Como fazer uma pauta de reunião baseada em perguntas

Todo mundo já conhece esta história: você chega a uma reunião com uma pauta clara e toda intenção de segui-la tintim por tintim. Mas, de alguma forma, a reunião ainda carece de foco e envolvimento. Você dá um tópico para discussão, abre espaço para falarem e... nada. 

No fim da reunião, talvez você delegue algumas tarefas, mas não se sente nada realizado. O grupo sai esgotado e entediado. Você encerra a reunião cansado e derrotado. E tudo se repete na semana seguinte. 

Se você já passou por isso, não está sozinho. Os profissionais gastam 31 horas por mês em reuniões improdutivas, custando às empresas americanas US$ 37 bilhões por ano.

Mas não precisa ser assim. 

As reuniões geralmente são necessárias para gerar colaboração, criar consenso nas decisões e resolver problemas. E hoje, num ambiente de trabalho cada vez mais remoto, reuniões fazem parte da vida profissional. Mas como fazer uma pauta de reunião que garanta uma reunião produtiva e envolvente?

Repense suas pautas de reunião.

Siga as dicas a seguir para transformar sua reunião numa pauta baseada em perguntas que geram propósito, interesse e tomada de decisões na sua organização.

O que é pauta de reunião baseada em perguntas?

A maioria das pautas de reunião segue uma sequência previsível, com tópicos para discussão ou etapas a serem realizadas, como “Introdução”, “Discussão aberta sobre X”, “Itens para ação”. Embora esse formato dê uma estrutura à reunião, ele acaba sendo problemático, pois joga todo o fardo de “administrar” a reunião sobre o facilitador. 

O trabalho do facilitador, no entanto, não é organizar a reunião. "O facilitador da reunião não deve se preocupar com os resultados da reunião — mas criar um espaço para a equipe atingir as metas propostas."

É aí que entra a pauta de reunião baseada em perguntas. 

A pauta de reunião baseada em perguntas substitui os tradicionais tópicos por perguntas específicas, a fim de estimular uma conversa relevante. Perguntas são uma forma eficaz de envolver os participantes na conversa. As melhores perguntas provocam um brainstorming colaborativo e soluções práticas, além de gerar consenso no processo de decisões. 

Para criar uma pauta baseada em perguntas, o facilitador identifica o propósito da reunião (ou seja, o objetivo final ou o resultado a ser alcançado) e trabalha a partir dele, do fim para o início, para criar perguntas que conduzirão a conversa nessa direção.

Como a pauta baseada em perguntas melhora as reuniões

Na hora de criar a pauta, mudar de abordagem faz tanta diferença na reunião? Nós acreditamos que sim. Veja, a seguir, alguns benefícios na adoção de uma pauta baseada em perguntas para orientar suas reuniões.

Promove uma resolução criativa dos problemas

Tópicos amplos para discussão não geram imediatamente uma conversa ponderada. Eles são gerais demais e não atendem ao propósito específico que você quer focar. Por exemplo: ao aparecer “Revisão do ano” na pauta da reunião, você daria atenção? Como você revisaria o ano? 

Ao reestruturar o tópico como uma ou mais perguntas, você detalha o propósito da revisão. Nesse exemplo, em vez de “Revisão do ano”, você pode perguntar: “Como melhorar o processo de vendas para aumentar a satisfação do cliente no ano que vem?” 

Viu a diferença? A pergunta força os participantes a se envolverem com o tópico e a pensarem criticamente sobre o problema ou objetivo. Em outras palavras, perguntas despertam a curiosidade, trazem de volta o verdadeiro propósito da reunião e restringem o foco da conversa ao que realmente importa. 

Faz os participantes assumirem o controle

Um dos principais motivos para usar uma pauta baseada em perguntas é fazer os participantes controlarem a reunião. As perguntas reforçam o fato de o facilitador não ser tomador de decisões nem ter a palavra final sobre o conteúdo ou o resultado da reunião. Em vez de seguir uma pauta de reunião tradicional, delegando tarefas e repassando pontos, o facilitador deve simplesmente fazer perguntas que orientam a conversa e reorientam o grupo se a conversa sair de foco. 

Isso cria um ambiente no qual todos são incentivados a participar. Em vez de seguir um líder ou chefe, cada participante deve se envolver na conversa e contribuir nos pontos para ação. Essa abordagem promove a colaboração e o consenso no processo de tomada de decisões.  

Gera um roadmap da reunião

Tópicos amplos para discussão não são específicos o suficiente para orientar a reunião. Por exemplo: o tópico “Revisão do orçamento” não informa o propósito da revisão e quais problemas você quer discutir ou resolver, e você nunca saberá se abordou adequadamente o tópico.

Esse é outro motivo pelo qual vale a pena reformular os pontos da pauta como perguntas: elas atuam como marcadores de rota para os participantes da reunião. As perguntas mostram onde você está na reunião e quando ela termina. 

Nesse exemplo, em vez de “Revisão do orçamento”, você pode reformular o tópico da pauta com uma pergunta: “Como maximizar o investimento nos benefícios para os funcionários no ano que vem?” ou "Como reduzir os custos de fabricação em 20% em dois anos?" Perguntas específicas como essas mostram exatamente quais soluções você procura e abrem espaço para uma conversa inovadora e uma resolução criativa do problema. Ao fim da reunião, você precisa saber se respondeu às perguntas e ter conclusões claras nas quais agir.

Incentiva a flexibilidade

A pauta de reunião baseada em perguntas também dá mais flexibilidade do que as pautas tradicionais, além de mais espaço para os participantes levantarem questões, discutirem possibilidades e apresentarem adições úteis à pauta. 

Isso ocorre porque as perguntas abrem espaço para discussão em grupo. Embora a conversa seja orientada por um propósito específico, o espaço permanece aberto para o pensamento flexível e criativo e para a resolução de problemas.  

Reforça o papel do facilitador

Muitas vezes, as reuniões são orientadas por um líder (geralmente o gerente, executivo ou dono do projeto) em vez de um facilitador. 

“Qual é a diferença?”, você pode perguntar. A principal diferença é que o líder “dirige a reunião” como chefe do grupo ou o principal tomador das decisões. Ele normalmente segue a lista de tópicos da pauta, pode acabar falando na maioria do tempo e, essencialmente, cria uma dinâmica hierárquica à reunião, o que inibe a discussão aberta e o pensamento inovador. 

Em contraste, o facilitador é tipicamente um participante neutro (ou seja, não é um gerente) e atua como um líder colaborativo em prol dos participantes. O benefício da reunião liderada por um facilitador é que o grupo tem poderes para contribuir de forma mais igualitária ao resolver problemas, levantar questões e finalizar decisões. 

A pauta baseada em perguntas reforça o papel do facilitador, que pode orientar a reunião de forma eficaz.

Chegar ao cerne da reunião nem sempre é fácil. Porém, ao seguir uma pauta de reunião baseada em perguntas, você deixa o encontro um pouco menos doloroso e muito mais útil. Se suas reuniões não atendem às expectativas, tente outro rumo. Trabalhe com o seu facilitador para redigir boas perguntas e ver aonde a pauta leva você. Você pode se surpreender com os resultados. 

Crie hoje mesmo uma pauta de reunião baseada em perguntas com o Lucidspark.