Erfolg zu planen ist eine Sache. Aber wie wird Erfolg definiert? Für Teamleitende, Projektmanager bzw. Projektmanagerinnen, Produktmanager bzw. Produktmanagerinnen oder andere leistungsorientierte Fachleute ist die Antwort je nach Projekt oder Team unterschiedlich. In einem schnelllebigen Unternehmen ändern sich selbst diese Parameter mit der Zeit.

Genau aus diesem Grund sind KPI ein unschätzbarer Erfolgsmesswert für jedes technikorientierte Unternehmen.

KPI Bedeutung

KPI steht für Key Performance Indicator (KPI auf Deutsch: Leistungskennzahl). KPIs geben Einzelpersonen und Teams den Fokus, den sie brauchen, um strategische Verbesserungen durchzuführen, indem sie zeigen, wo Fortschritte in Richtung eines beabsichtigten Ergebnisses gemacht werden. KPIs bieten zudem ein unvoreingenommenes Mittel zur Entscheidungsfindung.

Bei der Verwendung eines KPI zur Erfolgsmessung wird die gewünschte Leistung als Ziel definiert. Der Fortschritt wird anhand von Frühindikatoren (mit Blick auf künftige Ereignisse oder Ergebnisse) und Spätindikatoren (mit Blick auf die Vergangenheit, um festzustellen, ob diese Ergebnisse erreicht wurden) gemessen.

So wird beispielsweise die aktuelle Kundenzufriedenheit oder die Markenbekanntheit als Frühindikator für ein Produkt angesehen. Der Umsatz des letzten Jahres ist ein nachlaufender Indikator, da er zeigt, was bereits geschehen ist.

Einfach ausgedrückt: Ein KPI ermöglicht es datengesteuerten Unternehmen, auf das Kundenverhalten zu reagieren.

KPIs sind für jede Organisation einzigartig und müssen mit spezifischen Ergebnissen übereinstimmen. Überraschenderweise muss es nicht allzu kompliziert sein, die für Ihr Unternehmen wichtigsten KPIs zu ermitteln. 

5 Schritte zur Erstellung von KPIs

Die Erstellung von KPIs für Ihr Unternehmen erfordert einen strategischen Ansatz. Ohne Fokus und Disziplin kann die Liste der Möglichkeiten endlos werden. Versuchen Sie bei der Erstellung von KPIs, Ihre Ziele zu definieren, indem Sie die Fragen ermitteln, die Sie über den Zustand Ihres Unternehmens am dringendsten beantworten müssen. 

1. Legen Sie den Kontext Ihrer KPIs fest

Wenn es um die Priorisierung von Unternehmenszielen geht, ist Klarheit ein Muss. Schließlich wählen Sie „wichtige“ (Key) Leistungsindikatoren aus (Performance Indicators) – nicht irgendwelche Leistungsindikatoren.

Was ist also „Key“?

Das hängt von Ihren Geschäftszielen und Ihrer Strategie ab.

Deshalb ist es so wichtig, die Umstände zu ermitteln, die das Wer, Was, Warum, Wie und Wann Ihrer KPIs bestimmen.

Eine einfache und effektive Methode, um den Kontext vom KPI zu ermitteln, ist die Erstellung einer Business Model Canvas.

Die Business Model Canvas bietet eine Übersicht auf nur einer Seite, wie Ihr Unternehmen nach den besten verfügbaren Informationen funktionieren sollte. Sie wurde Mitte der 2000er Jahre vom Wirtschaftstheoretiker Alexander Osterwalder entwickelt und ist ein wirksames Mittel, um Unternehmen bei der strategischen KPI Planung zu unterstützen.

Betrachten Sie sie als einen Mini-Businessplan. Einige der Schlüsselelemente einer Business Model Canvas sind:

• Wertversprechen. Dieses sollte alles, was Sie tun, in einem einzigen Satz zusammenfassen. Das kann Ihre Mission sein, das Problem, das Sie zu lösen hoffen, oder das Produkt/die Dienstleistung, die Sie entwickeln.
• Kundenbeziehungen. Hier legen Sie fest, wie (oder wo) Sie mit den einzelnen Kundensegmenten kommunizieren, eine Beziehung zu ihnen aufbauen und ihnen erklären, warum Ihre Lösung die beste ist.
• Kunden- und Marktsegmente. Das sind die Personen, Gruppen oder Organisationen, die von Ihrer Lösung wirklich profitieren könnten. Um sie zu finden, sind Forschungs- und Recherchearbeiten erforderlich.
• Kanäle. Sobald Sie alle Ihre verschiedenen Segmente identifiziert haben, sind dies die Punkte, an denen Interaktionen stattfinden, ein Mehrwert geliefert wird und die Kunden leicht auf Ihre Lösungen zugreifen können.
• Wichtige Partner. Die Herstellung, Vermarktung und Lieferung Ihrer Lösung an Kunden erfordert häufig die Zusammenarbeit mit anderen Personen. Dazu gehören Zulieferer, Vertriebshändler und Verkäufer.
• Umsatzströme und Preismodell. Was sind die Kunden zu zahlen bereit und wie werden sie für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung bezahlen? Ob einmaliger Kauf oder Abonnement – stellen Sie sicher, dass die Kosten gedeckt sind.

Wenn es um die Erstellung vom KPI geht, ist ein Business Model Canvas eine gute Möglichkeit, den notwendigen Kontext herzustellen. 

2. Bestimmen Sie Ihre kurz- und langfristigen Ziele

Halten Sie hier Ihre Ziele qualitativ. Planen Sie ein Brainstorming zu den KPIs, sowohl individuell als auch im Team, und legen Sie fest, wie die Leistung gemessen werden soll. Versuchen Sie, KPI orientierte Fragen zu stellen, wie z. B.:

• Was ist das ideale Ergebnis für die Einführung dieses Produkts/Dienstes?
• Warum ist dieses Ergebnis für unsere Organisation so wichtig?
• Wie werden unsere Fortschritte auf dem Weg zu diesem Ziel gemessen?
• Welche Maßnahmen beeinflussen das Erreichen dieses Ziels?
• Wer/welches Team ist letztendlich für dieses Ergebnis verantwortlich?
• Wie oft werden wir die Fortschritte hinsichtlich dieses Ergebnisses überprüfen/anpassen?

Aufgrund ihres Umfangs und ihrer Beschaffenheit sind einige Ziele (z. B. Brainstorming von mehr als 50 potenziellen Produktnamen und anschließende Reduzierung auf fünf) schnell zuzuweisen und zu erreichen. All dies sind ideale kurzfristige Ziele, die Ihnen helfen, Ihre KPIs zu gestalten. Im Gegensatz dazu ist der Weg vom Konzept bis zur Produkteinführung in 18 Monaten ein langfristiges Unterfangen und erfordert die Überwachung von mehr Personen, Ressourcen und Meilensteinen.

Nachdem sich jeder seine kurz- und langfristigen Ziele überlegt und zusammengestellt hat, ist es hilfreich, sie in Kategorien einzuteilen. Um sie mit dem Zeitplan Ihrer Lösung in Einklang zu bringen, könnten diese Kategorien das Stadium widerspiegeln, in dem diese Ziele in den Projektlebenszyklus passen: Initiierung, Planung, Ausführung und Abschluss.

3. Legen Sie die wichtigsten Erfolgskriterien für jedes Ziel fest 

An dieser Stelle werden quantitative Metriken Teil des KPI-Erstellungsprozesses. Ermitteln Sie, welche KPI Kennzahlen für die Marketing-, Vertriebs- oder Finanzabteilungen Ihres Unternehmens am wichtigsten sind, und nutzen Sie dann die Standardkennzahlen für die Unternehmensleistung, mit denen diese Teams vertraut sind:

• MRR. Die monatlich wiederkehrenden Einnahmen (monthly recurring revenue) sind eine wichtige KPI Kennzahl, insbesondere für SaaS-Unternehmen. Sie ist ein normalisiertes Maß für den voraussichtlichen Umsatz und gibt Aufschluss über den aktuellen Finanzstatus. Wenn ein Unternehmen beispielsweise 12 Abonnenten hat, die 500 Dollar pro Monat zahlen, dann beträgt sein MRR 6000 Dollar.
• NRR. Ähnlich wie MRR ist die Nettoumsatzbindung (net revenue retention) der prozentuale Anteil Ihrer wiederkehrenden Umsätze in einem bestimmten Zeitraum nach Berücksichtigung von Stornierungen, Herabstufungen oder Erweiterungsumsätzen. Jede NRR > 100 % deutet auf Wachstum hin. Die meisten SaaS-Unternehmen streben eine NRR von über 125 % an.
• CPA. Die Cost per Acquisition ist eine gängige KPI Kennzahl. Und warum es besser ist, einen Kunden zu halten, als neue Kunden zu gewinnen. Die CPA wird berechnet, indem die Gesamtkosten für die Kundengewinnung durch die Anzahl der gewonnenen Kunden geteilt werden. Rentabilität bedeutet, die CPA durch Verkäufe wieder hereinzuholen.
• NPS. Der Net Promoter Score ist ein Maß für die Kundentreue Populär geworden durch die 0–10-Punkte-Zufriedenheitsumfragen (0=überhaupt nicht wahrscheinlich, 10=äußerst wahrscheinlich). Der NPS lässt sich in drei Kategorien einteilen: loyale Promotoren 9–10, zufriedene Passive 7–8 und Detraktoren 0–6.
• Umsatzwachstum. Eine einfache und effektive Messung der Leistung. Verfolgen Sie einfach die Verkaufserlöse für einen bestimmten Zeitraum. Sagen wir Q2. Ziehen Sie den Gesamtumsatz von Q1 vom Umsatz von Q2 ab. Teilen Sie diese Zahl durch den Gesamtumsatz von Q1. Ob positiv oder negativ, das ist das Umsatzwachstum.

Zu den weiteren Standardkennzahlen für die Messung von KPIs gehörten die Konversion, der Prozentsatz der durch Verkaufsbemühungen gewonnenen Kunden, und die Kundenbindung, der Prozentsatz der beibehaltenen Kunden im Vergleich zu den an die Konkurrenz verlorenen Kunden, veränderte Kundeninteressen oder -bedürfnisse und Produktunzufriedenheit.

Viele Customer-Success- und Produktmanager bzw. -managerinnen verwenden auch standardmäßige Produktleistungskennzahlen, die die Nutzung, Interaktion und Beliebtheit von Produkten messen, nachdem sie verkauft oder veröffentlicht wurden, z. B.:

• Akzeptanz von Funktionen. Eine gängige Kennzahl zur Benutzeraktivierung, die angibt, wie viele Benutzer mit einer Produktfunktion interagieren. Ungenutzte Funktionen senken den wahrgenommenen Wert und umgekehrt.
• Akzeptanz des Produkts. Dies ist ein Maß für die Benutzeraktivierung bei einer mobilen oder Web-App.
• Benutzeraktionen innerhalb von Sitzungen. Wenn jemand eine Website besucht, ist dies ein Maß dafür, wie stark diese Person in Form von Seitenaufrufen, Klicks, Videowiedergaben und mehr innerhalb einer Sitzung mit ihr interagiert.
• DAU. Aktive Nutzende pro Tag (daily active users) nach der Akzeptanz des Produkts. Oder, sobald sie die App haben, die Anzahl der Kunden, die damit interagieren. Die Kennzahlen sagen aus, ob sie sie an einem bestimmten Tag öffnen oder ansehen.
• MAU. Aktive Nutzende pro Monat (monthly active users), dies ist die Gesamtsumme der DAU über den Zeitraum eines Monats.

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, den Leistungsaspekt eines KPI zu messen, gibt es keinen Mangel an Kennzahlen, die Sie bei Ihrer Recherche unterstützen. Wählen Sie Kennzahlen, die für Ihr Produkt, Ihre Dienstleistung oder Ihre Lösung am relevantesten sind und verwertbare Erkenntnisse liefern.

4. Fügen Sie KPI zu Produkt Roadmaps hinzu 

Wie Fitnessgeräte, die in einem Keller eingemottet werden, werden auch KPIs nicht viel genutzt, wenn sie von denjenigen, die sich für das Erreichen täglicher (oder sogar stündlicher) Verbesserungen auf sie verlassen, nicht gesehen werden können.

Um die Sichtbarkeit und Transparenz zu erhöhen, sollten Sie Ihren KPI mit einer Produkt Roadmap verbinden. Wie der Name schon sagt, ist eine Produkt-Roadmap ein Hilfsmittel, mit dem Teams zwischen zwei Punkten navigieren können. Anstelle eines Ziels oder Standorts werden jedoch die Entwicklungsstufen eines Produkts über einen bestimmten Zeitraum hinweg aufgezeichnet.

Roadmaps helfen den Teams nicht nur dabei, sich ein Bild davon zu machen, wie ein Produkt in den nächsten Wochen oder Monaten dorthin gebracht werden kann, wo wir es haben wollen, sondern sie sorgen auch dafür, dass alle Beteiligten über die erzielten Fortschritte auf dem Laufenden bleiben. Aus diesem Grund sind die besten Produkt-Roadmaps online, interaktiv und für alle Teammitglieder zugänglich.

5. Weisen Sie bei Teambesprechungen auf KPIs hin

In jedem datengesteuerten, leistungsorientierten Unternehmen spielen KPIs eine aktive Rolle in Projektplanungs-Meetings, Kickoff-Meetings, Abteilungsbesprechungen, vierteljährlichen Roadmaps und Jahresberichten. Warum die hohe Sichtbarkeit für KPIs? Um den Fokus und die Fortschritte hin zu wichtigen Geschäftszielen zu verbessern.

Wenn die Mitarbeitenden jährliche Ziele festlegen, sollten die KPIs als Mittel zur Messung der persönlichen Verbesserung herangezogen werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die einzelnen Aufgaben auf die unternehmensweiten KPIs ausgerichtet sind.

Sobald KPIs Teil der Produktentwicklungsphilosophie in Ihrem Unternehmen sind, wird ihre Erstellung zu einer Selbstverständlichkeit. Je detaillierter Ihre Vision für die von Ihnen angebotene Lösung ist, desto mehr wird sie dazu beitragen, die KPIs für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung zu bestimmen, was Ihnen die Anpassung an Veränderungen ermöglicht.

Mit KPIs langfristig erfolgreich sein

KPIs sind Werkzeuge, keine Regeln. Um sicherzustellen, dass Ihre KPIs weiterhin die gewünschte Leistung und den gewünschten Erfolg erzielen, überprüfen Sie sie regelmäßig. Sind die von Ihnen verwendeten KPIs immer noch relevant für die Arbeit und auf Ihr Unternehmen abgestimmt? Wenn sich Projekte im Laufe der Zeit weiterentwickeln oder das Unternehmen seine Strategien ändert, müssen wahrscheinlich auch einige Ihrer KPIs geändert werden.

Stellen Sie einfach sicher, dass Sie alle Änderungen an Ihren KPIs mitteilen und erklären, warum Sie diese Anpassungen vornehmen. Teams und Organisationen können ihre KPIs optimal nutzen, wenn sie genau verstehen, was Sie messen, welchen Zweck die Verwendung dieser Kennzahlen verfolgt und wie sie mit Ihrer übergreifenden Strategie verknüpft sind.