Früher, als Sie noch keine Terminplanungssoftware oder virtuelle Kalender verwendet haben, haben Sie sich wahrscheinlich schriftlich alle Ihre zu erledigenden Aufgaben notiert. Heute gibt es unzählige Tools, die Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben, sodass die klassische To Do Liste leicht in Vergessenheit gerät. Es wird oft angenommen, dass diese Listen zu einfach sind, um effektiv zu sein. Und verstehen Sie uns nicht falsch: Nicht alle To Do Listen sind gleich. Wenn sie unorganisiert, unrealistisch und zu stark vereinfacht sind, werden sie wahrscheinlich nicht sehr hilfreich sein. 

Ausgereifte To Do Listen können Ihnen jedoch genauso – wenn nicht sogar besser – zum Erfolg verhelfen als eine teure Alternativlösung. Wichtig hierbei ist eine proaktive Herangehensweise.

Was ist eine To Do Liste?

Eine To Do Liste ist einfach eine Liste von Dingen, die zu erledigen sind. To Do Listen werden regelmäßig sowohl für berufliche Aufgaben (Schulungen abschließen, Formulare einreichen oder Telefonate tätigen) als auch für persönliche Aufgaben (Reinigung abholen, Milch kaufen oder Rechnung bezahlen) verwendet. To Do Listen sind eine gedankliche Stütze, steigern Ihre Produktivität, verbessern das Zeitmanagement und ermöglichen es, den Fortschritt effizienter zu messen.

Kurzum: To Do Liste sind im Grunde so einfach, dass sie wirklich alles sein können, was Sie benötigen. Die Listen sorgen dafür, dass Sie keine wichtigen Aufgaben, Termine oder Pflichten vergessen. 

Tipps für eine richtig gute To Do Liste

Das bloße Aufschreiben von Dingen, die Sie tun müssen, ergibt noch keine effektive Liste. Glücklicherweise haben wir einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, eine möglichst effektive To Do Liste zu erstellen.

1. Online-Tools verwenden

To Do Listen lassen sich zwar auch manuell erstellen, aber wenn Sie es noch nie mit einem Online-Tool versucht haben, sollten Sie darüber nachdenken. Online-Tools bieten Funktionen, mit denen sich Ihre To Do Liste einfacher und leichter organisieren lässt. Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen machen, Ihre Liste zu Hause zu vergessen oder sie versehentlich zu beschädigen. Dazu gibt es eine Vielzahl von Apps, z. B. Todoist oder Asana, eine Anwendung zum Arbeitsmanagement. Jede App hat ihre eigenen Funktionen. Schauen Sie sich also unbedingt mehrere an, bevor Sie sich auf eine festlegen.

2. Projekte priorisieren

To Do Listen werden schnell länger, wenn neue Ideen entstehen. Damit sie trotzdem effizient bleiben, sollten Sie die einzelnen Punkte nach ihrer Wichtigkeit ordnen. Ohne eine solche Priorisierung kann es leicht passieren, dass Sie etwas Dringendes übersehen. Auch der Zeitaufwand ist größer, weil Sie ständig die gesamte Liste durchsuchen müssen, um herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist. Wenn Sie die einzelnen Punkte jedoch ordnen, müssen Sie lediglich eine Aufgabe nach der anderen erledigen. Die Liste lässt sich so viel einfacher abarbeiten, sodass Sie bessere Erfolgschancen haben.

Lucidspark, eine virtuelle Whiteboard-Anwendung für die Kollaboration, bietet verschiedene kostenlose To Do Listen Vorlagen, mit denen Sie visuell organisieren können. Mit der MoSCoW-Prioritätsvorlage können Sie beispielsweise Initiativen strategisch priorisieren. Die Eisenhower Matrix ist eine weitere Vorlage, die Sie bei der visuellen Organisation von Aufgaben nach Dringlichkeit unterstützt. Diese Vorlagen können mit einem Partner oder Team geteilt und von überall abgerufen werden, wo sie arbeiten.

 

1. Details notieren

Wenn Sie eine wirklich effiziente Liste erstellen möchten, reicht es nicht aus, ein paar Schlüsselwörter aufzuschreiben. Anfangs glauben Sie vielleicht noch, dass Sie sich die Details der einzelnen Aufgaben problemlos merken können, doch je mehr Punkte dazukommen, desto schwieriger wird dies. Und wenn Sie sich nicht mehr an die Details einer Aufgabe erinnern, können Sie sie auch nicht erledigen.

Versuchen Sie, so detailliert wie möglich zu sein, anstatt es dem Zufall zu überlassen. Fügen Sie alle relevanten Informationen hinzu, die die Aufgabe erleichtern, einschließlich hilfreicher Ressourcen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, im Voraus einen Plan zu erstellen, wird Ihnen das Rätselraten bei den jeweiligen Schritten erspart. 

Außerdem ist eine Liste insgesamt viel leichter zu bewältigen, wenn man große Aufgaben in kleinere Elemente aufteilt. Wie man so schön sagt: Einen Elefanten isst man am besten Bissen um Bissen.

2. Fristen und geschätzten Zeitaufwand angeben

Während Sie jedem Element Details hinzufügen, gehen Sie noch einen Schritt weiter und schätzen Sie ab, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Selbst wenn es sich um eine reine Schätzung handelt, sind Zeiteinschätzungen ein wichtiger Teil der mentalen Vorbereitung auf eine Aufgabe, die besonders schwierig oder banal sein kann. 

Unser Tipp? Planen Sie reichlich Zeit für die Aufgaben ein So ist es unwahrscheinlicher, dass Sie in Rückstand geraten, und wahrscheinlicher, dass Sie erfolgreich sind. Freuen Sie sich lieber, wenn Sie eine Aufgabe vorzeitig erledigt haben, anstatt frustriert zu sein, weil etwas zu lange dauert.

Nachdem Sie den Zeitaufwand geschätzt haben, weisen Sie entsprechende Fristen zu. Bei manchen Punkten ist der Zeitplan möglicherweise flexibler als bei anderen, aber auch eine flexible Frist hilft Ihnen dabei, Verantwortung zu übernehmen. Eine Liste von Dingen vor sich zu sehen und zu wissen, wann sie erledigt sein müssen, ist motivierend und macht den ersten Schritt viel einfacher.

3. Bleiben Sie auf Kurs

Wenn man seine Liste geschrieben hat, sollte man sie nicht in der Schublade (im wörtlichen oder übertragenen Sinne) verschwinden lassen und vergessen. Man sollte sie sich immer wieder anschauen! Wenn Sie eine To Do Liste haben, an der Sie aktiv arbeiten, schauen Sie sich diese mindestens einmal täglich an. Überprüfen Sie die Einträge, fügen Sie weitere Informationen hinzu, die Sie haben, und überarbeiten Sie die voraussichtlichen Fristen. Vergleichen Sie den Zeitplan der Liste mit Ihrem Tagesablauf und stellen Sie sicher, dass alles aufeinander abgestimmt ist, damit Sie Ihre Ziele rechtzeitig erreichen können.

Eine To Do Liste sollte formbar sein. Ohne Flexibilität fühlt sich eine verpasste Frist eher frustrierend und erdrückend an, und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie aufgeben, steigt. Vertrauen Sie stattdessen auf den Prozess, nehmen Sie bei Bedarf Aktualisierungen vor und geben Sie nicht auf, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben.

Sie können Ihre Liste auch mit Kolleginnen oder Kollegen oder auch Freundinnen oder Freunden teilen, da Sie sich dadurch eher verpflichtet fühlen, an Ihren Zielen zu arbeiten. Wenn Sie an beruflichen Aufgaben arbeiten, sollten Sie sich regelmäßig bei Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten melden und ihn oder sie über Ihre Fortschritte informieren, insbesondere bei größeren Aufgaben. 

4. Erfolge feiern

Wenn Sie einen Punkt auf Ihrer Liste erledigt haben, genießen Sie den Moment! Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, schnell zur nächsten Aufgabe überzugehen und die Liste so schnell wie möglich abzuarbeiten. Genießen Sie das überwältigende Gefühl, das sich einstellt, wenn Sie im übertragenen (oder wörtlichen!) Sinne ein Kästchen abgehakt haben! Wahrscheinlich gibt es in Ihrem Alltag mehr als genug Ablenkungen, also seien Sie stolz auf sich, wenn Sie etwas geschafft haben, worauf Sie hingearbeitet haben.

To Do Listen optimieren

Es spielt keine Rolle, ob To Do Listen einen großen Teil Ihrer strategischen Planung ausmachen oder ob Sie solche Listen als kleine einfache Möglichkeit nutzen, um Ihre täglichen Aufgaben zu erledigen – eine solide Liste wird Ihnen helfen, produktiver zu werden und mit Ihrer Arbeit voranzukommen.