Aprenda a fazer uma reunião 1:1 (one-on-one) bem-sucedida

A maioria das pessoas não é fã de reuniões. E por um bom motivo: muitas vezes as reuniões são ineficientes, improdutivas e, no fim, parece que você acabou de chegar da jornada de um ano até a Montanha da Perdição e não trouxe nada para mostrar. 

No gerenciamento de funcionários, porém, existe uma reunião para governar todas — isso mesmo: a reunião 1:1 (one-on-one). 

O que é 1:1? É uma reunião “cara a cara” entre o gestor e o funcionário.

Uma reunião 1:1 (reunião one-on-one) eficaz com o funcionário é crucial para criar um ambiente de trabalho saudável, pois promove o desempenho de cada um e da equipe e desenvolve um relacionamento sólido entre funcionários e gerentes.

No entanto, liderar uma reunião 1:1 nem sempre é fácil. Use as dicas e as práticas recomendadas a seguir para se sair bem. 

Por que uma reunião 1:1 eficaz é importante  

Reuniões 1:1 são uma ferramenta importante na gestão dos funcionários. 

Quando bem feitas, elas facilitam para o gerente:

• Fazer um check-in rápido e simples
• Promover relações de trabalho
• Fazer os funcionários se sentirem valorizados
• Incentivar a solução de problemas e a colaboração

Além disso, a Quantum Workplace descobriu que 86% das organizações altamente engajadas realizam reuniões 1:1 regularmente com os funcionários e as classificam como principal estratégia de comunicação - acima de todas as reuniões gerais da empresa e dos e-mails mandados pela liderança.

Em outras palavras, a reunião 1:1 é fundamental para criar e manter um local de trabalho engajado. E isso faz sentido: nesse tipo de reunião, você conhece cada funcionário pessoalmente, gera confiança e trabalha desafios, obstáculos e problemas no desempenho, além de identificar oportunidades de desenvolvimento. Todas essas atividades geram motivação e deixam os funcionários mais entrosados com o trabalho, a equipe e a organização.

Preparando-se para uma reunião 1:1 com um funcionário

Confira a seguir três modos simples de planejar e aproveitar ao máximo uma reunião 1:1.

Compareça com uma mentalidade colaborativa

Idealmente, as reuniões particulares devem ser colaborativas e direcionadas pelo funcionário. Você pode até usar essas conversas para abordar problemas específicos, mas não monopolize a discussão. 

Lembre-se: é um diálogo, não um sermão.

Trabalhe com seu subordinado para planejar a pauta e definir metas da reunião. 

Considere perguntar:

• O que de mais importante temos a discutir nesta semana ou mês?
• O que você tem em mente?
• Há algum desafio, ideia ou oportunidade que você queira discutir?  

Aproveite as vantagens de soluções como o Lucidspark para colaborar de forma mais eficaz em um só espaço de trabalho compartilhado. O quadro branco virtual dá a você e aos funcionários a flexibilidade de debaterem juntos, mapearem planos de ação e registrarem anotações para a próxima reunião.

Crie um cronograma recorrente

Para aproveitar ao máximo as reuniões 1:1, você deve agendá-las regularmente. Reuniões esporádicas e raras são menos eficazes porque é difícil acompanhar o progresso das metas e ficar a par das decisões ou benchmarks se você não estiver fazendo check-in regularmente. 

Além disso, reuniões sem uma frequência fixa indicam aos funcionários que eles não são prioridade — uma estratégia ruim para fazer sua equipe se sentir valorizada. 

Para seguir no caminho certo e aproveitar ao máximo as reuniões 1:1, crie uma agenda recorrente. Combine com os funcionários um horário e uma frequência adequada. E não tenha medo de adaptar a sua agenda com base nas necessidades deles. 

Crie um documento compartilhado da reunião

Uma reunião 1:1 eficaz não acontece no vácuo. Mantenha um registro claro das conversas para garantir a prestação de contas, para se referir a discussões anteriores e para ter clareza nas decisões futuras.

Crie um documento compartilhado para orientar a pauta da reunião, nela, você e seu funcionário podem colaborar, fazer anotações, registrar feedback e orientar a discussão.

O Lucidchart facilita a documentação da sua conversa e o compartilhamento das ideias com este modelo simples de reunião one-on-one.

Pauta e perguntas na reunião 1:1

A pauta da reunião 1:1 varia de acordo com o funcionário e as metas gerais que você tem para cada reunião. 

No entanto, é importante começar a conversa com um plano, de forma que vocês dois tenham uma reunião produtiva. Compartilhe a pauta ou os tópicos de discussão com o funcionário antes para que ele não seja pego de surpresa e já venha preparado.

Perguntas para criar alinhamento 

As reuniões 1:1 são uma oportunidade de criar alinhamento entre a empresa e os membros da sua equipe. Quanto mais alinhada for a organização, mais impacto a equipe terá nas metas da empresa e na missão geral da organização. 

Veja a seguir algumas perguntas para avaliar o alinhamento e criar uma relação mais forte entre os funcionários e o trabalho e a cultura da empresa:

• Como você vê suas metas e as metas da nossa equipe alinhadas com a missão da organização?
• Como esse trabalho se alinha com os objetivos futuros da sua carreira?
• As responsabilidades da sua função são o que você esperava? Por quê?
• O que mais anima você nas responsabilidades do dia a dia?
• O que você gostaria de fazer com menos frequência?
• O que você gostaria de fazer com mais frequência?
• Como nossa equipe ou organização pode praticar melhor nossa missão ou nossos valores?

Perguntas a fazer na reunião 1:1 para acompanhar o progresso

Qual é o desempenho dos seus funcionários? Acompanhar e medir o progresso, e identificar obstáculos no caminho são importantes para uma boa reunião 1:1. 

Faça as seguintes perguntas para iniciar a discussão e descobrir oportunidades para apoiar o desempenho dos funcionários:

• Como estão indo seus projetos atuais?
• O que impede você de realizar seu trabalho? Quais são os obstáculos ou gargalos? 
• O que pode ajudar você a concluir os projetos ou tarefas? 
• Como você prioriza os projetos ou tarefas?
• O que correu bem? O que poderia melhorar?

Compartilhando feedback

Feedback é uma via de mão dupla. Aproveite a oportunidade para dar feedback e coaching construtivos, bem como para pedir feedback do funcionário. Ao fazer as perguntas certas, você pode obter informações valiosas para melhorar seu apoio a ele, à equipe e à missão da empresa. 

Confira algumas perguntas para começar:

• Você tem os recursos e as ferramentas necessários para realizar seu trabalho?
• O que pode melhorar no ambiente de trabalho para você trabalhar com mais eficiência?
• Você se sente sobrecarregado ou ocioso? Ou a carga de trabalho é adequada?
• Como você pode melhorar como funcionário?
• Como posso ajudar você a ser mais eficaz ou envolvido?
• Você quer que eu te oriente mais ou menos sobre o seu trabalho? Por quê?

Ao dar feedback, tenha em mãos exemplos específicos da situação e como ela pode ser melhorada. E não se esqueça de documentar o feedback e quaisquer etapas de ação que você e o funcionário planejam realizar, de forma que você possa voltar ao assunto na próxima sessão. 

Desenvolvimento do funcionário

O desenvolvimento do funcionário é importante para envolver e reter os funcionários. Ao investir em oportunidades de coaching, orientação e desenvolvimento dos funcionários, você demonstra que valoriza as contribuições deles e que deseja vê-los crescer com a empresa.

Use a reunião 1:1 para avaliar o funcionário e saber como apoiar os objetivos de carreira dele no curto e no longo prazo.

• Quais competências ou experiência você tem interesse em desenvolver?
• Em quais oportunidades de avanço você tem interesse?
• Você se interessa em liderar outras pessoas?
• Quais competências você está desenvolvendo para avançar na sua carreira? 
• Quais outras responsabilidades você almeja?
• Como podemos ajudar você a desenvolver ainda mais sua carreira?  

Pós-reunião 

Os planos e as metas só sairão do papel se você tomar medidas. Lembre-se de acompanhar as tarefas e as decisões da última reunião para vocês dois prestarem contas e promoverem o progresso entre uma reunião e outra. 

Consulte as anotações da reunião anterior para informar seus próximos tópicos de discussão, acompanhar os comentários e verificar o progresso.

• Como você está se saindo nas metas que estabelecemos da última vez?
• O plano de ação está funcionando? Precisamos fazer ajustes nas tarefas ou no cronograma?
• Você está recebendo suporte suficiente? 

Próximos passos

Por fim, conclua a reunião com os próximos passos a serem seguidos. Isso encerra a conversa de forma produtiva, garantindo que vocês dois saibam como agir de acordo com o que acabaram de discutir.

• Quais são as prioridades desta semana?
• Quais tarefas eu tenho? Quem acompanhará?
• Há algo que devemos discutir na próxima vez?

As reuniões 1:1 não precisam ser uma tarefa árdua. Com a preparação e a mentalidade certas, elas podem ser sua arma secreta para criar uma equipe altamente engajada e voltada para o desempenho.

Comece essas reuniões hoje mesmo com o Lucidspark.