Cómo crear una agenda de reunión basada en preguntas

Es una historia común. Llegas a una reunión preparado con una agenda clara y toda la intención de seguirla al máximo. Pero de alguna manera la reunión todavía carece de enfoque y participación. Mencionas el tema a revisar, dices que vas a ceder la palabra y ...se hace el silencio. 

Al final de la reunión, es posible que te quedes con la asignación de tareas, pero sin una sensación real de logro. El grupo va sintiéndose agotado y aburrido. Tachas la reunión de tu lista de tareas pendientes muy cansado y derrotado. Luego, lo haces de nuevo la siguiente semana. 

Si esto te sucede, no eres el único. Los profesionales dedican 31 horas al mes a reuniones improductivas, lo que les cuesta a las empresas estadounidenses 37,000 millones de dólares al año.

No tiene por qué ser así. 

Las reuniones normalmente son necesarias para impulsar la colaboración, generar consenso en torno a las decisiones y resolver problemas. Y en el entorno laboral actual, con cada vez más personas que trabajan a distancia, las reuniones son simplemente parte de la vida profesional. Entonces, ¿cómo puedes garantizar que tus reuniones sean productivas e interesantes?

Reconsidera tus agendas.

Utiliza los siguientes consejos para transformar tus reuniones mediante el uso de agendas basadas en preguntas que impulsen el propósito, la participación y la toma de decisiones en tu organización.

¿Qué es una agenda de reunión basada en preguntas?

La mayoría de las agendas siguen un esquema predecible que enumera los temas de debate o los pasos a seguir, como “Introducción”, “Debate abierto sobre X”, “Medidas propuestas”. Aunque este formato puede dar algo de estructura a la reunión, en última instancia, es problemático porque la responsabilidad de “dirigir” la reunión recae en el facilitador. 

Sin embargo, el trabajo del facilitador no es dirigir la reunión. Los “facilitadores de la reunión no tienen un interés personal en los resultados de la reunión, así que tu enfoque es crear el espacio para que el equipo logre los objetivos de la reunión.

Ahí es donde entran las agendas de reunión basadas en preguntas. 

En una agenda de reunión basada en preguntas, se sustituyen los encabezados tradicionales de los temas de la agenda con preguntas específicas para generar una conversación reflexiva. Las preguntas son una forma eficaz de involucrar a los asistentes en el debate. Las mejores preguntas generan una lluvia de ideas colaborativa y soluciones viables, además de que generan consenso en el proceso de toma de decisiones. 

Para crear una agenda de reunión basada en preguntas, el facilitador identifica el propósito de la reunión (es decir, el objetivo final o el resultado que se desea lograr) y, a partir de ahí, elabora preguntas que conduzcan el debate en esa dirección. 

De qué manera las agendas de reunion basadas en preguntas mejoran las reuniones

¿Cambiar el enfoque de tu agenda realmente puede marcar una gran diferencia en tus reuniones? Creemos que sí es posible. Estos son solo algunos de los beneficios de utilizar una agenda de reunión basada en preguntas para guiar tus reuniones.

Promueven la resolución creativa de problemas

Los temas de debate sin enfoque no generan una conversación reflexiva de inmediato. Son demasiado generales y no tienen el propósito específico en el que quieres concentrarte. Por ejemplo, si ves “Revisión anual” en una agenda, ¿dónde enfocarías tu atención? ¿Cómo harías esa revisión del año? 

Reformular el tema como una pregunta (o varias) te ayuda a profundizar en el objetivo de la revisión. Por ejemplo, en lugar de “Revisión anual” puedes preguntar, “¿Cómo podemos mejorar nuestro proceso de ventas para aumentar la satisfacción del cliente en el próximo año?” 

¿Ves la diferencia? Una pregunta obliga a los participantes a comprometerse con el tema y a pensar de forma crítica en un problema u objetivo. En otras palabras, las preguntas despiertan la curiosidad, hacen comprender el verdadero objetivo de la reunión y enfocan la conversación en lo que realmente es importante. 

Empodera a los participantes para tener sentido de pertenencia

Una de las razones más importantes para elaborar una agenda de reunión basada en preguntas es ayudar a los participantes a tener sentido de pertenencia en la reunión. Gracias a las preguntas, se refuerza que el facilitador no es quien toma las decisiones ni tiene la última palabra sobre el contenido o el resultado de la reunión. En lugar de seguir una agenda tradicional, delegar tareas y marcar temas que se abordaron, los facilitadores simplemente hacen las preguntas para guiar el debate y volver a enfocar al grupo si la conversación se desvía. 

Esto crea un entorno en el que se anima a todos a participar. En lugar de delegar en el jefe de equipo o en el director de la reunión, cada persona que asista a la reunión debe participar en la conversación y contribuir a los puntos de acción finales. Este enfoque promueve la colaboración y el consenso en el proceso de toma de decisiones.  

Proporcionan una hoja de ruta para la reunión

Los temas de debate sin enfoque no son lo suficientemente específicos como para guiar realmente una reunión. Por ejemplo, si tienes un punto de la agenda titulado “Revisión del presupuesto”, eso no establece el propósito de la revisión, qué problemas deseas analizar o resolver o cuándo sabrás que has cubierto el tema de manera adecuada. 

Esa es otra razón por la que resulta valioso plantear los puntos de la agenda como preguntas: las preguntas sirven como marcadores de ruta para los participantes. Además, te ayudan a entender en qué punto de la reunión te encuentras, así como cuándo ya terminaste. 

Por ejemplo, en lugar de “Revisión del presupuesto”, podrías reformular el punto de la agenda como una pregunta similar a: “¿Cómo podemos maximizar nuestra inversión en beneficios para los empleados el próximo año?” o “¿Cómo podemos reducir los costos de fabricación en un 20% en dos años?” Preguntas específicas como estas aclaran exactamente qué soluciones estás buscando y dejan la puerta abierta a un debate innovador y a la resolución creativa de problemas. Al final de la reunión, debes tener una idea bastante clara de qué tan bien respondiste las preguntas y tener puntos claros en los que vas a tomar medidas.

Fomentan la flexibilidad

Las agendas basadas en preguntas también permiten más flexibilidad que las agendas tradicionales y más espacio para que los participantes planteen preguntas, debatan las posibilidades y presenten aportes útiles a la agenda. 

Esto se debe a que las preguntas abren el debate en grupo. Aunque el debate está orientado a una pregunta concreta, la puerta queda abierta al pensamiento flexible y creativo y a la resolución de problemas.  

Refuerzan el papel del facilitador

Con demasiada frecuencia, las reuniones son dirigidas por un líder (gerente, ejecutivo o responsable del proyecto) en lugar de estar guiadas por un moderador. 

“¿Cuál es la diferencia?” te estarás preguntando. La principal diferencia es que un líder “dirige la reunión” como jefe del grupo o como principal responsable de la toma de decisiones. Por lo general, revisa la lista de temas de la agenda, puede terminar hablando la mayor parte del tiempo y, en esencia, crea una dinámica jerárquica en la reunión que sofoca la discusión abierta y el pensamiento innovador. 

Por el contrario, un facilitador suele tener una postura neutra en el grupo (es decir, no es un director) y actúa como líder colaborativo en servicio a los participantes. El beneficio de una reunión guiada por un facilitador es que el grupo está empoderado para contribuir de manera más equitativa a resolver problemas, plantear preguntas y tomar decisiones. 

Una agenda de reunión basada en preguntas refuerza el rol del moderador y lo ayuda a guiar la reunión de manera efectiva. 

Llegar al meollo de una reunión no siempre es fácil. Pero seguir una agenda basada en preguntas puede hacer que la experiencia sea un poco menos dolorosa y mucho más útil. Si tus reuniones no cumplen con las expectativas, prueba otro truco. Trabaja con tu facilitador para redactar buenas preguntas y ver adónde te lleva la agenda. Puede que te sorprendan los resultados. 

Comienza a elaborar tu agenda de reunión basada en preguntas hoy mismo con Lucidspark.