La planification et la gestion d’un projet sont parfois compliquées, car elles imposent de prendre en compte de nombreux facteurs dynamiques. Ainsi, il est souvent difficile de garder le cap sur les tâches, les délais et les responsabilités. La capacité à gérer avec précision le temps et les ressources d’un projet est pourtant essentielle à sa réussite. En l’absence d’une roadmap claire, les chefs de projet peuvent douter des étapes à suivre et des responsabilités à attribuer, ce qui engendre de la confusion, des problèmes de communication et des retards indésirables risquant de mettre votre projet en péril.

Les plannings prévisionnels (aussi appelés rétroplannings) sont un moyen simple et efficace de garder tous les participants en phase avec les objectifs, du début à la fin de vos projets. Suffisamment détaillés, ces documents peuvent aider les équipes et les chefs de projet à :

• améliorer l’efficacité du brainstorming pendant la planification du projet
• tenir les parties prenantes informées en cours de route
• obtenir rapidement un aperçu de l’état d’avancement du projet et des futures étapes à suivre

Continuez votre lecture pour découvrir comment créer un rétroplanning qui favorise la coordination, la transparence et la réussite.

Qu’est-ce qu’un planning prévionnel ?

Un planning prévisionnel fournit une vue d’ensemble simplifiée et illustrée des principaux événements ou jalons d’un projet dans un ordre séquentiel. Elle indique les dates importantes, les objectifs et les responsabilités, ainsi que les tâches à accomplir avant de pouvoir passer à une autre étape. Les chefs de projet et les équipes disposent ainsi d’un point de référence pour garder le cap.

Rétroplanning vs diagramme de Gantt

Les rétroplannings et les diagrammes de Gantt fournissent tous deux une vue d’ensemble du projet, mais ils ont des objectifs différents.

Un rétroplanning est un schéma visuel simplifié de votre planification de projet. Elle fournit aux responsables et aux équipes un aperçu de l’état d’avancement de votre projet et de ses prochaines étapes.

Un rétroplanning comprend quatre éléments clés : 

• Toutes les tâches du projet
• Les jalons clés
• Les dates de début et de fin de chaque tâche
• Les responsables des différentes tâches  

Un diagramme de Gantt est plus détaillé et va plus loin en incluant les dépendances des tâches, les priorités et les estimations de temps.

Tous deux sont des outils efficaces pour les chefs de projet, mais les rétroplannings sont plus utiles pour obtenir une vue d’ensemble de l’avancement d’un projet. À ce titre, elles sont particulièrement intéressantes pour communiquer avec les parties prenantes et les responsables qui ne sont pas dans le feu de l’action. Les diagrammes de Gantt, quant à eux, offrent un niveau de détail plus élevé pour la gestion de projet quotidienne.

Avantages d’un planning prévisionnel :

Un planning prévisionnel est un outil précieux pour les responsables de projet. Les équipes peuvent l’utiliser pour :  

• Améliorer la planification de projet : un rétroplanning présente un visuel des étapes et des tâches clés de votre projet, posant ainsi les bases d’une planification de projet réussi. Lorsque vous savez où vous allez et comment vous y allez, vous avez plus de chances de réussir.
• Éviter les goulots d’étranglement : établir un planning des tâches et des événements vous aide à visualiser les conflits potentiels, les dépendances clés et les contraintes de temps. Vous pouvez vous fier à ce plan de projet pour identifier les difficultés et intervenir avant que le travail ne s’accumule et ne cause des retards coûteux.
   
• Améliorer l'échange d'informations au sein de vos équipes : les plannings prévisionnels donnent à chacun une vue d’ensemble du travail en cours, en clarifiant la répartition des tâches et les attentes en matière de délais. Elles peuvent ainsi aider les employés à collaborer plus efficacement, notamment entre équipes ou services, en leur fournissant un contexte commun.
   
• Comparer deux projets ou plus côte à côte : établir un rétroplanning de vos projets vous donne un contexte actuel et historique pour vos plans de projet, ce qui vous permet d’identifier ce qui a fonctionné ou non et de découvrir des possibilités d’amélioration pour l’avenir.

Comment créer un planning prévisionnel ?

Un  rétroplanning est plus utile à l’équipe lorsqu’elle est établie au début du projet, car elle renforce alors la clarté et la cohésion de votre équipe lors du brainstorming, de la planification et de l’exécution de votre projet.

Voici quelques étapes à suivre pour réaliser le vôtre.

1. Clarifier les limites de votre projet

Avant d’inscrire les tâches et les affectations dans un planning, vous devez d’abord définir les limites de votre projet. Ces dernières décrivent les grandes lignes du projet, en détaillant les tâches à accomplir, le moment où elles doivent être réalisées et les collaborateurs qui s’en chargeront.

Réunissez les parties prenantes et les membres de l’équipe pour définir la finalité du projet, ses objectifs, les principaux livrables attendus et les délais prévus. Vous partagerez ainsi une vision commune qui vous permettra d’harmoniser vos efforts et de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Conseil : pour les projets de plus grande envergure, pensez à utiliser un work breakdown structure (WBS) afin de mieux définir les livrables et de décrire les éléments du projet plus clairement. Il sera ainsi plus facile, par la suite, d’établir des jalons et de diviser le projet en tâches spécifiques sur un planning.

2. Diviser le projet en jalons

Une fois les limites de votre projet défini, vous pouvez commencer à l’organiser en jalons. Ces étapes sont des repères qui indiquent à quel stade se trouve le projet. Un jalon peut être un livrable spécifique, comme « l'élaboration de la maquette » ou une étape plus générale, comme « un examen par le client » ou « une approbation finale ».

Parmi les jalons courants, citons :

• Passage d’une étape du projet à une autre
• Points de décision clés qui nécessitent la contribution des parties prenantes
• Achèvement des livrables hautement prioritaires
• Achèvement des phases du projet (comme le pourcentage réalisé) 

Collaborez avec vos parties prenantes pour établir des jalons.

3. Répertorier toutes les tâches requises

Ensuite, dressez la liste de toutes les tâches et activités nécessaires pour atteindre vos objectifs. Votre planification de projet doit fournir un aperçu détaillé des livrables à titre de référence. Évaluez chaque élément et identifiez toutes les tâches nécessaires à sa réalisation. Le nombre de tâches à énumérer dépendra des limites de chaque livrable.

Remarque : si un livrable est suffisamment important, vous pouvez le traiter comme un sous-projet et créer un autre planning distinct sous votre chronologie principale.

4. Estimer le temps nécessaire à chaque tâche

Une fois les tâches définies, l’étape suivante consiste à estimer le temps que votre équipe devra consacrer à chaque mission. Établir des estimations de projet peut s’avérer délicat, surtout si vous gérez des tâches de grande envergure.

Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Décomposez les tâches pour en créer des plus petites et pour qu'elles soient plus facilement estimables (comme les réunions ou les recherches).
• Reprenez des projets antérieurs pour déterminer le temps nécessaire à la création de livrables similaires.
• Consultez les membres de l’équipe et les autres experts afin d’obtenir un délai réaliste pour chaque tâche.

5. Attribuer les tâches à vos équipes

Commencez à définir les affectations. Examinez la répartition des tâches et des livrables pour déterminer les compétences et les connaissances requises pour chaque élément. Évaluez les qualifications et la disponibilité de chacun avant de confier vos missions.

6. Consigner toutes les informations sur votre rétoplanning

À ce stade, vous devriez avoir une idée claire de ce à quoi va ressembler votre projet, des livrables, des tâches et des attentes. Il ne vous reste plus qu’à écrire votre planning. Vous pouvez le dessiner manuellement sur du papier ou un tableau blanc, ou bien encore utiliser des feuilles de calcul ou des outils de collaboration en ligne.

Quelle que soit la méthode utilisée, les étapes fondamentales restent les mêmes :

• Définir la durée du projet (date de début et date de fin)
• Placer les jalons et les tâches le long de la frise dans l’ordre chronologique
• Inclure la description, les dates, la durée et les membres de l’équipe affectés à chaque tâche

Et voilà ! Partagez ce document avec votre équipe et les collaborateurs principaux pour vous y référer tout au long du projet et vous assurer que tout le monde est en phase.

Améliorer votre planning prévisionnel

Tirez le meilleur parti de votre planification de projet et assurez votre réussite grâce à ces conseils :

Utiliser la méthode du chemin critique pour estimer avec précision les délais de votre projet

Lorsque vous établissez la chronologie de votre projet, pensez à utiliser la méthode du chemin critique pour identifier les activités clés qui déterminent sa durée. Le chemin critique est la plus longue séquence de tâches requises pour mener à bien un projet. Si l’une de ces tâches critiques est retardée, l’ensemble du projet peut être mis en péril. 

Comprendre le chemin critique dès le départ peut vous aider à estimer efficacement les délais du projet et à répartir les tâches en fonction des principales dépendances.

Tirer parti des outils de collaboration

Vous pouvez créer votre rétroplanning manuellement ou sur une feuille de calcul, mais le moyen le plus simple est de créer un document en ligne avec un outil comme Lucidspark.

Le modèle dynamique de chronologie de projet de Lucidspark vous permet de représenter rapidement votre planning, de collaborer avec votre équipe et de communiquer l’avancement aux parties prenantes, le tout à partir d’une seule source de vérité centralisée.

Examiner et réviser votre planning régulièrement

Votre projet évoluera à mesure que de nouveaux facteurs ou contraintes apparaîtront. Votre planning doit s’y adapter afin de rester pertinent. Examinez régulièrement votre document pour identifier les modifications à apporter. Par exemple, il peut s’agir d’adapter l’attribution des tâches en fonction de l’évolution de la charge de travail ou du départ ou de la mutation de certains membres de l’équipe.

C’est là qu’avoir votre planning prévisionnel dans un logiciel de collaboration visuelle basé sur le cloud tel que Lucidspark s’avère utile. Chaque fois que votre projet évolue, vous pouvez facilement modifier votre planning dans Lucidspark, et ces changements seront visibles pour toute l’équipe en temps réel.

Mener à bien vos projets

Établir un plan de projet est une étape simple, mais essentielle pour réussir un projet. Mettez toutes les chances de votre côté avec des plannings clairs qui permettent de garder vos équipes en phase et de satisfaire les parties prenantes.