Cinco etapas para criar KPIs de projeto para alinhar as metas e objetivos da equipe

No contexto de alcançar o sucesso com o planejando antecipado, Abraham Lincoln disse: "Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as primeiras quatro horas afiando o machado."

Planejar alcançar o sucesso é uma coisa. Mas como o sucesso é definido? Para líderes de equipe, gerentes de projeto, gerentes de produto ou qualquer outro profissional que preze pelo desempenho, essa resposta varia de acordo com o projeto ou a equipe. Dentro de uma organização com ritmo acelerado, mesmo esses parâmetros evoluem com o tempo.

É precisamente por isso que os KPIs são uma medida inestimável de sucesso para qualquer negócio com uma mentalidade tecnológica.

O que é um KPI?

KPI, em inglês, significa Key Performance Indicator (indicador-chave de desempenho). Os KPIs dão aos indivíduos e às equipes o foco de que necessitam para implementar melhorias estratégicas, mostrando onde há progresso rumo a um resultado pretendido. Os KPIs também proporcionam um meio não tendencioso para a tomada de decisões.

Ao usar um KPI para medir o sucesso, o desempenho desejado é definido como um alvo. O progresso é medido em relação às metas por meio de indicadores prospectivos (olhar para eventos futuros ou resultados) e indicadores retrospectivos (olhar para o passado para ver se esses resultados foram alcançados).

Por exemplo, a satisfação atual do cliente ou o reconhecimento da marca é visto como indicador prospectivo de um produto. A receita do ano anterior é um indicador retrospectivo, pois mostra o que já aconteceu.

Em termos simples, os KPIs permitem que as organizações orientadas por dados mantenham a capacidade de resposta aos comportamentos dos clientes.

Os KPIs são exclusivos para cada organização e devem corresponder a resultados específicos. Surpreendentemente, chegar ao grupo de KPIs mais relevantes para sua empresa não precisa ser tão complicado. 

Como criar KPIs

Definir KPIs para sua empresa requer uma abordagem estratégica. Sem foco ou disciplina, a lista de possibilidades pode se tornar infinita.

Ao criar KPIs, defina seus objetivos identificando as perguntas que você mais precisa responder sobre o estado da sua empresa. 

1. Estabeleça o contexto dos KPIs

Quando se trata de priorizar os objetivos comerciais, clareza é essencial. Afinal de contas, você está selecionando "indicadores-chave" de desempenho, e não um indicador de desempenho qualquer.

Isso depende de seus objetivos e sua estratégia de negócios. É por isso que é tão importante identificar as circunstâncias que moldam "quem", "o quê", "por quê", "como" e "quando" relacionados a seus KPIs.

Uma maneira simples e eficaz de estabelecer o contexto dos KPIs é criar uma tela de modelo comercial.

O business model canvas (modelo de negócios) oferece um resumo de uma página sobre o desempenho da sua empresa de acordo com as melhores informações disponíveis. Criado pelo teórico de negócios Alexander Osterwalder em meados dos anos 2000, é uma maneira eficaz de ajudar as empresas a condensar o planejamento estratégico de KPIs.

Pense nela como um plano de negócios em miniatura. Alguns dos principais elementos de um modelo de negócios são:

• Proposta de valor. Deve informar tudo o que você faz em uma única frase. Pode ser sua missão, o problema que você espera resolver ou o produto/serviço que você está desenvolvendo.
• Relacionamento com o cliente. É aqui que você define como (ou onde) você se comunica com cada segmento de clientes, constrói relações e diz a eles por que sua solução é a melhor.
• Segmentos de clientes e de mercado. São as pessoas, os grupos ou as organizações que realmente podem se beneficiar de sua solução. Encontrá-los exigirá investigação e pesquisa.
• Canais. Depois de identificar todos os seus diferentes segmentos, estes são os pontos em que as interações são feitas, o valor é entregue e os clientes acessam facilmente suas soluções.
• Principais parceiros. Produzir, comercializar e entregar sua solução aos clientes geralmente exige trabalhar com outras pessoas. Esta lista inclui fornecedores, distribuidores e terceiros.
• Fluxos de receita e modelo de preços. Quanto os clientes pagarão e como pagarão pelo seu produto/serviço? Seja para compra ou assinatura, garanta que os custos estejam cobertos.

Quando se trata de definir KPIs, o business model canvas é uma ótima maneira de estabelecer o contexto necessário e aprimorar suas métricas mais importantes de sucesso. 

2. Identifique suas metas de curto e longo prazo

Priorize metas qualitativas neste momento. Planeje fazer brainstormings de KPIs individualmente e em equipe com foco em como o desempenho será medido. Tente fazer perguntas voltadas para os KPIs, como:

• Qual é o resultado ideal para o lançamento deste produto/serviço?
• O que torna esse resultado importante para nossa organização?
• Como será medido nosso progresso rumo a esse resultado?
• Quais ações influenciam nossa conquista desse resultado?
• Quem/qual equipe é responsável por esse resultado?
• Com que frequência analisaremos/ajustaremos o progresso para esse resultado?

Pelo seu tamanho e natureza, algumas metas (por exemplo, sugerir mais ou menos 50 nomes potenciais para produtos e, em seguida, reduzir para cinco) podem ser rapidamente atribuídas e cumpridas. Todas elas contam como metas de curto prazo ideais para ajudar a moldar seus KPIs. Por outro lado, passar do conceito ao lançamento do produto em 18 meses é um esforço de longo prazo e envolve o acompanhamento de mais pessoas, recursos e marcos.

Uma vez que todos tenham idealizado e compilado as metas de curto e longo prazo, será útil organizá-las em categorias. Para que fiquem alinhadas à linha cronológica da solução, essas categorias podem refletir o estágio em que essas metas se encaixam no ciclo de vida do projeto: início, planejamento, execução e conclusão.

3. Defina as principais métricas de sucesso para cada meta 

É aqui que as métricas quantitativas se tornam parte do processo de criação dos KPIs. Identifique quais métricas de KPI são mais importantes para os departamentos de marketing, vendas ou financeiro da sua organização e, em seguida, use as métricas padrão de desempenho de negócios com as quais essas equipes estão familiarizadas:

• MRR. A receita recorrente mensal (Monthly Recurring Revenue, em inglês) é uma métrica crítica, especialmente para empresas de SaaS. É uma medida normalizada da receita preditiva que oferece insights sobre o status financeiro atual. Por exemplo, se uma empresa tiver 12 assinantes que pagam US$ 500 por mês, a MRR será de US$ 6 mil.
• NRR. Semelhante à MRR, a retenção de receita líquida (Net Revenue Retention, em inglês) é o seu percentual de receita recorrente em um determinado período após contabilizar cancelamentos, mudança de clientes para pacotes inferiores ou receitas de expansão. NRR maior que 100% indica crescimento. A maioria das empresas de SaaS corporativo se esforça por uma NRR superior a 125%.
• CPA. O custo por aquisição é uma métrica comum. Isso por que é melhor reter um cliente do que atrair novos. O CPA é calculado dividindo o custo total para adquirir clientes pelo número de clientes adquiridos. Lucratividade significa recompor o CPA por meio das vendas.
• NPS. O Net Promoter Score é uma medida da fidelidade do cliente. Foi popularizado pelas pesquisas de satisfação de pontuação de 0 a 10 (0 = nada provável, 10 = extremamente provável). O NPS se enquadra em uma destas três categorias: Promotores fiéis (9 - 10), Passivos satisfeitos (7 - 8) e Detratores (0 - 6).
• Crescimento da receita. Uma medição simples e eficaz do desempenho. Basta acompanhar a receita de vendas por um período (segundo trimestre, por exemplo). Subtraia a receita total de vendas do primeiro trimestre da receita do segundo trimestre. Divida esse número pela receita total do primeiro trimestre. Positivo ou negativo, esse é o crescimento da receita.

Outras métricas de negócios padrão para medições de KPI incluem conversão, a porcentagem de clientes mantidos por esforços de vendas e retenção, a porcentagem de clientes retidos em relação aos perdidos para os concorrentes, mudança de interesses ou necessidades dos clientes e insatisfação com os produtos.

Muitos gerentes de sucesso dos clientes e de produto também usam métricas padrão de desempenho de produto que medem o uso, a interação e o gosto pelos produtos depois de vendidos ou lançados, como:

• Adoção de recursos. Uma métrica comum de ativação de usuário, que expressa quantos usuários interagem com um recurso de produto. Recursos não utilizados reduzem o valor percebido e vice-versa.
• Adoção de produtos. Esta é uma medida da taxa de ativação de um aplicativo móvel ou web pelo usuário.
• Ações do usuário dentro de sessões. Quando alguém visita um site, é a medida do nível de envolvimento com visualizações de página, cliques, reproduções de vídeo, entre outras ações em uma sessão.
• DAU. Os usuários ativos diariamente (Daily Active Users, em inglês) após a adoção do produto. Para aqueles que têm o aplicativo, a métrica equivale ao número de clientes que interagem com ele. As métricas mostram se os clientes abrem ou visualizam o aplicativo em um determinado dia.
• MAU. Usuários ativos mensais (Monthly Active Users, em inglês) representam a soma agregada de DAU durante o período de um mês.

Ao buscar maneiras de medir o aspecto de desempenho de um KPI, a falta de métricas para informar sua pesquisa não será um problema. Escolha métricas que sejam mais relevantes para seu produto, seu serviço ou sua solução e que forneçam insights que possam ser colocados em prática.

4. Adicione KPIs a roadmaps de produtos 

Você não pode medir o que não acompanha. Como os equipamentos de ginástica esquecidos na garagem, os KPIs não terão muita serventia quando forem mantidos longe do olhar de quem depende deles para implementar melhorias diárias ou até mesmo de hora em hora.

Para aumentar a visibilidade e o alinhamento com o projeto, anexe seus KPIs a um roadmap de produto. Assim como o nome implica, um roadmap de produto é uma ferramenta que ajuda as equipes a transitar entre dois pontos. Mas, em vez de um destino ou local, você está traçando as etapas de desenvolvimento de um produto ao longo do tempo.

Os roadmaps não só ajudam as equipes a visualizar como levar um produto para onde queremos que ele esteja nas próximas semanas ou meses, como também mantêm todos alinhados (e atualizados) em relação ao progresso feito. É por isso que os melhores roadmaps de produtos são online, interativos e estão acessíveis aos membros de equipe.

5. Mencione os KPIs nas reuniões de equipe

Em qualquer local de trabalho orientado por dados e com foco no desempenho, os KPIs desempenham um papel ativo nas sessões de planejamento de projetos, reuniões de lançamento, reuniões de departamentos, roadmaps trimestrais e relatórios anuais. Por que a alta visibilidade para KPIs? Para melhorar o foco e o progresso em direção a metas comerciais significativas.

Quando os funcionários estabelecem metas anuais, os KPIs devem ser referenciados como um meio de medir a melhoria pessoal. Isso ajudará a garantir que as tarefas individuais trabalhem em prol dos KPIs em toda a empresa.

Assim que os KPIs se tornarem parte da mentalidade de desenvolvimento de produtos dentro de sua organização, criá-los será tarefa de rotina. Quanto mais detalhada for sua visão para a solução que você oferece, mais ela ajudará a embasar os KPIs de seu produto/serviço, o que permite que você se adapte às mudanças.

Uso de KPIs para o sucesso em longo prazo

KPIs são ferramentas, não regras. Para garantir que seus KPIs continuem a gerar o desempenho e o sucesso desejados, revise-os regularmente. Os KPIs que você usa ainda são relevantes para o trabalho e estão alinhados com o seu negócio? Assim como os projetos evoluem com o tempo ou a empresa muda suas estratégias, alguns de seus KPIs provavelmente também precisarão mudar. 

Apenas certifique-se de comunicar quaisquer alterações em seus KPIs e por que é necessário fazer esses ajustes. As equipes e organizações obterão o máximo de seus KPIs quando entenderem exatamente o que é medido, o propósito por trás do uso dessas métricas e como elas se conectam à sua estratégia abrangente. 

Acompanhe e comunique os KPIs de sua equipe com a Lucid.