¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?

Incluso las tareas que parecen sencillas pueden convertirse rápidamente en un desorden incontrolable. Pero la administración de proyectos es más fácil si utilizas las herramientas adecuadas. Y esta noticia es aún mejor: la herramienta adecuada para administrar un proyecto es fácil, intuitiva y altamente visual. Se llama diagrama de Gantt y es una excelente manera de aprovechar todo tipo de proyectos, desde los que parecen sencillos hasta los que parecen moderadamente imposibles. Te mostraremos cómo comenzar a organizar tu propio diagrama de Gantt con la ayuda de Lucidspark.

¡Nos entusiasma poder ayudarte a empezar con tu diagrama de Gantt! 

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt contiene barras que muestran el tiempo y los pasos, o tareas, necesarios para concluir un proyecto. Esas tareas se asignan a los integrantes del equipo y se muestran en barras que concuerdan con las fechas de entrega en la parte superior del diagrama. De un solo vistazo puedes saber quién está trabajando en qué y cuándo se debe concluir cada tarea. También puedes ver las dependencias para cada tarea y en qué tareas se puede trabajar de manera simultánea.

El diagrama de Gantt fue creado en 1896 por el polaco Karol Adamiecki, un economista, ingeniero e investigador en administración. (Casualmente, este también fue el año en que Leo Hirshfield lanzó el Tootsie Roll, por lo que es un año que vale la pena recordar.) Adamiecki enfatizó el trabajo armonioso con base en el análisis gráfico, por lo que su deseo de armonizar el trabajo se convirtió en una versión inicial del diagrama de Gantt llamado "armonograma".

Este diagrama fue actualizado por el ingeniero y consultor de administración estadounidense Henry Gantt, cuando fue contratado para ayudar al ejército estadounidense a prepararse para ingresar a la Primera Guerra Mundial. El diagrama de Gantt refleja su teoría de la administración, la cual hace hincapié en los recursos y el tiempo, y fue diseñado para mostrar una comparación entre el desempeño y las promesas. No obstante, se presentaron algunos problemas importantes con estos diagramas iniciales:

1. No mostraban las interdependencias.
2. Se dibujaron en papel, por lo que, si algo cambiaba, se tenían que volver a hacer por completo.

Afortunadamente, las reproducciones modernas del diagrama de Gantt mantienen a todos trabajando de manera armoniosa hacia un objetivo común sin necesidad de volver a crear el diagrama desde cero cada vez que algo cambia.

Beneficios de usar el diagrama de Gantt

Es probable que descubras tus propios motivos para amar los diagramas de Gantt conforme comienzas a incorporarlos en tus procesos de trabajo, pero estos son los motivos más comunes por los que las personas recurren a estos prácticos elementos visuales:

1. Seguimiento del avance: sabrás dónde se encuentra el proyecto en un punto específico.
2. Alineación del equipo: el equipo aprueba el proyecto y las tareas con anticipación.
3. Administración: los proyectos que son demasiado grandes se dividen en tareas más pequeñas que son más fáciles de manejar.
4. Muestra las dependencias: es fácil pasar por alto las dependencias cuando no se lleva a cabo un seguimiento de las tareas, lo que provoca cuellos de botella que podrían poner en riesgo tu fecha de entrega.
5. Administración de recursos: podrás saber quién se necesita en qué lugar y qué contribuirá. Evita el agotamiento y conoce quién necesitará apoyo adicional.

Cómo crear un diagrama de Gantt

¿Estás listo para crear tu propia obra maestra de Gantt? Aquí te brindamos una guía paso a paso:

Determina tus tareas y subtareas

Te sorprenderá saber la cantidad de tareas que se requieren incluso para un proyecto básico. Para garantizar que no se te olvide ninguna tarea, usa este paso como una oportunidad para usar una pizarra virtual como Lucidspark con notas adhesivas para intercambiar ideas sobre las tareas y subtareas necesarias. Solicita la opinión de varios equipos y partes interesadas que puedan aportar otros puntos de vista. Una vez que hayas hecho una lluvia de ideas, es fácil mover estas notas en los pasos siguientes. 

Identifica cómo se relacionan las tareas

Hay dos maneras en que las se relacionan las tareas dentro de un diagrama de Gantt:

1. Tareas paralelas: tareas en las que se puede trabajar de manera simultánea
2. Tareas secuenciales: tareas con dependencias

En tu pizarra virtual, mueve las notas adhesivas para indicar qué tareas requieren que se concluyan tareas anteriores antes de realizarlas. Si hay tareas que pueden concluirse de manera independiente, colócalas en su propio contenedor. 

Crea tu cronograma online

La manera más fácil de hacer esto es trabajar de atrás hacia adelante, especialmente si la fecha de entrega del proyecto es muy estricta. Si no lo haces, calcula cuánto tiempo debería tomar cada tarea y luego ordénalas en la tabla en ese orden. Es una buena idea sobrestimar el tiempo que debe durar cada tarea. De esa manera, es menos probable que cualquier circunstancia imprevista desvíe todo el proyecto. 

Organiza tus tareas

Esta parte es muy gratificante. Revisa las tareas que tienen dependencias y crea un orden secuencial.  ¡Listo! Ahora sabes dónde colocar tus tareas en tu diagrama de Gantt.

Crea tu diagrama de Gantt en Lucidspark

Por supuesto que tenemos una plantilla de un diagrama de Gantt. No tienes que reinventar la rueda. Primero, abre la plantilla del diagrama de Gantt en Lucidspark. Después, llena las tareas que tendrás que llevar a cabo, según se haya decidido durante tu lluvia de ideas. Las tareas se encuentran en el lado izquierdo del diagrama de Gantt. La plantilla solo tiene 9 espacios, pero puedes copiar/pegar un número infinito de tareas con facilidad (lo mismo ocurre con cualquier otro objeto en el diagrama).

Asigna un color a cada equipo o integrante del equipo e indica ese color en la leyenda en la parte inferior del diagrama. Cada tarea tiene una barra correspondiente que muestra visualmente la duración de la misma. Sólo necesitas cambiar el eje superior del diagrama al calendario adecuado y después alarga o reduce las barras de cada tarea para indicar visualmente cuándo se debe concluir cada una.

Cuando termines tu diagrama de Gantt, verás que las tareas con dependencias no están programadas para comenzar hasta que se hayan concluido las dependencias. También podrás ver que las tareas paralelas tienen, de manera ajustada, unas barras paralelas.

Comparte tu diagrama

Lo mejor de usar un diagrama de Lucidspark es lo fácil que es compartir tableros y mantener a todos informados. Puedes compartir tu diagrama con cualquier persona con tan solo hacer clic en el botón "compartir" del avión de papel que se encuentra en la esquina superior derecha. Además, dado que el diagrama se almacena en la nube, las personas con las que lo compartes siempre podrán ver la versión más actualizada. 

Este es el momento para pedir retroalimentación sobre el diagrama. Es mucho más fácil modificar el cronograma, las dependencias u otros problemas antes de arrancar el proyecto que tener que reorganizar todo de manera repentina a la mitad del proyecto. Recibe la confirmación de cada persona asignada de que entiende las tareas que se le han asignado y que las terminarán antes de la fecha indicada. 

Lleva a cabo un seguimiento de tu avance

Una vez que hayas trazado todo tu proyecto, es momento para que des un paso atrás y veas cómo las tareas se encaminan para concluir el proyecto. 

Si bien los administradores de proyectos suelen utilizar los diagramas de Gantt, también se han utilizado en todo tipo de funciones y en todo tipo de industrias. Incluso puedes usar un diagrama de Gantt para dar seguimiento a un proyecto personal. Lo mejor de usar un diagrama de Gantt es la claridad que le da a cada proyecto. Sin pensarlo, un lanzamiento abrumador de software parece totalmente factible. Y en lugar de que el equipo se paralice por la ansiedad que produce un proyecto masivo, el hecho de dividirlo en tareas más pequeñas ayudará a que todos estén más tranquilos.