Comunicação assíncrona versus síncrona

A forma como o trabalho é feito em sua organização pode depender das preferências, necessidades e funções da sua equipe. A comunicação assíncrona e síncrona oferece às organizações flexibilidade na forma como trabalham e permite que as equipes trabalhem juntas e se comuniquem de forma eficaz. 

Aqui, explicaremos como decidir entre comunicação assíncrona e síncrona e quando e onde cada método de colaboração em equipe é apropriado. 

O que é comunicação assíncrona? 

A comunicação assíncrona ocorre quando os colegas de equipe trabalham juntos em seus próprios horários sem estarem presentes ao mesmo tempo. Todos concluem o trabalho de forma separada e se comunicam, à medida que for necessário e possível, por meio de uma ferramenta ou plataforma assíncrona: e-mail, software de gestão de projetos e ferramentas de comunicação de trabalho são meios muito populares de colaboração. Embora nem todos estejam online ao mesmo tempo, cada membro da equipe ainda está trabalhando e contribuindo como parte da equipe. 

Definição 

A comunicação assíncrona é definida por meio do trabalho em grupo conduzido dentro de cronogramas independentes. A internet abriu e expandiu a popularidade da comunicação assíncrona no local de trabalho, embora a adoção deste formato tenha sido ultrapassada pelo desenvolvimento tecnológico, com algumas empresas inicialmente céticas em relação ao trabalho assíncrono. 

Métodos de comunição assíncrona

Como a comunicação assíncrona libera as equipes para fazer horários individuais, as ferramentas de comunicação online que facilitam o compartilhamento de informações são uma maneira popular (e necessária) para trabalhar. Mensagens de vídeo, slides de apresentação, documentos compartilhados e plataformas de mensagens ajudam gerentes de projeto e supervisores a compartilhar contexto e dados para os próximos projetos. 

Aqui estão algumas ideias para comunicação assíncrona online: 

• Conversas de e-mail: Uma mensagem por e-mail é uma das ferramentas originais de gerenciamento de projetos da internet. Para projetos complexos, o e-mail pode tornar o rastreamento de detalhes e o compartilhamento de dados mais complicados, mas tarefas simples geralmente são bastante fáceis de concluir por meio de mensagens por e-mail. 
• Mensagens privadas: uma discussão assíncrona individual deixa espaço para adicionar contexto extra, responder a perguntas e compartilhar documentos de forma privada. As mensagens podem ser mais fáceis de organizar do que os e-mails, e as mensagens facilitam fazer perguntas curtas de acompanhamento ou fazer um comentário rápido. 
• Documentos do projeto: a colaboração por meio de um documento compartilhado é ideal para o trabalho criativo quando você está criando um material de entrega em conjunto, como um relatório ou uma apresentação. Você também pode usar um documento compartilhado para debater ideias e transmitir informações complexas ou realizar um treinamento para um grupo sem organizar uma reunião. 
• Mensagem de voz: como alternativa à apresentação, uma mensagem de voz oferece a oportunidade de treinar ou compartilhar informações complexas de forma assíncrona. Seus colegas de equipe podem fazer perguntas de acompanhamento, se tiverem dúvidas, e você pode compartilhar as mesmas informações várias vezes sem reuniões individuais repetidas. 
• Quadros brancos virtuais: como muitas pessoas pensam de forma visual e alguns tópicos são melhores com colaboração visual, um quadro branco digital oferece um grande grau de flexibilidade e funcionalidade para equipes assíncronas. Uma boa lousa virtual serve como um documento de registro para todas as melhores ideias da sua equipe e geralmente é melhor para capturar o que é passageiro e diferenciar de outros métodos. 

A comunicação assíncrona é essencial para equipes distribuídas remotamente, mas também há situações em que a comunicação síncrona pode ser uma opção melhor. 

O que é comunicação síncrona? 

A comunicação síncrona exige que as equipes trabalhem juntas ao mesmo tempo, geralmente cara a cara ou por meio de uma chamada telefônica ou chamada de vídeo remota. O trabalho síncrono também pode ser feito por meio de plataformas de mensagens. Normalmente, o trabalho síncrono carrega a expectativa de que toda a equipe trabalhe durante as mesmas horas e esteja acessível no mesmo horário. 

Antes da internet, a maioria dos trabalhos era síncrona e acontecia de forma pessoal no mesmo local. O exemplo clássico de colaboração síncrona é uma equipe trabalhando no escritório, chegando e saindo em momentos semelhantes. Muitas organizações ainda veem a colaboração síncrona como uma configuração ideal para promover o trabalho em equipe e a criatividade. 

Definição 

A colaboração síncrona é definida pelo trabalho em conjunto por meio de reuniões, respostas quase instantâneas a mensagens e uma agenda compartilhada. Espera-se disponibilidade semelhante para que os colegas de equipe possam concluir seu trabalho ao mesmo tempo e entrar em contato uns com os outros sempre que necessário. 

Métodos de comunicação síncrona

Os membros da equipe respondem quase que imediatamente às comunicações e dependem de reuniões para compartilhar informações e estabelecer prioridades de trabalho. Reuniões individuais e em grupo podem constituir uma parte significativa do dia de trabalho de um gerente. Com toda a equipe trabalhando ao mesmo tempo, as ferramentas de colaboração podem incentivar a interrupção, mas permitem que os contribuidores individuais deem e obtenham respostas rápidas. 

As ferramentas que facilitam a comunicação síncrona incluem: 

• Videoconferência: uma chamada por meio do Zoom, Facetime, Google Meet ou outra plataforma de videoconferência exige que todos os participantes estejam disponíveis e permite que a equipe se veja. O vídeo é a melhor opção sempre que você precisa construir relacionamentos, compartilhar informações complexas ou discutir um tópico onde há incerteza. 
• Chamada telefônica: uma chamada de voz permite uma conversa ao vivo sem ter que pensar em um plano de fundo de vídeo ou se preocupar com distrações visuais. Essa pode ser uma ótima estratégia para falar sobre um problema de forma individual ou revisar informações quando você não precisa de um visual compartilhado. 
• Mensagens: embora as mensagens sejam frequentemente usadas de forma assíncrona, você também pode usar mensagens dentro de um paradigma de colaboração síncrona. Geralmente, isso significa que se espera que as equipes estejam disponíveis para responder às suas mensagens em um determinado período de tempo. 
• Quadro branco ou documento compartilhado e chamada de vídeo: por meio de uma videochamada, você pode compartilhar um quadro branco. Isso dá à sua equipe o mesmo contexto durante a colaboração. 

Essas duas estruturas de colaboração têm vantagens e desvantagens, então você deve pensar cuidadosamente sobre como e quando usá-las.

Quando é eficaz usar a comunicação assíncrona? 

A comunicação assíncrona é particularmente eficaz para situações em que as equipes são distribuídas de forma geográfica, os projetos podem ser concluídos por meio de trabalho independente e quando longos períodos de trabalho profundo são necessários. Vários projetos diferentes em diversos setores e disciplinas podem ser adaptados a estilos de trabalho assíncronos, modificando ferramentas e estratégias de comunicação. 

Muitas equipes começaram a usar a comunicação assíncrona em uma extensão muito maior como resultado direto da pandemia de Covid-19 e da necessidade de trabalhar de forma remota. Esse experimento internacional ensinou a muitas organizações quando usar a comunicação assíncrona: 

• Com equipes internacionais: se sua equipe estiver trabalhando em vários fusos horários, a comunicação assíncrona permite que todos contribuam, mesmo que estejam distantes e não façam login ao mesmo tempo. 
• Para reduzir interrupções: criar equilíbrio entre vida pessoal e profissional para sua equipe pode ser mais fácil com a comunicação assíncrona, permitindo que as pessoas façam o melhor trabalho em projetos importantes e sintam que podem se desconectar dos canais de comunicação regularmente sem consequências. 
• Para expandir seu alcance: se você precisa incentivar mais adesão para um esforço colaborativo ou até mesmo incentivar mais alguns colaboradores a se juntarem a você, usar a comunicação assíncrona é muito útil. 

Tentar a comunicação assíncrona como um experimento é uma abordagem que você pode usar se não tiver certeza. Comece anotando detalhes do projeto, da reunião ou do trabalho. Se você puder capturar ou registrar as informações e permitir que outras pessoas façam perguntas mais tarde, provavelmente poderá usar a comunicação assíncrona para sua situação. 

Quando é eficaz usar a comunicação síncrona? 

A comunicação síncrona é normalmente necessária sempre que há um alto grau de ambiguidade, o tópico é extensivamente detalhado ou complexo, ou o projeto requer ação imediata. Ao reunir os membros da equipe ao mesmo tempo, você pode ter uma discussão ao vivo e receber feedback e interação imediatos. 

Usar a comunicação síncrona juntamente com a comunicação assíncrona também é outra estratégia que é comumente usada em ambientes de trabalho remoto para ter o melhor dos dois mundos. 

No entanto, temos que destacar o seguinte: a “comunicação assíncrona” não é necessariamente sinônimo de trabalho “remoto”, nem “comunicação síncrona” é necessariamente sempre sinônimo de trabalho “presencial”. É possível ser uma equipe síncrona altamente eficaz que trabalha totalmente online, bem como uma equipe baseada no escritório com um espaço de trabalho físico compartilhado que trabalha em horários escalonados (com períodos programados de presença combinada ou não). Independentemente de onde você trabalha, vai querer escolher personalizar seu modelo de colaboração para a maneira que sua equipe trabalhará melhor.

Como o Lucidspark pode ser usado para os dois tipos de colaboração 

Com o Lucidspark, as equipes podem criar e colaborar em recursos visuais ou usar um quadro branco digital para compartilhar suas ideias e informações. Você pode usar o Lucidspark durante uma reunião ao vivo ou criar um recurso visual que seja compartilhado com sua equipe para comentários e sugestões, e todo o seu brainstorming e discussão ficarão no documento compartilhado após a reunião, para que os membros da equipe consultem quando quiserem.

A comunicação visual oferece possibilidades para colaboração assíncrona e síncrona, independentemente de seus colegas estarem trabalhando remota ou pessoalmente. Essa estratégia agiliza a comunicação e permite que todos vejam e trabalhem com o mesmo contexto.