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Consejos para antes de tu reunión: cómo configurar tu tablero en Lucidspark

Tiempo de lectura: aproximadamente 5 min

Nada causa más sopor en una sala que un muro de texto. O un monólogo prolongado, si viene al caso. La cuestión es esta: las palabras son fantásticas, pero con moderación. Y, con mucha frecuencia, las reuniones consisten de mucha charla sin demasiada comunicación real. Lo venimos diciendo en Lucid desde hace años: para comunicarte eficientemente, hazlo con gráficos.  

Por supuesto que arrojar algunas imágenes en la pantalla no hace que una reunión sea mejor, o más eficiente, como por arte de magia. Las reuniones productivas, por ejemplo, las sesiones de planificación estratégica, requieren dos cosas: comunicación efectiva e interacción de los asistentes. No tiene sentido incluir gráficos si tus compañeros de trabajo no interactúan con ellos. 

¿Cómo luce esto en práctica? Te recomendamos usar Lucidspark. En Lucidspark, puedes planificar una reunión de la misma manera que lo harías en una pizarra: ¿cuáles son los objetivos? ¿Qué ideas deben tomar cuerpo? Puedes configurar una estructura amplia antes de la reunión para asegurarte de tocar todos los puntos clave. Y, como Lucidspark es colaborativo, es fácil interactuar con cada asistente a la reunión; ellos puedes agregar sus ideas, tareas, y mucho más, en tiempo real. 

Consejos para configurar tu tablero en Lucidspark

Lucidspark hace mucho. ¿Por dónde empezar? Lo entendemos; puede ser un poco abrumador. Por ese motivo, armamos una lista de consejos útiles para configurar tu tablero en Lucidspark antes de una reunión. Con tu tablero configurado, podrás dedicarte directamente a lo importante: colaboración, comunicación e innovación. 

Añade una agenda o un resumen del proyecto en el Panel de notas

A menudo las reuniones se prolongan. Es una frustración que todos debemos enfrentar, al menos, un par de veces por mes. Y cuando las reuniones se prolongan, algo queda sin resolver. Para compensar el tiempo perdido, programamos más reuniones. Es ineficiente y, debemos admitirlo, increíblemente molesto. 

No permitas que esto te suceda a ti. Cuando configures el tablero de tu reunión en Lucidspark, usa el Panel de notas (que está arriba a la derecha) para incluir una agenda. De esta manera, a medida que avances por el tablero de tu reunión, podrás controlar rápidamente cómo vas de tiempo y qué sigue, y planificar según corresponda.

Además, el Panel de notas es un gran lugar para otra información de consulta frecuente: el resumen del proyecto o de la reunión, las acciones, etc. 

Agrega un título

Esto puede resultar un poco obvio, pero es mejor prevenir que curar. Si no cambias el nombre de tu tablero de Lucidspark, te arriesgas a que se te pierda entre los documentos sin título. Además, un buen título permite que tus compañeros de trabajo sepan que están en el lugar correcto en cuanto abren el tablero. Consejo experto: sé sistemático en la manera en la que titulas los documentos. Te ahorrará dolores de cabeza futuros.

Usa contenedores para configurar varias áreas de trabajo

Los tableros de Lucidspark pueden ampliarse tanto como lo necesites. ¡Es una de sus funciones más útiles! No obstante, un poder amplio conlleva responsabilidad. Como líder de la reunión, tu trabajo es mantener organizado el tablero. 

Cuando configures el tablero antes de una reunión, ten en cuenta los distintos aspectos: ¿quién asistirá? ¿Qué tareas deben lograrse? ¿Otras personas editarán el tablero? 

A partir de allí, puedes usar contenedores para organizar tu tablero. Puedes tener contenedores para cada idea o tema que someterás a lluvia de ideas, o para cada persona/equipo que participe en la reunión.  

Usa plantillas

¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Lluvia de ideas? ¿Análisis? ¿O algún otro completamente distinto? Antes de crear tu propio tablero de Lucidspark desde cero, mira la biblioteca de plantillas. Hay muchas probabilidades de que haya una plantilla que te ayude a configurar la estructura que necesites incluso más rápido. 

Agrega instrucciones

Ya lo dijimos, pero lo repetiremos: a menudo las reuniones se prolongan. ¿Por qué? Suele ser porque las personas se unen tarde a la reunión y es necesario recapitular lo que sucedió. En otras palabras, debe repetirse la primera parte de la reunión. 

Aunque tal vez no logres evitarlo por completo, hay algunas medidas de prevención que puedes tomar en Lucidspark. Para cada parte o sección de tu tablero, añade una casilla de texto con instrucciones sencillas. Los rezagados pueden ponerse al día rápidamente sobre lo que está sucediendo. 

También puedes agregar flechas entre las distintas secciones para mostrar el orden en el que se tratarán. De este modo, los rezagados también pueden volver hacia atrás para ver qué se perdieron. 

Incluye una leyenda

Si tienes previsto usar un código de colores o emojis para ordenar las ideas, incluye una leyenda de referencia (un cuadro pequeño con cada color o símbolo y su respectivo significado). Que tu sistema sea fácil de entender para ti no significa que todos los demás lo harán intuitivamente. Añadir una leyenda de referencia es algo rápido que explica el sistema de orden, y asegura que todos estén informados. 

Usa la función "compartir" 

Como dijimos, los tableros de Lucidspark pueden extenderse a lo largo y a lo ancho. Esto es fantástico, porque significa que puedes incorporar mucha información en un solo tablero. No obstante, lo más probable es que no todas las personas con las que compartas el tablero necesiten toda esa información. 

Si estás pensando que buscar en un tablero extenso para encontrar un área específica es ineficiente, no te preocupes: nosotros ya lo pensamos. Cuando compartas tu tablero de Lucidspark con tus colaboradores, puedes asegurarte de que el enlace los dirija a la parte del tablero que necesitan ver. Solo abre el cuadro de diálogo de Compartir, haz clic en "Obtener enlace para compartir" arriba a la derecha, y selecciona la casilla "Enlace a la vista actual".

Para los que lideran una reunión, ya sea en persona o por video chat, promover la interacción es una tarea difícil pero esencial. Aprovecha las funciones de colaboración visual de Lucidspark para lograr la atención de tus compañeros de equipo y mantenerla durante toda la reunión.

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Acerca de Lucidspark

Lucidspark es una pizarra virtual que te ayuda a ti y a tu equipo a colaborar para sacar a la luz las mejores ideas. Viene equipado con todas las herramientas de notas adhesivas y dibujo a mano, así como el lienzo infinito que necesitas para capturar la próxima gran idea. Además, ha sido diseñado para la colaboración. Imagínatelo como un gran arenero en el que tu equipo puede jugar con sus ideas e innovar juntos en tiempo real.

De los creadores de Lucidchart, en el que confían millones de usuarios en todo el mundo, incluido el 99 % de las empresas Fortune 500.

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