9 motivos para sua equipe usar um quadro branco on-line para fazer brainstorming

Imagine que você faz parte de uma equipe responsável por desenvolver uma página de destino para um produto novo. A equipe se junta e a reunião começa com uma sessão de brainstorming. Cada membro da equipe faz anotações detalhadas e sai da reunião certo do que precisa fazer. No entanto, na próxima reunião, os colegas apresentam suas tarefas e descobre-se que elas não estão nada alinhadas. Parece que cada membro da equipe tem interpretações totalmente diferentes da reunião, e o projeto não caminha como esperado. 

Situações como essa são bastante comuns no mundo dos negócios, mas não precisa ser assim. O quadro branco on-line une e esclarece projetos, e não é apenas para equipes remotas: os mesmos processos usados para alinhar grupos remotos podem ser aplicados à equipes presenciais. Todo tipo de grupo pode aproveitar soluções que ajudam a visualizar e preservar ideias, e o mural colaborativo on-line é um ótimo recurso para tal.

Veja 9 motivos para você usar um quadro branco digital para fazer brainstorming.

1. Incentiva a participação de todos em reuniões

O quadro branco on-line torna a participação obrigatória. Afinal, fica bastante claro quando membros do grupo não estão participando e contribuindo, porque todos estão olhando para o mesmo software. 

Em reuniões presenciais, alguns membros do grupo podem dominar a conversa, enquanto outros sequer participam ou prestam atenção. O quadro branco on-line soluciona esse problema: uma cor distinta é atribuída a cada membro da equipe, deixando claro as contribuições feitas por cada um. Essa confirmação visual da contribuição de cada pessoa incentiva a interação. E se um determinado participante está dominando a conversa e as contribuições, isso também fica evidente. O recurso promove uma experiência mais justa e equilibrada, em que todos são incentivados a participar.

2. Cria uma fonte central de informações

No exemplo acima, cada participante tinha sua própria interpretação da página de destino, resultando em entendimentos diferentes do produto final. O quadro branco digital esclarece essa confusão. Em vez de cada pessoa fazer suas próprias anotações, o quadro branco digital cria um registro único e centralizado. O produto final nasce dessa fonte de informações, alinhando todos durante o projeto.

3. É muito mais fácil de compartilhar

Na maioria das reuniões presenciais, as pessoas fazem suas próprias anotações, atribuam alguém do grupo para fazê-las ou apenas anotam tudo em notas adesivas que então serão repassadas para o computador e enviadas por e-mail para o grupo. Todos esses métodos são problemáticos e ineficientes. 

O quadro branco on-line é muito mais acessível e imediato, e as atualizações são feitas em tempo real. Com ele, não precisa ter uma única pessoa responsável por fazer anotações, que poderá interpretar algo na reunião incorretamente ou omitir um ponto importante. E o quadro branco digital pode ser acessado em inúmeros dispositivos, o que é ótimo para ver anotações se você estiver em uma viagem.

4. Controle de versão

O quadro branco manual é estático. Conforme o produto é desenvolvido, fica difícil — e muitas vezes impossível — acessar versões anteriores de sessões de brainstorming, versões de wireframe ou ideias iniciais. Isso significa uma perda de valor à medida que o projeto avança. O quadro branco baseado em nuvem permite preservar todas as versões, facilitando acessar iterações anteriores e transferir elementos de uma para outra. 

5. Evita desastres

Imagine o seguinte: sua equipe acabou de encerrar uma reunião de brainstorming muito produtiva para criar o nome de um projeto novo. As ideias são geniais e estão todas escritas no quadro branco da sala de reunião. A vice-presidente de marketing diz que vai tirar uma foto do quadro e enviá-la para todos. Mas, ela esquece de tirar a foto. E, na reunião seguinte na sala, uma equipe desavisada apaga todas as ideias no quadro.

Acontece com frequência, e pode ser facilmente evitado com um quadro branco virtual. É muito difícil apagar um quadro branco baseado em nuvem e, caso seja excluído sem querer, ele pode ser recuperado. 

6. Permite a participação de membros remotos da equipe

Sua equipe provavelmente conta com membros remotos, e essas pessoas geralmente têm mais dificuldade para participar das reuniões. Elas geralmente não conseguem ver o quadro branco e, como é natural priorizar participantes presenciais, colegas remotos têm dificuldade em falar sobre suas ideias. É cansativo tentar ser ouvido, e tampouco conseguem contribuir fisicamente para um quadro branco não digital. Frequentemente, esses membros remotos da equipe desistem e deixam que os colegas presenciais dominem a reunião.

O quadro branco online ajuda a integrar membros remotos. Eles podem contribuir diretamente para o quadro branco, e suas investidas são visualizadas imediatamente pelo resto da equipe. Isso os ajuda a se sentirem valorizados e melhora a colaboração e o trabalho em equipe.

7. Facilita solicitar opiniões

Obter o apoio das partes interessadas é difícil se elas não conseguem entender de imediato o assunto sendo discutido pela equipe. Elas não conseguem visualizar wireframes ou processos apenas lendo anotações da reunião, e geralmente não aprovam algo representado em notas adesivas desorganizadas. E quando forem fornecer suas opiniões sobre o que a equipe propôs, elas precisam acessar e-mails ou comentários verbais, que podem estar confusos e difíceis de compartilhar. 

Com um quadro branco digital, as partes interessadas recebem um link para acessar o quadro branco. Elas podem comentar qualquer aspecto do quadro branco com facilidade, e tarefas podem ser atribuídas a partir dos comentários dentro do quadro branco. É um processo claro e que facilita o trabalho de todos.

8. Facilita o gerenciamento de tarefas

Depois de uma sessão de quadro branco presencial, normalmente cabe a um gerente de projeto atribuir tarefas. Na falta de um, os líderes da equipe geralmente atribuem tarefas por e-mail após a reunião, um processo ineficiente ao avançar para os próximos passos. Pior ainda, as tarefas não são atribuídas por diversos motivos e todas as ideias geradas no brainstorming estacionam. 

O quadro branco on-line organiza os próximos passos a serem dados. Colegas de equipe podem ser marcados no quadro branco virtual para saberem o precisam fazer, e a responsabilidade é compartilhada com toda a equipe, em vez de depender de uma única pessoa para distribuir as tarefas. O quadro branco digital mantém o projeto em andamento. Não sobram dúvidas sobre quais os próximos passos e para qual direção a equipe deve seguir.

9. Aumenta o senso de apropriação entre todos os envolvidos

Quando todos contribuem na reunião e há provas visuais imediatas dessa contribuição, os membros da equipe se apropriam e têm orgulho do projeto. Eles irão investir no projeto porque sentem que contribuíram, e todos podem ver essas contribuições porque cada colega tem sua própria cor distinta no quadro branco on-line. Isso simplesmente não acontece se apenas uma pessoa é responsável por anotar tudo. A apropriação pode ser um ótimo catalisador para gerar ideias e motivação durante todo o projeto.

O quadro branco virtual é a solução para o futuro da colaboração. É uma forma inclusiva de obter opiniões, solicitar apoio, atribuir tarefas e gerar um maior senso de apropriação entre os membros da equipe. Se alguém tiver uma dúvida, o quadro branco pode ser consultado com facilidade, e é muito mais fácil alinhar todos os envolvidos se tiverem acesso ao mesmo documento visual.