ホワイトボードアプリはテレワーク以外でも大活用

例えば、チームで新製品のランディングページの作成に取り組んでいるとします。会議の予定が決まり、チームが集まってブレインストーミングが始まるとチームの一人ひとりが熱心にメモを取り、次のステップに確信を持って会議を後にします。ところが、次回の進捗確認会議では、各メンバーのプレゼンするタスクに整合性が欠けています。どうやら、前回の会議でのそれぞれの解釈が大きく異なり、プロジェクトが急激に脇道にそれてしまったようです。

ビジネスの場ではこうしたことがよく起こりますが、それを防ぐ方法はあります。オンラインホワイトボードを活用することで、プロジェクトへの見方が一元化し、内容を明確に把握できるようになります。テレワークのチームだけでなく、オフィスで働くチームにも、こうした結束力を強める方法が同様に有効です。アイデアを視覚化して保存するソリューションは、あらゆるタイプのグループにとって有益です。ホワイトボードアプリのメリットはそこにあります。

オンラインホワイトボードをブレストの新たな相棒として活用すべき納得の理由を9つご紹介します。

1. ホワイトボードアプリでメンバー全員の積極的な参加を推進

オンラインホワイトボードでは、否応なしに全員が話し合いに参加することになります。全員が同じソフトウェアを見つめているので、参加していないメンバーがすぐに分かってしまい、議論に加わらないわけにいかなくなるのです。

対面での会議では、あるメンバーが場を独占したり、他のメンバーが上の空で内職をするようなことが起こりがちです。ホワイトボードアプリを使えば、チームの各メンバーを色分けし、どのメンバーが議論に貢献しているかが一目瞭然となります。一人ひとりの貢献度がひと目で分かるので、積極的な参加を推進するための動機付けとなり、会話を独占し、一人で喋っているメンバーの存在も明らかになります。全員の意見に耳を傾けやすくなり、より公平な話し合いの場を作ることができます。

2. 信頼できる唯一の情報源を確立

上述の場合には、参加者がそれぞれ独自の解釈でランディングページを作成していたため、整合性のない完成品が出来上がる結果となりました。こうした混乱も、オンラインホワイトボードがあればなくなります。それぞれが個別にメモを取る代わりに、オンラインホワイトボードが唯一の記録となるので、これを情報源として完成品を仕上げられるようになり、プロジェクト全体を通じて全員の共通認識を保てます。

3. オンラインホワイトボードで共有が簡単

対面での会議では、参加者全員がそれぞれメモを取るか、グループ内で書記役を割り当てるか、付箋にメモしておき、それを清書してメールでメンバー全員に送信というような形で記録が行われますが、どの方法にも問題があり、非効率的です。

一方、オンラインホワイトボードなら、誰もがすぐにアクセスでき、リアルタイムで更新されます。会議の内容を書記が間違って解釈したり、重要なポイントを省略してしまうリスクも低減できます。また、オンラインホワイトボードはさまざまなデバイスからアクセスできるため、外出先にメモにアクセスするのも便利です。

4. バージョン管理が可能

従来の手書きのホワイトボードは静的なもので、製品の進化に合わせて以前のブレインストーミングセッションの内容、ワイヤーフレームのバージョンや最初のアイデアを参照するのが難しく、不可能な場合もあります。これでは、プロジェクトの進行に伴い価値が失われることになりかねません。これに対して、クラウドベースのバーチャルホワイトボードはバージョン別に保存が可能なため、手軽に過去の作業内容を参照したり、特定の要素をバージョン間で引き継いだりすることができます。

5. 内容が誤って消されることがない

例えば、チームで新しいプロジェクト名を決めるための素晴らしいブレインストーミングを終えたとします。天才的なアイデアが会議室のホワイトボードにずらりと並んでいます。マーケティング担当バイスプレジデントがこのホワイトボードの写真を撮って全員に送ると言いますが、写真を撮るのを忘れてしまったとしたら、どうでしょう。会議室に入った次のチームはそのアイデアを消してしまいます。

非常によくある事態ですが、オンラインホワイトボードを使えばこれは簡単に防ぐことができます。クラウドベースのバーチャルホワイトボードはそう簡単に削除できず、誤って削除してしまってもすぐに復元できます。

6. リモート勤務のメンバーも参加しやすい

チームにリモート勤務のメンバーがいる場合、対面の会議に参加するのは容易ではありません。リモート参加ではホワイトボードが見えないことも多く、対面での参加者が優先されがちとなり、オンライン参加のメンバーのアイデアは見逃されやすくなります。懸命に話を聞いてもらおうとするのは難しく、従来のホワイトボードでは物理的に書き込むことが不可能です。こうなると、リモート参加のメンバーの貴重なやる気は削がれてしまい、対面で参加するメンバーだけで会議が進むようになってしまいます。

オンラインホワイトボードなら、その場にいないチームメンバーもスムーズに参加できます。ホワイトボードに直接書き込め、その内容を他のメンバーもすぐに見られるので、リモート勤務のメンバーも自分の意見が重視されていると感じられ、コラボレーションやチームワークが向上します。

7. フィードバックの収集が簡単

チームが議論しているテーマがすぐに理解できなければ、関係者からの支持は簡単に得られません。議事録だけではワイヤーフレームやプロセスをイメージすることができず、付箋の組み合わせのメモだけでは承認するための材料として不十分です。また、チームの提案に対してフィードバックを求められても、メールや口頭でコメントする方法が他にないと、内容が分かりにくく、共有も難しくなりがちです。

オンラインホワイトボードでは関係者にホワイトボードへの直接リンクを配布できるため、ホワイトボードのどの部分にも簡単にコメントを追加できます。そうしたフィードバックからホワイトボード内でタスクを割り当てることもできます。プロセスが明確なので、誰もが作業を進めやすくなります。

8. ホワイトボードアプリでタスク管理がスムーズに

対面でのホワイトボードセッションの後は、通常、プロジェクトマネージャーがタスクを割り当てます。代わりにチームリーダーが会議後にメールでタスクを割り当てることも多々ありますが、これでは次のステップの処理が非効率的となります。割り当てから漏れるタスクが発生し、ブレインストーミングで生まれたアイデアが立ち消えてしまうリスクもあります。

オンラインホワイトボードなら、次のステップが行方不明になる心配も無用です。バーチャルホワイトボード内でチームメンバーにタグを付けられるため、取り組むべき内容が把握しやすくなり、タスクの割り振りを一人で行うのではなく、チーム全体で各自の担当範囲を共有することができます。プロセスを常に前進させることができ、次のステップはどれか、チームは次にどこを目指すのか、見失うこともなくなります。

9. プロジェクトを「自分ごと」として捉えられる

全員が会議に積極的に参加し、その証拠がすぐに目に見える形で示されると、チームメンバーはプロジェクトに対して責任感と誇りを持ちやすくなります。タスクに貢献していると思えるため、自分の存在が重視されていると感じられます。また、オンラインホワイトボード上でメンバー一人ひとりが色分けされているため、他のメンバーの貢献もひと目で把握できます。対面の会議で一人の書記係がすべてを書き留める場合には、こうはいきません。こうした責任感が、優れたアイデアを生み出し、プロジェクトの過程に勢いを与えるための強力なきっかけとなります。

オンラインホワイトボードの活用で、一歩先をゆくコラボレーションが実現できます。包括的にフィードバックを収集し、支持を集め、タスクを割り当て、チームメンバーの責任感を高めることができ、理解に齟齬が生じたときにも手軽にホワイトボードを参照できます。全員が同じホワイトボードで作業していれば、共通認識の醸成もスムーズに進みます。