が2020年になって著しく加速したわけです。 

オンラインでコラボレーションを始める上での最大の障壁は、その「新しさ」にあります。対面で会って話し合うのは自然に感じられても、オンラインで顔を合わせるのには抵抗を感じることがあるためです。

「効果的なコラボレーション」とは

どんな職場環境であれ、効果的なコラボレーションは非常に重要なものです。Salesforce の調査によれば、従業員、会社役員、教員の86%が不十分なコラボレーションと非効率なコミュニケーションが職場での失敗を生むと回答しています。では、その「効果的なコラボレーション」を実現するには具体的にどうすればよいでしょう？

まず、従業員全員がそれぞれの役割に応じ、プロジェクトやミーティングに意義ある形で貢献する必要があります。これは、従業員の就業形態がオフィス勤務とリモートワークに分かれているような企業で特に重要で、全員に同様に発言権と時間を割り当てることが大切です。

また、書面での記録を残しておくことも大切です。メールはこの点で一定の役割を果たしていますが、探している内容が見つかりにくいのが難点です。2014年の調査では、従業員の58%が必要な情報を探すのに1日に1時間以上を割いていると回答しています。Dropbox や Google ドキュメントなどの共有フォルダー、Lucidspark などの情報が整理しやすいツールを使えば、会議メモやブレインストーミングセッションを検索できる形で一か所にまとめておくことができ、すべての情報が手元に揃うので、先週の会議で出た名案を思い出すのに頭を悩ます必要もなくなります。

最後に、プロジェクトを納期が指定された具体的な成果物へと分割することで、共同プロジェクトをスムーズに完成させることができます。進捗状況の確認、上手く行かない点の修正、不測の問題の解決方法の議論などのために短いミーティングを定期的に設けることで、問題が起きるたびにメンバーが右往左往することもなくなります。また、短時間で要点のみに絞ることで会議疲れを防ぐ効果もあります。こうした場面では Lucidspark などのタイマーも役立ちます。 

オンラインでの効果的なコラボレーション

メールにはそれなりに利点がありますが、効率面ではオンライン会議の方がはるかに上です。これは、コミュニケーションの実に93%が非言語的なものであることが理由で、テキストベースのコミュニケーションには思い違いや誤解を生む可能性があり、不満が残りがちです。また、返信をいちいち待たねばならず、スピードの面でもオンライン会議のリアルタイム性には引けを取ります。

オンラインでのコミュニケーションを活用し、会議で陥りがちな失敗を避けることで、バーチャル会議でのコラボレーションの質を高めることができます。以下の方法を試してみましょう。

スケジュールを調整する

スケジュールの調整は一見簡単そうに見えますが、リモート勤務のチームではとても難しくなる場合があります。時差のせいで一時間遅れで参加するような事態は避けたいものですし、育児と仕事を両立しなければならないメンバーや独自に就業時間を設定しているメンバーもいるでしょう。 メンバーのタイムゾーンを尋ねておく際には、オンライン会議に対応できる時間帯も合わせて聞いておきましょう。メンバー全員が朝に弱く、午後や夕方が最適だという場合もあるでしょう。また、仕事とプライベートをしっかり線引きし、24時間対応しなければならないような印象を与えないようにすることも、燃え尽き症候群を防ぐ上では大切です。

参加者全員の顔と名前をお互いに知っておく

ミーティングに参加する人の名前や顔がいまひとつ思い出せない場合には、自己紹介から始めましょう。Wharton Business School の研究によれば、名前と顔とを結びつけることには大きな効果があります。お互いに意義あるつながりを感じられてこそ、従業員の満足度も高まります。オンラインでそうしたつながりを築くのはそう簡単ではありませんが、不可能ではありません。

オンライン会議の際には、できるだけビデオをオンに、それが無理な場合には音声だけでもオンにしましょう。非言語的なコミュニケーションから得られるものは多く、参加者の表情を見ることで連帯感が生まれます。最初はちょっと抵抗があるかもしれませんが、すぐに慣れます。

議題を設定して辿る

会議を実りあるものにするには、始める前からはっきりとした方向感を共有することが大切です。参加者の立場、話し合う内容、達成したい目的などを明確にし、事前に議題を共有しておけば、スムーズにスタートを切ることができます。 

会議中に出てきたトピックや課題について、次回以降の会議や少人数の部会で改めて話し合うのもよいでしょう。すぐに対応が必要なテーマがある場合でも、終了前にはきちんと元の議題に戻るようにします。目標を定めてタスクを指定すれば、参加者全員が積極的に実のある意見を出し合え、何のために呼ばれたのか最後まで分からないというようなこともなくなります。

無制限のバーチャルスペースを自在に活用する

オンラインミーティングの大きなメリットには、無限のバーチャルスペースを自由に活用できる点もあります。オフィスの空間に制限されず、全国から参加者が集まる大規模なミーティングからスタートし、その後少人数でのブレインストーミングセッションに移行して一人ひとりの声を吸い上げたり、数時間を個別の作業に当てたりと柔軟に業務を進め、最後に全員が集まってまとめるなど、状況に合わせた対応が可能です。

また、地理的な制限もないので参加人数の上限 (ビデオ会議プラットフォームでは一般に30人まで参加可能) に合わせて世界中からの参加を募ることができます。さらに Lucidspark などのオンラインホワイトボードアプリを使えば、インプットやコラボレーションの機会もさらに広がります。

オンラインツールを活用する

巷に出回っているオンラインツールをいろいろ使って試し、操作に慣れておきましょう。ビデオ会議や文書共有の他にも、ビデオ会議とオンラインホワイトボードを組み合わせたコンセプトボードなど、便利なものが多数あります。 

また、プロジェクトの着想から実現までをビジュアル化できるワークフローソフトウェアも役立ちます。Lucidspark なら、メモや走り書き、ビデオの内容をコラージュしてインスピレーションや方向性決めの基盤にするのも簡単。ボケたスクリーンショットやタイムスタンプのない動画よりもよほど役に立ちます。

さらに、コメント、フィードバックや提案を共有の文書にリアルタイムでいつでも書き込める Google ドキュメントや Lucidspark を使えば、延々とメールのやり取りを続けるよりも効率的です。サッと投票をしたり、ドラッグ・アンド・ドロップで使えるテンプレートを使ったり、タイムゾーンを考慮してスケジュールを管理するなど、便利な機能ももれなく揃っています。