Een project tijdlijn maken in 6 stappen

Het plannen en beheren van een project kan ingewikkeld zijn. Met zoveel dingen om rekening mee te houden is het vaak een uitdaging om taken, deadlines en verantwoordelijkheden overzichtelijk te houden. Het vermogen om tijd en middelen in een project nauwkeurig te beheren is van cruciaal belang voor het succes ervan. Zonder een duidelijk stappenplan kunnen projectmanagers gaan gissen naar de volgende stappen en wie er verantwoordelijk is, wat leidt tot verwarring, miscommunicatie en frustrerende vertragingen die je project in gevaar kunnen brengen. 

Project tijdlijnen zijn een eenvoudige maar effectieve manier om mensen en projecten op koers te houden, van begin tot eind. Gedetailleerde project tijdlijnen kunnen teams en projectleiders helpen:

• Effectiever brainstormen tijdens projectplanning.
• Stakeholders op de hoogte houden.
• Snel context te krijgen over hoe het project er voor staat en wat de volgende stap is.

In dit artikel bespreken we hoe je een project tijdlijn kunt maken die afstamming, transparantie en succes bevordert. 

Wat is een project tijdlijn?

Een project tijdlijn biedt een eenvoudig visueel overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen of mijlpalen van een project in opeenvolgende volgorde. Hij schetst belangrijke deadlines, doelen en verantwoordelijkheden en brengt in kaart welke taken moeten worden voltooid voordat de volgende stap kan worden gezet, wat projectmanagers en teams een referentiepunt geeft om het werk op schema te houden.

Voordelen van een project tijdlijn

Een project tijdlijn is een belangrijk hulpmiddel in de toolkit van een manager. Teams kunnen project tijdlijnen gebruiken om:  

• De projectplanning te verbeteren. Een tijdlijn brengt de mijlpalen en belangrijkste taken van je project in kaart en legt daarmee de basis voor een succesvol project. Als je weet waar je naartoe gaat en hoe je daar gaat komen, heb je een grotere kans op succes.
   
• Knelpunten te voorkomen. Door je tijdlijn van taken en gebeurtenissen in kaart te brengen, kun je potentiële conflicten, belangrijke afhankelijkheden en tijdsbeperkingen visualiseren. Naarmate je project vordert, kun je op de tijdlijn vertrouwen om problemen te identificeren en in te grijpen voordat het werk zich opstapelt en kostbare vertragingen veroorzaakt.
   
• De zichtbaarheid voor alle teams te vergroten. Tijdlijnen geven iedereen een overzicht op hoog niveau van het lopende werk. Ze verduidelijken het eigenaarschap van taken en de deadline verwachtingen. Door gedeelde context te bieden, kunnen medewerkers effectiever, juist die in verschillende teams of afdelingen, effectiever samenwerken. 
   
• Twee of meer projecten naast elkaar te vergelijken. Het in kaart brengen van de tijdlijnen van je projecten geeft je actuele en historische context voor je projectplannen, zodat je kunt zien wat wel en niet werkt en kansen kunt vinden om zaken in de toekomst te verbeteren. 

Soorten tijdlijnen

Hier zijn enkele verschillende soorten tijdlijnen.

Statische tijdlijnen

Statische tijdlijnen presenteren gegevens in één keer. De informatie is niet interactief en verandert of beweegt niet. Voorbeelden van statische tijdlijnen zijn 

• Chronologische tijdlijnen: Gebeurtenissen worden geschetst in volgorde van de vroegste gebeurtenis aan de linkerkant en gaan vooruit in de tijd naar de laatste gebeurtenis aan de rechterkant. 
• Verticale staafdiagram tijdlijnen: Gekleurde balken volgen de voortgang in de tijd van beneden naar boven. Deze worden het vaakst gebruikt bij fondsenwerving om de voortgang (en het opgehaalde geld) in de loop van de tijd te laten zien. 

Dynamische tijdlijnen

Dynamische tijdlijnen zijn interactief en stellen gebruikers in staat om elementen te verplaatsen en zelfs data in real-time te veranderen om verschillende resultaten weer te geven. Dit kan scrollen door de tijdlijn inhouden, zweven of klikken op verschillende gegevens of elementen voor meer informatie of context, en zelfs video's of geanimeerde pictogrammen insluiten om kijkers te betrekken en belangrijke informatie te benadrukken. 

Tijdlijn van het project versus Gantt-diagram

Zowel de tijdlijnen van het project als de Gantt-diagrammen bieden een overzicht van het project, maar ze dienen verschillende doelen. 

Een project tijdlijn is een eenvoudige, visuele kaart van je project van begin tot eind. Hij biedt managers en teams snel, in één oogopslag context voor de staat van het project en wat er gaat gebeuren. 

Een tijdlijn bevat vier belangrijke elementen: 

• Alle projecttaken
• Belangrijke mijlpalen
• Begin- en einddatum van elke taak
• Taakeigenaars en opdrachten  

Een Gantt-diagram is gedetailleerder en neemt tijdlijnen nog een stap verder om taakafhankelijkheden, prioriteiten en tijdschattingen op te nemen. 

Beide zijn effectieve hulpmiddelen voor projectmanagers, maar tijdlijnen zijn het beste om een snel overzicht te krijgen van de voortgang van een project - wat vooral handig is om te delen met stakeholders en leidinggevenden die er niet bij betrokken zijn. Gantt charts bieden daarentegen meer detail voor dagelijks management. 

Hoe maak je een tijdlijn voor je project

Een tijdlijn voor je project levert het meeste voordeel op voor een team wanneer het aan het begin van een project wordt gebouwd. Als je in een vroeg stadium een tijdlijn opstelt, kun je brainstormen, plannen en je project uitvoeren met duidelijkheid en afstemming.

Zo ga je aan de slag.

1. Verduidelijk de reikwijdte van je project

Voordat je taken en opdrachten op een tijdlijn kunt zetten, moet je eerst de omvang van je project schetsen. Het toepassingsgebied beschrijft de grenzen van het project, waarbij gedetailleerd wordt aangegeven welk werk vereist is, wanneer het gedaan moet worden en wie het zal doen. 

Bepaal samen met stakeholders en teamleden het doel, de doelstellingen, de belangrijkste resultaten en het verwachte tijdsbestek van het project. Dit legt de basis voor een duidelijke visie om je inspanningen op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. 

Pro tip: Overweeg voor grotere projecten het gebruik van een work breakdown structure (WBS) te gebruiken om de deliverables beter te definiëren en de onderdelen van het project duidelijker af te bakenen. Dit maakt het later gemakkelijker om mijlpalen in kaart te brengen en het project op te splitsen in specifieke taken op een tijdlijn. 

2. Verdeel het project in mijlpalen

Als je project eenmaal succesvol is uitgetekend, kun je het gaan indelen in mijlpalen. Mijlpalen zijn voortgangsmarkeringen die aangeven in welke fase het project zich bevindt. Een mijlpaal kan een specifieke deliverable zijn, zoals "wireframe ontwerp", of een meer algemene stap, zoals "klantbeoordeling" of "definitieve goedkeuring". 

Enkele veel voorkomende mijlpalen zijn: 

• Overdrachten van de ene projectfase naar de volgende
• Belangrijke beslissingspunten waarvoor de inbreng van belanghebbenden vereist is
• Voltooiing van resultaten met hoge prioriteit
• Voltooiing van projectfasen (zoals het percentage dat voltooid is). 

Werk samen met je belanghebbenden om mijlpalen vast te stellen. 

3. Maak een lijst van alle vereiste taken

Maak vervolgens een lijst van alle taken en activiteiten die nodig zijn om aan je resultaten te voldoen. De tijdlijn van je project moet een grondig overzicht bevatten van de resultaten ter referentie. Evalueer elk product en identificeer alle taken die nodig zijn om het te voltooien. Hoeveel taken je opsomt, hangt af van de omvang van elk product. 

Opmerking: Als een product breed genoeg is, kun je het beter als een subproject behandelen en een andere aparte tijdlijn aanmaken onder de tijdlijn van je hoofdproject. 

4. Maak een schatting van de tijd voor elke taak

Nu je taken op een rijtje staan, is de volgende stap om in te schatten hoeveel tijd je team nodig heeft om elke opdracht te voltooien. Het maken van projectramingen kan lastig zijn, vooral als je grotere taken beheert.

Er zijn een paar manieren om dit succesvol te doen:

• Splits taken op in kleinere onderdelen die gemakkelijker in te schatten zijn (zoals vergaderingen of onderzoek)
• Bekijk eerdere projecten om te zien hoe lang het duurde om vergelijkbare deliverables te maken
• Overleg met teamleden en andere domeinexperts om een realistisch tijdsbestek voor elke taak te krijgen

5. Wijs taken toe aan je teams

Begin met het maken van opdrachten. Bekijk de uitsplitsing van taken en deliverables om te zien welke vaardigheden en kennis nodig zijn voor elke taak. Maak opdrachten op basis van wie het best gekwalificeerd en beschikbaar is.  

6. Zet alles uit op je tijdlijn 

Op dit punt zou je een duidelijk beeld moeten hebben van de reikwijdte van je project, de te leveren prestaties, de taken en de verwachtingen. Het enige wat je dan nog hoeft te doen is het uitzetten op je tijdlijn. Je kunt de tijdlijn handmatig uitzetten op papier of een whiteboard, spreadsheets gebruiken of online samenwerkingstools gebruiken. 

Welke methode je ook gebruikt, de basisstappen blijven hetzelfde:

• Breng de projecttijd in kaart: je startdatum en einddatum
• Maak mijlpalen en taken langs de tijdlijn in chronologische volgorde 
• Voeg taakbeschrijvingen, datums, duur en toegewezen teamleden toe

Dat is alles! Deel het met je team en belanghebbenden als referentiepunt tijdens het project om iedereen op één lijn te houden.

Sjablonen voor tijdlijnen

Het is nogal tijdrovend om een volledig nieuwe tijdlijn op te stellen. Bespaar tijd door mooie en aantrekkelijke visuele tijdlijnen te creëren met de volgende voorbeeldsjablonen van Lucid.

Tijdlijn van de workflow

Plan en volg je projectworkflows met dit eenvoudige sjabloon voor de tijdlijn van je workflow. Plan eenvoudig taken met plaknotities met kleurcodes en verplaats ze naarmate je verder komt in je workflow. Tag teamleden om hen op de hoogte te stellen van belangrijke informatie of deadlines die naderen. 

Eenvoudige tijdlijn

Heb je gewoon een duidelijke chronologische tijdlijn nodig? Gebruik dit eenvoudige tijdlijnsjabloon om taken en gebeurtenissen in de loop van de tijd te visualiseren. Deel de tijdlijn met collega's om eenvoudig samen te werken aan opdrachten, op één lijn te blijven met deadlines en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit.

Tijdlijn van het project

Houd meerdere teams in je project op één lijn met dit sjabloon voor de tijdlijn van het project. Op deze tijdlijn van het project kun je belangrijke taken en gebeurtenissen in de loop van de tijd in kaart brengen en tegelijkertijd het eigendom van het team en de individuele persoon visualiseren.

Tijdlijn van het Gantt-diagram

De tijdlijnen van het Gantt-diagram zijn horizontale staafdiagrammen die je een gedetailleerd beeld geven van je project in de loop van de tijd. Gebruik deze tijdlijn in het Gantt-diagram om projecten te beheren, taken te coördineren en belangrijke afhankelijkheden, taakduur en middelen bij te houden.

Verbeter de tijdlijn van je project 

Haal het meeste uit je projecttijdlijn en zorg ervoor dat je project een succes wordt met deze tips:

Gebruik de Critical Path-methode om de tijdspanne van je project nauwkeurig in te schatten

Als je je voorbereidt op het opstellen van de tijdlijn van je project, kun je overwegen de Critical Path-methode te gebruiken om de belangrijkste activiteiten te identificeren die de duur van je project bepalen. Het kritieke pad is de langste reeks taken die nodig is om een project te voltooien. Als een van die kritieke taken wordt uitgesteld, kan het hele project worden stopgezet. 

Als je het kritieke pad vanaf het begin begrijpt, kun je de tijdlijnen van een project correct inschatten en taken in kaart brengen op basis van belangrijke afhankelijkheden.  

Maak gebruik van tools voor gedeelde samenwerking 

Je kunt je tijdlijn handmatig of in een spreadsheet in kaart brengen, maar de eenvoudigste manier om een projecttijdlijn te maken is via een oplossing zoals Lucidspark.

Met het dynamische projecttijdlijnsjabloon van Lucidspark kun je snel je tijdlijn visualiseren, samenwerken met je team en voortgangsupdates delen met belanghebbenden, allemaal vanuit één enkele bron van waarheid.

Bekijk en herzie je tijdlijn regelmatig

Je project zal in de loop van de tijd evolueren als zich nieuwe factoren of beperkingen voordoen. Je tijdlijn moet zich daaraan aanpassen om relevant te blijven. Controleer regelmatig de tijdlijn van je project om vast te stellen waar wijzigingen moeten worden aangebracht. Dit kan bijvoorbeeld het aanpassen van taaktoewijzingen omvatten naarmate de werkdruk verschuift of teamleden verhuizen of vertrekken.

Dit is waar het huisvesten van je tijdlijn op cloudgebaseerde visuele samenwerkingssoftware zoals Lucidspark van pas komt. Telkens wanneer je project verandert, kun je je tijdlijn eenvoudig aanpassen in Lucidspark, en de wijzigingen zullen in realtime zichtbaar zijn voor het hele team.   

Breng je projecten tot het einde 

De tijdlijnen van een project zijn een eenvoudige maar essentiële stap om een succesvol project te leiden. Zorg dat je project op de juiste manier begint met duidelijke tijdlijnen die ervoor zorgen dat je teams op elkaar zijn afgestemd en belanghebbenden tevreden zijn.