Como escolher um software usando os recursos do Lucidspark

Tente se lembrar da última vez que você criou uma conta em um serviço de streaming. Você tinha que escolher entre as opções conhecidas e comprovadas, as especializadas e as mais caras e abrangentes. A maioria oferece 30 dias de avaliação gratuita, mas se você se esquecer de cancelar a assinatura, a conta vem cara. Se esse é o processo que você tem que fazer para algo tão simples como assistir a reality shows terríveis dos anos 90, imagine a complexidade de escolher um software para a sua empresa. 

O processo de tomada de decisão para escolher um novo software não é fácil. As equipes ou empresas precisam determinar e priorizar suas necessidades e analisar diferentes produtos para saber quais ferramentas e plataformas serão necessárias usar. E para analisar o software, as equipes precisam comparar os custos, recursos, limitações e uma série de outras funções do produto. O processo pode ter um início bastante complexo e se desorganizar rapidamente. 

O Lucidspark é a melhor plataforma para te auxiliar nessa tomada de decisão. Vamos mostrar como usar o Lucidspark para analisar e escolher um novo software de forma sistemática e colaborativa.

Pesquise suas necessidades e opções de software

Idealmente, sua empresa saberia exatamente do que ela precisa e lhe daria uma verba ilimitada para adquirir o software perfeito. Porém, no mundo em que vivemos, existe algo chamado orçamento. Antes de fazer um brainstorming, você precisa saber os requisitos específicos do software que deseja implementar. 

Sua pesquisa deve incluir:

• Uma lista das partes interessadas — determine quais partes interessadas precisarão participar do processo de seleção e em que momento do processo você precisará solicitar as suas opiniões. Por exemplo, o(a) diretor(a) de vendas da sua empresa não precisa opinar sobre os requisitos técnicos do software, mas ele/ela pode fornecer informações valiosas durante a avaliação gratuita. Tente usar um mapa de partes interessadas para simplificar esses documentos. 
• Orçamento — o preço de software varia muito. Ele pode ser gratuito ou custar centenas de milhares de dólares por mês. Certifique-se de que tenha um orçamento definido por escrito antes de começar a estudar as opções de software. 
• A definição do problema — qual é o ponto crítico atual? Ou seja, qual é o problema que o software precisa solucionar? É muito importante identificar essa falha. Existem inúmeras opções de software com muitos, muitos recursos, mas se o software escolhido não atender às suas principais necessidades, todos os seus recursos sofisticados não farão a menor diferença. Se o software for substituir um que você já usa, descubra os pontos positivos do software atual e por que ele não está mais atendendo você e sua equipe.
• Requisitos de segurança — você precisará de informações de sua equipe de cibersegurança. Seu risco de cibersegurança envolve diretamente o software que você escolher, portanto, é importante ter os requisitos de segurança de sua área de TI por escrito antes de iniciar o processo de seleção.
• Requisitos técnicos — novamente, você precisará conversar com a área de TI para obter informações.

Conheça suas metas e seus objetivos

Depois de concluir os preparativos acima, use um mural do Lucidspark com sua equipe para iniciar uma abordagem organizada e escolher o software certo. Veja sua lista de partes interessadas para determinar de quem você precisa obter informações durante essa parte do processo. 

• Contêineres — contêineres são ótimas ferramentas visuais para organizar notas adesivas. Para esse brainstorming, recomendamos incluir contêineres para diferentes equipes e suas necessidades, ou para como a solução atenderá as partes interessadas internas em comparação às externas.
• Brainstorming com timeboxing — o brainstorming com timeboxing acrescenta uma leve pressão ao processo de brainstorming para incentivar uma dedicação aprofundada por um determinado período de tempo. Essa intensidade é uma ótima ferramenta para ajudar a equipe a gerar ideias e manter todos focados no que precisa ser feito. 
• Marque de acordo com a prioridade — após o brainstorming, volte e marque todas as contribuições com tags. Você pode marcá-las por prioridade (alta/baixa), ou por desejo x necessidade. Recomendamos isso para acelerar o processo de avaliação.

Crie uma lista de requisitos de software

Após o brainstorming inicial, você terá um entendimento mais aprofundado e bem definido do motivo pelo qual precisa de uma solução de software. Para o próximo brainstorming, você precisará fazer uma análise de requisitos de software e determinar quais são os requisitos para essa solução.

Muitas empresas criam um documento de requisitos de software, mas você pode usar o Lucidspark para registrar a lista de requisitos.

• Recipientes — é hora de usar mais contêineres! Cada contêiner pode ter rótulos de tópicos como “obrigatório, bom conter, não deve conter”, ou você pode separar cada contêiner em diversos aspectos do software e pedir aos participantes do brainstorming para incluir aquilo que buscam (p. ex., se você quer uma solução de gerenciamento de tarefas, um contêiner pode incluir “layouts” e os membros da equipe podem inserir o tipo de layout de gerenciamento de tarefas que preferem, como quadros Kanban). Em seguida, faça outro brainstorming com timeboxing e marque as notas adesivas de acordo com sua prioridade.

Pesquise softwares relevantes

Agora vem a parte divertida: fazer compras. É hora de procurar por soluções de software. Use um site de busca ou acesse um site de avaliações de software para orientar sua pesquisa. Insira os softwares encontrados no mural do Lucidspark e use links nas notas adesivas para que os colaboradores consigam ver suas recomendações com facilidade. 

Dica: adicione tags e contêineres para organizar suas opções de software. Por exemplo, você pode organizá-los por código aberto ou proprietário, custo ou limite de usuários. 

Comece a eliminação

Se fazer compras é divertido, eliminar as opções de software é mais gostoso ainda. Use a ferramenta à mão livre para desenhar um X gigante em uma nota adesiva para eliminar softwares que não atendem seus requisitos mínimos. Acredite, é prazeroso fazer isso.

Experimente os softwares

Agora é hora de ver como o software escolhido funciona na prática. Talvez tenha sobrado uma única opção, ou talvez você peça aos membros da equipe que façam avaliações gratuitas de diferentes softwares para então enviarem suas opiniões. De qualquer forma, seus colegas têm uma grande responsabilidade: precisam usar o software e fornecer provas convincentes e concretas do motivo pelo qual ele deve ser adquirido ou descartado.

• Participantes — volte para sua lista das partes interessadas. Você já deve ter determinado quem poderá enviar uma opinião bem informada durante o processo de avaliações. Envie um software a essas pessoas para análise.
• Contêineres — uma boa maneira de obter opiniões é rotular um contêiner para cada software. Conforme os participantes interagem com o software, eles podem contribuir com anotações identificadas por cores distintas a cada contêiner. Ou, se preferir, você pode simplesmente rotular as notas adesivas com o nome do software e pedir aos usuários para adicionarem suas anotações à nota adesiva correspondente. Outro método é usar um contêiner e pedir para os participantes adicionarem tags com cores distintas: vermelho para negativo, verde para positivo. Assim, fica fácil ver quais soluções de software receberam mais opiniões positivas.

Filtre tudo

Pegue a guilhotina. Bem... a guilhotina metafórica. Um dos recursos preferidos do Lucidspark é a votação integrada. É muito útil para determinar qual software escolher, principalmente quando as opções não são tão óbvias. 

Faça uma reunião ou estabeleça um prazo para a sua equipe votar e escolher seu software preferido. Às vezes a escolha do software pode parecer uma conclusão óbvia, mas a decisão final da equipe pode conter grandes surpresas. Ao votar na opção mais querida, você agradará o maior número de pessoas. Além disso, por meio da transparência da votação, ninguém poderá alegar que a decisão foi tomada por uma única pessoa. 

A escolha do software certo pode exigir um tempo e um custo monetário significativo, portanto, é importante acertar de primeira. Seguir os passos acima para escolher um novo software pode parecer um tanto intenso, mas é importante para garantir que a escolha do software seja feita corretamente e atenda às necessidades de sua equipe.