Ist Ihre Aufgabenliste so groß, dass Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen? Bei den unzähligen Aufgaben, die erledigt werden müssen, kann es sich unmöglich erscheinen, irgendetwas zu schaffen. Die Lösung hierfür könnte in der Vergangenheit liegen.

Dwight D. Eisenhower, der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, war für sein kompetentes Zeitmanagement bekannt. Da die Führung des Landes keine leichte Aufgabe ist, schuf Eisenhower eine leistungsfähige Methode, um verschiedene Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, damit er sich auf das Wesentliche konzentrieren konnte.

Was ist die Eisenhower Matrix?

Die Eisenhower Matrix, auch bekannt als „Eisenhower Tabelle“, ist ein einfaches Tool zur Entscheidungsfindung, das Ihnen hilft, verschiedene Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Die Eisenhower Matrix besteht aus vier Quadranten: 

Quadrant 1: Wichtig und dringend

Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend

Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig

Quadrant 4: Nicht wichtig, nicht dringend

 

Dringende vs. wichtige Aktivitäten

Der Schlüssel zum Verständnis des Eisenhower Prinzips liegt darin, den Unterschied zwischen „dringenden“ und „wichtigen“ Aufgaben zu erkennen.

Wichtig: Wichtige Aufgaben stehen im Einklang mit Ihren Werten und helfen Ihnen, Ihre Hauptziele zu erreichen. Sie sind oft langfristig angelegt und führen nicht unbedingt sofort zu Ergebnissen. Daher werden sie oft kurzfristig zugunsten dringenderer Aufgaben vernachlässigt. 

Dringend: Dringende Aktivitäten sind zeitkritisch und erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Wenn wichtige Aufgaben lange genug aufgeschoben werden, werden sie schließlich zu dringenden Aufgaben, was zu Stress und Druck führt, um sie rechtzeitig zu erledigen.

In einer Eisenhower Matrix müssen wir festlegen, welche Aufgaben dringend und welche wichtig sind. Sobald Sie wissen, wo jede Aufgabe hingehört, können Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten ordnen und effizienter arbeiten.

Wie man eine Eisenhower Matrix verwendet

Jeder Quadrant in einer Eisenhower Matrix steht für eine andere Prioritätsstufe. Indem Sie beurteilen, welche Aufgaben wichtig, dringend oder eine Kombination aus beidem sind, können Sie entscheiden, wie Sie sie am besten bewältigen.

Quadrant 1: Zuerst zu erledigen

Quadrant 1 enthält Ihre „wichtigen und dringenden“ Aktivitäten. Es handelt sich um Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind.

Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, diese Aufgaben zu erledigen. Üblicherweise gibt es zwei Arten von Aufgaben, die in diesem Quadranten enden: Aufgaben, die Sie nicht vorhersehen konnten, und Aufgaben, die Sie aufgeschoben haben. Wenn Sie diesen Quadranten ausfüllen, überlegen Sie, welche Aufgaben Sie bis zur letzten Minute aufgeschoben haben, und planen Sie, wie Sie diese in Zukunft nicht mehr aufschieben können. Eine Methode zur Verringerung des künftigen Stresses besteht darin, dass Sie in Ihrem Zeitplan zusätzliche Zeit für unvorhergesehene Aufgaben einplanen und sich einen Puffer für verspätete Arbeiten verschaffen.

Quadrant 2: Den Zeitpunkt festlegen

Quadrant 2 enthält „wichtige, aber nicht dringende“ Aktivitäten.

Mit anderen Worten: Sie müssen eines Tages erledigt werden, aber es gibt keine sofortige Frist dafür. Diese Aufgaben helfen Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen, aber sie werden oft vernachlässigt, weil sie nicht dringend sind. Um das Aufschieben dieser Aufgaben zu vermeiden, entscheiden Sie, wann Sie an jeder Aufgabe arbeiten werden. Legen Sie klare Fristen fest, damit Sie diese Aktivitäten in Ihren Zeitplan einbauen können.

Quadrant 3: Delegieren

Quadrant 3 ist der Bereich, in dem sich viele Menschen festfahren. Dies ist der Abschnitt „dringend aber nicht wichtig“.

Diese Aufgaben halten Sie üblicherweise davon ab, an Ihren Hauptzielen zu arbeiten. Die Aufgaben in diesem Quadranten werden häufig von anderen Personen übernommen. Ein Teammitglied könnte Sie zum Beispiel bitten, eine Präsentation zu überprüfen, die in ein paar Stunden fällig ist, aber nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt. Versuchen Sie, so wenig wie möglich an solchen Aufgaben zu arbeiten, indem Sie sie höflich ablehnen oder delegieren.

Quadrant 4: Später erledigen oder streichen

Quadrant 4 enthält die Elemente mit der niedrigsten Priorität. Dies sind die „unwichtigen und nicht dringenden“ Aktivitäten.

Letztendlich dienen diese Elemente als Ablenkung von Ihren wichtigen Aufgaben. Die beste Lösung besteht darin, sie vollständig aus Ihren Prioritäten zu entfernen oder sie auf einen besseren Zeitpunkt aufzuschieben, um sie abzuschließen – idealerweise, wenn Sie nicht so viele wichtige Aufgaben haben, an denen Sie arbeiten müssen.

Eisenhower Matrix - Bewährte Praktiken

Ein Vorteil der Eisenhower Matrix besteht darin, dass sie einfach zu verwenden ist. Befolgen Sie unsere Best Practices, um die Nutzung des Tools weiter zu verbessern.

1. Farbliche Kennzeichnung

Die farbliche Kennzeichnung der einzelnen Quadranten hilft Ihnen dabei, schnell herauszufinden, was als nächstes auf Ihrer Liste steht. Sie können Ihre Eisenhower Matrix mit Farben Ihrer Wahl anpassen oder unsere einfache Methode (unten aufgeführt) befolgen:

Rot: Dringende und wichtige Aufgaben (sofort zu erledigen)

Gelb: Wichtig, nicht dringend (Zeitpunkt festlegen)

Grün: Dringend, nicht wichtig (Delegieren)

Grau: Nicht wichtig, nicht dringend (später erledigen oder streichen)

2. Beschränken Sie jeden Quadranten auf 10 Elemente.

Ein Übermaß an Aufgaben kann Sie überwältigen und es schwierig machen, sie rechtzeitig zu erledigen. Um Fristen einzuhalten, beschränken Sie jeden Quadranten auf maximal 10 Aufgaben. Idealerweise sollten Sie sich auf nur 5 bis 7 Aufgaben in jedem Quadranten konzentrieren.

3. Eliminieren und dann optimieren

Es ist einfacher, Ihre Zeit zu optimieren, wenn Sie weniger Dinge erledigen müssen. Konzentrieren Sie sich beim Ausfüllen Ihrer Quadranten darauf, Unordnung zu beseitigen. Suchen Sie nach Aufgaben, die Sie delegieren oder ganz entfernen können. Wenn Sie dies als erstes tun, wird alles andere auf Ihrer Liste viel einfacher werden.

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