Antes de poner en marcha una nueva iniciativa o proyecto, es importante elaborar un plan. Y parte de ese plan (la primera parte, de hecho) debería ser llevar a cabo un análisis de la situación actual. En esencia, es una forma de ver cómo tu empresa se compara con la competencia. Incluye analizar varios aspectos de tu empresa para ayudarte a tomar decisiones informadas a medida que haces crecer tu negocio. 

Entonces, ¿por qué el análisis de la situación es tan importante para la planificación de proyectos y las estrategias de marketing? Piénsalo de esta manera: las empresas suelen lanzar nuevos proyectos o iniciativas para construir un nuevo producto, mejorar uno que ya existe o ayudar a conectar sus productos con clientes nuevos y actuales. Pero, ¿qué sucede si te conectas con los clientes y ellos no quieren o no necesitan tu producto? Eso es tirar meses (o tal vez años) de trabajo a la basura.

Aunque no hay manera de garantizar el éxito de un producto, el análisis de la situación de marketing te brinda la información que necesitas para guiar tu negocio en la dirección correcta. En esta publicación, analizaremos la información básica que necesitas para realizar tu propio análisis de la situación.

¿Qué es un análisis situacional de la organización?

Antes de profundizar en cualquier otro tema, abordemos la pregunta que todos se están haciendo: ¿qué es el análisis de la situación? Dimos una breve respuesta en la introducción, pero vamos a adentrarnos realmente en el tema. 

El análisis de la situación es, en esencia, una revisión metódica de los factores internos y externos de una empresa en un momento determinado. Estos factores pueden incluir clientes, competidores, el entorno del mercado y las capacidades de tu empresa. Al analizar estos elementos de tu empresa y tu entorno, puedes identificar fortalezas y debilidades, así como posibles áreas de crecimiento. 

Si esta definición parece un poco amplia, es porque lo es: el análisis de la situación es un término amplio que abarca varias actividades más pequeñas. Estas incluyen el análisis DAFO, el análisis PESTEL, las cinco fuerzas de Porter, el análisis 5C y el análisis VRIO (pero hablaremos más adelante sobre estos). En otras palabras, el análisis situacional de la organización es una fase de la planificación estratégica y durante esa fase puedes utilizar varias herramientas analíticas. 

La importancia del análisis situacional de la organización

Lo dijimos antes y lo diremos de nuevo: debes realizar un análisis de la situación antes de elaborar cualquier plan de proyecto concreto o estrategia de marketing. Pero no te preocupes; no tienes que confiar en nuestra palabra: desglosaremos exactamente por qué el análisis de la situación actual es tan importante en las primeras etapas de la planificación.  

Antes que nada, el análisis de la situación de marketing te ofrece un panorama de tu empresa tal como está. Sin adornos ni exageraciones, solo un panorama honesto de dónde te encuentras. ¿Cuáles son tus fortalezas? ¿Y tus debilidades? ¿Cómo te comparas con la competencia? Al realizar un análisis de la situación, obtendrás un panorama completo de tu organización y su estado actual.

Esto puede ayudar a aclarar otras áreas de tu empresa. ¿Qué problemas estás enfrentando? ¿Qué estrategias estás utilizando actualmente para combatir esos problemas?

Con un panorama completo de dónde se encuentra tu empresa, puedes tener una mejor idea de dónde quieres que esté. Después de realizar el análisis de la situación, deberías poder identificar claramente los estados actuales y deseados de tu empresa. A partir de ahí, puedes establecer metas y tomar medidas para hacer realidad tus sueños. 

Consideraciones para un análisis situacional de la organización

Para que sea eficaz, el análisis de la situación debe ser minucioso. Un trabajo a medias simplemente no será suficiente. Entonces, ¿cómo es un análisis exhaustivo de la situación? Para empezar, debes estudiar tu empresa desde diversas perspectivas. Pero esa es la respuesta corta. Echemos un vistazo a algunas de las perspectivas clave que intervienen. Mientras lo realizas, debes tener en cuenta lo siguiente:

• Situación del producto (esta es bastante sencilla): ¿cuál es tu producto actual? En este caso, puede ser útil definir “producto” como todas las formas en que satisfaces las necesidades de tus clientes. Cuando evalúes tu producto actual, recuerda incluir también cualquier servicio adicional que brindes a los clientes. ¿Tu servicio de atención al cliente es de primera calidad? Porque eso, en definitiva, influye en la situación de tu producto.  
• Situación competitiva: el análisis situacional de la organización no estaría completo sin realizar algún tipo de análisis de la competencia. Tu estrategia de marketing y tu plan de negocios siempre deben tener en cuenta a la competencia y, para ello, tendrás que analizar qué posición ocupan tus competidores (el análisis VRIO puede ser una gran herramienta para identificar la ventaja competitiva a largo plazo).
• Situación de distribución: ¿cómo llevas tu producto a los clientes? Podría ser la tienda de aplicaciones, las tiendas físicas, etc. Esa es tu situación de distribución. Tu mecanismo de distribución puede construir o derribar tu negocio; después de todo, es donde realmente llegas a los clientes. Incluirlo en tu análisis de la situación actual puede ayudarte a identificar formas de llegar a los clientes, generar su interés y retenerlos de una mejor manera. 
• Factores ambientales: es posible que no lo esperes, pero los factores ambientales pueden ser tanto internos como externos. Los factores ambientales internos pueden incluir una mala comunicación entre empresas o cambios en el liderazgo y la estructura. Los factores ambientales externos suelen ser de amplio alcance: recesiones económicas, restricciones legales, etc. Los pagos de incentivos son un ejemplo oportuno de un factor ambiental externo. 
• Análisis de oportunidades y problemas: a medida que te planteas cada una de las situaciones anteriores, es probable que comiences a identificar las fortalezas y debilidades de tu empresa y, con ello, las oportunidades y amenazas. Para formalizar y documentar este proceso, debes realizar un análisis DAFO con tu equipo.

Métodos, diagramas y modelos para efectuar un análisis situacional eficaz

¿Recuerdas que dijimos que el análisis de la situación es un término amplio que incluye varias actividades más pequeñas y específicas? Es momento de echar un vistazo a esas piezas más pequeñas que integran el análisis de la situación. 

Existen cinco tipos de análisis que se utilizan normalmente para efectuar un análisis situacional eficaz: el análisis DAFO, el análisis PESTEL, las cinco fuerzas de Porter, el análisis 5C y el análisis VRIO. Echemos un vistazo más detallado a cada uno.

Análisis DAFO 

Cuando se trata del análisis estratégico, los gráficos DAFO deben ser un asunto cotidiano. DAFO es un acrónimo que significa debilidades, amenazas fortalezas y oportunidades. A medida que realices el análisis DAFO, pensarás en tu empresa desde cada uno de esos puntos de vista y documentarás tus hallazgos en una gráfico DAFO: cuatro cuadrantes que corresponden a cada parte del acrónimo. 

El análisis DAFO se realiza mejor en equipo. Necesitarás diversas perspectivas para obtener un panorama completo de tu empresa. Como la mayoría de las actividades del equipo, el análisis DAFO requiere colaboración y comunicación. Te recomendamos usar Lucidspark. Si creas un gráfico DAFO con Lucidspark, los miembros del equipo pueden participar en la reunión sin importar dónde estén ubicados. Edita en tiempo real a medida que haces una lluvia de ideas con tu equipo. Si compartiste el gráfico con tu equipo, todos los miembros tendrán acceso a la versión actual en todo momento. 

Análisis de PESTEL

Al igual que DAFO, PESTEL es un acrónimo. Cada letra corresponde a una categoría de factores externos que podrían influir en tu empresa: políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales. Si no estás seguro de qué se incluye en cada categoría, hazte las siguientes preguntas a medida que pasas de una categoría a otra:

• Factores políticos: ¿existen políticas gubernamentales o restricciones comerciales que afecten a tu empresa?
• Factores económicos: ¿hay una recesión económica o un crecimiento? ¿Se recibieron pagos de incentivos recientemente?
• Factores sociales: ¿qué tendencias de estilo de vida afectan a tu empresa? ¿A qué grupo demográfico estás tratando de llegar? 
• Factores tecnológicos: ¿ha habido algún gran avance tecnológico en tu industria? ¿Hay alguna nueva legislación respecto a tu tecnología?
• Factores ambientales: ¿hay normativas ambientales que afecten a tu industria? Estas podrían ser normas de emisiones o similares (esto puede ser relevante o no, dependiendo de tu industria).
• Factores legales: ¿qué normativas de salud afectan la forma en que realizas negocios? ¿Y qué hay de las normativas de seguridad? Si hay normativas que afecten a tu empresa, son un factor legal. 

En el análisis PESTEL, evalúas cómo se ve afectada tu empresa por cada categoría de factores. Registra tus hallazgos en un gráfico PESTEL. 

Las cinco fuerzas de Porter 

Presentadas por primera vez por el profesor de Harvard Michael E. Porter a finales de la década de 1970, las cinco fuerzas de Porter es un método analítico que te ayuda a estudiar a tu competencia. El objetivo es identificar y eliminar (o evitar) las amenazas competitivas. Según el método de Porter, existen cinco fuerzas que conforman tu entorno competitivo:

• Amenaza de los sustitutos: ¿puede un nuevo producto o servicio reemplazar tu producto o servicio? De ser así, los clientes tendrán más opciones, y más opciones significa que tendrás que tener una ventaja competitiva para no perder clientes.
• Amenaza de los nuevos competidores: si los nuevos competidores entran al juego, existe la posibilidad de que pierdas clientes porque tendrán más opciones para elegir.
• Amenaza de los competidores establecidos: independientemente de cómo las reduzcas, las empresas rivales siempre amenazarán a tu empresa. También están compitiendo por dominar el mercado, así que tienes que ser mejor.
• Poder de negociación de los proveedores: si dependes de un proveedor, tienen una ventaja sobre ti. Si optan por subir los precios, no tienes más remedio que aceptarlo o buscar un nuevo proveedor. 
• Poder de negociación de los clientes: ¿cuánto dependen los clientes de tu producto? Si no dependen de él, ¿qué los mantiene interesados?

Análisis 5C 

En el análisis 5C, tú y tu equipo evaluarán cinco factores que afectan a tu negocio: la empresa, tus competidores, tus clientes, tus colaboradores y el clima. Veamos con más detalle qué significa cada uno:

• Empresa: Analiza los aspectos internos de tu empresa. ¿Cuáles son tus metas y objetivos? ¿Cuáles son tus productos? ¿Quién está en tu equipo?
• Competidores: analiza las otras empresas de tu industria. ¿Qué están haciendo para captar una parte del mercado? ¿Qué están haciendo de manera diferente que tú?
• Clientes: ¿cuáles son los sectores demográficos de tus clientes? ¿Puedes ampliarlos?
• Colaboradores: ¿de qué proveedores y distribuidores dependes? ¿Existen opciones alternativas?
• Clima: ¿qué factores políticos, legales y económicos influyen en tu industria y mercado?

Análisis VRIO 

Si estás tratando de identificar las ventajas competitivas, el análisis VRIO es la herramienta para hacerlo. Es un método para evaluar tus recursos y las ventajas (o desventajas) competitivas que te brindan. En el análisis VRIO, examinas un recurso desde cuatro perspectivas:

• ¿Es valioso?
• ¿Es poco común?
• ¿Puede copiarse?
• ¿Estás organizado para usarlo?

Cuando respondas estas preguntas, podrás determinar si ese recurso te ofrece una desventaja competitiva, una paridad competitiva, una ventaja competitiva temporal, una ventaja competitiva no utilizada o una ventaja competitiva a largo plazo. 

Es posible que hayas notado un tema común que vincula los cinco métodos que se mencionan anteriormente: las imágenes. Al igual que la mayoría de los procesos y métodos analíticos, el análisis de la situación es mucho más sencillo cuando visualizas tu información. Ya sea a través de un gráfico DAFO, un diagrama VRIO o simplemente un tablero de lluvia de ideas, Lucidspark puede ayudar a tu equipo a mantener la organización y creatividad mientras usas nuestros modelos para efectuar un análisis situacional eficaz.