Wat is een Eisenhower matrix en hoe gebruik je er een om je takenlijst te prioriteren.

Is je takenlijst zo overweldigend dat je geen idee hebt waar je zelfs maar moet beginnen? Met talloze taken die afgehandeld moeten worden kan het bijna onmogelijk voelen om iets gedaan te krijgen. De oplossing voor deze strijd zou wel eens in het verleden kunnen liggen.

Dwight D. Eisenhower, de 34ste president van de Verenigde Staten, stond bekend om zijn uitstekende planning vermogen. Omdat het besturen van het land geen geringe taak is, creëerde Eisenhower een krachtige manier om verschillende taken te prioriteren, zodat hij zich kon concentreren op wat het belangrijkst was.

Wat is een Eisenhower matrix?

De Eisenhower matrix, ook bekend als de "Eisenhower tabel", is een eenvoudig hulpmiddel voor besluitvorming dat je helpt verschillende taken te prioriteren op basis van urgentie en belangrijkheid. De matrix bestaat uit vier kwadranten: 

Kwadrant 1: belangrijk en urgent

Kwadrant 2: belangrijk maar niet urgent

Kwadrant 3: urgent maar niet belangrijk

Kwadrant 4: niet belangrijk, niet urgent

 

Urgente vs. belangrijke activiteiten

De sleutel tot het begrijpen van de Eisenhower methode is het verschil leren maken tussen "urgente" en "belangrijke" taken.

Belangrijk: Belangrijke taken komen komen overeen met je taken en helpen je om je hoofddoelen te bereiken. Ze richten zich vaak op de lange termijn en leveren mogelijk niet onmiddelijk resultaten op. Dit maakt het gemakkelijk om ze op korte termijn te verwaarlozen voor meer urgente taken. 

Urgent: Urgente activiteiten zijn tijdgevoelig en vereisen onmiddellijke aandacht. Door belangrijke taken lang genoeg uit te stellen, worden ze uiteindelijk urgent, waardoor stress en druk ontstaat om ze op tijd af te ronden.

Een Eisenhower matrix vereist dat we definiëren welke taken urgent en welke belangrijk zijn. Zodra je weet waar elke taak past, kun je je taken prioriteren en efficiënter werken.

Een Eisenhower matrix gebruiken

Elk kwadrant in een Eisenhower matrix vertegenwoordigt een ander prioriteitsniveau. Door te evalueren welke taken belangrijk, urgent of een combinatie van beide zijn, kun je vervolgens beslissen hoe je deze het beste kunt beheren.

Kwadrant 1: als eerste doen

Kwadrant 1 bevat je 'belangrijke en urgente' activiteiten. Dit zijn taken die zowel belangrijk als urgent zijn.

Richt je eerst op het voltooien van deze taken. Er zijn meestal twee soorten taken die in dit kwadrant terechtkomen: taken die je niet kon voorzien en taken die je uitstelde. Bedenk bij het invullen van dit kwadrant welke taken je tot het laatste moment hebt overgelaten en plan hoe je kunt voorkomen dat je ze in de toekomst opnieuw uitstelt. Een methode om toekomstige stress te verminderen, is door jezelf extra tijd in je planning te geven om rekening te houden met onvoorziene taken en jezelf een buffer te geven voor al het werk dat achterloopt.

Kwadrant 2: bepalen wanneer

Kwadrant 2 bevat 'belangrijke maar niet urgente' activiteiten.

Met andere woorden, je moet ze op een dag voltooien, maar er staat geen onmiddellijke deadline voor. Deze taken helpen je je doelen te bereiken, maar ze worden vaak verwaarloosd omdat ze niet dringend zijn. Om uitstel te voorkomen, moet je beslissen wanneer je aan een taak gaat werken. Stel duidelijke deadlines om deze activiteiten in je planning op te nemen.

Kwadrant 3: delegeren

Kwadrant 3 is waar veel mensen vastlopen. Dit is het gedeelte 'urgent maar niet belangrijk'.

Deze taken zorgen er doorgaans voor dat je niet aan je hoofddoelen kunt werken. Taken in dit kwadrant komen vaak van andere mensen. Je collega kan je bijvoorbeeld vragen een presentatie voor hun te beoordelen die over een paar uur moet worden afgerond, maar die niet van toepassing is op jouw verantwoordelijkheidsgebieden. Probeer het werken aan dit soort taken tot een minimum te beperken door ze waar mogelijk beleefd af te wijzen of te delegeren.

Kwadrant 4: later doen of elimineren

Kwadrant 4 bevat de items met de laagste prioriteit. Dit zijn de 'niet belangrijk en niet urgent' activiteiten.

Uiteindelijk dienen deze items als een afleiding van je belangrijke taken. De beste oplossing is om ze helemaal uit je prioriteiten te schrappen of ze te verplaatsen naar een beter moment om ze af te maken, idealiter naar een moment waarop je niet zoveel belangrijke taken hebt om aan te werken.

Eisenhower Matrix best practices

Een voordeel van de Eisenhower prioriteitsmatrix is dat deze eenvoudig te gebruiken is. Volg onze best practices om je gebruik van onze tool te verbeteren. 

1. Gebruik kleurcodes

Het gebruiken van kleurcodes voor elk kwadrant kan je helpen snel te bepalen wat het volgende item op je lijst is. Je kunt je matrix aanpassen met kleuren naar keuze, of onze eenvoudige methode hieronder volgen:

Rood: urgente en belangrijke taken (Direct doen)

Geel: belangrijk, niet urgent (Bepalen wanneer)

Groen: urgent, niet belangrijk (Delegeren)

Grijs: niet belangrijk, niet urgent (Later doen of elimineren)

2. Beperk elk kwadrant tot 10 items

Een overschot aan taken kan je overweldigen en het moeilijk maken om ze op tijd af te ronden. Beperk elk kwadrant tot niet meer dan 10 taken om je te helpen deadlines te halen. Probeer in het ideale geval te focussen op slechts 5 tot 7 taken in elk kwadrant.

3. Elimineer en optimaliseer vervolgens

Het is makkelijker om je tijd goed in te delen als je minder dingen hoeft te beheren. Probeer rommel te verwijderen terwijl je je kwadranten invult. Zoek naar taken die je kunt delegeren of helemaal kunt elimineren. Als je dit eerst doet, wordt al het andere op je lijst een stuk eenvoudiger.

Sjabloon voor Eisenhower matrix

Tijdsmanagement kan moeilijk zijn. Gebruik het online Eisenhower matrix sjabloon van Lucidspark om je te helpen je productiviteit te verhogen terwijl je je concentreert op de dingen die het belangrijkst zijn.

Lucidspark is een collaboratieve virtuele whiteboard tool die teams helpt de toekomst te visualiseren en de beste ideeën tot leven te brengen Organiseer dynamische brainstormsessies op een oneindig canvas om inzichten om te zetten in actie. Ga nu aan de slag door je aan te melden voor een account.