Je suis un grand fan des rétrospectives. Au cours de mes 17 années en tant que coach et consultant agile, j’ai participé à un grand nombre d’entre elles.

Lors d’une rétrospective, une équipe se réunit pour tirer des enseignements de ses réalisations et les saluer, tout en prenant un moment pour identifier et planifier des améliorations.

De nombreuses équipes ont dû adapter leurs rétrospectives au travail hybride. Adapter ne signifie pas arrêter. Au contraire, nous devons accorder encore plus de valeur à la régularité et à l’efficacité de ces réunions !

Ces échanges délibérés et répétés après un projet, quelle que soit son ampleur, aident les équipes à :

• améliorer leurs processus et les résultats de leurs projets
• célébrer les victoires individuelles et collectives
• créer des liens étroits de collaboration, quelle que soit la distance qui sépare les participants

Alors, comment organiser des rétrospectives efficaces à distance ?

Tout d’abord, il convient de soigner l’animation, la planification et la collaboration visuelle.

Récemment, j’ai eu l’occasion d’animer une rétrospective multi-équipes à distance. Cette réunion portait sur un grand projet qui s’est étalé sur plusieurs mois et a impliqué de nombreuses équipes au sein de notre organisation, ici chez Lucid.

J’ai utilisé le modèle Lucidspark de rétrospective multi-équipes ci-dessous pour que la magie opère.

Voici trois leçons que j’ai apprises en organisant cette rétrospective et ce que l’utilisation de ce modèle a changé.

1. Définir les objectifs pour une meilleure coordination

Cette rétrospective particulière devait durer trois heures. Si cela vous paraît long pour une réunion à distance, sachez que la majorité de nos participants étaient du même avis avant d’y assister. Mais cette durée était indispensable pour que la rétrospective soit intéressante, car le projet s’est étendu sur plusieurs mois et a impliqué plusieurs équipes.

Pour en faire un événement réussi, nous avons fixé à l’avance les attentes avec les participants à la réunion. Cela signifie :

• Envoyer un ordre du jour expliquant les objectifs, les résultats ainsi qu’une vue d’ensemble de la réunion
• Planifier une petite pause après chaque heure de réunion
• Identifier le meilleur moment pour réunir tous les participants - pour nous, c'était le matin
• Partager les attentes de la réunion ainsi que le travail qui doit être fait au préalable, ce qui permet aux participants de se préparer

Quelle que soit leur durée, les rétrospectives peuvent être émotionnellement éprouvantes. Il peut être pénible de partager des commentaires difficiles et de rester devant une webcam pendant de longues heures. En animant votre réunion de manière ciblée et judicieuse, vos participants pourront tirer le meilleur parti de leur rétrospective.

En outre, encouragez vos participants et animateurs (c’est-à-dire vous) à se détendre après une rétrospective en grand groupe. Songez à faire une activité ludique ensemble ! Relâchez un peu la pression avant de commencer votre prochain sprint.

2. Célébrer plus souvent les réalisations des uns et des autres

Nous passons trop souvent d’une chose à l’autre sans prendre le temps de célébrer les victoires. Quelles nouvelles solutions votre équipe a-t-elle créées ? Ou bien, comment avez-vous renforcé les liens au sein de l’équipe ? Quels que soient les succès de votre équipe, célébrez-les ensemble.

Les données relatives à l’impact du travail de l’équipe constituent un excellent moyen de communiquer les réalisations. Lors de notre récente rétrospective, nous avons partagé certains indicateurs que de nombreux participants n’avaient jamais vus auparavant ! Nous nous souvenons encore de la réaction de l’équipe lorsqu’elle a constaté les retombées de son action.

Célébrer les victoires de l’équipe aide également les employés à créer des liens et à percevoir leur travail et leur impact dans leurs entièretés.

Les données et les indicateurs sont non seulement utiles aux équipes concernées, mais ils présentent également un intérêt pour l’organisation. Lors de la préparation de notre dernière rétrospective, nous avons partagé les données avec certains cadres, qui ont ensuite préenregistré des vidéos de remerciement aux équipes pour que nous les diffusions lors de l’événement. Nous avons également présenté ces informations lors d’une réunion générale afin de mettre en valeur les équipes et l’impact de leurs efforts.

Notre groupe a également célébré ses succès lors de notre dernière rétrospective grâce à l’atelier « sac à dos » ci-dessous.

Comme vous le voyez, le « sac à dos » de chaque personne était couvert de patchs virtuels placés là par les autres membres de l’équipe. Ces patchs félicitaient chaque participant au projet pour sa contribution. En prenant quelques minutes pour réfléchir à l’importance de chaque collaborateur dans la réussite de notre travail, notre équipe a pu apprécier davantage les compétences des uns et des autres, ainsi que les liens qui unissent ses membres.

3. Partager différents points de vue pour améliorer la collaboration

L’une des principales valeurs d’une rétrospective multi-équipes est l’opportunité de partager l’expérience vécue par chacune d’entre elles et de comprendre l’impact que les différents groupes ont les uns sur les autres. Cela permet à la fois d’en prendre conscience et d’approfondir les liens entre les équipes.

Dans notre dernier exemple, nous avons utilisé la métaphore de l’ascension d’une montagne. Comme la plupart des randonneurs le savent, la vue peut être à couper le souffle, mais le voyage est parfois éprouvant. Nous avons demandé aux participants d’imaginer qu’ils sont au sommet de leur montagne et qu’ils viennent de réaliser quelque chose d’extraordinaire ! Alors que nous admirons la vue, l’un de nos collègues se tourne vers les autres et leur dit : « C’est magique ! Recommençons le week-end prochain ! » Le groupe pourrait répondre : « Nous aimerions bien, mais pas exactement de la même manière.  Nous avons découvert un chemin potentiellement plus facile, essayons-le ». Ou encore : « Je veux être sûr de revoir cette cascade en montant, mais je veux éviter le grand trou dans lequel je suis tombé. » Il est important pour le groupe d’évaluer le parcours afin de rendre l’ascension plus simple à l’avenir.

Nous avons demandé aux équipes d’inspecter leur « ascension » en notant divers événements en cours de route. Il s’agit d’un excellent point de départ, mais nous voulions que ce groupe aille plus loin. Nous avons donc demandé aux participants de dessiner un « sismographe émotionnel ». Ils ont ainsi obtenu un visuel commun du portrait émotionnel de cette « ascension ».

À certains moments, la plupart des équipes étaient optimistes quant aux progrès accomplis et à d’autres, la situation était plus difficile, comme en témoignent les creux du sismographe. Le message principal est qu’aucun projet n’est parfait. Disposer de ce visuel et pouvoir échanger à son sujet est un excellent moyen de générer des perspectives.

S’il peut être éprouvant de partager certains de ces moments difficiles, les animateurs peuvent encourager un esprit de croissance. Prendre le temps de réaliser cette rétrospective a aidé chaque participant à comprendre le point de vue des autres membres de l’équipe pour, en fin de compte, améliorer leurs futures relations de travail.

Alors, cette rétrospective a-t-elle été un succès ? C’est évident !

Organiser ces réunions à distance présente de nouveaux défis, mais les rétrospectives sont d’une importance cruciale, et le jeu en vaut la chandelle. Dans un environnement de travail hybride, les équipes doivent établir des liens solides pour livrer rapidement des solutions de qualité. Grâce à des rétrospectives animées de manière appropriée, les équipes peuvent évaluer leurs performances et s’adapter afin d’améliorer leurs collaboration et leurs relations de travail à l’avenir.