Eine der wichtigsten Funktionen in der Welt des Produktmanagements ist die Pflege des Produkt-Backlogs. Das Backlog ist eine To-do-Liste, die jedes Element im Produkt-Backlog (Produkt-Backlog Item – PBI) priorisiert. Ein solches PBI kann eine User Story, ein Epic, eine Fehlerbehebung, eine neue Funktion, eine Änderungsanforderung usw. sein.

In einer agilen Umgebung verwaltet und pflegt der Product Owner das Produkt-Backlog. Die wichtigsten oder dringendsten PBIs stehen ganz oben auf der Liste, damit das Team weiß, woran als Nächstes gearbeitet werden muss. Das hilft dem Team, auf Kurs zu bleiben und den Fortschritt zu überwachen.

Das Produkt-Backlog sollte die zentrale Informationsquelle für die Produktanforderungen sein.Wenn etwas nicht im Backlog steht, sollte das Team nicht daran arbeiten.

Das Ziel sollte nicht darin bestehen, alle PBIs aus dem Backlog zu entfernen. Stattdessen sollte das Ziel darin bestehen, die Liste zu verbessern und das Backlog mit relevanten PBIs zu füllen. Dies hilft Ihnen, Ihr Produkt kontinuierlich aufzuwerten.

Was ist die Verbesserung des Produkt-Backlogs?

Der Product Owner ist für die Verbesserung des Produkt-Backlogs (auch Backlog-Pflege genannt) verantwortlich. Das Produkt-Backlog ist eine fortlaufende Liste von Aktionselementen, die von Ihrem Team abgearbeitet werden müssen. In regelmäßig stattfindenden Meetings zur Backlog-Verbesserung überprüfen der Product Owner und die Team-Mitglieder die PBIs, die sich derzeit im Backlog befinden. Dies gibt dem Team die Möglichkeit, veraltete Elemente zu löschen, neue Prioritäten zu setzen, User Stories zu verfeinern und neue Elemente hinzuzufügen, die einen Mehrwert für das Produkt darstellen.

Warum ist die Backlog-Verbesserung wichtig?

Regelmäßige Backlog-Verbesserungen sind wichtig, weil sie die Kommunikation mit Ihren Teams und Stakeholdern offen halten. Durch diese Kommunikation wird sichergestellt, dass alle Beteiligten bei Änderungen, Ergänzungen und Priorisierungen auf dem gleichen Stand sind. Dies ist gerade in großen Unternehmen hilfreich, in denen Teammitglieder von der Arbeit anderer Teams abhängig sind, um ihre eigenen Aufgaben zu erledigen.

Darüber hinaus sind Sitzungen zur Verbesserung des Backlogs aus den folgenden Gründen wichtig:

• Siehelfen Ihrem Team, effizienter zu arbeiten: Ein gut gepflegtes Backlog hält Ihr Team auf Trab und erhöht die Produktivität. Ihr Team weiß, was die Prioritäten sind und was als nächstes ansteht.
   
• Hält das Backlog organisiert: Ein ungeordnetes Backlog kann chaotisch und verwirrend werden, was die Priorisierung der PMIs und die Planung Ihrer Sprints erschwert. Wenn Sie Ihr Backlog gepflegt halten, wird es für den Rest Ihres Teams lesbar.
   
• Hält das Backlog überschaubar: Wenn nicht genügend PMIs im Backlog vorhanden sind, kann es passieren, dass Ihr Team Leerlauf hat, ohne zu wissen, was als nächstes zu tun ist. Andererseits können zu viele PMIs dazu führen, dass gute User Stories verschwendet oder verzögert werden. Die Verbesserung des Backlogs hilft Ihnen, das richtige Gleichgewicht für Ihr Team zu finden. Sie wollen zwar, dass das Backlog gefüllt ist, damit die Arbeit weitergeht, aber Sie wollen nicht, dass es zu voll wird.
   
• Hält die Teams auf dem Laufenden: Häufige Verbesserungen stellen sicher, dass alle Beteiligten wissen, wo das Projekt in Bezug auf Features, Funktionalität, Fehlerbehebungen, Verbesserungen usw. steht.
   
• Hilft dabei, den Umfang zu reduzieren: Verbesserungen helfen Ihnen dabei, User Stories zu identifizieren und zu streichen, die vielleicht eine gute Idee waren, als sie dem Backlog hinzugefügt wurden, die aber jetzt keinen wirklichen Mehrwert mehr bringen.
   
• Ermöglicht es den Teilnehmern, voneinander zu lernen: PMIs werden in der Regel von einer Vielzahl von Personen zum Backlog hinzugefügt. Bei der Durchsicht der PMIs haben die Teilnehmer die Möglichkeit zu erklären, warum die Elemente hinzugefügt wurden, z. B. durch das Feedback aus einer Live-Demonstration, den Input des Support-Teams, die Prioritäten der Stakeholder und so weiter. Die Teammitglieder erhalten Einblicke in Probleme, an die sie vorher vielleicht nicht gedacht haben.

Bewährte Vorgehensweisen bei der Verbesserung des Produkt-Backlogs

Denken Sie daran, dass Sie mit einem Produkt-Backlog nie „fertig“ sein sollten. Wenn Sie Ihr Backlog am Leben halten, bleibt auch Ihr Produkt lebendig. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können, Ihr Produkt-Backlog zu verbessern und für kommende Sprints vorzubereiten:

Arbeiten Sie mit nur einem Produkt-Backlog

Ihr Produkt-Backlog muss die zentrale Informationsquelle sein. Manchmal werden Sie vielleicht gebeten, etwas zum Backlog hinzuzufügen, das zwar nach einer guten Idee klingt, aber im Moment nicht wirklich passt. Diese Situation könnte Sie dazu verleiten, ein separates Backlog zu erstellen, in dem Sie die Dinge festhalten, die Sie nicht vergessen wollen.

Wenn die Idee jedoch wichtig genug ist und einen echten Mehrwert bietet, wird sie wieder aufkommen – Sie können sie dann später in das Backlog aufnehmen. Der Versuch, ein „Backup-Backlog“ zu führen, verursacht zu viel Aufwand und macht die spätere Sortierung schwierig.

Versuchen Sie nicht, alles selbst zu erledigen

Als Product Owner liegt das Backlog in Ihrer Verantwortung. Dementsprechend denken Sie vielleicht, dass sämtliche Aktivitäten im Rahmen des Backlog-Managements nur von Ihnen durchgeführt werden können. Es ist jedoch völlig in Ordnung, Ihr Entwicklungsteam zu bitten, Ihnen bei der Beschreibung der User Stories, der Definition der Akzeptanzkriterien und der Entwicklung funktionaler Designs zu helfen. Der Versuch, all dies selbst zu tun und sich gleichzeitig auf die Stakeholder, die langfristige Vision und den Geschäftswert zu konzentrieren, kann überfordernd sein. Lassen Sie sich also von anderen helfen.

Wissen, was sich in Ihrem Backlog befindet

Wenn andere Teammitglieder Sie bei der Verwaltung Ihres Produkt-Backlogs unterstützen, ist es möglich, dass sie diesem ihre eigenen Elemente hinzufügen. Das ist in Ordnung, solange Sie es nicht außer Kontrolle geraten lassen. Ihr Backlog könnte zu einer langen und unüberschaubaren Liste von Wünschen anwachsen. Wenn andere Teammitglieder PMIs zum Backlog hinzufügen möchten, sollten sie diese zuerst mit Ihnen besprechen. Sie müssen nicht alle Einzelheiten kennen, aber Sie sollten zumindest wissen, worum es sich dabei handelt und warum man sie hinzufügen möchte. Auf diese Weise können Sie besser entscheiden, ob diese PMIs tatsächlich der Liste hinzugefügt werden sollten.

Machen Sie sich klar, dass ein Produkt-Backlog nie abgeschlossen ist

Wenn Sie aus einer eher traditionellen Produktentwicklungsumgebung kommen, denken Sie vielleicht, dass Sie ein „vollständiges“ Backlog erstellen müssen, das den gesamten Umfang und die Anforderungen umfasst. Aber in einer agilen Umgebung konzentriert man sich auf die Wertschöpfung und nicht auf die Bereitstellung eines fertigen Produkts. Solange Ihr Produkt Bestand hat und für Ihre Kunden von Wert ist, wird die Entwicklung dieses Produkts niemals abgeschlossen sein. Ihr Produkt-Backlog wird im Laufe der Zeit kontinuierlich größer und kleiner. 

Sicherstellung der Verfügbarkeit des Produkt-Backlogs

Es ist wichtig, dass Ihr Backlog transparent und für das Entwicklerteam und die Stakeholder zugänglich ist. Eine gute Möglichkeit besteht darin, es an einer Wand oder einem Whiteboard gut sichtbar in der Nähe des Teams anzubringen. Ein besserer Weg besteht darin, es digital verfügbar zu machen. Beispielsweise ist die Backlog-Planungsvorlage von Lucidspark cloudbasiert und kann von Teammitgliedern und Stakeholdern jederzeit und von jedem Ort aus abgerufen werden. Darüber hinaus fördert ein digitales Backlog die Zusammenarbeit, da sich Teams und Beteiligte virtuell treffen und in Echtzeit an denselben Dokumenten arbeiten können. Es ist wichtig, das Produkt-Backlog sichtbar zu machen, damit alle Beteiligten wissen, woran gearbeitet wird und was noch zu tun ist.

Tipps zur Durchführung von Produkt-Backlog-Verbesserungen

Da die Verfeinerung des Produkt-Backlogs ein fortlaufender Prozess ist, gibt es keine definierten Regeln dafür, wie oft sich Teams diesbezüglich zu formellen Sitzungen treffen sollten. Wie oft Sie sie einplanen, hängt also davon ab, was für Ihr Team sinnvoll ist. Viele Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie bereits an zu vielen Besprechungen teilnehmen. Stellen Sie daher sicher, dass Besprechungen nicht geplant werden, einfach nur, um eine Besprechung abzuhalten. 

Nachfolgend finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Produkt-Backlog-Verbesserungssitzungen beachten sollten.

Wer sollte teilnehmen?

Kollaboration ist der Schlüssel zur Pflege eines gut gepflegten Produkt-Backlogs. Daher sollten Sie einen Vertreter aller am Projekt beteiligten Teams einladen, z. B:

• Product Owner (moderiert das Meeting)
• Produktmanager
• Scrum Master
• Projektmanager
• Vertreter der QA

So stellen Sie sicher, dass die Probleme aus mehreren Perspektiven betrachtet und verstanden werden, während Sie an der Verfeinerung der User Stories arbeiten. Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht zu viele Personen einladen. Versuchen Sie, nur die Personen einzuladen, die für die Verbesserungssitzung wichtig sind.

Wie lange sollte die Sitzung dauern?

Es gibt kein festes Zeitlimit für Backlog-Pflege-Meetings. Allerdings nehmen die meisten Leute nicht gerne an langen Sitzungen teil, vor allem, wenn das Gespräch vom Thema abschweift und zu etwas anderem übergeht. Daher sollten Sie Ihre Verbesserungsitzungen konzentriert und kurz halten – 45 Minuten bis 1 Stunde. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Tagesordnung haben und diese auch einhalten.

Was sollten Sie bei einer Backlog-Verebsserung tun?

Zu den häufigsten Aufgaben in einer Verbesserungssitzung gehören:

• Entfernung veralteter oder irrelevanter PBIs
• Hinzufügen neuer PBIs basierend auf Feedback und Kundenbedürfnissen
• Priorisierung von PBIs 
• Identifizierung und Beseitigung von potenziellen Hindernissen
• Verfeinerung von User Stories, um Unklarheiten zu beseitigen und die Klarheit zu erhöhen
• Hinzufügen von Kontextinformationen und Akzeptanzkriterien
• Aufteilung großer User Stories in kleinere Aufgaben
• Aktualisierung der Zeitschätzungen für jedes Element in der Liste
• Zuteilung von Aufgaben

Was ist das Ziel oder Ergebnis des Treffens?

Die Sitzung soll Ihnen helfen, die nächsten Sprints zu planen und Prioritäten zu setzen. Jeder sollte das Meeting mit dem Gefühl verlassen, dass er weiß, was als Nächstes zu tun ist. Das bedeutet, dass die Aufgaben festgelegt, zugewiesen und geschätzt und auf die allgemeinen Projekt- und Unternehmensziele abgestimmt werden.