Todos conocemos la clásica historia de las reuniones. Asistes sin saber por qué estás ahí o qué se supone que debes hacer. Se escuchan muchos pensamientos e ideas y hasta se responden algunas preguntas. A menudo, al final de la reunión, no te queda claro para qué asististe o qué debe suceder a continuación.

Hay dos funciones esenciales en una reunión que pueden hacer que la experiencia pase de aburrida a productiva e inspiradora. Los organizadores y los facilitadores son el eje de una reunión productiva. Y, aunque a menudo se confunden estos términos, tienen diferentes funciones. Cuando los organizadores y los facilitadores trabajan de manera conjunta, las reuniones realmente logran brindar beneficios para el equipo.

¿Quién es el organizador de la reunión?

Por lo general, el organizador profesional de reuniones es la persona que solicitó la reunión o manifestó que es necesario realizarla. Es quien más tiene que ganar o perder en la reunión, ya que suele solicitar información del equipo, el consenso sobre una estrategia o las medidas que van a tomarse. Por ejemplo, en una reunión de todos los departamentos, es probable que el ejecutivo de tu departamento sea el organizador. En la reunión diaria de un equipo de Scrum, el equipo es el organizador.

El organizador es importante porque suele ser quien explica el propósito de la reunión. También puede ayudar a establecer el tono y las expectativas de la reunión para que el equipo tenga una guía.

¿Quién es el facilitador de la reunión?

El facilitador de la reunión es, ante todo, una parte neutral. Su objetivo es fomentar la colaboración y el compromiso mediante la creación de un espacio adecuado para llevar a cabo un trabajo en equipo con eficacia. Si se organizó una reunión para el lanzamiento de un proyecto, el líder podría ser el facilitador. En una reunión diaria del equipo de Scrum, el maestro de Scrum suele ser el facilitador.

Los facilitadores utilizan muchas habilidades sociales para lograr este objetivo. A menudo, estas habilidades son escuchar, captar el ambiente de la reunión, fomentar la interacción y hacer las preguntas correctas para lograr la participación. Al tener un facilitador en la sala, emergen la confianza y la colaboración.

¿Cómo trabajan juntos los organizadores y los facilitadores?

Aunque pueda parecer que las funciones de organizadores y facilitadores se excluyen mutuamente, en realidad ambas figuras son esenciales para el éxito de una reunión. Deben trabajar juntos antes, durante y después de la reunión para garantizar que se cumplan los objetivos clave.

Colaboración previa para definir el propósito de la reunión

Antes de la reunión, conviene colaborar con el organizador para definir el propósito de la reunión, establecer los objetivos e identificar a los participantes. El objetivo de esta reunión previa es comprender su visión para la reunión y qué punto les gustaría alcanzar cuando termine. 

Definir el propósito probablemente sea bastante fácil: por lo general, el organizador solicita una reunión para iniciar un proyecto, resolver un problema o establecer las medidas que se tomarán. Establecer los objetivos puede ser un poco más difícil. Es recomendable que el facilitador acuda con algunas preguntas para que el patrocinador explique lo que espera de la reunión. Puedes hacer preguntas como: 

• ¿Qué quieres lograr con esta reunión?
• ¿Qué problemas debemos abordar en esta reunión? 
• ¿Qué beneficios esperas obtener?
• ¿Qué cuestiones organizativas necesitan nuestra atención?
• ¿Cuál es la situación actual del grupo? 
• ¿Cuál es el estado futuro del grupo que se desea alcanzar?

Las últimas tres preguntas son más importantes de lo que parecen. Cada equipo tiene diferentes dinámicas, y tanto organizadores y facilitadores deben estar al tanto de esas dinámicas al entrar en una reunión. También es útil conocer el estado futuro que el organizador desea tener en el equipo, ya que las reuniones bien facilitadas pueden ser de gran ayuda para encaminarse hacia ese estado.

Para ello, es conveniente solicitar al organizador que proporcione una lista de asistentes. Vale la pena hacer una revisión exhaustiva para garantizar que asistan las personas adecuadas. Por un lado, si los participantes no tienen un propósito claramente definido, pueden generarse distracciones que desvíen la reunión. Por el otro, la falta de participantes esenciales puede provocar un estancamiento en el progreso y requerir que se reprograme para que asistan las personas adecuadas. 

Verifica con cada uno de los participantes que tengan un propósito claramente definido para asistir. Esta también es una oportunidad para preguntar a los participantes qué esperan lograr con la reunión. Conversaciones como estas pueden sacar a la luz puntos débiles en torno al tema en cuestión. Estos entendimientos pueden conformar tu agenda oficial para alcanzar los objetivos más grandes de un proyecto.

Durante la reunión, organizadores y facilitadores realizan sus funciones por separado.

Los facilitadores a menudo generan confianza durante una reunión, y esto ocurre con mayor eficacia si mantienen una postura neutra. Por definición, los organizadores no pueden mantener una postura neutra. En su lugar, deben exponer claramente sus expectativas al principio de la reunión y transmitir cómo la reunión aspira a establecer objetivos más amplios.

Si eres el facilitador de la reunión, será conveniente que te enfoques en crear un espacio seguro para llevarla a cabo. Eso comienza estableciendo reglas básicas sólidas sobre cómo participarán los asistentes. Define la expectativa de que todos deben aportar su opinión y describe el proceso para expresarse.

Mientras se lleva a cabo el debate, pon atención al ritmo y el tono de las conversaciones. Si los temas parecen diluirse o se desvían, genera oportunidades para mantener la participación. Puedes plantear preguntas que ayuden a dirigir el enfoque del equipo o generar participación. Otra opción es sugerir o resaltar las soluciones que se presenten, ya que esto puede servir como un marco para que el equipo estimule el pensamiento creativo.

También hay que asegurarse de que todos presten atención durante la reunión. Los elementos visuales pueden ayudar a mantener la participación del equipo y proporcionar una sola fuente de información. Las pizarras digitales como Lucidspark pueden ayudar a hacer un seguimiento de los puntos importantes que van surgiendo.

Presenta un informe después de la reunión para determinar su éxito y los próximos pasos.

Después de la reunión, el organizador y el facilitador deben volver a encontrarse. Es conveniente determinar si el organizador considera que la reunión alcanzó los resultados deseados. También es adecuado aclarar las medidas para tomar que surgieron de la reunión. Este paso de aclaración es crucial no solo para alcanzar los objetivos clave, sino también para generar confianza en el equipo. Los asistentes se mostrarán más cooperativos y colaboradores en futuras reuniones si ven que la reunión tiene un avance tangible.

¿Por qué es importante tener un facilitador de la reunión designado? 

Los facilitadores aportan los siguientes beneficios tanto a los organizadores como a todo el equipo:

• Crean un marco para una colaboración eficaz: dado que los facilitadores tienen una postura neutra, pueden concentrarse en elaborar y compartir la agenda, preparar a los asistentes con anticipación para los temas que van a abordarse y establecer un consenso sobre el proceso de la reunión para que los asistentes estén en sintonía. Pueden calmar el ambiente de manera eficaz para mantener conversaciones productivas.
• Garantizan que se escuche la voz de todos: casi siempre, hay asistentes extrovertidos e introvertidos en una reunión. Se necesita un conjunto de habilidades específicas para lograr tanto que las personas extrovertidas no acaparen la conversación como para hacer que las introvertidas se sientan cómodas y participen a su manera. Los facilitadores suelen establecer las reglas básicas de participación al principio de la reunión para asegurarse de que los asistentes se sientan cómodos al intervenir. Durante la reunión, harán cumplir esas reglas básicas para que todos tengan la oportunidad de contribuir.
• Ayudan al equipo a centrarse en los objetivos y metas establecidos: siempre que haya un grupo de personas en una reunión, se corre el riesgo de que se desvíe la conversación. Los facilitadores pueden ayudar a determinar cuándo esas conversaciones son productivas, guiar amablemente a los equipos para retomar el camino correcto cuando ya no son constructivas y hacer cambios en la agenda según sea necesario para dar cabida a conversaciones no planificadas pero importantes. Eso permite que los organizadores participen libremente en la conversación sin ocuparse de otros factores, como la gestión del tiempo o las prioridades de la reunión.
• Facilitan la comunicación y el entendimiento claros entre los participantes: como los facilitadores no participan en el debate en sí, pueden escuchar más fácilmente las diferentes perspectivas de los participantes y ayudar a aclarar los malentendidos cuando sea necesario. Los facilitadores también pueden alcanzar un consenso entre los asistentes para que todos estén de acuerdo y puedan avanzar. Este consenso ayuda a aclarar las áreas grises, como el proceso de la reunión, los puntos de dolor importantes, las opciones de solución y los próximos pasos.
• Se encargan de los detalles de la reunión para que los participantes puedan abordar los problemas: el entorno lo es todo cuando se fomenta una reunión productiva. Si los asistentes se sienten incómodos o estresados, no participarán plenamente. Cuando tienes un facilitador, este puede concentrarse en preparar el escenario adecuado para la participación a fin de que puedas aprovechar al máximo la participación de los asistentes. Esto puede implicar elegir una ubicación o plataforma accesible para la reunión, garantizar que haya alimentos y bebidas cuando sea necesario, y proporcionar elementos visuales, como pizarras, para registrar ideas, soluciones y próximos pasos.

Invertir en una facilitación efectiva marca la diferencia entre una reunión que tiene avances y una reunión que no va a ninguna parte. Sin facilitadores, corres el riesgo de tener una reunión en la que los participantes se sientan confundidos, desprevenidos y poco dispuestos a hablar. Después de la reunión, corres el riesgo de que haya confusión en torno a lo que el equipo acordó, los próximos pasos y quién se compromete a realizarlos. 

Al tener un facilitador de la reunión, el equipo puede realizarla de manera más rápida y eficiente. Es más probable que los miembros del equipo asistan a la reunión preparados para participar y que lleguen a soluciones que brinden resultados óptimos. Los asistentes salen sabiendo que fue un tiempo bien invertido, con una idea clara de lo que debe suceder a continuación para que el equipo alcance sus objetivos.