Vamos falar sobre as famosas sessões de brainstorming. Elas sempre soam tão promissoras, e até mesmo empolgantes! É um momento em que deixamos de lado o dia típico de trabalho para encontrar soluções novas e melhores para os problemas, participando de uma equipe de colaboradores motivados e exercendo a criatividade em reuniões dedicadas à formação de ideias. 

Infelizmente, a maioria das sessões de brainstorming não são bem assim. Elas geram uma abundância de ideias, mas com pouco foco; e quando opiniões e vozes mais altas acabam sobressaindo no grupo, alguns participantes perdem o interesse. E então, o trabalho em equipe vai por água abaixo. 

Quer dicas sobre como realizar sessões de brainstorming e formação de ideias mais práticas com sua equipe? 

Com algumas informações essenciais e orientações básicas, você aprenderá a realizar uma sessão de brainstorming prática rapidamente. Tudo começa com uma decisão simples e importante para o grupo.

7 dicas para melhorar sua reunião de brainstorming

1. Escolha um facilitador 

Já ouviu falar em barco sem leme? Bom, é praticamente o mesmo que fazer brainstorming em grupo sem um facilitador (coordenador de grupo): uma situação frustrante e sem qualquer senso de direção. O papel do facilitador é fundamental para realizar sessões práticas de brainstorming e garantir que o tempo está sendo bem aproveitado.

Ao escolher um facilitador, certifique-se de que é uma pessoa imparcial, que não tem medo de orientar (ou redirecionar) a conversa conforme necessário e que se esforçará para garantir que todos tenham chances de contribuir.

O facilitador de uma sessão de brainstorming também vai esboçar, esclarecer e aplicar as regras para o grupo. No final da sessão, o facilitador ajuda a registrar as melhores ideias, explicar os próximos passos e compartilhar as aprendizagens obtidas com a empresa.

Depois de escolher o facilitador certo para seu brainstorming em grupo, passe para a segunda dica. 

2. Monte uma equipe diversificada

Para realizar uma reunião de brainstorming prática, escolha bem quem participará do grupo. Convide pessoas de variadas origens, históricos e áreas em sua empresa, e certifique-se de que os membros selecionados tenham alguma associação com o problema que você está tentando resolver na sessão de brainstorming. 

Se um participante acredita que o tema discutido no brainstorming não é relevante, ou se ele/ela não sentir proximidade com o problema em questão, ele terá dificuldade para contribuir de forma significativa. 

Além de juntar funcionários com diferentes perspectivas de seu produto, empresa e clientes, certifique-se de que o grupo não seja nem muito grande nem muito pequeno. Para a maioria das sessões de brainstorming, o ideal é entre 6 e 10 participantes.

3. Mostre a programação para a equipe

Como qualquer outra reunião, uma sessão de brainstorming em grupo precisa ter uma programação. Todos devem entender o objetivo da reunião de antemão para estarem prontos para participar.

Além disso, montar uma programação e traçar os objetivos do brainstorming para sua equipe ajudará você (e o facilitador) a se responsabilizarem pela sua realização. Um brainstorming eficiente começa com uma boa preparação e um bom planejamento.

A programação do brainstorming pode incluir alguns dos seguintes elementos:

• Comece fazendo um ensaio do brainstorming
• Descreva o problema a ser resolvido
• Faça perguntas para inspirar a equipe
• Permita que todos contribuam com ideias
• Anote todas as ideias geradas
• Desenvolva as ideias mais relevantes
• Encerre a sessão e planeje os próximos passos

Dependendo do grau de seriedade do problema que sua equipe está tentando resolver, a sessão de brainstorming e formação de ideias poderá incluir algumas reuniões de acompanhamento.

4. Inspire as pessoas a gerar ideias 

Nem todo mundo consegue fazer brainstorming com facilidade. Em uma dinâmica de grupo, há uma cobrança maior para resolver os problemas rapidamente. Mas, em geral, o grande obstáculo é apenas iniciar a sessão. 

Por isso, recomendamos começar com um quebra-gelo para deixar a energia criativa fluir. 

Você pode fazer uma atividade simples e sem relevância à sessão de brainstorming. A intenção é que todos relaxem um pouco, incentivando o grupo a pensar de forma inusitada. 

Veja alguns exemplos de atividades de quebra-gelo básicas e eficazes:

• Associação livre de palavras: é tão fácil quanto parece. Escolha um tópico e vá criando uma lista de palavras.
• Brainstorming reverso: pegue palavras aleatórias e pergunte quais produtos essas palavras poderiam inspirar.
• Conte histórias circulares: crie uma introdução básica e, em seguida, todos acrescentam frases para dar continuidade à história.
• A beleza de um simples tijolo: peça para a equipe listar todas as utilidades possíveis de um tijolo. Quanto mais esquisito, melhor.

Quando o grupo estiver aquecido, se divertindo e pensando de forma desinibida, é hora de o facilitador dar início à sessão de brainstorming. Para não perder o embalo, foque o pensamento da equipe em torno de uma ou mais perguntas do tipo “Como podemos...”.

Esse tipo de perguntas são formuladas para sugerir a possibilidade de haver uma solução e para despertar a imaginação da equipe. Por exemplo, se você está fazendo brainstorming para criar um novo nome para um smartphone que tem uma câmera incrível, pergunte: “como podemos descrever um aparelho celular feito para pessoas criativas e artísticas?” 

Ao fazer uma pergunta de "Como podemos...", certifique-se de que não seja muito ampla (“Como podemos chamar este celular novo?”) e nem muito específica (“Como podemos chamar um celular com 441 pixels por polegada de nitidez junto com uma resolução de 1200 x 2640 pixels em uma tela OLED de 6,58 polegadas?”).

Se usadas corretamente, perguntas de "Como podemos..." vão gerar ideias significativas, inspiradas e diferenciadas.

5. Tente documentar tudo

Durante a sessão de formação de ideias, anote e registre tudo que puder. Nem todas as ideias ou sugestões serão boas, mas esse não é o propósito. Muitas vezes, um fragmento ou uma pequena noção de uma ideia vai inspirar a solução certa para você e sua organização.

Para documentar tudo o máximo possível, recomendamos:

• Delegar um participante do brainstorming para tomar notas/registrar a reunião.
• Usar uma lousa digital on-line, um quadro branco físico ou um flipchart.
• Enviar um e-mail para o grupo depois da sessão resumindo a reunião e indicando os próximos passos.

Durante a reunião, tenha muitas notas adesivas e marcadores em mãos. A intenção é se divertir e ser diferente de um dia típico de trabalho. A presença de notas adesivas ou notas adesivas digitais por si só pode ser suficiente para incentivar a participação do grupo. E, além do mais, notas adesivas ajudam a documentar o processo.

6. Abra espaço para as pessoas contribuírem com ideias individualmente

É claro que nem tudo pode ser realizado ou resolvido em apenas uma sessão de brainstorming, e nem tudo é para ser solucionado em grupo. Na verdade, o brainstorming em grupo pode até ser menos eficiente do que o brainstorming individual.

Por isso, ao encerrar uma sessão, recomendamos reservar um tempo para que cada membro da equipe possa continuar o brainstorming por conta própria.

Formar ideias individualmente é mais eficiente porque ao trabalharem sozinhas, as pessoas não se sentem julgadas e inibidas pelas opiniões dos outros. Algumas pessoas podem se sentir intimidadas para expor uma ideia ao grupo, mas dada a devida oportunidade, a ideia poderá ser desenvolvida e se tornar algo realmente incrível.

Isso pode acontecer na própria sessão de brainstorming em grupo ou entre sessões, se elas forem realizadas ao longo de alguns dias. De qualquer forma, é importante compartilhar ideias e conversar sobre as semelhanças entre elas quando a equipe se reunir novamente, e então descobrir se algo novo e interessante poderá ser aproveitado.

7. Elabore ideias compartilhadas

Durante o brainstorming inicial, a criatividade é bem-vinda. Tudo deve ser considerado. Dê preferência à quantidade de ideias, não à qualidade, e lembre-se de que a espontaneidade é um fator-chave. O ideal é criar uma grande lista de ideias para escolher dentre as opções. 

Quando as ideias pararem de fluir, você notará alguns padrões e semelhanças entre os conceitos gerados.

O facilitador vai organizar e categorizar essas ideias, e usá-las como base para abrir um diálogo mais aprofundado. Se todos os participantes tiverem a chance de contribuir, fica mais fácil trabalharem juntos para determinar uma solução. As pessoas se envolvem e se comprometem mais com ideias que ajudaram a desenvolver. 

Finalização

Lembre-se, realizar sessões de brainstorming e formação de ideias apenas ajudará sua equipe a viabilizar soluções. Colocar as ideias em prática acontecerá posteriormente. Para realizar sessões de brainstorming melhores e mais práticas, e revelar soluções mais rapidamente, inclua o Lucidspark em seu conjunto de aplicativos.

2. Assemble a diverse team

For effective brainstorm sessions, choose your group wisely. Invite individuals from a variety of backgrounds and disciplines in your organization. Of course, the team members you select should have some connection to the issue you’re trying to resolve in the brainstorm session. If a participant doesn’t find the topic relevant or feels too far removed from the problem, it might be hard for them to contribute to the discussion in a meaningful way. 

Besides bringing together employees with different perspectives on your product, company, and its clients, ensure your group isn't too large or too small. The magic number tends to lie somewhere between six and 10 participants.

3. Outline the team agenda

Like any meeting, a group brainstorm needs an agenda. Everyone should understand the objective of the ideation beforehand so they can be ready to jump in and participate.

Putting together an agenda and outlining objectives will also help you (and your facilitator) stay accountable. Productive brainstorming starts with thoughtful preparation and planning.

The agenda of your brainstorm could include some of the following elements:

• Describing the problem
• Asking questions to inspire the team
• Pitching ideas
• Planning next steps

Depending on how complex or serious the problem is, the team brainstorm and ideation session may require a few follow-up meetings.

4. Inspire others to ideate 

Brainstorming doesn’t come naturally to everyone. And with the group dynamic at play, there’s added pressure to quickly solve a problem. But the biggest challenge is just getting started. 

That's why it’s helpful to kick things off with an icebreaker to get the creative juices flowing. This can even be a low-stakes activity with no connection or relevance to your actual brainstorm meeting— the intent is to give everyone a moment to relax and to encourage out-of-the-box thinking. Try out some of our favorite team activities. Once the group is warmed up, having fun, and thinking freely, it’s time for the facilitator to get the actual brainstorming meeting underway.

To maintain momentum and enthusiasm, it’s helpful to frame your team’s thinking around one or more “How Might We” questions. HMW questions are worded in a way that suggests a solution is possible while sparking the team’s imagination. For example, if you're brainstorming names for a new smartphone with a powerful camera, ask “How might we describe a phone made for creative and artistic people?” When asking a HMW question, make sure that it’s not too broad (e.g.,“How might we name a new phone?”) and not too narrow (e.g.,“How might we name a phone with 441 pixels-per-inch sharpness combined with 1200 x 2640 pixel resolution on a 6.58-inch OLED-type screen?”).

Used correctly, HMW questions will provoke meaningful, inspired, and nuanced ideation.

5. Try to document everything

Once the ideation session is in progress, you’ll want to record and write down as much as you can. You won’t strike gold with every idea or suggestion, but that’s not the point. Often, it’s the fragment or notion of a concept that will lead you and your organization to the right solution.

A digital whiteboard like Lucidspark is the perfect way to keep track of your ideas. With dynamic features to optimize your documentation, tools to encourage collaboration, and integrations to make the most of your time, Lucidspark will help optimize your brainstorming session. Plus, revisit your material anytime or easily send to stakeholders at the click of a button.

6. Allow for individual ideation

Obviously, not every problem can be solved over the course of one brainstorm meeting. That’s why you need to set aside time for each team member can continue an ideation session of their own, picking up where the group left off.

The reason that individual ideation is often more effective is that, working alone, people are free of judgment and not inhibited by the opinions of others. An idea that someone might feel hesitant to bring up in a group can transform into something amazing if given a chance.

Regardless of how you set up individual ideation sessions, it is important to share ideas when the team regroups. Then, see if the discussion sparks new thoughts.

7. Elaborate on shared ideas

During the initial brainstorming, creativity is welcome. Nothing is too far-fetched. Promote quantity over quality. Spontaneity is key to gather a large list of ideas to choose from. Even if the suggestions seem random at first, you'll start to notice similarities between concepts as the session progresses.

The facilitator should organize and categorize these ideas, using them as the basis for further discussion. When everyone’s had the chance to contribute, it becomes easier to work together toward a solution. People commit more readily to ideas they helped develop. 

Bringing it all together

Remember, running a brainstorming session is meant to help your team come up with the possibilities for a solution. Putting those ideas into action is something that will take place at a later date. To facilitate more successful and effective brainstorming sessions and get to those solutions faster, try these brainstorming tips using Lucidspark.