7 dicas para participantes de reuniões híbridas

No passado, uma reunião híbrida — definida como o encontro entre membros de equipes presenciais com colegas remotos que participam pelo Zoom, Meet, Microsoft Teams ou uma das inúmeras outras plataformas de reuniões virtuais — era uma prática especializada feita por poucas empresas com conhecimento tecnológico. Tudo isso mudou conforme cada vez mais empresas e seus funcionários dependem do trabalho remoto para realizar suas atividades.

O local de trabalho atual oferece um número aparentemente infinito de ferramentas e métodos para ajudar equipes a aplicar práticas tradicionais de trabalho junto com técnicas remotas. E, embora exista reuniões e diferentes tipos de trabalho remoto há décadas, a transição repentina que houve tem gerado uma série de desafios para todos. 

Nosso e-book recente, Um guia para realizar reuniões híbridas eficientes, apresenta sete práticas recomendadas para reuniões híbridas. Hoje falaremos sobre os líderes de equipes que organizam os encontros (e também sobre os participantes) para melhorar a produtividade e interação das reuniões híbridas. Vamos falar também sobre algumas dificuldades que existem em reuniões híbridas e compartilharemos nossas dicas para lhe ajudar a organizar reuniões bem-sucedidas.

As dificuldades das reuniões híbridas

Embora diversos serviços e ferramentas tenham surgido durante a rápida transição e adoção de reuniões híbridas que ocorreu, as principais dificuldades permanecem. A configuração técnica por si só ainda pode causar certas interrupções, mesmo que membros de equipes tenham aprendido a usar os serviços corretamente.

E mesmo depois de configurar os microfones, eliminar a microfonia e o eco da voz e ligar as câmeras, ainda há muito a fazer para deixar as reuniões ainda mais eficientes para as equipes. 

Interagir com uma equipe híbrida requer planejamento, colaboração e comunicação. Não é fácil alinhar colegas que não estão juntos fisicamente na mesma sala, e talvez sequer se conhecem pessoalmente. Participantes virtuais tendem a ficar no modo silencioso, só observando e não interagindo na reunião, e lentidões no sinal de internet também podem atrapalhar colegas que tentam fazer perguntas, o compartilhamento de recursos e a fluidez da conversa. 

Portanto, é importante que os líderes de equipes e os participantes conheçam as práticas recomendadas para reuniões híbridas. 

Dicas para reuniões híbridas

Em reuniões híbridas, cabe a todos os participantes se prepararem para ter um encontro bem-sucedido. Veja nossa lista de verificação para ajudar os participantes a entender melhor as práticas recomendas. 

1. Familiarize-se com a programação da reunião 

Antes de uma reunião híbrida, o líder da equipe ou o organizador do encontro deve enviar um convite da reunião, junto com a programação anexada. Todos os participantes devem se familiarizar com as pautas que serão discutidas antes do início da reunião. A programação deve incluir a lista de convidados, o link para a videoconferência e um resumo de como ela será. 

Uma programação bem feita ajuda a aumentar a interação da equipe antes mesmo da reunião começar. Os membros da equipe devem ser incentivados a conhecer melhor as pautas ou questões que serão abordadas na reunião. A programação também deve incluir uma forma das pessoas se familiarizem com a tecnologia que será usada na reunião e um lugar para acessar soluções de configurações tecnológicas para quem for participar virtualmente. 

2. Use o link da videoconferência, mesmo que você esteja participando presencialmente

Ao incluir o link da videoconferência na programação, não haverá perda de tempo para tentar criar ou encontrar o link às pressas antes da reunião começar. A inclusão do link facilita o login dos participantes pois não terão que procurar um número para ligar.

Um dos benefícios exclusivos das reuniões híbridas é a forma como as plataformas de videoconferência integram diferentes tecnologias em seus serviços. Recursos de bate-papo, quadro branco virtual e murais simultâneos — todas essas funções podem ser acessadas na própria videoconferência, portanto, é importante que cada participante esteja presente e trabalhando na mesma plataforma. Participantes presenciais podem entrar na plataforma virtual para participar de bate-papos ou sessões de brainstorming. 

3. Verifique se o áudio e vídeo estão funcionando corretamente

Já aconteceu com todo mundo. Uma reunião de 60 minutos com uma programação bem definida pode sair do controle rapidamente se você tiver que passar os primeiros dez minutos solucionando problemas de áudio ou vídeo. Portanto, é muito importante que o organizador e os participantes da reunião testem os sinais de áudio e vídeo antes de iniciar o encontro. 

Se você for participar virtualmente, quanto mais tempo puder manter sua câmera ligada, melhor. Isso ajuda a criar um vínculo mais forte com os outros membros da equipe e proporciona uma experiência semelhante ao dos participantes presenciais. E essa dica é um pouco óbvia mas é necessário reafirmá-la: participantes virtuais precisam estar sempre atentos ao botão de silenciar o microfone. Independente do organizador ter colocado todos presentes em modo silencioso ou se você está no meio de uma conversa, é sempre bom evitar sons que tiram a atenção das pessoas e ficar de olho naquele ícone pequenininho de microfone. 

4. Apresente os participantes da reunião 

Antes de iniciar uma reunião híbrida, recomendamos apresentar todo mundo, principalmente se as pessoas ainda não se conhecem. Apresentar-se dizendo seu nome, cargo e localização geográfica ajuda a dar o pontapé inicial do encontro. 

E como os participantes remotos geralmente aparecem em posições diferentes na tela que mostra as pessoas na reunião virtual, é importante que quem estiver terminando de se apresentar já indique o próximo participante para evitar silêncios entre as falas. Isso também é uma ótima forma de quebrar o gelo entre pessoas que talvez nunca trabalharam juntas. Outra dica é fazer um breve exercício em grupo para ajudar a conversa a fluir e criar uma sintonia maior entre a equipe. 

5. Certifique-se de falar ao microfone

Para que a reunião tenha fluidez e para que todos os participantes sejam ouvidos, fale ao microfone em alto e bom som para que os colegas possam ouvir você com clareza. Isso é muito importante para o conhecimento dos participantes presenciais que talvez queiram falar com alguém ao lado, na própria sala física. Claro, às vezes a tecnologia tem lá suas falhas, portanto, se o microfone de alguém estiver desativado ou se o grupo não está conseguindo ouvir, não há problema nenhum em avisar a pessoa pelo bate-papo.

6. Participe 

As reuniões remotas podem, na verdade, ajudar os líderes de equipes a estimular a participação dos colegas, porém, isso só funciona se todos participarem. Seja de forma remota ou presencial, os participantes devem começar a reunião já familiarizados com a programação e os objetivos da equipe, e prontos para colaborar e interagir. Os organizadores devem ser claros e diretos sobre como a reunião híbrida será estruturada para facilitar a comunicação e o alinhamento entre os participantes. 

7. Fique atento

Durante as conversas, os participantes precisam sempre estar atentos ao que está acontecendo. Sejam por meio de falhas no sinal da internet ou problemas técnicos, as interrupções são realmente inevitáveis. Não é fácil saber quando alguém está prestes a falar, portanto, é muito importante que os participantes prestem atenção quando colegas de equipe estão tentando contribuir nas conversas. Para os organizadores, fazer pausas periódicas para responder perguntas ajuda os participantes a tirarem suas dúvidas sem interromper ou ser interrompido por alguém, e ainda permite que os colegas com um sinal de internet lento consigam se atualizar e contribuir. 

Uma reunião híbrida bem-sucedida usa a colaboração visual e recursos técnicos para aproximar equipes fisicamente distantes e criar soluções inovadoras. Ao usar essas práticas recomendadas para reuniões híbridas, você irá ajudar as equipes a solucionar as dificuldades do trabalho remoto, aprimorando as reuniões e o alinhamento entre as equipes mesmo se estiverem a muitos quilômetros de distância.