Ein Kick off Meeting können spannend sein. Sie sind der Beginn von etwas Neuem und verfolgen das Ziel, alle Mitwirkenden aufeinander einzustimmen, bevor das Projekt beginnt. Diese Meetings sind der richtige Zeitpunkt, um die Projektziele zu besprechen und Fragen zu beantworten. 

Aber einfach nur ein Kick off Meeting abzuhalten, ist nicht dasselbe wie die Moderation eines effektiven Kickoff-Meetings, das die Teammitglieder auf Erfolg programmiert. In diesem Blogbeitrag finden Sie Tipps und Best Practices für Projektmanager zur Durchführung eines effektiven Kickoff-Meetings. 

Was ist ein Kickoff-Meeting?

Wenn Sie ein Hochzeitsplaner wären, würden Sie sich während Ihres Projekt-Kickoff-Meetings mit Ihrem Kunden treffen und die Details der Hochzeit besprechen. Sie würden festlegen, welches Mitglied Ihres Teams für bestimmte Details zuständig ist und sich auf das gewünschte Ergebnis einigen. Zu diesem Zeitpunkt würden Sie auch die Arbeit präsentieren, die Sie im Vorfeld des Treffens mit Ihrem Kunden geleistet haben. 

Das Gleiche gilt für Kickoff-Meetings. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie offiziell mit der Arbeit an einem Projekt beginnen. Sie lernen die anderen Beteiligten kennen, sprechen darüber, was bereits erledigt wurde, und bringen alle auf den gleichen Stand, um die Ziele des Projekts zu erreichen. Ab diesem Zeitpunkt sind Sie bereit, mit dem Projekt selbst zu beginnen.

Zweck eines Projekt-Kickoff-Meetings

Die richtige Moderation eines Kickoff-Meetings kann sehr wohl über den Erfolg eines Projekts entscheiden. Hier sind einige Hauptzwecke von Projekt-Kickoff-Meetings:

• Bestimmen, was zu tun ist: Dies mag offensichtlich erscheinen, aber es kann sein, dass Sie zu Ihrem Kick off Meeting kommen und feststellen, dass Ihr Team die Ergebnisse missverstanden hat. Dies ist der Zeitpunkt, um jegliche Verwirrung zu beseitigen und das Meeting für Fragen zu öffnen.
• Hintergrundinformationen erhalten:Warum wünscht sich der Kunde oder Stakeholder diese Art von Projekt? Was machen die Wettbewerber? Es ist wichtig, den Kontext des Projekts zu verstehen.
• Die Kommunikation bestimmen: Im Kickoff-Meeting müssen Sie Kommunikationspräferenzen definieren. Bestimmen Sie, wie oft die Stakeholder Aktualisierungen wünschen, wie lange sie erreichbar sind und welche anderen wichtigen Kommunikationsdetails sie benötigen.
• Führen Sie eine Vorstellungsrunde durch: Wenn es sich um einen externen Kunden handelt, ist es wichtig, dass Sie ihm das Team vorstellen. Wenn das Projekt mit internen Stakeholdern durchgeführt wird, lohnt es sich trotzdem, durch den Raum zu gehen, um sicherzustellen, dass alle untereinander bekannt sind.
• Umgang mit Erwartungen: Bewerten Sie die Erwartungen im Kick off Meeting. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Ziele tatsächlich innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens erreichen kann.
• Den Erfolg bestimmen: Wie wird der Erfolg dieses Projekts gemessen? Und wer wird diese Messung durchführen? Hier skizzieren Sie KPIs und welche Faktoren über den Erfolg des Projekts entscheiden.
• Delegieren von Rollen:  Während des ersten Meetings sollten Sie delegieren, wer in Ihrem Team wofür verantwortlich ist. Dies ist eine Chance für Ihr Team, sich auch selbst für Aufgaben zu nominieren, bei denen es die Führung übernehmen möchte.
• Lassen Sie sich inspirieren: Wie wir bereits erwähnt haben, können Kickoff-Meetings spannend sein. Dies ist Ihre Chance, Begeisterung für das Projekt zu wecken und Ihrem Team zu helfen, das Ziel zu visualisieren. Wenn es richtig gemacht wird, kann das Kickoff-Meeting den Ton für das gesamte Projekt angeben. 

Ein effektives Kickoff-Meeting moderieren

Es gibt einen großen Unterschied zwischen dem Abhalten eines Meetings und der Moderation eines Meetings. Wenn Sie ein effektives Projekt-Kickoff-Meeting moderieren, bestimmen Sie die Richtung des Meetings und damit den Erfolg des Projekts. 

Die Moderation stellt die Infrastruktur für ein Meeting bereit und ermöglicht es Ihrem Team, innerhalb dieser Struktur zu arbeiten. 

Und so geht's:

Vor der Besprechung 

Unvorbereitet zum Meeting zu erscheinen, führt direkt in die Katastrophe. Als Projektmanager ist es in Ihrem Interesse, vorbereitet in das Meeting zu gehen. Sie müssen:

• Ein internes Meeting durchführen: Besprechen Sie sich mit dem Sponsor des Meetings oder der Person, die das Meeting angefordert hat, bevor andere Personen zusammentreffen. Finden Sie heraus, welche Ziele angestrebt werden.
• Bereiten Sie eine Tagesordnung vor: Die Tagesordnung sollte Hinweise zu den Diskussionspunkten enthalten, die Sie während des Meetings behandeln werden. Sie kann auch eine Anweisung enthalten, wie viel Zeit für jeden Punkt zur Verfügung steht, damit alles in der zugewiesenen Zeit besprochen werden kann.
• Bereiten Sie eine Projektbeschreibung vor: Die Projektbeschreibung sollte einen allgemeinen Überblick über das Projekt und seine Ergebnisse sowie eine Liste der Teammitglieder und allgemeinen Verantwortlichkeiten enthalten. 
• Versenden Sie eine Einladung: Die Einladung sollte an alle Personen gerichtet sein, die an dem Projekt arbeiten werden, und einen Link zur Agenda und zur Projektbeschreibung enthalten. Es sollte auch eine feste Endzeit für das Meeting angegeben werden.

Während des Meetings 

Im weiteren Verlauf des Meetings müssen Sie die Diskussion lenken. Legen Sie fest, welche Punkte besprochen werden und wie viel Zeit für die einzelnen Punkte aufgewendet werden soll. Wenn ein Teammitglied die Diskussion vom eigentlichen Punkt ablenkt, liegt es in Ihrer Verantwortung, die Diskussion wieder auf Linie zu bringen. Machen Sie sich auch Notizen. Wenn Sie für Notizen während des Meetings eine in der Cloud gehostete Software wie Lucidspark verwenden, sind diese sicher und für alle zugänglich.

Im Verlauf der Projektbesprechung müssen Sie die Verantwortlichkeiten klar zuweisen. Beim Verlassen des Meetings sollten Ihre Teammitglieder also wissen, wofür sie verantwortlich sind. 

Legen Sie abschließend die nächsten Schritte fest. Halten Sie das Momentum aufrecht, indem Sie Ihrem Team erklären, was es zu erwarten hat. Es macht Sinn, vor dem Abschluss das nächste Meeting zu vereinbaren. Wenn es Aufgaben gibt, die eine kurze Bearbeitungszeit haben, weisen Sie diese zu und überprüfen Sie, ob die verantwortlichen Beteiligten die Aufgaben verstehen.

Nach dem Meeting

Wenn das Meeting vorbei ist, versenden Sie die Notizen. Wenn Sie Lucidspark für Ihre Notizen verwenden, können Sie diese sofort mit einem Klick versenden. Die Projekt-Kickoff-Notizen dienen während der gesamten Projektlaufzeit als Informationsquelle.

Achten Sie darauf, dass Sie neben den Notizen auch Zusatzmaterialien wie Decks oder Beispielprojekte zur Verfügung stellen. Versenden Sie auch die Kontaktinformationen aller Beteiligten und einen Besprechungsplan.

Danach müssen Sie sich mit jedem Mitglied Ihres Teams in Verbindung setzen. Das kann nur ein kurzer Check-in in Slack sein. Aber auf diese Weise können Ihre Teammitglieder Fragen und Bedenken äußern, die sie im Meeting möglicherweise nicht angesprochen haben. Ihre Teammitglieder können dabei auch Punkte ansprechen, an die sie während des Meetings nicht gedacht oder die sie nicht ganz verstanden haben. Die Nachbereitung erinnert Ihre Teammitglieder auch daran, dass Sie ihnen während des gesamten Projekts zur Seite stehen. 

Checkliste für das Projekt Kick off Meeting  

Mit dieser Checkliste können Sie sicherstellen, dass während des Meetings keine wichtigen Details vergessen werden:

• Die Grundlagen: Der Sponsor, der Projektmanager, die Stakeholder, der Name des Projekts, das Datum des Kickoffs und die Deadline
• Die grundlegenden Anforderungen: Welche Ergebnisse sollen erreicht werden?
• Das Budget:  Wie viel dürfen Sie ausgeben?
• Meilensteine: Welches sind die wichtigen Termine innerhalb des Projekts?
• Die Risiken: Wenn Sie wissen, was schief gehen könnte, kann sich Ihr Team besser vorbereiten. Planen Sie Umstände ein, die Ihr Projekt gefährden könnten.
• Genehmigung: Wer ist für die Genehmigung des Projekts und die Abzeichnung der einzelnen Ergebnisse zuständig?

Wenn Sie ein effektives Kick off Meeting  veranstalten, werden Sie feststellen, dass Sie Ihr Team auf den Erfolg programmiert haben, dass jeder die Anforderungen versteht und dass Ihr Team mit Eifer bei der Sache ist.