スケジュールソフトやバーチャルカレンダーがなかった頃は、完了すべきタスクを漏らさず記録するため、皆手書きでスケジュールを管理していたかと思います。整理整頓に役立つツールが多数ある今では、昔ながらの ToDo リストは目立たず、簡素すぎて役に立たないと思われがちです。確かに、ToDo リストにも良し悪しがあり、ごちゃごちゃしていたり、非現実的であったり、単純すぎるようであればあまり役に立たないでしょう。

ただ、うまく作れば、ToDo リストは高価なスケジュール管理ツールと同等の、場合によってはそれ以上の威力を発揮します。リストの項目に積極的に取り組めば、成功に一歩一歩確実に近づけます。

ToDo リストとは？

ToDo リストとは、単純にしなければならないことを書き出した「やることリスト」で、仕事関連のタスク (トレーニングの完了、フォームの提出、電話をかける) と個人的なタスク (クリーニングの受け取り、食料品店で牛乳を買う、請求書の支払い) の両方でよく利用されます。ToDo リストを使用すると、記憶力と生産性を高め、時間管理を改善し、進捗状況をより効率的に測定できます。

ToDo リストは非常にシンプルな仕組み的なので、必要に応じて、大切な仕事、予定、義務を忘れないよう、何にでも使えます。

最高の ToDo リストに仕上げるためのヒント

やるべきことを書き出すだけでは効果的なリストになりません。ここでは、リストの効果を最大限に高めるヒントをご紹介します。

1. オンラインツールを使う

ToDo リストは手書きでも作れますが、オンラインツールを試したことがない場合は、使ってみるのがおすすめです。オンラインツールなら、簡単に項目を整理し、管理しやすくする機能が満載で、リストを家に置き忘れたり、うっかりなくす心配もありません。Todoist や Asana を始め、さまざまな作業管理アプリがあります。アプリによって機能は異なるため、いくつかのアプリを調べて自分に合ったものを選びましょう。

2. プロジェクトに優先順位を付ける

新しいアイデアが生まれるにつれて ToDo リストは長くなっていきますが、重要な順にランク付けすると効率がアップします。項目に優先順位が付けられていないと、緊急のものを見落してしまうリスクがあり、次に何をすべきかを判断するためにリスト全体を常に見直す必要があるため、時間もかかります。項目を適切にランク付けしておけば、タスクを追ってリストを下に見ていくだけで済みます。リスト作りが大幅に手軽になり、成功の可能性も高くなります。

バーチャルコラボレーションホワイトボードアプリの Lucidspark には、ToDo リストをビジュアルで整理するのに役立つ無料のテンプレートがいくつか用意されています。例えば、MoSCoW 優先順位付けテンプレートは、取り組みに戦略的に優先順位を付けるのに役立ちます。アイゼンハワーマトリックス は、緊急性に基づいてタスクを視覚的に整理するためのガイドとなります。テンプレートはパートナーやチームと共有でき、どこからでもアクセスできます。

 

1. 詳細まで書き込む

本当に使えるリストにするには、キーワードをいくつか書き留めるだけでは不十分です。タスクの詳細は頭に入っているような気がしても、リストの項目が増えるほど、忘れてしまうことが多くなります。また、リストを見てどんなタスクだったか思い出せないようだと、面倒になって始める前に諦めてしまいがちです。

自分の記憶に頼るのではなく、できるだけ具体的に詳細を追加しておくようにしましょう。タスク処理を容易にするために、役に立つリソースなど、関連する情報を含め、時間をかけて事前計画を立てておくことで、行動段階で立ち止まることがなくなります。

さらに、大きなタスクを小さな項目に分割すると、とっつきやすいリストになります。よく言われますが、「象を一口で食べることはできない」のです。

2. 期限と完了に必要な推定時間を割り当てる

各項目に詳細情報を追加する際には、さらに一歩進んで、各タスクにかかる時間を見積もってみましょう。ざっくりした推測であっても、時間を見積もることで、困難なタスクや日常的なタスクを開始するために必要な心の準備ができます。

ここでのコツは、できるだけ過大評価すること。多めに見積もれば、後手に回る可能性が低くなり、うまく処理できる可能性が高くなります。時間がかかりすぎることにイライラせず、タスクが予想より早く終わったことにうれしい驚きを感じられます。

時間を見積もったら、期限を割り当てます。比較的時間の制約がゆるい項目もありますが、大体でも期限を決めておくことで、完了に向けて責任感が芽生えます。リストを眺め、いつ完了できるかがわかるとモチベーションが上がり、最初の一歩を踏み出しやすくなります。

3. 予定通りに進行

リストができたら、放置して忘れてしまうのではなく、定期的にチェックするようにしましょう。積極的に取り組んでいる ToDo リストがある場合は、少なくとも毎日1回は目を通し、項目を確認し、詳細を追加し、想定する期限を修正します。リストのタイムラインを毎日のスケジュールと比較し、予定通りに目標を完了できるよう、状況に問題がないか確認します。

ToDo リストには柔軟性が必要です。ある程度の遊びを持たせないと、期限を過ぎてしまった場合に嫌になってしまい、諦めてしまう可能性が高くなります。プロセスを信頼し、必要に応じて更新を行い、成功するまで諦めないことが大切です。

責任を持たせるには、リストを同僚や友人と遠慮なく共有しましょう。仕事で取り組むタスクの場合は、定期的に上司に報告し、特に大きなタスクについては進捗状況を知らせることが重要です。

4. 成功を祝う

リストの項目をクリアしたら、その瞬間を楽しむようにしましょう。すぐに次のタスクに移りたいという誘惑に負けず、できるだけ早くリストを終わらせて、ボックスにチェックを入れる喜びを存分に味わいましょう。日常生活では、気が散る要素に無数に出くわします。そんな中でも取り組みを完了できた自分を誇りに思いましょう。

ToDo リストを改善

戦略計画の要諦となるリストでも、日常的なタスクを把握するためのささやかなリストであっても、しっかりとした ToDo リストを作ることで、生産性が高まり、仕事を先回りして進められます。