Como fazer uma declaração de escopo de projeto: o que incluir

Poucas coisas são mais frustrantes do que trabalhar em direção a um alvo em movimento. Todos nós já passamos por isso. Depois de meses trabalhando para entregar um conjunto de recursos, os requisitos mudam. E, de repente, um projeto que deveria ter levado seis meses se estendeu para oito (ou mais). 

Lembra-se de Sísifo, condenado a repetir eternamente a tarefa de empurrar uma pedra morro acima? Não submeta sua equipe a um fardo semelhante. É claro que é um exemplo extremo, mas quando os requisitos e produtos de um projeto mudam continuamente, os membros da equipe podem começar a sentir como se estivessem escalando uma montanha sem fim. 

Para evitar isso, você precisará fazer duas coisas: definir os produtos do projeto e permanecer com eles. É aqui que entra a declaração de escopo do projeto, também conhecida como escopo do trabalho ou SOW (do inglês, scope of work). 

Uma declaração de escopo do projeto descreve os requisitos de um projeto, alinhando as partes envolvidas e suas expectativas antes mesmo de o projeto começar. 

O que é uma declaração de escopo do projeto? 

No gerenciamento e planejamento de projetos, o escopo se refere a dois elementos: os requisitos para o próprio produto (o que o projeto produzirá) e o trabalho necessário para criar esse produto. Às vezes, eles são descritos como escopo do produto e escopo do projeto, respectivamente.

Uma declaração de escopo é simplesmente uma documentação formal que descreve o escopo do produto e o escopo do projeto. Antes de entrar de cabeça em um novo projeto, você e sua equipe (e quaisquer outras partes envolvidas) precisarão concordar sobre o escopo do projeto. Anote esses requisitos e você terá um documento básico de escopo. 

Uma declaração de escopo permite que você e sua equipe definam expectativas antecipadamente e criem responsabilidade ao longo do ciclo do projeto, e ajuda a evitar que os custos, os requisitos e o cronograma do projeto se estendam além do controle. 

Embora o escopo do projeto deva ser um processo colaborativo em que a voz de cada parte envolvida é ouvida, os gerentes de projeto normalmente viabilizam o processo. Eles são responsáveis por criar e atualizar a própria declaração de escopo e garantir que cada parte envolvida tenha acesso à versão mais atual. 

Componentes da declaração de escopo de projeto

Quando se trata, de fato, de escrever uma declaração de escopo do projeto, a especificidade é crucial. Seu objetivo principal é simples: documente o escopo do que foi acordado. Dito isso, o escopo é um termo amplo, abrange muitos dos aspectos menores do planejamento do projeto. 

Vejamos isso por partes. Ao escrever sua declaração de escopo, inclua estes elementos-chave: 

Metas do projeto

O que seu projeto alcançará? Além disso, como as metas do seu projeto se alinham com as metas da sua empresa?

Pode parecer um exagero, mas definir claramente o caso de negócios para um projeto pode evitar dores de cabeça no futuro. Depois que um projeto estiver em andamento, as partes envolvidas tentarão quase inevitavelmente cumprir um ou dois requisitos extras. Isso pode eliminar a linha do tempo e o orçamento de um projeto, mas pode ser difícil dizer não. 

Com uma meta de projeto claramente definida (e documentada), você pode avaliar facilmente solicitações adicionais. Se as alterações solicitadas estiverem alinhadas com as metas do projeto e seu caso de negócios estabelecido, você pode pensar em ajustar seu escopo adequadamente. Caso contrário, simplesmente corte-as. 

Principais produtos

O que você dará ao cliente no final do expediente? Se necessário, divida. Divida grandes produtos em suas partes constituintes. 

Produtos claramente definidos são um dos aspectos mais importantes de uma declaração de escopo. Use uma linguagem simples e precisa. Não há necessidade de floreados. Seu objetivo é a clareza.

Se as expectativas do seu cliente não estiverem alinhadas com as da sua equipe, você terá um problema. Felizmente, existe uma maneira fácil de evitar isso: discuta e registre cuidadosamente os produtos antes do início do projeto. 

Principais marcos 

Quando se trata de alinhar as expectativas, produtos claramente definidos são o primeiro passo. O segundo é definir marcos. Quando você concluirá cada elemento do projeto?

Os marcos, além de ajudar sua equipe a se manter no caminho certo, incentivam a comunicação com o cliente. Conforme atinge cada marco em um projeto, você vai querer entrar em contato com seus clientes. O produto que você está criando ainda está alinhado com a visão deles? Caso contrário, é melhor perceber isso com antecedência. Os contatos regulares permitem que você faça ajustes em cada marco para garantir que você e as visões de seu cliente ainda estejam alinhadas.

Linhas do tempo 

As linhas do tempo andam de mãos dadas com os marcos. A linha do tempo de um projeto deve mapear esse projeto — e o trabalho necessário para concluí-o — do início ao fim. Você vai querer incluir marcos ao longo do caminho, claro. 

Talvez você queira criar duas versões da sua linha do tempo: uma voltada para dentro e outra voltada para fora. A linha do tempo é uma ferramenta útil para manter sua equipe no caminho certo e manter os clientes atualizados. Mas o cliente nem sempre precisa de todos os detalhes que os membros da sua equipe podem demandar. 

Suposições 

Não há como planejar exatamente quais são os desdobramentos de um projeto, pois alguns aspectos são simplesmente desconhecidos. E não há nada de errado nisso. Isso só que dizer que você terá que fazer certas suposições ao iniciar seu projeto. 

Registre todos os palpites que você tiver no início do seu projeto na seção de suposições de sua declaração de escopo.  Muitas vezes, essas suposições estão relacionadas a linhas do tempo, orçamento e funcionalidade de recursos.

Restrições 

Quais restrições estão em jogo que podem afetar seu projeto? Limitação de tempo? Dinheiro? Recursos?

Ao considerar as restrições do seu projeto, lembre-se de que elas também podem incluir diretrizes que estão em vigor ou restrições impostas pelo cliente. 

Relatórios 

Assim como as linhas do tempo, os relatórios podem ser voltados para o cliente e para uso interno. Ao longo de seu projeto, gere e envie relatórios para manter o cliente, os membros de sua equipe e outras partes envolvidas informados sobre o andamento desse projeto. 

Os relatórios são uma ferramenta valiosa para manter seu projeto dentro do prazo, bem como para criar responsabilidade. 

Contrato 

O escopo do projeto tem como objetivo criar um acordo entre as partes envolvidas, pois alinha as expectativas dos clientes e dos membros da equipe. Dito isso, por que não colocá-lo no papel?

Depois de concluir a declaração de escopo do projeto, peça que todas as partes envolvidas a assinem. Se alguém tentar alterar o escopo enquanto seu projeto estiver em andamento, você terá documentação mostrando que essa pessoa concordou com o conjunto original de critérios. 

Dicas para escrever um escopo de projeto eficaz 

Se você estiver passando pelo processo de escopo do projeto, também pode tirar o máximo proveito dele. Dividimos a produção de documentos de escopo concisos e eficazes em quatro dicas: 

1. Seja específico: a qualidade de uma declaração de escopo está em seus detalhes — quanto mais você incluir, melhor. O objetivo do escopo do projeto é aliviar a confusão e alinhar as expectativas. Se a sua declaração de escopo for ambígua, ela terá o efeito oposto. Seja o mais específico possível, especialmente ao definir os produtos.  

2. Use recursos visuais: ninguém gosta de ler uma parede de texto, e uma declaração de escopo pode facilmente se tornar exatamente isso. Para manter as partes envolvidas engajadas e informadas, considere incluir recursos visuais em sua declaração. 

Não sabe como incorporar recursos visuais? Com o Lucidspark você pode criar sua declaração de escopo em um quadro branco virtual para combinar texto, diagramas e outros recursos visuais para uma documentação detalhada, visualmente envolvente e, o mais importante, eficaz. 

3. Faça dele um processo de equipe: o gerente de projeto é responsável por facilitar o escopo do projeto, o que significa reunir a equipe, não apenas assumir o processo inteiro. Cada membro da equipe desempenhará um papel diferente no desenvolvimento de um produto. E cada membro da equipe entenderá seu papel — e o trabalho exigido — melhor do que qualquer outra pessoa. 

Para uma declaração de escopo eficaz, aplique esse conhecimento. O processo de escopo do projeto deve ser colaborativo. Ao criar a documentação, reúna-se com toda a equipe e inclua as contribuições deles.

4. Obtenha aprovação: uma declaração de escopo não ajuda se sua equipe ou outras partes envolvidas a ignorarem. Para garantir que a declaração reflita o escopo acordado, obtenha aprovações de cada parte envolvida antes de passar para a próxima etapa do planejamento do projeto.