So erstellen Sie eine fragenbasierte Tagesordnung

Kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor? Ein Meeting steht an und Sie beginnen die Sitzung mit einer im Vorfeld erstellten klaren Tagesordnung und der festen Absicht, sich genauestens daran zu halten. Doch aus irgendeinem Grund fehlt es dem Meeting trotzdem an Fokus und Interaktion. Sie nennen ein Thema, eröffnen die Diskussion und … hören nichts als Grillenzirpen.

Am Ende der Sitzung haben Sie vielleicht ein paar Aufgaben verteilt, aber nicht unbedingt das Gefühl, wirklich etwas erreicht zu haben. Die Gruppe bleibt ausgelaugt und gelangweilt zurück und Sie streichen das Meeting von Ihrer Aufgabenliste, erschöpft und alles andere als zufrieden, bevor das Ganze nächste Woche wieder von vorne beginnt.

Wenn Sie sich wiedererkannt haben, sind Sie damit nicht allein. Fachkräfte verbringen 31 Stunden im Monat in unproduktiven Meetings, was US-Unternehmen jährliche Kosten in Höhe von 37 Milliarden USD verursacht.

Aber das muss nicht unbedingt so sein.

Meetings sind oft notwendig, um die Zusammenarbeit zu fördern, bei Entscheidungen einen Konsens zu schaffen und Probleme zu lösen. Und in unserer heutigen zunehmend standortunabhängigen Arbeitskultur gehören Meetings ganz einfach zum Berufsalltag dazu. Wie also können Sie Ihre Sitzungen möglichst produktiv und interaktiv gestalten?

Überdenken Sie die Struktur Ihrer Tagesordnungen.

Nutzen Sie die folgenden Tipps und revolutionieren Sie Ihre Meetings mithilfe einer fragenbasierten Tagesordnung, um Zielsetzung, Engagement und Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen zu fördern.

Was ist eine fragenbasierte Tagesordnung FÜR MEETINGS?

Die meisten Tagesordnungen für Meetings folgen einer vorhersehbaren Gliederung, in der Diskussionsthemen oder erforderliche Maßnahmen wie „Einleitung“, „Offene Diskussion über X“, „Aktionspunkte“ aufgeführt sind. Dieses Format kann Ihrer Besprechung zwar eine gewisse Struktur verleihen, ist aber letztlich problematisch, weil es dem Moderator die „Leitung“ des Meetings überträgt.

Die Aufgabe des Moderators besteht jedoch nicht darin, ein Meeting zu leiten. Es ist vielmehr so, dass Moderatoren kein persönliches Interesse an den Ergebnissen der Sitzung haben und ihr Fokus darauf liegen sollte, einen geeigneten Rahmen für das Team zu schaffen, um die Ziele des Meetings zu erreichen.

An dieser Stelle kommt die fragenbasierte Tagesordnung ins Spiel.

Eine fragenbasierte Tagesordnung ersetzt die traditionellen Themenüberschriften durch spezifische Fragen, die zu zielführenden Gesprächen anregen sollen. Fragen sind ein wirksames Mittel, um die Teilnehmenden in die Diskussion einzubeziehen. Im Idealfall ermöglichen sie gemeinsames Brainstorming, führen zu umsetzbaren Lösungen und schaffen einen Konsens im Entscheidungsprozess.

Um eine fragenbasierte Tagesordnung zu erstellen, ermittelt der Moderator den Zweck des Meetings (also das angestrebte Ziel oder Ergebnis) und geht von dort aus rückwärts vor, um Fragen zu formulieren, welche die Diskussion in diese Richtung lenken.

So verhelfen Ihnen fragenbasierte Tagesordnungen zu besseren Meetings

Kann eine veränderte Herangehensweise an Meeting-Tagesordnungen wirklich einen so großen Unterschied machen? Wir sagen: Ja, das kann sie. Hier sind nur einige der Vorteile von fragenbasierten Tagesordnungen für Ihre Meetings.

Sie fördern kreative Problemlösung

Breit angelegte Diskussionsthemen ermöglichen nicht unbedingt sinnvolle Diskussionen. Sie sind zu allgemein und nicht auf den konkreten Zweck ausgerichtet, auf den sie abzielen. Wenn beispielsweise „Jahresrückblick“ ein Punkt auf der Tagesordnung des Meetings wäre, worauf würden Sie dann Ihren Fokus legen? Wie würden Sie auf das Jahr zurückblicken?

Wenn Sie das Thema als Frage (oder Fragen) umformulieren, kann das dabei helfen, den Zweck eines solchen Rückblicks sichtbar zu machen. Anstelle des Punktes „Jahresrückblick“ könnten Sie beispielsweise fragen: „Wie können wir unseren Vertriebsprozess optimieren, um im nächsten Jahr die Kundenzufriedenheit zu erhöhen?“

Sehen Sie den Unterschied? Eine Frage fordert die Teilnehmenden dazu auf, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und kritisch über ein Problem oder Ziel nachzudenken. Mit anderen Worten: Fragen machen neugierig, verdeutlichen den eigentlichen Zweck eines Meetings und lenken den Gesprächsfokus auf das, was wirklich wichtig ist.

Sie motivieren Teilnehmende zur Eigenverantwortung

Eines der wichtigsten Argumente für eine fragenbasierte Tagesordnung ist die Möglichkeit, die Eigenverantwortung der Teilnehmenden eines Meetings zu stärken. Fragen unterstreichen die Tatsache, dass Moderatoren nicht die alleinigen Entscheidungsträger sind oder das letzte Wort in Bezug auf die Inhalte oder Ergebnisse des Meetings haben. Nach diesem Ansatz gehen Moderatoren nicht einfach nur eine traditionelle Tagesordnung durch, delegieren Aufgaben und haken Punkte ab, sondern stellen die richtigen Fragen, um das Gespräch anzuleiten und die Gruppendiskussion inhaltlich auf Kurs zu halten.

Dadurch wird ein Umfeld geschaffen, in dem jeder zur Teilnahme ermutigt wird. Anstatt die Verantwortung an Teamverantwortliche oder Meetingleiter abzugeben, sollten sich alle Beteiligten in die Diskussion einbringen und gemeinsam die finalen Maßnahmen erarbeiten. Diese Herangehensweise fördert die Zusammenarbeit und Abstimmung im Entscheidungsprozess.

Sie dienen als Roadmap für das Meeting

Breit angelegte Diskussionsthemen sind zu unspezifisch, um in Meetings Orientierungshilfe zu bieten. So verraten Tagesordnungspunkte wie etwa „Budgetauswertung“ nichts über den Zweck einer solchen Auswertung oder darüber, welche Probleme diskutiert oder gelöst werden sollen. Außerdem bleibt offen, an welchem Punkt das Thema ausreichend besprochen sein wird.

Dies ist ein weiterer Grund, warum es sinnvoll ist, Tagesordnungspunkte als Fragen zu formulieren – Fragen dienen als Wegweiser für die Teilnehmenden. Anhand der Fragen lässt sich erkennen, wo Sie sich im Verlauf des Meetings befinden und wann Sie Ihr Ziel erreicht haben.

Beispielsweise könnten Sie die „Budgetauswertung“ folgendermaßen als Frage umformulieren: „Wie können wir unsere Investitionen in Leistungen für Angestellte im nächsten Jahr maximieren?“ oder „Wie können wir die Herstellungskosten in den nächsten zwei Jahren um 20 % senken?“ Konkrete Fragen wie diese verdeutlichen, nach welchen Lösungen Sie suchen und lassen Raum für innovative Diskussionen und kreative Problemlösungen. Am Ende des Meetings dürfte klar sein, wie zufriedenstellend die Fragen beantwortet werden konnten und welche Erkenntnisse es umzusetzen gilt.

Sie ermöglichen Flexibilität

Fragenbasierte Tagesordnungen zu erstellen ermöglicht außerdem mehr Flexibilität als traditionelle Strukturen und geben den Teilnehmenden die Gelegenheit, Fragen zu stellen, Möglichkeiten zu erkunden und hilfreiche Vorschläge zur Ergänzung der Tagesordnung einzubringen.

Das liegt daran, dass Fragen ein offenes Diskussionsklima fördern. Auch wenn der Austausch durch eine bestimmte zielgerichtete Fragestellung bestimmt wird, bleibt genug Raum für flexible, kreative Denkansätze und Problemlösungen.

Sie stärken die Rolle des Moderators

Allzu oft gibt es bei Meetings einen Leiter (häufig übernehmen diese Rolle Manager, Führungskräfte oder Projektverantwortliche) anstelle eines Moderators, der durch die Sitzung führt.

„Wo liegt der Unterschied?“, fragen Sie sich möglicherweise. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Leiter das Meeting durchführen und an der Spitze des Teams stehen oder die wichtigsten Entscheidungsträger sind. In der Regel gehen sie dabei die Tagesordnungspunkte durch, haben während der Sitzung vermutlich den größten Redeanteil und schaffen im Grunde eine hierarchische Dynamik, die eine offene Diskussion und innovatives Denken verhindert.

Im Gegensatz dazu sind Moderatoren neutrale Mitglieder der Gruppe (also keine Manager) und treten als kollaborative Leiter im Dienste aller Teilnehmenden auf. Wird ein Meeting durch einen Moderator angeleitet, schafft dies einen Rahmen, in dem Gruppenmitglieder gleichberechtigt zur Lösung von Problemen beitragen, Fragen stellen und gemeinsam Entscheidungen treffen können.

Eine fragenbasierte Tagesordnung stärkt die Rolle des Moderators und bietet Unterstützung bei der effektiven Ausrichtung des Meetings.

Es ist nicht immer einfach, zum eigentlichen Kern eines Meetings vorzudringen. Doch mithilfe einer fragenbasierten Tagesordnung verwandeln Sie diesen beschwerlichen Weg in eine gewinnbringende Erfahrung. Wenn Ihre Besprechungen nicht den Erwartungen gerecht werden, sollten Sie eine neue Richtung einschlagen. Entwerfen Sie gemeinsam mit Ihrem Moderator geeignete Fragen und lassen Sie den Verlauf des Meetings von Ihrer Tagesordnung bestimmen. Die Ergebnisse könnten Sie durchaus überraschen.

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