Comment définir des objectifs de projet efficaces ?

La définition et la formulation des objectifs est une étape essentielle pour la gestion de votre projet et obtenir l’adhésion de votre équipe. Prendre le temps de créer et de définir les objectifs du projet aura un impact considérable sur la gestion et l’achèvement de celui-ci. Sauter cette étape risque de générer de la confusion, de la frustration et des problèmes par la suite.

Qu'est-ce que sont les objectifs de projet et pourquoi est-ce important de les définir ?

Les objectifs clarifient votre projet et lui donnent une direction. Sans objectifs de projet précis, les équipes vont avoir du mal à atteindre leurs buts et à obtenir le soutien des parties prenantes. Dans le contexte de votre projet, le fait de disposer d’objectifs solides évite un grand nombre de contretemps susceptibles de survenir au cours de celui-ci.

Lorsque vous collaborez avec d’autres personnes, ils permettent de dissiper les malentendus et de justifier auprès de vos partenaires la nécessité de prendre certaines mesures à certains moments pour assurer votre réussite.

Sans avoir les objectifs du projet, vos équipes risquent d’être confrontées aux problèmes suivants : 

• Confusion : les collaborateurs du projet ne suivent pas les bons objectifs ou n’en ont pas toutes la même compréhension.
   
• Distraction : l’équipe se focalise sur des aspects inutiles et non pertinents du projet, ce qui l’empêche de voir son intérêt global et d’atteindre les indicateurs clés de performance.
   
• Incertitude : l’absence d’objectifs significatifs peut introduire une incertitude supplémentaire dans le projet, le ralentir, et freiner la réflexion créative et l’innovation.
   
• Dépassement des ressources : sans objectifs pour vous aider à hiérarchiser les activités du projet, vous risquez de dépasser votre budget ou de gaspiller des heures de travail.
   
• Mauvaise allocation : les ressources, le temps et l’attention peuvent être dépensés dans de mauvaises proportions, pour de mauvaises raisons ou sur de mauvais aspects du projet.

Quand définir ses objectifs :

Les objectifs du projet doivent être fixés en amont du début de celui-ci. Ils orienteront votre plan de projet. Celui-ci définira des tactiques spécifiques, conçues pour aider votre équipe à les atteindre. 

Une réunion de lancement apporte un contexte précieux et aide à établir une atmosphère propice à une collaboration efficace. C’est le moment idéal pour passer en revue les objectifs de votre projet, examiner les échéances et discuter des éventuels obstacles.

Veillez à inclure ces étapes essentielles dans votre réunion de lancement :

1. Présentation de l’équipe et du service : à moins que tout le monde ne se connaisse déjà et que les rôles de chacun soient clairs, il peut être utile de profiter du début de la réunion de lancement pour permettre à chacun de se présenter brièvement.
    
2. Informations générales et informations à connaître : un bref rappel des informations générales sur le projet permet à chacun d’être sur la même longueur d’onde. Vous pouvez fournir des informations contextuelles détaillées que les participants pourront consulter par la suite s’ils le souhaitent ou s’ils ont besoin de précisions.
    
3. Fixation d’objectifs spécifiques et généraux : les objectifs généraux du projet permettent à votre équipe de définir des objectifs plus spécifiques qui définissent son périmètre. Il est donc utile de les passer en revue brièvement lors de la réunion. Vous pouvez également aborder les critères de réussite.
    
4. Jalons, livrables et chronologie : définissez vos jalons les plus significatifs, déterminez quels livrables seront créés dans le cadre du projet et sur quels délais.
    
5. Logistique et reporting : si vous utilisez des logiciels ou des systèmes de suivi, examinez comment ils s’intègrent à votre projet. À partir de là, discutez de la manière dont les rapports seront produits et des informations auxquelles les parties prenantes auront accès.
    
6. Défis et risques : s’il existe des risques et des défis potentiels associés à votre projet, n’oubliez pas de les examiner avec votre équipe et de discuter de stratégies permettant de les minimiser.
    
7. Questions : n’oubliez pas de prévoir suffisamment de temps pendant et à la fin de la réunion de lancement pour répondre aux questions ! En veillant à laisser un espace aux participants pour qu’ils abordent tout ce qui n’est pas clair ou qui les laisse perplexes, vous pourrez identifier certains angles morts dans le périmètre de votre projet.

Sans un but et une finalité clairs, vous aurez probablement des difficultés à créer des objectifs de projet. Un énoncé explicite d’objectif du projet est utile lorsque vous documentez les buts de votre projet et commencez à rédiger ses objectifs.

Comment rédiger les objectifs du projet

Les objectifs du projet établissent une correspondance entre vos tâches et les résultats visés - le fait de les rédiger et de les rattacher de cette manière montre à votre équipe ce que vous cherchez collectivement à atteindre et élimine toute incertitude qui pourrait nuire à l’élaboration de votre projet.

Objectifs SMART

Les objectifs Spécifiques (Specific), Mesurables (Measurable), Atteignables (Achievable), Réalistes (Relevant) et Limités dans le temps (Time-bound) or SMART, sont suffisamment concrets pour que votre équipe puisse s’appuyer dessus pour obtenir des résultats.

En suivant l’acronyme SMART, vous pouvez éviter les pièges associés aux objectifs mal rédigés. Il est préférable pour les équipes d’éviter de rédiger des objectifs non spécifiques et confus. En outre, les objectifs non mesurables rendent plus difficile la reconnaissance du succès ou de l’échec. Des objectifs irréalistes peuvent s’avérer en réalité tout à fait impossibles à atteindre. Si vos objectifs ne sont pas limités dans le temps, il n’existe aucune raison qui vous force à les atteindre maintenant plutôt que dans un an, par exemple.

Principes et conseils pratiques

La façon dont vous abordez les objectifs du projet est essentielle à votre réussite d’équipe. Voici quelques idées à retenir : 

1. Impliquer vos parties prenantes : la création des objectifs du projet n’est pas réservée à la direction ou au chef de projet - un leadership fort implique directement les membres de l’équipe dans le processus. Faites le maximum pour partager les informations et les données pertinentes avec votre équipe afin qu’elle sache quoi faire. Utilisez des outils de collaboration visuelle pour garder votre groupe sur la même longueur d’onde.

Bonne idée : solliciter les différents services et les parties prenantes de la direction selon les besoins.

Mauvaise idée : commencer le projet sans l’intervention des clients internes et sans l’adhésion des parties prenantes.

2. Stimuler l’engagement : les objectifs représentent comment les différents aspects du projet sont liés à la réussite du groupe et aux résultats finaux. Avec des objectifs clairs en vue, les membres de l’équipe peuvent mieux comprendre comment leur travail contribue aux ambitions de l’organisation. Cela les aide à mieux s’impliquer dans le projet global. 

Bonne idée : aider les membres de l’équipe à comprendre leur rôle dans le projet.

Mauvaise idée : laisser vos collaborateurs dans l’ignorance.

3. Rédiger les objectifs du projet sous forme d’énoncés : lorsque vous établissez les objectifs de votre projet, utilisez des énoncés courts et ciblés. N’oubliez pas que votre plan de projet inclura des détails supplémentaires, il n’est donc pas nécessaire de préciser toutes les informations de votre projet dans les objectifs.

Bonne idée : rédiger des objectifs SMART. Par exemple, « Réduire le gaspillage d’heures productives de 10 % au quatrième trimestre en mettant en œuvre un nouveau système d’automatisation au trimestre précédent » ou « Augmenter le taux de satisfaction des clients en ligne à 8 sur 10 en moyenne d’ici septembre ».

Mauvaise idée : rédiger des énoncés d’objectifs vagues, irréalisables ou non mesurables, tels que « susciter l’enthousiasme des clients envers une nouvelle ligne de produits » ou « réduire l’inefficacité de 15 % ».

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