Conseils pour vos réunions brainstorming

Vous tremblez à l’idée d’animer une séance de brainstorming ? Vous n’êtes pas le seul. Nous avons tous participé à des réunions brainstorming infructueuses, au cours desquelles des dizaines d’idées sont lancées avant de tomber immédiatement dans l’oubli.

Pourtant, avec la bonne approche, le brainstorming n’a rien d’ennuyeux ou d'intimidant. Au contraire, il offre un moyen passionnant, efficace et productif de résoudre des problèmes et de mettre en pratique de nouvelles idées. Suivez les conseils ci-dessous pour donner à votre réunion brainstorming le dynamisme et l’orientation nécessaires pour obtenir les résultats attendus.

Qu’est-ce qu’une réunion brainstorming

Une séance de brainstorming classique est une réunion au cours de laquelle un groupe de personnes cherche à faire émerger de nouvelles idées ou solutions en rapport avec un thème particulier. Chaque idée est consignée, explorée et évaluée par le groupe, sans jugement ni critique. 

Le brainstorming tel que nous le connaissons remonte aux années 1930, lorsqu’un responsable de publicité a découvert que son équipe parvenait à trouver de nouvelles idées beaucoup plus efficacement en groupe. Aujourd’hui, les séances de brainstorming sont considérées comme un puissant outil de collaboration dans pratiquement tous les secteurs d’activité. 

Pourquoi devriez-vous faire un brainstorming : les avantages

Le brainstorming présente de nombreux avantages, tant au niveau individuel que collectif. En créant une atmosphère dans laquelle les idées peuvent être présentées et examinées sans jugement, ce mode de réflexion permet d’explorer des concepts novateurs et originaux qui ne pourraient être abordés autrement. La possibilité de collaborer de manière ouverte et sans stress facilite l’émergence de différentes perspectives et solutions, que vous et votre groupe pouvez affiner, développer et mettre en œuvre. 

Le brainstorming est également très utile pour générer rapidement une grande quantité d’idées. Au lieu de rester bloqués sur des idées sans valeur ou peu originales, vous et votre équipe pouvez travailler sur un plus grand nombre d’idées pour parvenir au meilleur résultat possible. Étant donné que personne ne peut s’approprier le fruit de votre travail collectif, le groupe peut renforcer sa capacité à travailler ensemble en privilégiant la créativité et les performances plutôt que la reconnaissance individuelle. 

Comment diriger une réunion brainstorming

Si les séances de brainstorming offrent de nombreux avantages, elles peuvent aussi se transformer en réunions stériles où des membres trop enthousiastes de l’équipe ou des idées peu convaincantes dominent les échanges. Pour optimiser l’efficacité de votre réunion brainstorming, voici quelques conseils :

1. Définissez votre sujet ou votre problème

Commencez votre séance de brainstorming en proposant une problématique à résoudre ou un sujet de discussion. Orientez votre réunion brainstorming en posant au groupe une question à laquelle il est possible de répondre de manière concrète, par exemple « Comment réduire les coûts de production ? » ou « Comment booster le taux d’engagement sur les réseaux sociaux ? » Ensuite, définissez un cadre précis pour votre équipe en tenant compte des éventuelles contraintes de temps, de budget ou d’organisation.

2. Établissez une base solide

Avant de vous plonger dans de nouvelles idées, passez en revue ce que votre équipe sait déjà de votre problème ou sujet. Définissez les termes clés, revisitez les solutions que vous avez déjà tenté de mettre en œuvre et transmettez toute autre information clé dont votre équipe aura besoin afin de fournir des solutions potentielles. 

3. Établissez l’ordre du jour de votre réunion brainstorming

Les séances de brainstorming sont plus efficaces lorsqu’elles sont un peu structurées. Donnez à votre équipe une piste de réflexion qui l’aidera à rester sur la bonne voie sans entraver le processus de création. 

• Tout d’abord, vous devez prévoir du temps pour étudier votre sujet principal, les limites, les définitions et le contexte. 
• Ensuite, prenez le temps de générer et d’explorer de nouvelles idées.
• Enfin, réunissez-vous pour trier vos meilleures idées, échanger et parvenir à un consensus. Cela peut impliquer un vote formel au cours duquel le groupe s’accorde clairement sur les idées à retenir.

4. Sélectionnez votre technique de brainstorming

L’approche de brainstorming que vous adoptez est essentielle. Voici quelques techniques de brainstorming créatif que vous et votre équipe pouvez utiliser pour stimuler une réflexion plus innovante :

• La technique de l’escabeau : technique dans laquelle chaque participant prend la parole à tour de rôle, de sorte que la contribution des membres du groupe les plus silencieux est également encouragée
• Brainwriting : approche de brainstorming par écrit qui permet de générer et développer des idées de manière plus approfondie
• Brainstorming inversé : peut être utilisé pour faciliter l’amélioration de services ou de produits spécifiques
• Rolestorming : requiert que les participants réalisent le brainstorming en se plaçant du point de vue d’un groupe particulier (tel que votre clientèle) afin de dégager des idées supplémentaires

Choisissez vos outils brainstorming

Que vous animiez une réunion brainstorming classique ou virtuelle, les outils appropriés peuvent faciliter la participation de votre groupe dans son ensemble, éviter les pertes de temps et vous permettre d’organiser la séance convenablement. Avant de commencer, choisissez les outils que vous utiliserez et assurez-vous que votre équipe les mâitrise. 

• Post-its : les post-its sont un outil de brainstorming éprouvé. Ils permettent de consigner et d’organiser des idées, généralement sur un tableau blanc. Ils peuvent être facilement classés par couleur, modifiés, retirés, réorganisés et plus encore pour dresser une image précise de vos idées. Ils existent également en version virtuelle dans des programmes tels que Lucidspark. Il vous suffit de saisir vos informations manuellement sur votre post-it, ou de charger du texte à partir d’un fichier CSV ou d’une feuille de calcul Excel pour créer des post-its en masse.
• Minuteur ou système de chronométrage : un minuteur ou une alarme peuvent vous aider, vous et votre équipe, à rester concentrés sur votre tâche lorsque vous passez d’une phase de votre brainstorming à une autre. Un minuteur peut également vous aider à programmer de courtes pauses pendant lesquelles votre groupe peut se ressourcer. 
• Tableau blanc : les réunions brainstorming classiques impliquent généralement une version matérielle du tableau blanc pour afficher les idées au fur et à mesure qu’elles sont formulées. 
• Tableau blanc virtuel : un tableau blanc en ligne tel que Lucidspark permet de consigner et d’organiser les idées de plusieurs utilisateurs, même lorsque les membres de l’équipe travaillent à distance. Le tableau blanc virtuel de Lucidspark est doté d’outils tels qu’un éditeur de notes pour la prise de notes centralisée, des post-its, un minuteur et des modèles de diagrammes pour organiser les réflexions de votre équipe. 

Soyez simple et concis

Plus votre séance de brainstorming s’éternise, plus il est probable que votre équipe perde le fil. Au lieu d’organiser une longue réunion qui risque de fatiguer votre équipe, demandez à vos collègues de réfléchir à quelques idées en amont pour démarrer votre brainstorming de manière productive. Prévoyez des séquences de 15 à 30 minutes entrecoupées de courtes pauses pour obtenir une productivité maximale et éviter la fatigue mentale.

En plus de prévoir des réunions plus courtes, vous pouvez restreindre la participation aux personnes qui seront le plus à même d’apporter des idées utiles à votre séance de brainstorming. Une équipe de maximum 10 personnes vous permettra de recueillir des idées variées sans surcharger votre séance avec un trop grand nombre de contributions.

Priorisez la quantité

Vous avez bien lu ! En privilégiant la quantité sur la qualité, vous pourrez animer une réunion productive au cours de laquelle les nombreuses idées évoquées vous permettront d’aboutir à l’idée la plus pertinente, plutôt que d’attendre l’idée « parfaite » alors que personne n’a encore ouvert la bouche. Au final, la quantité mènera à la qualité en donnant à votre équipe la possibilité d’explorer des pistes de réflexion originales et variées.

Efforcez-vous de recueillir rapidement des idées, puis retravaillez-les par la suite en vous en inspirant pour faire avancer votre réflexion. Chaque idée doit être exprimée et consignée de manière simple pour éviter que votre équipe ne se perde dans les détails. 

Évitez les critiques

Les réunions brainstorming sont plus efficaces dans des environnements bienveillants, stimulants et encourageants où les participants se sentent libres d’exprimer leurs idées. La critique est délétère pour le processus créatif, car elle dissuade les participants d’exprimer des idées révolutionnaires et de contribuer au processus par crainte d’être jugés. 

Encouragez l’inhabituel

Même si vous ne cherchez pas à développer des idées farfelues ou extravagantes, elles peuvent servir à promouvoir des manières de penser plus efficaces et novatrices. Encouragez vos participants à aborder votre thème ou problème sans préjugés et à adopter un regard nouveau pour faire émerger des idées plus inventives. 

Non seulement toutes vos idées doivent être exprimées, mais elles doivent toutes être consignées et revisitées. Aucune idée n’est trop farfelue pour être examinée.

Combinez et développez vos idées

L’un des avantages du travail en groupe est la synergie qui résulte de l’échange mutuel d’idées. Encouragez les membres de votre équipe à prendre en compte chaque idée partagée et à s’en inspirer pour leurs propres idées. La capacité à analyser, développer et améliorer des idées que d’autres ont partagées peut être tout aussi utile que la capacité à générer des idées de toutes pièces. Cet exercice peut également favoriser l’écoute active et le travail d’équipe chez vos collaborateurs.

Utilisez un logiciel de brainstorming en ligne

Lorsqu’une réunion en présentiel n’est pas envisageable, un logiciel de brainstorming en ligne tel que Lucidspark peut vous apporter l’espace, la structure et la souplesse dont vous avez besoin pour générer et partager des idées avec votre groupe. Avec une zone de travail illimitée pour consigner toutes vos idées et en générer de nouvelles, ainsi que les outils dont vous avez besoin pour animer votre réunion et parvenir à un consensus, Lucidspark vous permettra d’organiser une séance de brainstorming dynamique et productive pour faire émerger les meilleures contributions. 

Lorsque vous organisez un brainstorming en ligne, assurez-vous que votre équipe prépare des idées. Utilisez votre tableau blanc pour former des groupes si nécessaire, puis appelez les participants à rejoindre votre vue lorsqu’il est temps de vous réunir pour partager vos idées. Soumettez vos idées à un vote afin de vous assurer que seules vos meilleures suggestions soient concrétisées.

Optez pour Lucidspark

La zone de travail de Lucidspark vous donne l’espace nécessaire pour explorer vos idées, et la structure dont vous avez besoin pour les transformer en étapes concrètes. Inscrivez-vous maintenant pour bénéficier de tous les avantages d’une séance de brainstorming classique, tout en profitant d’un accès à distance, de fonctionnalités basées sur le cloud et d’intégrations qui vous permettent d’insérer votre travail dans des applications telles que Google Workspace, Slack et Lucidchart.