Lorsque des navigateurs embarquent pour une traversée, sur quoi s’appuient-ils ? Sur des voiles robustes et réactives. Sans elles, ces aventuriers auraient du mal à arriver à destination dans les temps.

Bien que la comparaison puisse paraître hasardeuse, les animateurs de réunions et les voiles de bateau ont en réalité un point commun essentiel : tous deux aident à faire avancer un groupe de personnes. Techniquement parlant, vous pouvez entamer votre traversée ou votre réunion sans eux, mais le voyage sera alors épuisant et inefficace.

Nous avons rejoint il y a peu Marsha Acker, PDG de TeamCatapult et experte en animation de réunion  de travail, pour un webinaire sur les avantages d’une animation efficace et les options dont les animateurs disposent pour améliorer leurs compétences. Tout au long du webinaire, Marsha a expliqué la différence entre planifier une réunion et jouer véritablement un rôle d’animateur, ainsi que les difficultés que votre organisation peut rencontrer sans cet ensemble de compétences.

Quel est le rôle de l’animateur de réunion ?

Comprendre et animer une réunion efficace est un processus en cinq étapes. Créé par TeamCatapult, cette méthode d’animation de réunion aide les participants à se préparer afin de présenter leurs meilleures idées.

Et le meilleur dans tout ça ? Vous ne perdez que très peu de temps grâce au travail de préparation ! Voici en détail comment organiser une réunion de travail :

Planifier

De nombreux animateurs ne comprennent pas que le travail commence bien avant la réunion proprement dite. En prenant le temps de la planifier, cette dernière commence avec un objectif clair et permet aux participants de connaître sa finalité.

Concevoir

Dans cette phase, les animateurs doivent définir comment ils comptent atteindre les résultats souhaités. Ils doivent également du processus collectif le plus approprié en fonction des points à l’ordre du jour et de la manière dont les participants doivent intervenir.

Conseil : les phases de planification et de conception prennent environ 2,5 fois plus de temps que la réunion elle-même ! Veillez à vous accorder suffisamment de temps de préparation pour animer au mieux votre réunion.

Conduire

C’est ici que la véritable magie opère. Lorsque vous dirigez la réunion, c’est vous qui déterminez le ton de la séance. Il vous revient non seulement de veiller à ce que les participants ne s’éparpillent pas, mais aussi de générer un climat de confiance propice à l’innovation. Cette étape du processus comprend elle-même quatre phases :
- Explorer les possibilités.
- Évaluer toutes les alternatives.
- Prendre une décision ou passer à l’étape suivante.
- Conclure.

Vous pouvez répéter les étapes ci-dessus plusieurs fois au cours d’une même réunion afin d’atteindre votre objectif final.

Documenter et évaluer

Fini le temps des comptes rendus de réunion surchargés. De nos jours, les meilleurs animateurs se contentent de documenter les actions, les décisions et les prochaines étapes. Cette stratégie permet d’évaluer facilement les avantages et les inconvénients de la réunion en question.

S’adapter

Votre capacité d’adaptation est le facteur qui vous permettra de vous démarquer des autres animateurs. Par conséquent, vous devez saisir des opportunités d’amélioration continue afin de renforcer vos compétences. Vous pouvez par exemple recueillir des commentaires et réfléchir aux résultats obtenus pendant une séance.

L’animation clés en main : la parfaite boîte à outils pour animer une réunion

Pour vous aider à développer vos compétences en matière de réunions, nous avons créé quatre modèles Lucidspark en collaboration avec Marsha Acker. Voici un aperçu de ce à quoi vous pouvez vous attendre.

Le tableau de planification

Comme indiqué précédemment, la planification est la première étape pour devenir un animateur hors pair. Un expert accomplit tout le travail nécessaire avant la réunion afin que les participants puissent savoir à quoi s’attendre (et se préparer eux-mêmes !).

Le tableau de planification de Lucidspark vous permet de voir exactement ce qui doit être réalisé avant le début de la réunion. Par exemple, vous pouvez vous demander : quel est l’objectif de la réunion ? Ou encore, quelles décisions l’équipe doit-elle prendre avant la fin de la réunion ? Ce modèle vous aide dans cette tâche et bien plus encore !

Le document complet comprend :

• Résultats
• Objectif
• Expérience (plus précisément, ce que vous voulez faire vivre aux participants)
• Date/lieu/logistique
• Décisions/champ d’application
• Participants
• Bonus : espace supplémentaire pour d’autres sujets et contributions

Si vous trouvez qu’animer votre réunion est difficile, ou que rien ne se passe comme prévu, reprenez votre plan. Le plus souvent, la partie planification du processus d’animation gagnerait à être étoffée et clarifiée. Veillez à prendre suffisamment de temps pour planifier efficacement et soigneusement votre réunion à venir, afin de pouvoir vous concentrer sur l’essentiel et de concevoir correctement son déroulement.

Le modèle d’ordre du jour de réunion

Vos talents d’animateur sont tributaires de l’ordre du jour et du travail préparatoire réalisés pour assurer une réunion constructive. Le fait est qu’un nombre important de réunions professionnelles sont inefficaces. En moyenne, un employé assiste à 62 réunions par mois, et selon Otter.ai, environ 37 % de ces rencontres ne sont pas productives.

C’est là que vous intervenez.

Grâce au temps que vous avez consacré à la phase de planification, votre réunion sera plus efficace et vous réduirez le nombre de rencontres nécessaires pour votre projet, ce qui fera réaliser des économies à votre entreprise. Le modèle d’ordre du jour de réunion vous permet de définir l’objectif, le lieu et les points de l’ordre du jour, ainsi que déterminer les outils technologiques que chaque participant utilisera. Évitez d’aborder trop en détail les résultats attendus pour chaque point de l’ordre du jour et gardez cette tâche pour la suite.

Il est parfois difficile de rassembler tous les éléments d’action et les résultats escomptés pour une réunion donnée. Par chance, le modèle d’ordre du jour de réunion de Lucidspark peut vous aider à recueillir ces informations en répondant à des questions essentielles avant le début de la rencontre.

Par exemple, comment envisagez-vous concrètement de solliciter les participants pour atteindre les résultats souhaités ? Marsha Acker explique : « Pendant cette phase, vous pouvez vous demander quelles sont les entrées et les sorties nécessaires. Déterminez également quelle approche collaborative utiliser pour guider les participants dans ce processus. Vous pouvez par exemple diviser ces derniers en petits groupes de discussion, puis les réunir à nouveau en leur demandant de suggérer une réponse à l’un des éléments de l’ordre du jour. »

Bien entendu, il existe une multitude de manières d’approcher votre processus collectif, mais vous pouvez vous inspirer de l’exemple ci-dessus.

Le guide de l’animateur

Le guide de l’animateur est le dernier modèle Lucidspark qui vous permettra de renforcer vos compétences en matière de réunions. Si vous trouvez que les PDF ou les documents Word sont compliqués et contraignants, ce modèle de guide de l’animateur est fait pour vous !

Il comprend tout ce dont vous avez besoin, de l’étape de conception du processus collectif à la documentation des résultats escomptés pour chaque phase.

Animer des réunions est un savoir-faire évolutif qui demande du temps et des efforts ! En suivant le processus d’animation créé par TeamCatapult, et en utilisant les modèles Lucidspark correspondants, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour préparer des réunions efficaces et innovantes dans votre entreprise. Lancez-vous dès aujourd’hui !