As 5 fases da gestão de projetos

Como gerente de projeto, você tem um papel extremamente importante: viabilizar o resultado final. E chegar a isso envolve muita coisa, desde garantir que sua equipe entendeu bem a tarefa até garantir que o produto a seja produzido a tempo da entrega. Com tanta responsabilidade, é fácil se sentir sobrecarregado, principalmente porque parece que tudo depende de você.

É aí que entram as cinco fases da gestão de projetos: elas dividem um projeto em segmentos que estruturam e simplificam as etapas. Essas cinco fases aceleram o progresso do projeto, servem para montar a equipe do projeto, conciliam o orçamento e detectam possíveis gargalos. 

Os gerentes de projeto precisam entender essas cinco etapas da gestão de projetos para organizar um projeto e criar tarefas gerenciáveis e que as equipes possam concluir. Se as fases não forem claramente definidas, o projeto pode atropelar o orçamento, pode não ser concluído a tempo, ou os envolvidos podem ter ideias diferentes de como o projeto deve ser realizado. 

Examinaremos cada uma das cinco fases do processo de gestão de projetos para que você seja o gerente de projetos mais eficiente (e menos estressado) de todos os tempos.

Quais são as fases da gestão de projetos?

O Project Management Institute é a maior autoridade na gestão de projetos, reconhecida por estabelecer normas e o desenvolvimento profissional na área.

O PMI contou com alguns brilhantes membros para padronizar os melhores métodos de gestão de projetos e compilá-los no livro A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Embora cada projeto seja diferente, os princípios do PMBOK podem ser aplicados a praticamente todos os processos de desenvolvimento.

O PMI divide o ciclo de vida do projeto nas cinco fases de gestão de projetos a seguir:

• Início do projeto
• Planejamento de projetos
• Execução do projeto
• Monitoramento e controle do projeto
• Encerramento do projeto 

Os cinco estágios acima atendem aos requisitos de concluir um ciclo de vida, o que inclui definir qual trabalho deve ser realizado, quais resultados devem ser gerados e revistos, quem deve estar envolvido e como controlar e aprovar cada fase.

Uma explicação das cinco fases da gestão de projetos

1. Início do projeto  

Antes de iniciar o ciclo de vida do projeto, você precisa determinar se esse é mesmo um projeto que vale a pena. Se você não souber por que a empresa precisa ou se beneficiaria dela, será necessário realizar testes de viabilidade.

Perguntas fazer no início do projeto:

• O projeto é viável?
• Qual é a meta final?
• Que problema queremos resolver?
• Qual resultado queremos?
• Como mediremos o sucesso do projeto?
• Quais partes interessadas estão envolvidas?

Resultados a entregar:

• Carta de escopo, incluindo o escopo, as metas e os participantes do projeto
• Documento de iniciação do projeto (PID), que define o escopo do projeto, quem o gerenciará e como medir o sucesso. Também pode conter o contexto necessário, as informações da equipe e os colaboradores.  
• Resumo do projeto, comunicando o motivo e a abordagem dele. Resuma as metas, o escopo, os principais resultados a entregar, os marcos e a linha do tempo.

2. Planejamento  

é o momento de desenvolver um roteiro (roadmap), que sua equipe deve seguir para concluir o projeto. Essencialmente, ele determina como você chegará às metas definidas na fase anterior. 

 

Defina o projeto em detalhes e, em seguida, desenvolva e defina custos, recursos e cronogramas. Durante esta fase, delegue as responsabilidades para que todos saibam o que cada um deve fazer. 

Perguntas a fazer na fase de planejamento:

• Que programa de gestão de projetos usar?
• Qual é o orçamento?
• Com quais recursos trabalhar?
• Qual é o prazo?
• Que riscos estamos assumindo?

Resultados para entrega:

• Declaração do escopo
• Plano de comunicação
• Plano da gestão de riscos
• Gráfico de Gantt
• Gráfico de marcos
• Cronograma de divisão da tarefas

3. Execução do projeto 

Chegou a hora de colocar a mão na massa! A terceira etapa geralmente começa com uma reunião inicial. Depois, cada equipe começa a trabalhar nas respectivas responsabilidades. 

Perguntas a fazer na fase de execução do projeto:

• Que sistema de rastreamento estamos usando? 
• Quando será a reunião de lançamento? Quem irá?
• Quando serão nossas reuniões regulares de atualização do status?
• O que estamos fazendo para evitar consequências negativas?
• Criamos um plano de comunicação para todos os envolvidos?

Resultados para entrega:

• Montar a equipe
• Alocar recursos
• Iniciar o plano de gestão do projeto
• Configurar o sistema de rastreamento
• Executar a alocação das tarefas
• Reunião inicial e de status
• Atualização do cronograma do projeto
• Plano aperfeiçoado do projeto

4. Desempenho e monitoramento do projeto 

Agora é a sua vez de se inebriar com o poder — ou monitorar atentamente o progresso do projeto. Você deverá usar indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o desempenho do projeto e trabalhar ativamente para resolver os possíveis problemas e obstáculos.

Perguntas a fazer na fase de desempenho e monitoramento:

• Qual é a qualidade do projeto?
• Qual é o atual status do orçamento?
• Estamos dentro do prazo? 
• Há algum obstáculo?
• Vamos cumprir o prazo?

Resultados para entrega:

• Use seu programa de gestão de projetos e os recursos visuais compartilhados para assinalar etapas finalizadas e fazer anotações sobre o avanço e o status do projeto. 

5. Fase de conclusão do projeto  

Você concluiu o projeto, mas não termina por aí. O processo envolve mais do que entregar o projeto, enviar um e-mail de parabéns e ir descansar. É crucial dar a devida atenção à quinta etapa, pois a revisão de cada projeto traz lições importantes. 

Perguntas a fazer na fase de encerramento:

• O que correu bem?
• O que aprendemos?
• O que pode ser melhorado para a próxima vez?
• Há alguma medida a eliminar?

Resultados para entrega:

• Uma comemoração
• Relatório de conclusão do projeto, que inclui:
  • Nome do projeto
  • Meta
  • Data de início
  • Prazo e data real da entrega
  • Orçamento projetado e orçamento real
  • Membros da equipe
  • Partes interessadas
  • Pontos problemáticos
  • Conquistas
  • Observações
• Reunião de retrospectiva (use este modelo de retrospectiva para registrar as lições aprendidas.)

Fazendo com que os cinco passos funcionem para você

Embora essas fases da gestão de projetos tenham sido testadas e usadas por profissionais há décadas, não significa que não haja espaço para personalizações. Você pode achar que alguns membros da equipe trabalhem melhor com raias em vez de gráficos de Gantt. Ou você pode ocasionalmente encontrar alguma resistência que esteja atrasando a gestão do seu projeto. 

A beleza da gestão de projetos é que ele é um processo em constante aprimoramento. Um novo software pode ser lançado, você pode chegar a uma nova solução ou você pode descobrir que as formas testadas e comprovadas simplesmente não funcionam para a sua organização. Tudo gira em torno de entregar os melhores resultados dentro do prazo e do orçamento.

E às vezes isso requer uma maneira inteiramente nova de abordar seu processo.

O Lucidspark pode ajudar os gerentes de projeto em cada uma das cinco fases da gestão de projetos. De modelos retrospectivos a gráficos de Gantt e roadmaps de produtos, nossos modelos facilitam a organização de seus fluxos de trabalho. Isso permite que você pare de tentar reinventar a roda e, em vez disso, foque em manter o projeto em andamento de forma eficiente.