Cómo hacer una sesión de planeación estratégica en Lucidspark

Dudamos que haya alguien que pueda negar la importancia del planeamiento estratégico. Sin este proceso fundamental, tu compañía tendría equipos que trabajan para lograr metas distintas, en lugar de estar unidos con una misma misión.

Pero seamos honestos: las sesiones de planificación estratégica pueden convertirse en un dolor de cabeza. Una vez que se pasa el entusiasmo inicial de determinar tu visión y todas las maneras en las que tu negocio va a cambiar el mundo, te quedas con una hoja de cálculos aburrida, y forzosamente tienes que encarar el proceso tedioso de mapear los posibles proyectos hasta las iniciativas clave y calcular cuánto tiempo demorará cada proyecto.

No es necesariamente el proceso más atractivo.

El cambio global al trabajo a distancia por el COVID-19 solo ha exacerbado este problema; ahora los equipos ni siquiera pueden reunirse en una misma sala. Es difícil mantenerse informado, la gente tiene poca energía y es más fácil que nunca perder el enfoque (y el interés) en la tarea que uno tiene entre manos con todas las distracciones del hogar.

Con Lucidspark, tu compañía puede devolverles algo de vida a las sesiones de planificación estratégica y empezar a convertir tus planes en acción de inmediato. Aprende cómo facilitar una sesión de planificación estratégica en nuestra pizarra virtual.

Pasos para facilitar una sesión de planificación estratégica

1. Ten una meta o un objetivo en mente

Antes de tu sesión de planificación estratégica, debes tener una buena idea de cuáles son las metas de tu compañía. Si no es así, da un paso atrás e identifica las posibles oportunidades para tu compañía. Lucidspark ofrece plantillas que te permitirán utilizar distintos modelos de análisis estratégico:

Análisis FODA: Esta estructura simple puede ayudarte a encontrar las fortalezas y las debilidades de tu modelo de negocio actual y anticipar las oportunidades y las amenazas que debes tener en cuenta.

Análisis PEST: Esta estructura considera los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos que podrían influir en el crecimiento y la caída del mercado. Algunos lo amplían a un análisis PESTEL para incluir los factores legales y ambientales.

Lienzo de modelo de negocio: Mapea tu modelo de negocio actual, con secciones tales como propuestas de valor, segmentos de clientes, estructura de costos y flujos de ingresos, y ajústalo según los cambios en el panorama competitivo.

Elige cualquiera de estas opciones como modelo e invita a los gerentes para que añadan notas adhesivas digitales con sus ideas.

2. Prepara tu tablero antes de la reunión

¿Ya tienes tus objetivos? ¡Fantástico! Te recomendamos configurar tu tablero de Lucidspark antes de que empiece la reunión de planeación estratégica. 

Añade contenedores para cada objetivo o meta

En el Panel de notas, agrega los principales objetivos o las principales metas para el próximo trimestre y más allá, para que sean de fácil acceso en cualquier momento durante la sesión. Tal vez quieras usar el Panel de notas para agregar una agenda o una descripción general de cómo se desarrollará la sesión.

Luego, arrastra contenedores y etiquétalos con cada una de tus principales metas. Así tendrás tus objetivos bien presentes a medida que los colaboradores propongan libremente ideas y prioricen los proyectos más adecuados para lograr la visión de la compañía.

Según el sistema que uses, tal vez quieras añadir notas adhesivas a estos contenedores por adelantado e incluir otra información preliminar. 

Por ejemplo, en Lucid, fijamos los OKR (Objetivos y Resultados clave) cada trimestre. Creamos un contenedor para cada objetivo y luego usamos notas adhesivas identificadas por colores para la información adicional: azul para el la persona responsable de cada objetivo y naranja para los resultados clave.

Comparte tu tablero con los asistentes a la reunión

Envía tu tablero de Lucidspark para que los colaboradores reciban el contexto necesario y estén preparados para empezar a colaborar desde el principio de la reunión. Solo haz clic en "Compartir" desde Lucidspark. Incluso puedes generar un enlace para compartir y adjuntarlo a tu invitación al calendario. Selecciona "Enlace a la vista actual" si quieres dirigir a los colaboradores a una parte específica del tablero cuando lo abran.

3. Agrega los proyectos

Ahora es momento de que todos empiecen a trabajar y agreguen sus ideas para alcanzar todas las metas que se han fijado. Antes de la reunión, crea notas adhesivas para los proyectos que fueron tratados en trimestres anteriores y quedaron demorados por otras prioridades. Ahora tienes esas ideas a la mano para agregarlas en esta ronda de planes.

En lugar de intentar captar todas las ideas que las personas te proponen en voz alta o, incluso peor, de estar sentado en silencio, una pizarra online les ofrece a los integrantes del equipo la oportunidad de proponer libremente ideas por su cuenta antes de reunirse. Fija un temporizador para mantener el enfoque en la actividad... y tal vez para aumentar la presión un poquito. 

Permite que cada integrante del equipo arrastre notas adhesivas en los distintos contenedores para documentar sus ideas. También puedes usar los Colores de colaboradores para controlar quién sugirió cada proyecto. Esta lluvia de ideas puede ser divertida e interactiva. Alienta a los integrantes de tu equipo a que prueben el dibujo a mano y las reacciones con emoji, además de las notas adhesivas. 

El lienzo infinito de Lucidspark te ofrece un espacio ilimitado para tus ideas pero, si alguna vez se vuelve a reunir el equipo, solo tienes que convocar a todos al mismo sector del tablero con la función Compartir mi vista. 

4. Etiqueta los proyectos por prioridad y esfuerzo

Aquí es donde la planeación estratégica suele complicarse. Tienes una tonelada de posibles proyectos y una cantidad de tiempo limitada para cumplirlos, ¿cómo puedes decidir qué sí y qué no? Lucidspark hace que todo este proceso sea más sencillo gracias a las etiquetas.

Haz clic en cada nota adhesiva para agregar una etiqueta. Te recomendamos etiquetar por prioridad alta, media y baja (qué tan esencial es el proyecto para completar el objetivo) y por esfuerzo grande, mediano y ligero (cuánto esfuerzo y cuántos recursos serán necesarios para completar este proyecto). 

La persona que mejor conoce el alcance del proyecto puede determinar el esfuerzo, ya sea el equipo que va a llevar a cabo el proyecto o el integrante del equipo que lo sugirió. Puedes notificarle a otra persona fácilmente si necesitas más contexto sobre un determinado proyecto con las menciones con @ en un comentario o por chat. 

Las prioridades se analizan en el grupo con un punto de vista más amplio. ¿Te preocupa que el grupo dedique demasiado tiempo a debatir las prioridades de los distintos proyectos? Fija un temporizador en Lucidspark para mantener la reunión en orden.

5. Ordena los proyectos (y recorta o pospone los que sean de baja prioridad)

Usa Ordenar y reunir para compilar las notas adhesivas según las etiquetas que hayas creado. Por ejemplo, tal vez quieras empezar por los elementos de alta prioridad y gran esfuerzo porque tus equipos solo tendrán una energía limitada para encararlos. Los proyectos de prioridad baja serán fáciles de ordenar y conservar, recortar o dejarlos para otro trimestre.

Si tienes muchos proyectos de alta prioridad que debes reducir con tu equipo, organiza una reunión de votación en Lucidspark. Con un clic en "Votación" debajo de Herramientas de equipo, puedes asignar una cantidad determinada de votos a cada persona y visualizar los resultados para determinar rápidamente qué proyectos son absolutamente esenciales para incluirlos en tu planeación estratégica.

Crea un contenedor nuevo para albergar tu "lista de extras", los proyectos para los cuales no tienes tiempo en este trimestre pero que deberían considerarse en el futuro.

6. Exporta tus planes para tomar acciones

Ya planificaste tus proyectos. No dejes que el impulso se detenga; exporta tu tablero de Lucidspark a Lucidchart para transferir todos los proyectos que han planeado a otro tipo de diagramas, como mapas de ruta del producto y tableros Scrum que te permitan alcanzar tus objetivos.

A medida que el trabajo distribuido se convierta en rutina, Lucidspark es la solución ideal para lograr participación y acción de tus sesiones de planeación estratégica. Si todavía no lo hiciste, regístrate para tener una cuenta y empieza a decidir las metas de tu compañía.