Lang voordat je planningssoftware implementeerde of virtuele agenda's gebruikte, vertrouwde je waarschijnlijk op een schriftelijke planning om alle taken te onthouden die je moest voltooien. Met talloze tools om je te helpen georganiseerd te blijven, is het nu gemakkelijk om de klassieke to do lijsten af te schaffen. Ze worden vaak als te basaal beschouwd om effectief te zijn. En begrijp ons niet verkeerd: niet alle to do lijsten zijn hetzelfde. Als ze ongeorganiseerd, onrealistisch en veel te simpel zijn, heb je er waarschijnlijk maar weinig aan. 

Maar de beste to do lijsten kunnen je net zo goed, zo niet meer, succes opleveren als een dure alternatieve oplossing. Zolang je je lijstje proactief benadert, zet je de toon voor succes.

Wat is een to do lijst?

Een to do lijst is gewoon een lijst met dingen die je moet doen. To do lijsten worden regelmatig gebruikt voor zowel professionele taken (een opleiding volgen, een formulier inleveren of bellen) als voor persoonlijke taken (kleding bij de stomerij ophalen, naar de supermarkt voor melk of een rekening betalen). To do lijsten kunnen je geheugen verbeteren, je productiviteit verhogen, je tijdsmanagement verbeteren en je voortgang efficiënter meten.

Kortom, to do lijsten zijn in de basis eenvoudig genoeg dat ze echt alles kunnen zijn wat je nodig hebt. Ze zorgen ervoor dat je belangrijke taken, afspraken of verplichtingen niet vergeet. 

Tips voor een nuttige to do lijst

Alleen maar dingen opschrijven die je moet doen, maakt je lijstje niet meteen effectief. Gelukkig hebben we enkele tips om ervoor te zorgen dat je to do lijst zo effectief mogelijk is.

1. Gebruik online tools

Hoewel to do lijstjes met de hand kunnen worden gemaakt, zou je eens een online tool kunnen overwegen te proberen. Online tools bieden functionaliteit die het organiseren van je taken eenvoudiger en beter te beheren maakt. Bovendien hoef je je geen zorgen te maken dat je je lijst thuis vergeet of per ongeluk beschadigt. Er zijn verschillende apps, zoals Todoist of Asana, een applicatie voor werkmanagement. Elke app heeft zijn eigen functies, dus zorg ervoor dat je verschillende hebt bekeken voordat je besluit welke app het beste bij je past.

2. Prioriteer projecten

To do lijsten worden vaak langer als er nieuwe ideeën ontstaan, maar ze zijn het meest efficiënt als ze in volgorde van belangrijkheid worden gerangschikt. Wanneer items op je lijst geen prioriteit hebben, kun je gemakkelijk per ongeluk iets over het hoofd zien dat dringend is. Het wordt ook tijdrovender, omdat je constant de hele lijst moet doorlopen om te bepalen wat er vervolgens moet gebeuren. Als je items echter op de juiste manier rangschikt, hoef je alleen maar de volgende taak in de lijst op te pakken. De lijst wordt zo een stuk makkelijker om er doorheen te werken, zodat je een grotere kans van slagen hebt.

Lucidspark, een whiteboard-applicatie voor virtuele samenwerking, biedt verschillende gratis sjablonen waarmee je je to do lijst visueel kunt ordenen. Het MoSCoW prioriteringssjabloon helpt je bijvoorbeeld om initiatieven strategisch in te delen in mate van belangrijkheid. De Eisenhower-matrix is een ander sjabloon dat je helpt bij het visueel organiseren van taken op basis van urgentie. Deze sjablonen kunnen worden gedeeld met een partner of team en zijn toegankelijk ongeacht waar ze werken.

1. Detail opnemen

Als je echt wilt dat je lijst bij je past, is het niet genoeg om een paar sleutelwoorden op te schrijven. Je mag ervan uitgaan dat je alle details van de taak onthoudt, maar hoe meer items op de lijst staan, hoe minder je de details gaat onthouden. En als je terugkeert naar een lijst en je de context van een taak bent vergeten, kan het je zomaar teveel worden en geef je op voordat je ook maar bent begonnen.

In plaats van het aan het toeval over te laten, probeer zo specifiek mogelijk te zijn. Voeg alle relevante informatie toe die de taak makkelijker zal maken, waaronder nuttige bronnen. Door de tijd te nemen om vooraf een plan te maken, wordt giswerk steeds minder onderdeel van je actiestappen. 

Bovendien maakt het opsplitsen van grote taken in kleinere items de lijst als geheel veel toegankelijker. Precies zoals ze zeggen: je moet niet te veel hooi op je vork nemen.

2. Wijs deadlines en geschatte tijden toe

Terwijl je details aan elk item toevoegt, ga dan nog een stap verder en schat in hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen. Zelfs als het een pure gok is, zijn tijdschattingen een belangrijk onderdeel van de mentale voorbereiding die nodig is om een taak te starten die bijzonder moeilijk of juist alledaags kan zijn. 

Onze tip? Overschat zoveel mogelijk. Op die manier heb je minder kans om achter te raken en heb je meer kans op een succesvolle ervaring. Laat jezelf aangenaam verrast voelen dat je een taak vroeg hebt voltooid in plaats van je gefrustreerd te voelen dat iets te lang duurt.

Nadat je de tijden hebt ingeschat, wijs je deadlines toe. Sommige items zijn misschien flexibeler qua timing dan andere, maar zelfs een soft deadline helpt je om je verantwoordelijk serieus te nemen. Een lijst met dingen zien en weten wanneer je ze af zou kunnen hebben motiveert je en maakt het een stuk makkelijker om de eerste stap te zetten.

3. Blijf op schema

Als je je lijst eenmaal hebt samengesteld, stop hem dan niet weg in een la (letterlijk of figuurlijk) om hem te vergeten. Blijf hem checken! Als je een to to lijst hebt die je actief aanpakt, kijk er dan minstens één keer per dag naar. Beoordeel items, voeg meer details toe en herzie geschatte deadlines. Vergelijk de tijdlijn van de lijst met je dagelijkse schema en zorg ervoor dat alles is afgestemd om je doelen op tijd te voltooien.

To do lijsten moeten flexibel zijn. Als je geen ruimte laat voor enige flexibiliteit, zal een gemiste deadline eerder frustrerend en overweldigend aanvoelen, en neemt de kans juist toe dat je opgeeft. Vertrouw in plaats daarvan op het proces, breng indien nodig updates aan en blijf net zolang proberen totdat het je lukt.

Deel je lijst gerust met een collega of vriend om je te helpen met je verantwoordelijkheid. Als je in een professionele setting aan taken werkt, neem dan regelmatig contact op met een manager en laat diegene weten wat je vorderingen zijn, vooral bij grotere taken. 

4. Vier je overwinningen

Als je eenmaal een item op je lijst hebt voltooid, geniet dan van het moment! Probeer de verleiding te weerstaan om snel naar de volgende taak in het lijstje te gaan en de lijst zo snel mogelijk af te maken. Geniet van dat geweldige gevoel dat figuurlijk (of letterlijk!) hoort bij een vakje afvinken! Waarschijnlijk kom je een aanzienlijke hoeveelheid afleiding tegen in je dagelijks leven, dus je mag even trots op jezelf zijn omdat je iets hebt bereikt waar je naartoe hebt gewerkt.

Verbeter je to do lijsten

Het maakt niet uit of to do lijsten een groot deel van je strategische planning vormen of slechts een handig maniertje om op de hoogte te blijven van je dagelijkse taken. Een solide lijst helpt je productiviteit te verhogen en je werk voor te blijven.