ファシリテーションツールと会議ファシリテーションのコツ

船乗りが旅に出るとき、その船路を導くのが強く波打つ帆です。帆がなければ、時間通りに目的地に到着することはできません。

意外な気もしますが、会議のファシリテーターと船の帆には、一群の人を導くという意味で共通点があります。これがなくとも船旅や会議を始めることはできなくもないですが、疲れる上、効率も悪くなります。

先日、Team Catapult の CEO、Marsha Acker 氏をお迎えして効果的なファシリテーションのメリットや会議ファシリテーションのコツ、ファシリテーターのスキル向上方法を探るウェビナーを開催しました。ウェビナーの本編で、同氏は会議のスケジュールを立てることと実際にファシリテーター役を務めることの違いについて述べ、こうしたスキルセットがないと組織運営が困難となる理由を説明しました。

ファシリテーションプロセスとは？

効果的なファシリテーションを実践で理解するには、5つのステップに従って進めます。Team Catapult 考案のこのファシリテーションプロセスで、会議の参加者が最高のアイデアを出せるよう支援することができます。

何よりも、事前準備のおかげで時間の無駄がなくなるのが最大のメリットです。プロセスは以下の要素に分解できます。

計画

多くのファシリテーターが見逃している点ですが、作業は実際の会議のずっと前から始まっています。時間をかけて計画を立てることで、明確なテーマを絞った状態で会議を始められ、参加者に最終的な目標を十分周知できるようになります。

設計

この段階では、ファシリテーターが望ましい結果に到達するための方法を定義します。議題や主席者に参加してもらいたい方法に基づき、グループでどのようなプロセスを取るべきかを決めます。

役立つヒント : 会議の計画と設計の段階には、会議そのもののの約2.5倍の時間がかかります。十分な準備期間を確保するようにしましょう。

進行

いよいよ会議本番です。会議の進行を行うファシリテーターがその後の話し合いの流れを決めることとなります。参加者を軌道に乗せるだけでなく、イノベーションを実現できるよう、心理的な安全感も確保することが大切です。このセグメントは次の4つの段階に沿って進みます。
- 可能性を探る。
- あらゆる代替案を評価する。
- 意思決定を行うか、次のステップへ移行する。
- 話し合いを終了する。

会議1回につき上記のステップを何度か繰り返し、最終的な目標を目指すこともできます。

記録・評価

大仰な議事録を作る時代は終わりました。現代の優れたファシリテーターは、前に進むための行動、意思決定と次のステップを簡単に記録します。こうすることで、会議の長所と短所を分かりやすく評価できるようになります。

適応

他のファシリテーターと差をつけるためには、適応力が大切です。自分のファシリテーションスキルをさらに向上させるためにフィードバックを集めたり、セッションで得られた成果を振り返るなどして継続的な改善の機会を見つけるようにします。

会議ファシリテーションがラクになる究極のツール

ファシリテーターとしてのスキルをさらに高めるため、Marsha Acker 氏の協力で Lucidspark の4つの会議ファシリテーションテンプレートを作成しました。その内容を簡単にご紹介します。

計画キャンバス

上述のとおり、優れたファシリテーターとなるには計画が大切です。能力あるファシリテーターは、会議前に必要な作業を済ませておき、何を行うかを参加者に提示できるようにします (自分自身でも準備をしておきます)。

Lucidspark の計画キャンバスを使えば、会議が始まるまでにしておくべき準備の内容が正確に見通せます。例えば、会議の目的、会議の終了までチームが下すべき決断などを自問するプロセスを始め、さまざまな場面で役立つファシリテーションテンプレートです。

このキャンバスには以下の内容が含まれます。

• 成果
• 目的
• 体験 (具体的には参加者に体験してもらいたいこと)
• 日付/場所/物流管理
• 意思決定/権限の範囲
• 参加者
• この他にも適宜テーマや意見を取り込めるスペースあり

ファシリテーションが難しかったり、計画通りに進まない場合には、もう一度計画を確認してみましょう。ファシリテーションプロセスでは、特に計画の段階に時間をかけて内容を明確化する必要があります。会議の主題をはっきりさせ、適切に設計できるよう、次の会議の計画を効果的かつ的確に立てるために十分な時間を取るよう心がけましょう。

議題設計のためのキャンバス

ファシリテーションスキルは、会議の議題と目的に沿った会議とするための事前準備があって初めて活きてきます。多くの企業が効果に乏しい会議に苦慮しているのが現実で、平均的な従業員は一般に月当たり62回の会議に出席しますが、Otter.ai によれば、そのうちの約37％の会議が無駄に終わっています。

こうした会議にこそ、ファシリテーターが必要なのです。

じっくり時間をかけて計画をしておけば、効果的に会議を進められ、会議の回数も減り、結果的に企業のコスト削減につながります。議題設計キャンバステンプレートでは、目的、場所や議題などの項目を決め、参加者が使用するツールも決められます。それぞれの議題の全体的な成果については、あまり気にせずに次の段階に進みましょう。

会議に必要なアクションアイテムや成果をすべてまとめるのは大変なこともありますが、Lucidspark の議題設計キャンバステンプレートを使えば、会議の前に重要な質問に答える形で手軽にまとめを行うことができます。

例えば、目的とする成果を得るため、具体的にどのように会議の参加者を引き込んでいくかを考えてみましょう。Acker 氏はこう説明します。「このタイミングで、どんなインプットとアウトプットが必要かを自問します。また、これらを集める上でどのようなプロセスを取るかも考えます。参加者を少人数のグループに分けてブレインストーミングし、終了後に全体でまた集まり、議題のどれかに対する回答を出してもらうこともできます。」

もちろん、グループプロセスの設計方法にルールはありません。上記の例はあくまで方法の一つです。

ファシリテーターガイド

ファシリテーションスキルを向上させるために役立つ Lucidspark のファシリテーションテンプレートとして最後にご紹介するのが、ファシリテーターガイドです。会議によく使う PDF や Word 文書が堅苦しいと感じられる場合は、このファシリテーターガイドテンプレートを使ってみましょう。

グループプロセス設計のセクションから各セグメントにつき望ましい成果の文書化まで、必要なものがすべて含まれています。

時間をかけて努力すれば、ファシリテーションのスキルを高めることができます。TeamCatapult 作成のファシリテーションプロセスに従い、Lucidspark のファシリテーションツールキットを活用すれば、組織でイノベーションを生み出す効率的な会議の場の実現に一歩近づけます。さっそく試してみましょう！