Mucho antes de que implementaras un software de programación o usaras el calendario virtual, probablemente confiabas en una agenda escrita para recordar todas las tareas que debías hacer. Ahora, con innumerables herramientas para ayudarte a mantenerte organizado, es fácil descartar la lista clásica de tareas pendientes. Suelen considerarse demasiado básicas para ser efectivas. No nos malinterpretes: no todas las listas de tareas pendientes son iguales. Si son desorganizadas, poco realistas y demasiado simplificadas, es probable que no sean tan útiles. 

Sin embargo, las mejores listas de tareas pueden prepararte para el éxito tanto, si no más, que una solución alternativa costosa. Mientras que encares tu lista de forma proactiva, marcarás el tono para el éxito.

¿Qué es una lista de pendientes?

Es, simplemente, una lista de las tareas que debes hacer. Se utiliza a menudo tanto para las tareas profesionales, por ejemplo, realizar una capacitación, entregar un formulario o hacer una llamada, como para las tareas personales, por ejemplo, recoger la ropa de la tintorería, comprar leche en el supermercado o pagar una factura. Las listas de pendientes pueden mejorar la memoria y el manejo del tiempo, aumentar la productividad y medir el progreso de manera más eficiente.

En resumen, las listas de tareas son, en principio, lo suficientemente simples como para que puedan ser lo que necesites. Te permiten asegurarte de no olvidar tareas, citas u obligaciones importantes. 

Consejos para una lista de pendientes de primer nivel

El simple hecho de escribir lo que debes hacer no hace que tu lista sea efectiva. Por suerte, tenemos algunos consejos para ayudarte a que tu lista sea lo más eficaz posible.

1. Usa herramientas en línea

Si bien las listas de tareas se pueden hacer a mano, si no has intentado usar una herramienta en línea, deberías considerarla. Las herramientas en línea ofrecen funciones que hacen que tu organización sea más simple y fácil de administrar. Además, no tendrás que preocuparte por haberte olvidado tu lista en casa o por dañarla accidentalmente. Hay una variedad de aplicaciones para hacerlas.Cada aplicación tiene sus propias funciones, así que asegúrate de explorar varias antes de decidir cuál es la más adecuada para ti.

2. Prioriza los proyectos

Las listas de tareas suelen hacerse más largas a medida que surgen nuevas ideas, pero son más eficientes si se clasifican por orden de importancia. Si los elementos de tu lista no están priorizados, es fácil pasar por alto una cuestión urgente. También insume más tiempo, porque tienes que buscar constantemente en toda la lista para determinar qué hay que a continuación. Sin embargo, si clasificas los elementos adecuadamente, todo lo que tienes que hacer es desplazarte por la lista, tarea por tarea. Así es mucho más fácil interpretar la lista para que tengas más posibilidades de éxito.

Lucidspark es una aplicación de pizarra virtual colaborativa que ofrece varias plantillas gratuitas que pueden ayudarte a organizar tu lista de tareas gráficamente. Por ejemplo, la plantilla de priorización de MoSCoW te permite priorizar estratégicamente las actividades. La matriz de Eisenhower es otra plantilla que te guía para organizar gráficamente las tareas según la urgencia. Estas plantillas se pueden compartir con un socio o equipo y se puede acceder a ellas desde donde trabajen.

1. Incluye detalles

Si realmente quieres que tu lista te dé resultado, escribir un par de palabras clave no es suficiente. Puedes suponer que recordarás todos los detalles de la tarea, pero cuantos más elementos haya en la lista, menos tendrás que recordar los detalles. Y si vuelves a consultar una lista y no recuerdas el contexto de una tarea, es fácil sentirte abrumado y darte por vencido incluso antes de comenzar.

En lugar de dejarlo librado al azar, trata de ser lo más específico posible. Incluye cualquier información relevante que facilite la tarea, como recursos útiles. Tomarte el tiempo de hacer un plan por adelantado evitará que tengas que adivinar cuáles son los pasos por seguir. 

Además, dividir las tareas grandes en elementos más pequeños hará que la lista sea mucho más accesible en su conjunto. Como se dice, pasito a pasito se hace el camino.

2. Asigna plazos y tiempos estimados

Cuando estés añadiendo los detalles a cada elemento, da un paso más y calcula el tiempo que te llevará cada tarea. Aunque sea una suposición total, las estimaciones de tiempo son una parte importante de la preparación mental que se necesita para empezar una tarea que puede ser particularmente difícil o rutinaria. 

¿Nuestro consejo? Sobrestima todo lo que puedas. De ese modo, es menos probable que te quedes corto y más probable que obtengas buenos resultados. Es mejor sentirse gratamente sorprendido por haber terminado pronto una tarea que frustrado porque algo te está llevando demasiado tiempo.

Una vez que hayas estimado los tiempos, asigna fechas límite. Algunos elementos pueden ser más flexibles que otros, pero incluso una fecha límite no definitiva te permitirá llevar un control. Ver una lista de tareas y saber cuándo podrías tenerlas hechas es motivador y hace que dar el primer paso sea mucho más fácil.

3. No te desvíes

Después de escribir tu lista, no la guardes en un cajón (literal o figurativamente) y te olvides de ella. ¡Sigue revisándola! Si tienes una lista de pendientes que estás abordando activamente, revísala, al menos, una vez al día. Comprueba las tareas, agrega más detalles que tengas y verifica los plazos estimados. Compara el cronograma de la lista con tu agenda diaria y asegúrate de que todo esté alineado para que puedas alcanzar tus objetivos a tiempo.

Las listas de tareas pendientes deben ser flexibles. Si no permites cierta flexibilidad, es más probable que te sientas frustrado y abrumado si no cumples con una fecha límite, y las posibilidades de darte por vencido aumentan. En vez de eso, confía en el proceso, haz actualizaciones según sea necesario y no te rindas hasta que lo logres.

No dudes en compartir tu lista con un colega o amigo para que te ayuden a mantener el control. Si estás trabajando en tareas en un entorno profesional, comunícate con un gerente periódicamente e infórmale tu progreso, especialmente en las tareas más grandes. 

4. Celebra los logros

Cuando hayas completado un elemento de tu lista, ¡permítete disfrutar el momento! Trata de resistir la tentación de saltar rápidamente a la siguiente tarea y simplemente terminar la lista lo antes posible. ¡Disfruta de esa sensación increíble que viene con marcar una casilla de forma figurativa (o literalmente)! Es probable que tengas una gran cantidad de distracciones en tu vida cotidiana, así que siéntete orgulloso de ti mismo por lograr algo por lo que has trabajado.

Mejora tus listas de tareas pendientes

No importa si las listas de pendientes son una parte importante de tu planeación estratégica o una pequeña y útil manera de mantenerte al tanto de las tareas diarias: una lista sólida ayudará a aumentar tu productividad y a mantenerte al frente de tu trabajo.