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Seis plantillas para aumentar la colaboración en equipo

Tiempo de lectura: aproximadamente 7 min

La colaboración en equipo es más importante que nunca. Como ahora hay integrantes de equipos y departamentos que colaboran tanto en línea como en la oficina, la comunicación es lo que marca la diferencia. Si el objetivo de tu organización es lograr una colaboración más eficaz, ten en cuenta lo siguiente: utiliza una plantilla de colaboración probada para que todos estén en el mismo canal desde el principio.

¿Por qué? Una plantilla de colaboración puede impulsar rápidamente la capacidad de tu equipo para mantenerse alineado con un proceso, transmitir información, conectar silos y encontrar soluciones novedosas y renovadas.

Lucidspark ofrece una plantilla de colaboración para cada situación que puedas imaginar. Con la plantilla de colaboración adecuada, los miembros del equipo obtienen un vocabulario compartido y descubren formas dinámicas de informar sobre el trabajo a los compañeros. Ahora, exploremos seis plantillas para la colaboración en equipo. 

Plantillas para la lluvia de ideas 

Cuando se trata de fomentar la colaboración en el equipo y resolver problemas difíciles, no hay nada más adecuado para la generación de ideas que una lluvia de ideas. Pero lo que hace tan diferente a esta primera plantilla de colaboración es su enfoque general del proceso de lluvia de ideas.

Se denomina brainwriting. Una variación común es el método 6-3-5, ya que involucra seis participantes que escriben tres ideas en cinco minutos. Normalmente, la técnica de brainwriting requiere el uso de notas adhesivas que se van pasando a los demás compañeros para agregar cada vez más ideas.

La técnica brainwriting para lograr la colaboración puede ser particularmente eficaz para los momentos en que:

  • Necesitas que se lleve a cabo la colaboración en equipo en tiempo real, pero de manera estructurada.
  • Esperas motivarlos para que tengan ideas más originales, ya que escribir impulsa la creatividad.
  • Deseas que los miembros introvertidos del equipo se sientan más a gusto compartiendo ideas.  

Para lograr una colaboración eficaz mediante la plantilla de brainwriting de Lucidspark, sigue estos pasos:

  1. Agrega el nombre de cada participante a los encabezados de las columnas e invítalos al tablero.
  2. Explica el tema/problema y configura un temporizador de 5 minutos para iniciar la primera ronda.
  3. Después de 5 minutos, pide a los participantes que pasen sus ideas a la persona que está a su derecha.
  4. Inicia el temporizador de nuevo y pide a los participantes que escriban sus ideas en las notas adhesivas.
  5. Repite el paso 4. Después de la sesión, revisa las ideas y analízalas con el equipo. Utiliza las características de clasificación y votación para decidir qué ideas tienen más ventajas.

¿Listo para probar la plantilla de brainwriting de Lucidspark?

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Ejemplo de brainwriting (haz clic en la imagen para modificar en línea)

Otra plantilla de lluvia de ideas diseñada para fomentar la colaboración en equipo utiliza la lluvia de ideas inversa, una estrategia de solución de problemas que analiza las causas y el impacto antes de identificar las soluciones. 

Esta es una técnica de lluvia de ideas perfecta para los momentos en los que te gustaría:

  • Aportar soluciones innovadoras que, de otro modo, no se le ocurrirían a tu equipo.
  • Descubrir problemas y asuntos que podrían afectar el éxito de tu proyecto.
  • Conseguir que todos se involucren más en el proceso y vean más allá de las soluciones obvias.

El uso de esta técnica comienza con una pregunta. Piensa en el problema que estás tratando de resolver. Si tu equipo necesita intercambiar ideas sobre formas de reducir la huella de carbono de tu empresa, enumera todas las formas en que podrías aumentarla. Recopila ideas y luego inviértelas.

Por ejemplo, si una idea inversa revela que, al agregar clientes al área donde tu empresa ofrece el envío las 24 horas, aumentan los residuos, reevalúa tu envío de 24 horas.

La plantilla de lluvia de ideas inversa de Lucidspark desglosa todo en 5 pasos:

  1. Define el problema
  2. Invierte el problema
  3. Reúne ideas
  4. Invierte las ideas
  5. Identifica soluciones
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Ejemplo de lluvia de ideas inversa (haz clic en la imagen para modificar en línea)

Debido a que su formato es en línea, tu equipo puede participar en la sesión de lluvia de ideas inversa en tiempo real o consultar el tablero más tarde para hacer ajustes o agregar más ideas nuevas.

Plantillas de reuniones

La colaboración efectiva comienza con una reunión exitosa. Y un aspecto fundamental de la colaboración en equipo es que todos se conozcan entre sí y lograr que se sientan bien trabajando juntos. Esto puede ser un desafío para los equipos híbridos cuando se integran nuevos empleados.

Una actividad breve para romper el hielo compartiendo información rápidamente es útil en situaciones donde la comunicación y la participación son importantes. Es ideal comenzar una reunión con dicha actividad cuando:

  • Los participantes no se conocen bien, nunca se han visto antes o no han trabajado juntos.
  • Existen barreras entre el equipo debido a la jerarquía, los puestos de trabajo u otros factores.
  • Un nuevo equipo debe comprometerse plenamente y participar en igualdad de condiciones desde el principio.

Las actividades para romper el hielo hacen que todos hablen, pasen gratos momentos y compartan información entre sí de inmediato. La plantilla de actividades breves para romper el hielo compartiendo información rápidamente simplifica el proceso para los equipos que trabajan a distancia.

Los participantes agregan su nombre al tablero en línea, comparten algo personal, como fotos de su familia y mascotas o bien, algo que acaban de aprender. 

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Ejemplo de actividad breve para romper el hielo compartiendo información rápidamente (haz clic en la imagen para modificar en línea)

El lanzamiento de un proyecto es otro momento en el que una reunión podría obtener beneficios al usar una plantilla de colaboración. Fomenta una colaboración más eficaz al ayudar a los equipos a:

  • Presentarse de manera adecuada y empezar a trabajar juntos de inmediato.
  • Asimilar los detalles de tus proyectos de forma concisa, pero detallada.
  • Mantenerse alineados con el alcance y el propósito, así como con los roles que desempeñan.

La plantilla de arranque del proyecto de Lucidspark incluye los siguientes elementos:

  • Fondo
  • Objetivo
  • Alcance
  • Línea del tiempo
  • Roles
  • Preguntas
  • Elementos de acción

Después de crear un tablero en línea, se puede acceder fácilmente a las notas del lanzamiento durante todo el proyecto. Al tener la capacidad de consultar la plantilla de colaboración en el momento en que lo necesiten, todos se mantienen en el mismo canal. 

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Ejemplo de lanzamiento del proyecto (haz clic en la imagen para modificar en línea)

Plantillas de comentarios

No se puede pasar por alto que se deben obtener comentarios formalizados sobre lo que ha salido bien o no, y lo que se puede mejorar en la siguiente ronda de desarrollo del producto (o del proceso).

Una retrospectiva promueve la colaboración en equipo a lo largo del ciclo de comentarios porque permite evaluar la eficacia de los procesos, las reuniones y las iniciativas juntos. Algunos de los beneficios directos de usar la plantilla de retrospectiva breve son:

  • La forma en que proporciona a todos la misma voz para expresar ideas y hacer comentarios
  • Cómo enfatiza la retroalimentación rápida y la mentalidad de mejora continua
  • Su capacidad para establecer un espacio seguro para compartir críticas positivas y constructivas

Los elementos básicos que conforman la plantilla de retrospectiva de Lucidspark incluyen:

  • ¿Qué estuvo bien?
  • ¿Qué estuvo mal?
  • Ideas
  • Elementos de acción

Los elementos de acción son los que pondrán al equipo en el camino correcto para el siguiente sprint del proyecto. 

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Ejemplo de retrospectiva rápida (haz clic en la imagen para modificar en línea)

Si requieres un medio diferente para obtener comentarios y fomentar la colaboración en equipo, existe un formato de lluvia de ideas comprobado que también es una plantilla de colaboración de Lucidspark.

Es el método comenzar, detenerse, continuar . Esencialmente, es un ejercicio de intercambio de ideas enfocado en el que todos hablan sobre las actividades que quieren comenzar a hacer, lo que quieren dejar de hacer y lo que quieren seguir haciendo para mejorar en la siguiente fase.

El marco para la plantilla comenzar, detenerse, continuar es sencillo:

  • Comenzar: ¿Qué actividades queremos comenzar a hacer que no estamos haciendo actualmente?
  • Detenerse: ¿Qué actividades no agregan valor al cliente y deben detenerse?
  • Continuar: ¿Qué actividades están funcionando y deberían continuar?

Entre más miembros del equipo participen, se logrará una colaboración más eficaz.    

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Ejemplo de empezar, detenerse y continuar (haz clic en la imagen para modificar en línea)

Por supuesto, la única manera de garantizar que cualquier plantilla de colaboración ayude a lograr una colaboración más eficaz en tu equipo es probarla. Empieza a usar Lucidspark.

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Acerca de Lucidspark

Lucidspark es una pizarra virtual que te ayuda a ti y a tu equipo a colaborar para sacar a la luz las mejores ideas. Viene equipado con todas las herramientas de notas adhesivas y dibujo a mano, así como el lienzo infinito que necesitas para capturar la próxima gran idea. Además, ha sido diseñado para la colaboración. Imagínatelo como un gran arenero en el que tu equipo puede jugar con sus ideas e innovar juntos en tiempo real.

De los creadores de Lucidchart, en el que confían millones de usuarios en todo el mundo, incluido el 99 % de las empresas Fortune 500.

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