Bien avant l’apparition des logiciels de planification ou des calendriers virtuels, vous aviez probablement recours à un document papier pour vous souvenir de toutes les tâches que vous aviez à accomplir. Aujourd’hui, avec les innombrables outils destinés à organiser votre travail, les listes classiques ne semblent plus d’actualité. Elles sont souvent considérées comme trop basiques pour être efficaces. Mais ne vous méprenez pas : les listes de tâches ne se valent pas toutes. Lorsqu’elles sont mal organisées, irréalistes et simplifiées à l’extrême, il est peu probable qu’elles soient d’une grande utilité.

Cependant, les listes de tâches les plus efficaces peuvent vous aider à atteindre vos objectifs, tout autant, sinon plus, qu’une solution plus coûteuse. Faites preuve de proactivité pour vous en assurer.

Qu’est-ce qu’une liste de tâches ?

Une liste de tâches est tout simplement une liste de choses à faire. Ces outils sont régulièrement utilisés pour des tâches professionnelles (terminer une formation, remettre un formulaire ou passer un appel téléphonique) et personnelles (aller chercher le linge au pressing, acheter du lait à l’épicerie ou payer une facture). Les listes de tâches peuvent stimuler votre mémoire, renforcer votre productivité, améliorer votre gestion du temps et mesurer plus efficacement les progrès accomplis.

En bref, les listes de tâches sont suffisamment simples dans leur principe pour pouvoir être utilisées comme bon vous semble. Elles vous permettent de ne pas oublier vos tâches, engagements ou rendez-vous importants.

Conseils pour une liste de tâches efficace

Il ne suffit pas de noter les choses que vous devez faire pour que votre liste soit efficace. Heureusement, nous avons quelques conseils pour vous aider à optimiser votre document.

1. Utiliser des outils en ligne

Bien que les listes de tâches puissent être rédigées à la main, si vous n’avez pas encore essayé d’utiliser un outil en ligne, vous devriez y songer. Ces derniers offrent des fonctionnalités qui rendent l’organisation de votre liste plus simple et plus facile à gérer. De plus, vous n’aurez pas à vous soucier d’oublier votre liste à la maison ou de la détruire accidentellement. Il existe de nombreuses applications prévues à cet effet, comme Todoist ou Asana, une plateforme de gestion du travail. Chaque application a ses propres fonctionnalités : veillez à évaluer plusieurs options avant de choisir celle qui vous convient le mieux.

2. Hiérarchiser les tâches

Les listes de tâches s’allongent souvent au fur et à mesure que de nouvelles idées surgissent, mais elles sont plus efficaces lorsqu’elles sont classées par ordre d’importance. Lorsque les éléments de votre liste ne sont pas classés par ordre de priorité, il est facile d’oublier accidentellement quelque chose d’urgent. Leur lecture prend également plus de temps, car vous devez constamment chercher dans l’ensemble de la liste pour déterminer ce qui doit être fait ensuite. En revanche, si vous classez les éléments de manière appropriée, il vous suffit de parcourir la liste tâche après tâche. Celle-ci devient beaucoup plus pratique et vous augmentez ainsi vos chances de réussite.

Lucidspark, un logiciel collaboratif de tableau blanc virtuel, propose plusieurs modèles gratuits qui peuvent vous aider à organiser visuellement votre liste de tâches. Par exemple, le modèle de méthode MoSCoW vous aide à hiérarchiser stratégiquement vos initiatives. La matrice d’Eisenhower est un autre modèle qui vous aide à organiser visuellement vos tâches en fonction de leur degré d’urgence. Ces documents peuvent être partagés avec vos collaborateurs ou votre équipe et être consultés et modifiés à distance.

1. Inclure des détails

Si vous voulez vraiment que votre liste vous soit utile, il ne suffit pas de noter quelques mots clés. Vous pensez peut-être que vous vous souviendrez de tous les détails de la tâche, mais plus il y a d’éléments sur la liste, moins vous vous les rappellerez. Et si vous reprenez une liste et que vous ne parvenez pas à vous souvenir du contexte d’une tâche, vous risquez de vous sentir dépassé et d’abandonner avant même d’avoir commencé.

Au lieu de vous en remettre au hasard, essayez d’être aussi précis que possible. Incluez toutes les informations pertinentes qui vous faciliteront la tâche, notamment les ressources utiles. En prenant le temps d’élaborer un plan à l’avance, vous éliminerez les approximations de vos démarches.

En outre, en divisant les tâches importantes en éléments plus modestes, vous rendrez la liste beaucoup plus facile à aborder dans son ensemble. Petit à petit l’oiseau fait son nid !

2. Fixer des échéances et estimer la durée

Lorsque vous ajoutez des détails à chaque élément, poussez l’exercice un peu plus loin et estimez le temps que prendront les différentes tâches. Même s’il s’agit d’une simple supposition, l’estimation du temps nécessaire est un élément important de la préparation mentale requise pour entreprendre une tâche particulièrement difficile ou banale.

Notre conseil ? Soyez aussi généreux que possible dans vos estimations. De cette façon, vous aurez moins de risques d’être à la traîne et plus de chances de réaliser une bonne performance. Laissez-vous agréablement surprendre par le fait que vous avez terminé une tâche plus tôt que prévu, au lieu de vous sentir frustré d’avoir pris trop de temps.

Après avoir estimé la durée des tâches, fixez des échéances. Certains items peuvent être plus souples que d’autres, mais même une date limite peu contraignante contribuera à vous responsabiliser. Le fait de consulter une liste de tâches et de savoir à quel moment elles seront réalisées est motivant et facilite grandement le passage à l’action.

3. Suivre mon projet

Une fois votre liste rédigée, ne la rangez pas dans un tiroir (au sens propre comme au sens figuré) et ne l’oubliez pas. Continuez à la consulter ! Si vous avez une liste de tâches auxquelles vous vous consacrez activement, jetez-y un coup d’œil au moins une fois par jour. Passez en revue les éléments, ajoutez des détails si nécessaire et révisez les échéances estimées. Comparez la chronologie de la liste avec votre emploi du temps de la journée et assurez-vous que tout est en ordre pour atteindre vos objectifs dans les temps.

Les listes de tâches doivent être adaptables. Si vous ne prévoyez pas une certaine flexibilité, le moindre délai non respecté a toutes les chances de vous frustrer, et vous risquez alors davantage de baisser les bras. Au contraire, vous devez garder confiance, faire des ajustements si nécessaire et ne pas abandonner tant que vous n’avez pas atteint vos objectifs.

N’hésitez pas à partager votre liste avec un collègue ou un ami pour qu’il vous aide à vous responsabiliser. Si vous travaillez sur des tâches dans un cadre professionnel, communiquez régulièrement avec un responsable et faites-lui part de vos progrès, en particulier pour les tâches plus importantes.

4. Célébrer vos victoires

Une fois que vous avez terminé un élément de votre liste, savourez pleinement ce moment ! Résistez à la tentation de passer rapidement à la tâche suivante et de terminer votre liste aussi vite que possible. Profitez de ce sentiment de satisfaction qui accompagne le fait d’avoir coché une case au sens figuré (ou au sens propre !). Vous êtes probablement confronté à une quantité importante de distractions dans votre vie quotidienne, alors soyez fier de vous lorsque vous achevez une tâche qui vous tenait à cœur.

Améliorez vos listes de tâches

Peu importe que les listes de tâches constituent une part importante de votre planification stratégique ou un petit outil pratique pour rester au fait de vos missions quotidiennes - une liste efficace vous aidera à stimuler votre productivité et vous évitera de vous laisser débordé.