En este momento, las compañías están intentando planificar para el futuro de sus organizaciones en un tiempo de incertidumbre sin precedentes. Pero, incluso antes de que la COVID-19 ocasionara una transición masiva al trabajo remoto, la planeación estratégica de muchas organizaciones era ineficiente. A menudo, los equipos carecían de claridad respecto de los próximos pasos necesarios para ejecutar fehacientemente los planes.

En 2016, se estimó que alrededor del 67 % de los planes estratégicos fallan. Hay muchos motivos por los cuales fracasan los planes estratégicos, incluida la falta de adhesión de los interesados, objetivos poco claros, pérdida de impulso y cero alineación.

Pero, la raíz del problema es que la planeación estratégica a menudo está destinada a fracasar desde el principio. 

Nuestro abordaje debe cambiar. Es momento de centrarse en fomentar la interacción, la alineación y la claridad para lograr que la planeación estratégica valga la pena y sea efectiva.

Dónde fracasa la planificación estratégica 

Imagina la reunión de planificación estratégica ideal. Todos se reúnen alrededor de una mesa en la sala de reuniones y proponen ideas apasionadamente. Es una conversación que fluye libremente con energía y una sinergia colaborativa inexplicable. De pronto, alguien salta de la silla, toma el marcador y se dirige a la pizarra para anotar lo que todos estuvieron diciendo. Una idea se destaca y toda la sala sabe que ese es el camino correcto hacia el futuro. 

Lamentablemente, esto no es lo que suele suceder. 

Las reuniones de planificación estratégica requieren muchísima preparación. Debes comprender la posición de la organización en el mercado, conocer los recursos disponibles y usar toda esta información para tomar decisiones comerciales sensatas. 

A menudo, estas reuniones duran varias horas y es fácil perder el norte o quedarse atascado en algún tema. Cuando esto sucede, los colegas pierden la concentración, dejan de interactuar y empiezan a trabajar en otros proyectos u otras tareas. 

Aún peor, se pierden las ideas, se las desecha o se las borra de la pizarra e, incluso si están anotadas, los documentos solo son accesibles para pocas personas.  

Todos estos factores pueden acumularse rápidamente para impedir la planificación estratégica. Todos se van de la reunión con poco que mostrar y ningún paso futuro sobre el cual actuar. 

Cómo la planeación estratégica sufre ante la COVID-19 

El trabajo a distancia por la COVID-19 no solo exacerba los problemas tradicionales de la planeación estratégica sino que se suma a ellos.  

Uno de los principales problemas para los equipos que intentan la planeación estratégica a distancia es mantener a todos interesados y activos. Más del 50 % de los empleados han admitido trabajar en otras tareas durante las reuniones virtuales. Cuando los empleados se distraen, pierden la oportunidad de expresar sus propias ideas y se pierden información crítica. 

El problema se agrava cuando los equipos emplean documentos y hojas de cálculo como reemplazo de la pizarra. Si mantener a la gente interesada era un problema antes, solo empeora cuando todos están mirando renglones de texto y de números. 

Los documentos y las hojas de cálculo tienen limitaciones. No puedes tomar una pila de notas adhesivas y añadir ideas en un doc. No puedes usar un marcador para dibujar flechas entre las notas adhesivas. Y las buenas ideas pueden perderse en el ida y vuelta de las ediciones colaborativas. Se pierde el momento cumbre cuando las ideas encajan en su lugar.  

Sin un espacio verdaderamente colaborativo, una persona o un pequeño grupo de personas pueden terminar dominando la conversación. Se impide que otras personas del grupo compartan sus pensamientos y hay menos oportunidades para aprovechar la creatividad y las opiniones de todos. 

Las organizaciones se pierden soluciones innovadoras cuando hay una participación asimétrica durante las reuniones de planeación estratégica. Pero la planeación colaborativa y la creatividad son absolutamente necesarias para mantener a la compañía en funcionamiento. La falta de diálogo da lugar a una mala comunicación y a la desalineación en los planes. 

Es necesaria una solución para dirigir la conversación y la participación, y esta debe no solo recrear la sinergia de la oficina, sino mejorarla. 

Queda claro que la manera en la que hemos encarado la planeación estratégica no va a funcionar más.

La planificación estratégica como debe ser

La planificación estratégica consiste en encontrar el mejor camino hacia adelante para tu organización y ejecutar ese plan. Pero esto no es lo que suele suceder. Es momento de adoptar un nuevo enfoque respecto de la planificación estratégica, y ahí es donde una pizarra virtual puede ayudarte. 

Las pizarras virtuales son mucho más que un mero lienzo digital para proponer ideas libremente. Son herramientas de colaboración gráfica que fomentan la interacción y la alineación y, por lo tanto, posibilitan tomar acciones según tus planes estratégicos. 

Estos son algunos consejos útiles para volver a enfocar tu abordaje de la planificación estratégica: 

Prepárate para la reunión

Antes de la reunión, organiza tu tablero para que esté listo para usar. Define y organiza tus pilares estratégicos con carriles. Planifica tu agenda con el Panel de notas de Lucidspark. Crea espacios separados en el tablero designados para las lluvias de ideas y para pensar. 

Ve un paso más allá y asigna a cada persona un color específico. De esta manera, todos sabrán quién agregó cada nota y cada idea. En Lucidspark, puedes usar la función Colores de colaboradores y todos los que participen tendrán cursores, figuras y notas adhesivas identificados con colores. 

Ahora que todos se han reunido, tu equipo puede empezar a trabajar de inmediato. 

Promueve la colaboración

Facilita una conversación significativa y el diálogo necesarios para planificar para el próximo año y tomar decisiones críticas. 

Pídeles a todos que vengan a la reunión con algunas ideas preparadas como punto de partida. Prueba algunas actividades de lluvia de ideas para que empiece a fluir la creatividad de tu equipo. Durante la reunión, pide a tus compañeros de equipo que expresen sus pensamientos y sus opiniones sobre las ideas.

Usa el lienzo compartido de la pizarra virtual para elaborar sobre la creatividad mutua y encender las ideas de todos los integrantes del equipo. 

Mantén la organización del tablero

Una vez que el tablero esté lleno de notas adhesivas e ideas, puede resultar un tanto abrumador. El paso siguiente es organizarlo. Una manera de ordenar las ideas es según el esfuerzo que requerirá cada una. ¿Es un esfuerzo grande que implica a varios interesados y pases de mano? ¿O sería fácil de lograr por una sola persona?

También puedes organizar las ideas según su prioridad. Si tienes un montón de tareas de alta prioridad, tal vez signifique que no puedes asumir tantas tareas de prioridad media o baja hasta más adelante.

En Lucidspark, solo hacen falta unos pocos clics para ordenar las ideas automáticamente con etiquetas.

Vota las ideas

Refina tu lienzo de ideas votando en el equipo. Prueba la votación con puntos. 

Lucidspark hace que votar sea sencillo y fácil. Puedes determinar la cantidad de votos que tiene cada uno y hacer que la votación sea anónima. Incluso puedes probar votar con emojis. Independientemente del método que elijas, es una gran manera de lograr que todos se alineen y alcanzar el consenso para que el proyecto avance. 

Lleva una lista de excedentes

Una vez que hayas acotado las ideas que quieres incorporar en tu plan estratégico, no pierdas las otras buenas ideas que se aportaron durante la sesión. 

Guarda ideas para el futuro con una lista de excedentes. Simplemente agrega todas las ideas que no hayan sido seleccionadas en esta ronda. Cuando vuelvas al tablero, puedes seguir directamente desde donde estabas. 

Determina los próximos pasos

Este es el paso en el que la planeación estratégica suele fracasar. Ahora que tu equipo ha elegido el mejor camino hacia el futuro, necesitas un plan para lograrlo. Determina qué debe suceder después de esta reunión. 

Esto puede significar completar un nuevo mapa de recorrido del cliente para entender cómo pueden haber cambiado las necesidades de los clientes y alinear esos datos con tu estrategia de producto. O tal vez decidas que necesitas un nuevo blog para llegar a tus posibles clientes. 

Sea lo que fuera, escribe quién es responsable de cada elemento de acción y cuál es su próximo paso para lograrlo. Con un plan a mano, todos están alineados y tienen un camino claro para que la planeación estratégica sea todo un éxito.  

La planificación estratégica después de la pandemia

Nadie sabe cómo será el trabajo en seis meses o en un año a partir de ahora, pero mientras nos adaptamos a esta nueva normalidad, la planificación estratégica es más importante que nunca. Por ese motivo, una herramienta como Lucidspark es fundamental para el avance de las organizaciones. 

Para todos los que lideran una reunión o sesión de planificación, lograr que la gente participe y mantenerla interesada en el proceso es fundamental. Ahora es momento de aprovechar las ventajas de una herramienta de colaboración gráfica como Lucidspark para promover el contexto, la conversación y la planificación. Es momento de reimaginar lo que puede lograr la planificación estratégica.