So halten Sie eine strategische Planungssitzung in Lucidspark ab

Sicherlich kann niemand die Bedeutung strategischer Planung leugnen. Ohne diesen ausschlaggebenden Prozess würden die Teams in Ihrem Unternehmen auf getrennte Ziele hinarbeiten, anstatt sich auf eine klare Mission zu einigen.

Aber seien wir ehrlich: Strategische Planungssitzungen können mühselig sein. Die anfängliche Begeisterung über die Ermittlung Ihrer Vision und all die Möglichkeiten, mit denen Ihr Unternehmen die Welt verändern kann, verfliegt schnell. Was bleibt, ist eine langweilige Tabelle. Außerdem sehen Sie sich mit dem mühsamen Prozess konfrontiert, potenzielle Projekte wichtigen Initiativen zuzuordnen und abzuschätzen, wie viel Zeit jedes Projekt in Anspruch nehmen wird.

Das ist nicht unbedingt ein spannungsgeladener Prozess.

Die weltweite Umstellung auf Telearbeit aufgrund von COVID‑19 hat dieses Problem nur noch verschärft – jetzt können sich Teams nicht einmal im selben Raum treffen. Es ist schwer, ein gegenseitiges Verständnis zu erlangen, die Motivation sinkt und mit all den Ablenkungen zu Hause ist es mühsamer denn je, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren (und Interesse daran zu zeigen).

Mit Lucidspark kann Ihr Unternehmen strategischen Planungssitzungen wieder etwas Leben einhauchen und sofort mit der Umsetzung Ihrer Pläne beginnen. Finden Sie heraus, wie Sie auf unserem virtuellen Whiteboard eine strategische Planungssitzung durchführen.

Schritte zur Durchführung einer strategischen Planungssitzung

1. Halten Sie sich ein Ziel oder einen Zweck vor Augen

Vor Ihrer strategischen Planungssitzung sollten Sie eine relativ klare Vorstellung von Ihren Unternehmenszielen haben. Ist dies nicht der Fall, versuchen Sie, etwas Abstand zu gewinnen, um die möglichen Chancen für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Lucidspark bietet Ihnen Vorlagen für den Einstieg in eine Reihe von strategischen Analysemodellen:

SWOT Analyse: Diese einfache Strategie kann Ihnen dabei helfen, die Stärken und Schwächen Ihres aktuellen Geschäftsmodells zum Vorschein zu bringen und Ihr Augenmerk auf die Chancen und Risiken zu richten, die Sie berücksichtigen sollten.

PEST Analyse: Bei dieser Strategie ziehen Sie die politischen, wirtschaftlichen, sozialen und technologischen Faktoren in Betracht, die Einfluss auf Wachstum und Rückgang des Marktes nehmen könnten. Manche Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und orientieren sich an einer PESTEL Analyse, bei der auch rechtliche und umweltbezogene Faktoren miteinkalkuliert werden.

Business Model Canvas: Legen Sie Ihr bestehendes Geschäftsmodell – mit Abschnitten wie Wertversprechen, Kundensegmente, Kostenstrukturen und Umsatzströme – dar und nehmen Sie Anpassungen basierend auf Änderungen des Wettbewerbsumfelds vor.

Wählen Sie eine dieser Optionen als Rahmenplan und fordern Sie Führungskräfte auf, Online Post its mit ihren Ideen zu erstellen.

2. Bereiten Sie Ihr Board vor dem Meeting vor

Sie haben Ihre Ziele schon gesteckt? Ausgezeichnet! Wir empfehlen Ihnen die Erstellung Ihres Lucidspark Boards vor Beginn der strategischen Planungssitzung.

Container für alle Aufgaben oder Ziele hinzufügen

Im Notiz-Panel können Sie die wesentlichen Ziele oder Aufgaben für das nächste Quartal (oder einen späteren Zeitpunkt) hinzufügen, sodass diese während der Sitzung jederzeit leicht zugänglich sind. Das Notiz-Panel können Sie auch nutzen, um eine Tagesordnung oder eine Übersicht über den Ablauf der Sitzung zu ergänzen.

Fügen Sie dann Container hinzu und beschriften Sie sie entsprechend Ihren Hauptzielen. So haben Sie Ihre Vorhaben immer vor Augen, während alle Mitwirkenden Ideen brainstormen und die Projekte priorisieren, die sich am besten zur Erfüllung der Unternehmensvision eignen.

Je nach verwendetem System können Sie diesen Containern im Voraus Post it hinzufügen, um andere vorbereitende Informationen anzuzeigen.

Bei Lucid legen wir beispielsweise jedes Quartal OKRs (Objectives and Key Results) fest. Für jedes Ziel erstellen wir einen Container und nutzen dann farbcodierte Post its für andere Informationen: blau für den Hauptverantwortlichen jedes Ziels (Objectives) und orange für Schlüsselergebnisse (Key Results).

Ihr Board mit anderen Teilnehmern teilen

Versenden Sie Ihr Lucidspark-Board, damit andere Mitwirkende den nötigen Kontext erhalten und schon zu Beginn des Meetings vorbereitet sind. Klicken Sie in Lucidspark einfach auf „Teilen“ – Sie können sogar einen teilbaren Link generieren und ihn an Ihre Kalendereinladung anhängen. Wählen Sie dann „Link zur aktuellen Ansicht“, wenn Sie Mitwirkende beim Öffnen zu einem bestimmten Teil des Boards leiten möchten.

3. Fügen Sie Projekte ein

Jetzt ist es für alle Mitwirkenden an der Zeit, aktiv zu werden und ihre Ideen einzubringen, um die ehrgeizigen Ziele, die Sie sich gesetzt haben, zu erreichen. Erstellen Sie im Vorfeld des Meetings Post its für Projekte, die in früheren Quartalen besprochen, aber aufgrund anderer Prioritäten verschoben wurden. Jetzt haben Sie diese Ideen parat und können sie in diese Planungsphase einbringen.

Mit einem Online Whiteboard steht Teammitgliedern die Möglichkeit offen, vor einem Treffen allein zu brainstormen. So müssen Sie nicht versuchen, alle Ideen festzuhalten, die Ihnen während eines Meetings zugerufen werden, oder, was noch schlimmer ist, stillschweigend dazusitzen. Stellen Sie einen Timer ein, um die Konzentration auf diesen Prozess zu lenken – und um eventuell den Druck etwas zu erhöhen. 

Alle Teammitglieder können Post its in die verschiedenen Container ziehen, um ihre Ideen zu dokumentieren. Mithilfe von Mitwirkenden-Farben behalten Sie den Überblick und wissen, wer welches Projekt vorgeschlagen hat. Brainstorming kann ein erfreulicher und interaktiver Prozess sein. Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, neben Post its auch mit Freihandzeichnungen und Emoji-Reaktionen zu experimentieren.

Dank der unbegrenzten Arbeitsflächen in Lucidspark sind Ihren Ideen keine (räumlichen) Grenzen gesetzt. Müssen Sie die Gruppe aber doch einmal an einem Punkt zusammenbringen, können Sie jedes Mitglied ganz einfach zum gleichen Ort auf Ihrem Board einladen, indem Sie die Funktion „Andere zu mir rufen“ nutzen.

4. Fügen Sie Projekten Tags nach Priorität und Aufwand hinzu

Bei diesem Schritt wird strategische Planung in der Regel kompliziert. Es warten unzählige potenzielle Projekte auf Sie, Sie haben aber nur beschränkt Zeit, sie zu verwirklichen – welche bleiben am Schluss übrig? Lucidspark erleichtert Ihnen diesen Prozess durch die Option zum Hinzufügen von Tags.

Klicken Sie auf jedes Post it, um ein Tag hinzuzufügen. Wir empfehlen, Tags nach hoher, mittlerer und niedriger Priorität (wie wichtig ist das Projekt für die Erfüllung des Ziels) sowie nach hohem, mittlerem und geringem Aufwand (wie viel Aufwand oder wie viele Ressourcen sind erforderlich, um dieses Projekt abzuschließen) zu ordnen.

Die Person, die mit dem Projektumfang am besten vertraut ist, kann den Aufwand einschätzen. Dabei kann es sich um das Team handeln, das für die Umsetzung des Projekts verantwortlich ist, oder das Teammitglied, von dem der Vorschlag kam. Wenn Sie mehr Kontext zu einem bestimmten Projekt benötigen, ist es ganz einfach, jemanden zu verständigen, indem Sie die Person mit einer @mentioning in einem Kommentar benachrichtigen oder ihr eine Chat-Nachricht senden.

Prioritäten sollten in der Gruppe besprochen werden, damit Sie sich eine ganzheitlichere Perspektive verschaffen können. Machen Sie sich Gedanken, dass die Gruppe zu viel Zeit damit verbringen könnte, die Priorität verschiedener Projekte zu diskutieren? Stellen Sie in Lucidspark einen Timer ein, damit das Meeting zeitlich im Rahmen bleibt.

5. Sortieren Sie Projekte (und streichen oder verschieben Sie Projekte mit niedriger Priorität)

Verwenden Sie die Funktion zum Sortieren und Sammeln, um Post its basierend auf den von Ihnen erstellten Tags zu erfassen. Sie können zum Beispiel mit den Elementen mit hoher Priorität beginnen, da Ihre Teams nur gewisse Kapazitäten zur Verfügung haben, um sich diesen zu widmen. Bei den Projekten mit niedriger Priorität fällt es leichter, diese zu sortieren und entweder zu behalten, zu streichen oder auf ein anderes Quartal zu verschieben.

Wenn Sie mit vielen Projekten mit hoher Priorität konfrontiert sind, die Sie als Gruppe noch eingrenzen müssen, richten Sie doch eine Abstimmungssitzung in Lucidspark ein. Klicken Sie unter Team-Tools auf „Abstimmung“. Sie können jeder Person eine bestimmte Anzahl von Stimmen zuweisen und die Ergebnisse visuell darstellen, um schnell herauszufinden, welche Projekte unbedingt in Ihren strategischen Plan integriert werden müssen.

Erstellen Sie einen neuen Container, in dem Sie Ihre „Überlaufliste“ speichern – die Projekte, für die in diesem Quartal nicht genügend Zeit übrig ist, die aber in der Zukunft eine Überlegung wert sind.

6. Exportieren Sie Ihre Pläne, um sie in die Tat umzusetzen

Sie haben Ihre Projekte geplant, aber belassen Sie es nicht dabei – exportieren Sie Ihr Lucidspark-Board in Lucidchart, um Ihre geplanten Projekte in andere Assets, wie Produkt-Entwicklungspläne und Scrum-Boards, zu übertragen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Da Fernarbeit immer mehr zur Regel wird, stellt Lucidspark die ideale Lösung dar, um Ihre strategischen Planungssitzungen zu nutzen, um Interaktionen zu fördern und Maßnahmen zu ergreifen. Wenn Sie es noch nicht getan haben, registrieren Sie sich für ein Konto und legen Sie Ihre Unternehmensziele konkret fest.