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Comment utiliser les salles de réunion virtuelles pour vos équipes hybrides

Temps de lecture : environ 8 min

Cela semble être un lointain souvenir, mais hier encore, les équipes se réunissaient dans des bureaux pour travailler et collaborer en personne. On y partageait des rires, une étagère dans le frigo, des salles de conférence, et des bonjours en se croisant dans le couloir. Pour obtenir une réponse rapide à une question, il suffisait de se rendre au poste d’un collègue et les équipes collaboratives s’attaquaient souvent ensemble aux problèmes et projets importants dans des salles de travail dédiées.

Beaucoup de choses ont changé. Aujourd’hui, les équipes travaillent à la fois en présentiel et à distance, d’un peu partout dans le monde. La collaboration et la communication se font désormais de manière virtuelle, par le biais de la visioconférence, de plateformes de messagerie et d’outils de gestion de projet. À mesure que les environnements de travail hybrides s’installeront durablement, les salles de réunion virtuelles continueront de remplacer des bureaux physiques. Les équipes hybrides performantes auront donc besoin d’une solution flexible et pratique pour les aider à conserver leur efficacité.

Qu’est-ce qu’une salle de réunion virtuelle ?

Une salle de réunion virtuelle est tout simplement un espace numérique qui permet aux équipes de travailler ensemble, d’organiser des réunions en distanciel et de simplifier la communication. De nombreux outils de gestion de projet, de stockage de documents et de messagerie basés sur le cloud offrent une forme d’espace virtuel où les équipes peuvent collaborer et communiquer. Souvent, ces espaces sont séparés de l’outil en lui-même, mais ils facilitent néanmoins la communication au sein des équipes hybrides.

La salle de réunion virtuelle idéale doit être directement intégrée à l’environnement de travail afin de garantir une collaboration sans faille d’une plateforme à l’autre.

Avantages et utilisation des salles de réunion virtuelles

Selon une étude récente de Gartner quatre employés sur dix pourraient démissionner si on leur demandait de retourner dans des locaux classiques. Et une autre étude de Gartner a révélé que 75 % des travailleurs en télétravail ou en équipes hybrides déclarent avoir des attentes élevées en matière de souplesse dans leurs environnements de travail.

Pour les organisations qui cherchent à préserver la convivialité et la productivité dans cette nouvelle ère de travail hybride, ces statistiques montrent qu’il est indispensable de rendre les espaces de collaboration aussi fonctionnels et attrayants que possible. Et même si la communication en face à face ne pourra jamais être reproduite à l’identique, les salles de réunion virtuelles présentent de nombreux avantages.

Amélioration la communication à distance

La communication est sans doute la partie la plus vitale du travail. Sans les outils de collaboration virtuelle, les environnements de travail hybrides et à distance n’auraient absolument aucun intérêt ou seraient à tout le moins incroyablement inefficaces. Les salles de réunion virtuelles remplacent les interminables échanges d’e-mails et les conversations décousues par une collaboration en temps réel.

Renforcement de l’implication et du moral de votre équipe

Les membres de votre équipe peuvent facilement et rapidement perdre le lien lorsqu’ils n’échangent plus en face à face avec leurs collègues. En plus de répondre aux besoins essentiels en matière de collaboration et de communication, les salles de réunion virtuelles vous permettent de reproduire des activités de team building, telles que les jeux, les icebreakers, les pauses café, etc. afin de stimuler l’implication et d’aider vos collaborateurs à rester connectés les uns aux autres.

Réduction vos coûts d’exploitation

On peut retourner le problème dans tous les sens mais cela n'étant, les bureaux physiques coûtent cher. En réduisant ou en éliminant les frais de location de leurs locaux, les organisations peuvent réaffecter ces ressources à d’autres domaines importants de leur activité, tels que sur des investissements technologiques, le recrutement ou le marketing. En outre, les espaces de réunion virtuels sont souvent intégrés à des outils de télécommunication et de collaboration que vous utilisez déjà, ce qui vous évite à investir plus de temps et d'argent.

Augmentation de la flexibilité 

Le travail et la créativité ne peuvent pas toujours être circonscrits à un horaire strict - et la vie et les obligations personnelles sont souvent en conflit avec les plannings rigides des bureaux. Les études montrent que les employés apprécient de plus en plus la flexibilité que leur offre le télétravail et que la productivité a véritablement augmenté à mesure que le travail à distance et hybride s’est développé.

Comment créer une salle de réunion virtuelle dans Lucidspark ?

Dans Lucidspark, une salle de réunion fonctionne de la même manière que dans un bureau physique. Grâce à nos modèles conçus pour imiter les salles de conférence, Lucidspark permet de réunir facilement vos employés en présentiel et en télétravail, afin de générer une cohérence qui encourage la participation de tous les membres de l’équipe. Vous devrez choisir le bon modèle en fonction des besoins spécifiques de votre équipe, mais le résultat sera toujours le même : un espace collaboratif, personnalisable, qui aide chacun à rester productif et en contact.

Choisir un modèle

De nombreux outils de collaboration en ligne permettent de résoudre une partie des problèmes rencontrés par les équipes hybrides. Vous pouvez reproduire les échanges en face à face grâce à des outils de visioconférence comme Zoom et Microsoft Teams, Slack peut accélérer votre communication et les outils de gestion de projet permettent de coordonner l’ensemble des participants, mais aucune de ces solutions ne recrée exactement l’environnement collaboratif irremplaçable d’une salle de réunion classique.

Lucidspark propose plusieurs modèles de salles de réunion virtuelles conçus à cet effet. Ces exemples sont facilement personnalisables et peuvent aider tous les types d’équipes à recréer un espace de travail productif et collaboratif pour maintenir l’implication et la collaboration des équipes dispersées. Consultez ces modèles de salle de réunion virtuelle dans Lucidspark :

Salle d'équipe

Pour vos besoins de base en matière de collaboration virtuelle, le modèle de salle de réunion virtuelle offre l’espace nécessaire pour assurer la cohésion des équipes et la fluidité des conversations. Cette salle de réunion virtuelle basique est conçue pour imiter un bureau physique et offre des outils tels que des icebreakers, des groupes de discussion et des cartes Lucid pour faciliter les échanges entre les membres de l’équipe présents et distants.

salle de réunion virtuelle
Modèle de salle de réunion (cliquez pour le modifier en ligne)

Modèle de réunion de sprint planning et salle de réunion

Le sprint planning aide les équipes à établir des priorités et à respecter les jalons pendant les cycles de sprint. Les équipes peuvent utiliser ce modèle de réunion de sprint planning pour hiérarchiser les tâches du backlog produit, attribuer les éléments à leurs collègues et définir des objectifs clairs.

Tout comme le modèle de salle de réunion, le modèle de salle de sprint planning imite le fonctionnement de ce type d’atelier de tableau blanc dans un bureau physique, avec des réglages facilement personnalisables afin de structurer votre rencontre.

salle de sprint planning
Modèle de salle de sprint planning (cliquez pour le modifier en ligne)

Salle de sprint review

Un sprint review fait le point sur les sprints passés pour examiner le travail accompli, commenter les progrès et établir les priorités des sprints à venir. Cette réunion est indispensable pour gérer les mises à jour et le backlog produit, tirer des enseignements des itérations précédentes et maintenir la dynamique.

Le modèle de salle de revue de sprint offre un espace virtuel permettant de réaliser tout cela et bien plus encore, en fournissant un cadre pour recueillir les commentaires des collaborateurs et des parties prenantes, réviser les roadmaps produit et gérer les responsabilités tout au long du processus de sprint, quelle que soit la distance qui sépare les membres de votre équipe.

salle de sprint review
Salle de sprint review (cliquez pour le modifier en ligne)

Espace multisalles pour équipe scrum

Les équipes Scrum avancent rapidement, et elles ont besoin d’un espace flexible et d’une proximité pour communiquer et collaborer tout aussi vite. Les équipes distantes peuvent utiliser l’espace multisalles pour équipe scrum afin de reproduire l’environnement collaboratif d’un bureau physique, notamment pour le sprint planning, les réunions quotidiennes, les reviews et les rétrospectives de sprint ou encore pour les réunions d’affinage du backlog produit.

espace multisalles pour équipe scrum
Espace multisalles pour équipe Scrum (cliquez pour le modifier en ligne)

Salle de rétrospective

La salle de rétrospective propose une version numérique des outils de collaboration classiques les plus utiles lors des réunions rétrospectives, comme les tableaux de planification, les post-its, les cadres et les tableaux blancs. Cette salle de réunion virtuelle fonctionne de la même manière qu’un espace en présentiel pour aider votre équipe à analyser ses objectifs de sprint, à identifier les discussions importantes en utilisant le parking à idées, à suivre les commentaires en temps réel grâce aux émojis, et également à transformer les tickets en décisions et en actions grâce aux cartes Lucid pour Jira ou Smartsheet.

salle de sprint retrospective
Salle de rétrospective (cliquez pour la modifier en ligne)

Cette nouvelle ère du travail exige de nouvelles solutions pour que les équipes restent productives, collaboratives et connectées. Les salles de réunion virtuelles de Lucidspark s’adaptent à pratiquement tous les types de situations et sont entièrement personnalisables pour répondre précisément à vos besoins. Elles offrent également des outils de collaboration virtuelle tels que des tableaux blancs, des post-its, etc. afin de créer un espace partagé centralisé servant à la fois de lien et de source de vérité pour les équipes hybrides.

salle de réunion virtuelle

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Lucidspark est un tableau blanc virtuel qui vous aide, vous et votre équipe, à collaborer pour mettre en lumière vos meilleures idées. Ses nombreux outils, tels que les post-its ou le dessin à main levée, ainsi que sa zone de travail illimitée, vous permettront de faire émerger vos meilleures idées. Bien entendu, il est entièrement conçu pour la collaboration. C'est un espace libre où les membres de votre équipe peuvent s'échanger des suggestions, développer mutuellement des idées et innover en temps réel.

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