Projektmanager wissen, dass Projekte nie wie geplant verlaufen. Es gibt immer etwas, das das Projekt gefährdet. Vielleicht wird das Budget überschritten, oder die Beteiligten fügen dem Umfang unerwartet weitere Funktionen hinzu, oder halten geplante Zeitrahmen nicht ein. 

Sie könnten mehr Geld investieren, Fristen verlängern oder mehr Entwickler einstellen, um neue Funktionen zu programmieren. Aber das ist keine praktische Lösung, selbst wenn Ihr Unternehmen über unbegrenzte Budgets, Zeit und Ressourcen verfügt. Es mag kontraintuitiv erscheinen, aber Ihre Projekte benötigen Einschränkungen. 

Im Folgenden werden wir die Theorie des magischen Dreiecks im Projektmanagement überprüfen, herausfinden, warum sie wichtig sind, und untersuchen, wie man die Theorie des magischen Dreiecks verwalten kann, um jedes Mal erfolgreiche Projekte zu liefern.

Was ist die Theorie des magischen Dreiecks?

Jede Begrenzung oder Beschränkung, die einem Projekt auferlegt wird, ist eine Dimension. Wenn Sie beispielsweise eine Frist für den Abschluss und die Veröffentlichung des Projekts festlegen, haben Sie dem Projekt eine zeitliche Dimension auferlegt.

Die Theorie des magischen Dreiecks besagt, dass jedes Projekt drei Dimensionen umfasst: Budget/Kosten, Zeit und Umfang. Diese Dimensionen sind miteinander verbunden. 

Jede Änderung an einer der drei Dimensionen wirkt sich auf die anderen beiden aus. Wenn Sie beispielsweise die Frist für Ihr Projekt um ein oder zwei Wochen verschieben, könnten Ihre Budget- und Umfangsdimension auf verschiedene Weise betroffen sein, z. B.:

• Die Versuchung, dem Projekt Funktionen hinzuzufügen, die derzeit auf Eis liegen, weil Sie „mehr Zeit haben“ (Scope Creep). 
• Die Einbeziehung von Mitarbeitern aus anderen Teams zur Unterstützung des Projekts könnte das Budget erhöhen.
• Teammitglieder könnten versetzt werden, wenn sie nicht direkt an den Bereichen beteiligt sind, die die zusätzliche Zeit benötigten, und es könnte schwierig sein, sie zurückzubekommen.

Eine kurze Geschichte des magischen Dreiecks

Die Theorie des magischen Dreiecks (auch bekannt als Projektmanagement-Dreieck, Projektdreieck und Eisernes Dreieck) ist nichts Neues – Projektmanager verwenden sie seit mindestens 50 Jahren. Möglicherweise stammt sie aus der Theory of Constraints (TOC - Theorie des magischen Dreiecks auf Deutsch), die vom israelischen Geschäftsmann Eliyahu M. Goldratt entwickelt wurde. 

Der Gedanke hinter TOC ist, dass es in jedem System immer mindestens eine Dimension gibt, die das Projekt potenziell gefährden kann. 

Gemäß den drei Dimensionen des Projektmanagementmodells hängt der Erfolg oder Misserfolg jedes Projekts von seinem Budget, Zeitplan und Umfang ab. Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, ein Gleichgewicht zwischen diesen drei Dimensionen zu finden, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Was ist das magische Dreieck des Projektmanagements?

Das Projektmanagement-Dreieck ist ein Modell, das zur Visualisierung der Theorie des magischen Dreiecks verwendet wird. Lassen Sie uns jeden Punkt des Dreiecks genauer betrachten.

Umfang: Dies ist die Arbeit, die erledigt werden muss. Die Merkmale und Funktionen werden dokumentiert, die in dieser Iteration des Produkts enthalten sein werden. Die Dokumentation des Umfangs sollte jedem klar machen, was im Endprodukt enthalten sein wird und was nicht. Sie könnten in Erwägung ziehen, einen Arbeitsgliederungsplan (Work Breakdown Structure (WBS) Chart) zu verwenden, um den Umfang in umsetzbare Aufgaben aufzuschlüsseln.

Zeit: Wie lange es dauert, um die Aufgaben im Umfang abzuschließen. Um Ihre Zeitdimension zu bestimmen, definieren Sie für jede Aufgabe in jeder Iteration einen Zeitplan. Basierend auf den Zeitplänen setzen Sie eine Frist für die endgültige Veröffentlichung des Produkts. Stellen Sie sicher, dass die Zeitpläne realistisch sind, insbesondere wenn die Zeit die am wenigsten flexible Dimension in Ihrem Projekt ist. Ein PERT-Diagramm kann Ihnen helfen, den Zeitaufwand für jede Aufgabe abzubilden.

Budget/Kosten: Die Ressourcen, die zur Fertigstellung des Projekts benötigt werden, einschließlich finanzieller Mittel, Arbeitskraft, Materialien usw. Überprüfen Sie frühere, ähnliche Projekte, um abzuschätzen, mit welchem Budget Sie planen sollten. Berücksichtigen Sie die folgenden Kosten, um das Gesamtbudget zu bestimmen:

• Ressourcen: Wie viel wird es kosten, die Personen zu bezahlen, die am Projekt arbeiten? Basieren Sie die Kosten auf den geschätzten Stunden, die zur Erledigung der Aufgaben erforderlich sind.
• Materialien: Wenn Sie in der Fertigung tätig sind, müssen Sie die Kosten für Rohstoffe und die Lieferkette berücksichtigen.
• Ausstattung: Wird für dieses Projekt neue Hard- oder Software benötigt? Berücksichtigen Sie die Kosten für ein Upgrade im Vergleich zur Arbeit mit vorhandenen Geräten.

Warum ist die Theorie des magischen Dreiecks wichtig für den Projekterfolg? 

Die Theorie des magischen Dreiecks hilft Ihnen, konkurrierende Anforderungen in jedem Projekt zu erkennen. Für jede müssen Sie entscheiden, welche Anforderung die wichtigste ist. Wenn Sie wissen, was am wichtigsten ist, können Sie leichter Anpassungen an den beiden anderen vornehmen, um das Projekt auszubalancieren und auf Kurs zu halten. 

Wenn beispielsweise die Zeit die höchste Priorität hat und die Frist nicht verschoben werden kann, müssen Sie den Umfang und das Budget anpassen, um sicherzustellen, dass das Projekt bis zur Frist abgeschlossen wird. 

Jeder Stakeholder hat seine eigene Vorstellung davon, was für das Projekt am wichtigsten ist. Die Theorie der dreifachen Einschränkung gibt allen Beteiligten ein besseres Verständnis des Verhältnisses zwischen Geben und Nehmen zwischen den einzelnen Dimensionen des Dreiecks. Dies erleichtert es Ihnen und Ihrem Team, sich anzupassen und auf Veränderungen zu reagieren, wenn diese auftreten.

Wie funktionieren die drei Dimensionen?

Die Theorie des magischen Dreiecks ist nicht sehr schwer umzusetzen. Im Grunde geht es darum, zu lernen, wie man die Kompromisse zwischen den drei Einschränkungen des Dreiecks im Projektmanagement effektiv handhabt. 

Das Dreieck selbst ist eine visuelle Erinnerung daran, dass die Entscheidungen, die Sie in Bezug auf eine der Dimensionen treffen, Auswirkungen auf die anderen haben werden. Sie wissen, dass Sie immer das Budget, den Zeitplan und den Umfang jedes Projekts, an dem Sie arbeiten, verwalten müssen. Aber Sie können nicht jedes dieser Elemente isoliert verwalten, da jede Entscheidung, die Sie treffen, Auswirkungen auf alles andere hat.

Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen können, die Theorie der dreifachen Einschränkung erfolgreich umzusetzen.

Schritt 1: Zusammenarbeit mit dem Kunden

Ob intern oder extern, Sie müssen wissen, was Ihr Kunde von dem Projekt will und erwartet. Finden Sie heraus, ob er ein Budget, einen Umfang und einen Zeitplan im Auge hat. 

Falls Sie sich nicht auf die Richtlinien für das Projekt einigen können, verwenden Sie die drei Dimensionen, um Optionen abzuwägen und mögliche Kompromisse zu diskutieren. Auch wenn Sie wissen, dass im Laufe des Projekts Anpassungen erforderlich sein könnten, ist es dennoch wichtig, mit einem erreichbaren und fairen Ziel zu beginnen.

Schritt 2: Klare Kommunikation des Projektumfangs

Damit Ihr Projekt erfolgreich ist, müssen alle Beteiligten den Projektumfang sowie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten kennen. Sie müssen jedes einzelne Element des Plans und die erwarteten Ergebnisse verstehen. 

Der Umfang hilft allen Beteiligten, sich darauf zu einigen, was geliefert wird. Die Stakeholder müssen verstehen, welche Auswirkungen Änderungen auf das Dreieck haben werden. Außerdem sollten alle Änderungen in die offiziellen Projektdokumente aufgenommen werden, um sicherzustellen, dass alle wissen, was vor sich geht.

Schritt 3: Fristen festlegen

Es ist wichtig, das Projekt auf Kurs und im Zeitplan zu halten. Erstellen Sie eine Zeitleiste, die leicht verständlich ist und in einem gut sichtbaren Bereich geteilt wird, in dem Teammitglieder bei Bedarf darauf zugreifen können. Lucidspark bietet eine umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern, wie z. B. Gantt-Diagramme und Kalender. Diese Vorlagen helfen Ihnen, visuelle Zeitleisten zu erstellen, die jederzeit und überall zugänglich sind und als visuelle Referenz gut sichtbar angezeigt werden. 

Schritt 4: Ressourcen zuweisen

Ressourcen müssen effizient zugewiesen werden. Weisen Sie die Personen mit den richtigen Fähigkeiten den richtigen Aufgaben zu. Indem Sie die richtigen Zuweisungen vornehmen und sicherstellen, dass alle Teams über die benötigte Finanzierung und Ausrüstung verfügen, sind Sie auf Erfolgskurs.

Schritt 5: Überwachung des Projekts – erforderlichenfalls Kompromisse und Anpassungen

Es ist wichtig, einen gut definierten Plan für jedes Projekt zu haben. Aber wenn Sie den Fortschritt nicht überwachen, nützt Ihnen der Plan nicht viel. Durch die Überwachung können Sie kleinere Anpassungen vornehmen, während die drei Dimensionen ausgeglichen bleiben. Die Theorie des magischen Dreiecks ermöglicht es Ihnen, Anpassungen vorzunehmen und Ziele realistisch und erreichbar zu halten. 

Wann immer Sie eine Änderung an einer der drei Dimensionen vornehmen, müssen Sie eine oder beide der anderen beiden ausgleichen. Kommunizieren Sie alle Anpassungen sofort an die Teammitglieder, um sicherzustellen, dass alle in die richtige Richtung gehen.

Best Practices für das Management der Theorie des magischen Dreiecks

Beachten Sie die folgenden Tipps im Zusammenhang mit dem magischen Dreieck.

• Halten Sie sich an den Plan: Sobald Sie und Ihr Kunde sich auf die Richtlinien geeinigt haben, halten Sie sich an die Struktur des magischen Dreiecks, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten. Verwenden Sie das Projektmanagement-Dreieck nicht als Ausrede für häufige Anpassungen.
• Kennen Sie Ihre Prioritäten: Bestimmen Sie, welche Dimension am wichtigsten sind. Dies wird Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, um Ihre Projekteinschränkungen im Gleichgewicht zu halten.
• Fügen Sie bei Bedarf Dimensionen hinzu: Moderne Implementierungen der drei Dimensionen beinhalten oft zusätzliche Dimensionen wie die Qualität des Projekts und potenzielle Risiken, die auftreten können.
• Beraten Sie sich mit Teammitgliedern und Stakeholdern: Bevor Sie Anpassungen am Modell des magischen Dreiecks vornehmen, sprechen Sie mit anderen Personen, die am Projekt beteiligt sind oder ein Interesse daran haben. Meinungen aus einer anderen Perspektive können Ihnen helfen, das richtige Gleichgewicht zwischen allen Faktoren zu finden. Abteilungsleiter und Führungskräfte können hilfreich sein, um festzustellen, wie sich Änderungen auf ihre Teams auswirken könnten und was eventuell geändert werden muss, um die Änderungen auszugleichen.