fasen van projectmanagement

De 5 fasen van project management

Leestijd: ongeveer 7 min

Je hebt als project manager een ontzettend belangrijke rol: je faciliteert het eindresultaat. En er komt zoveel bij kijken om dat eindresultaat te bereiken, van zorgen dat je team de taak goed begrijpt tot ervoor zorgen dat de deliverable op tijd klaar is. Met zoveel verantwoordelijkheden kun je je snel overweldigd voelen, vooral omdat het lijkt alsof alles van jou afhankelijk is.

Dit is precies waar je de vijf fasen van project management voor kunt gebruiken: ze verdelen een project in segmenten die structuur introduceren en stappen vereenvoudigen. Met deze vijf fasen kan je team de voortgang van het project versnellen, een project team bij elkaar brengen, voorkomen dat het budget wordt overschreden en potentiële knelpunten opsporen. 

Project managers moeten deze vijf stappen van project management begrijpen om projecten in te stellen en taken maken die teams kunnen voltooien. Als de vijf fasen niet duidelijk zijn gedefinieerd, kan het project het budget overschrijden, mogelijk niet op tijd worden voltooid of kunnen de betrokkenen verschillende verwachtingen hebben over hoe het project moet worden uitgevoerd. 

We nemen elk van de vijf fasen van het project management proces met je door, zodat je de meest efficiënte (en minst gestreste) project manager ooit kunt zijn.

Wat zijn de fasen van project management?

Er is geen geheim genootschap van project managers... maar als dat wel zo zou zijn, dan zou dat het Project Management Institute zijn. PMI is opgezet in 1969 en beschrijft zichzelf als een "...organisatie die in bijna elk land ter wereld actief is om carrières vooruit te helpen, organisatorisch succes te versterken en veranderaars in staat te stellen met nieuwe vaardigheden en werkwijzen hun impact te maximaliseren". 

Het PMI deed een beroep op haar briljante leden om de beste methoden voor projectmanagement te standaardiseren en deze samen te voegen in een boek: A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Hoewel elk project anders is, kunnen de principes in het handboek PMBOK worden toegepast op vrijwel elk ontwikkelingsproces.

Het boek is geweldig om te lezen, maar we geven je een samenvatting van de grondbeginselen. De vijf fasen van projectmanagement zijn als volgt:

  • Projectinitiatie
  • Projectplanning
  • Projectuitvoering
  • Projectcontrole en -beheer
  • Projectafsluiting 

Deze vijf fasen vormen de levenscyclus van een project. De vijf bovenstaande stappen voldoen samen aan de eisen van een volledige levenscyclus, waaronder het definiëren van het werk dat moet worden uitgevoerd, welke deliverables moeten worden gegenereerd en beoordeeld, wie erbij moet worden betrokken en hoe elke fase moet worden gecontroleerd en goedgekeurd.

De 5 project management fasen uitgelegd

1. Projectinitiatie  

Voordat je begint aan de project levenscyclus, moet je bepalen of dit project ook echt de moeite waard is om na te streven. Als je niet weet waarom het bedrijf dit project nodig heeft of er baat bij heeft, kun je een haalbaarheidstest doen.

Vragen die je moet stellen tijdens het begin van het project:

  • Is dit project haalbaar?
  • Wat is het ultieme doel?
  • Welk probleem proberen we op te lossen?
  • Welk resultaat proberen we te bereiken?
  • Hoe meten we het succes van dit project?
  • Welke stakeholders zijn erbij betrokken?

Resultaten:

  • Projectcontract inclusief scope, doelstellingen en deelnemers.
  • Project initiatie document (PID) waarin de omvang van het project wordt gedefinieerd, wie het zal beheren en hoe je het succes gaat meten. Dit kan ook de context, de teamgegevens en de bijdragers bevatten.  
  • Projectbeschrijving die de reden voor en de aanpak van een project communiceert. Vat je doelen, scope, belangrijkste deliverables, mijlpalen en tijdlijn samen.

2. Planning  

Nu is het tijd om een overzicht of roadmap te ontwikkelen voor je team om te volgen en het project te voltooien. In feite is dit waar je bepaalt hoe je de doelen die je in de vorige fase hebt gedefinieerd gaat bereiken. 

 

fasen van projectmanagement
Voorbeeld van roadmap (klik op de afbeelding om online aan te passen)

Definieer het project gedetailleerd en ontwikkel en definieer vervolgens de kosten, middelen en tijdlijnen. Zorg ervoor dat je tijdens deze fase bepaalt wie verantwoordelijk is voor wat, zodat iedereen begrijpt wat hun individuele verantwoordelijkheden zijn. 

Vragen die je moet stellen tijdens de planningsfase:

  • Welk project beheer software moeten we gebruiken?
  • Wat is het budget?
  • Met welke middelen moeten we werken?
  • Wat is de deadline?
  • Welke risico's nemen we?

Resultaten:

fasen van projectmanagement
Voorbeeld Gantt-diagram (klik op de afbeelding om online aan te passen)

3. Projectuitvoering 

Nu is het tijd om aan het de slag te gaan. Meestal begin je de derde fase met een kick-off vergadering, waarna elk team en de teamleden aan hun verantwoordelijkheden gaan werken. 

Vragen die je moet stellen tijdens de uitvoeringsfase van het project:

  • Welk volgsysteem gebruiken we? 
  • Wanneer is de kick-off vergadering en wie komen er?
  • Wanneer hebben we onze terugkerende voortgangsvergaderingen?
  • Wat doen we om nadelige effecten te voorkomen?
  • Hebben we een communicatieplan ontwikkeld voor alle stakeholders?

Resultaten:

  • Team definiëren
  • Middelen toewijzen
  • Project management plan starten
  • Volgsysteem instellen
  • Taakopdracht uitvoeren
  • Kick-off en voortgangsvergadering
  • Projectplanning bijwerken
  • Verfijnd projectplan

4. Projectprestaties en -controle 

Dit is je kans om in de ban te raken van de macht... of om juist zenuwachtig de voortgang van het project te controleren. Je gebruikt KPI's voor het meten van de projectprestaties en zet je ook actief in om eventuele problemen of obstakels op te lossen.

Vragen om te stellen tijdens de prestatie- en controlefase:

  • Hoe is de kwaliteit van het project?
  • Waar staan we qua budget?
  • Liggen we op schema? 
  • Zijn er obstakels?
  • Gaan we de deadline naar verwachting nog halen?

Resultaten:

  • Gebruik je project management software en gedeelde visuals om voltooide projectstappen te markeren en aantekeningen te maken over de voortgang en de status. 

5. Projectafsluitingsfase  

Dat was het dan: je bent klaar. Niet zo snel! Er komt meer bij kijken dan alleen het project inleveren, een felicitatie-e-mail sturen en een dutje doen. Het is belangrijk om stap vijf afdoende tijd te geven, want er valt veel te leren van elk project door middel van een terugblik. 

Vragen om te stellen tijdens de slotfase:

  • Wat ging er goed?
  • Wat hebben we geleerd?
  • Wat kunnen we de volgende keer beter doen?
  • Zijn er stappen die we kunnen schrappen?

Resultaten:

  • Een gepaste viering van de afronding
  • Rapport over de projectafsluiting met daarin:
    • Projectnaam
    • Doel
    • Startdatum
    • Deadline en daadwerkelijk resultaat
    • Verwachte budget en werkelijk budget
    • Teamleden
    • Stakeholders
    • Pijnpunten
    • Prestaties
    • Observaties
  • Reflectievergadering (probeer deze reflectiesjabloon om je lessen te documenteren.)
fasen van projectmanagement
Voorbeeld van retrospective (klik op de afbeelding om online aan te passen)

Laat de vijf stappen voor je werken

Hoewel de vijf stappen al tientallen jaren door professionals zijn getest en gebruikt, betekent dat niet dat er geen ruimte is voor aanpassingen. Sommige teamleden werken het beste met zwembanen in plaats van met Gantt-diagrammen. Of je ondervindt weerstand van teamleden tegen verandering en dat belemmert je projectmanagement. 

Het mooie van projectmanagement is dat het een proces altijd in verbetering is. Er kan nieuwe software uitkomen, je kunt een nieuwe oplossing bedenken of je kunt ontdekken dat de beproefde manieren gewoon niet werken voor jouw organisatie. Het draait allemaal om het behalen van de beste resultaten, op tijd en binnen het budget.

En dat vergt soms om een geheel nieuwe benadering van je proces.

Lucidspark kan projectmanagers helpen bij elk van de vijf projectmanagementfasen. Van reflectiesjablonen tot Gantt-diagrammen en productroadmaps, onze sjablonen maken het eenvoudig om je workflows te ordenen. Zo hoe je niet meer te proberen het wiel opnieuw uit te vinden en kun je je in plaats daarvan concentreren op het succesvol voortzetten van het project. 

fasen van projectmanagement

Geef structuur en creativiteit aan je team. Probeer Lucidspark vandaag nog gratis uit!

Meer informatie

Geef je team structuur en creativiteit. Probeer Lucidspark vandaag nog gratis uit.

Aan de slag

Nu populair

Zoom’s Lucidspark Zoom App integrationVerbeterde samenwerking met Lucidspark en Zoom

Over Lucidspark

Lucidspark is een virtueel whiteboard waarmee u en uw team kunnen samenwerken rond de beste ideeën. Het bevat memobriefjes, tools voor vrijestijltekenen en een oneindig groot tekenvel om dat volgende grote idee vast te leggen. En het is gemaakt voor teamwerk. Het is een soort zandbak waarin uw team ideeën kan uitwisselen en samen in realtime kan innoveren.

Mogelijk gemaakt door de makers van Lucidchart, vertrouwd door miljoenen gebruikers over de hele wereld, waaronder 99% van de Fortune 500-bedrijven.

Aan de slag

  • Prijzen
  • Individueel
  • Team
  • Bedrijf
  • Contact met sales
PrivacyJuridischCookies

© 2023 Lucid Software Inc.