Dicas para uma gestão de projetos a distância bem-sucedida

O trabalho remoto agora é comum em organizações grandes e pequenas, uma realidade que veio para ficar. Mas, embora existam muitos benefícios das equipes remotas para funcionários e empresas, também existem desafios, especialmente quando se trata da gestão de projetos a distância em equipes e departamentos. 

Gerenciar projetos em todos os departamentos pode ser complicado, mesmo internamente. Desde o malabarismo com diferentes prioridades, personalidades e calendários da equipe até o gerenciamento de comunicações entre as várias partes envolvidas, é fácil que as coisas se percam na confusão. Quando você adiciona a distância e os horários remotos, esses problemas são ampliados. 

Mas gerenciar equipes remotas não precisa ser uma tarefa árdua e, com as ferramentas e os processos certos, seus projetos remotos, ou a distância, podem ser tão produtivos, eficientes e bem-sucedidos quanto qualquer projeto interno.

Então, como você gerencia uma equipe remotamente?

Nesta publicação, abordaremos os desafios e benefícios específicos das equipes remotas e compartilharemos dicas para uma gestão remota de projetos eficaz. 

Vantagens das equipes remotas

O trabalho remoto pode ser um benefício para funcionários e empresas. As empresas que adotam o trabalho remoto notaram: 

• Aumento da produtividade. Como o trabalho remoto aumentou no último ano, os resultados são que as equipes remotas tendem a ser mais produtivas e trabalhar mais do que as equipes internas. Um estudo de Stanford revelou que trabalhar em casa aumentou a produtividade em 13%. Isso é amplamente atribuído a espaços de trabalho mais silenciosos, menos distrações (chega de conversas surpresa quando o Bob passa por sua mesa ) e menos pausas.
   
• Rotatividade reduzida. O trabalho remoto é um arranjo atraente para funcionários que valorizam a flexibilidade e a autonomia. De fato, o mesmo estudo de Stanford descobriu que as taxas de atrito caíram 50% e os trabalhadores relataram maior satisfação. Isso também não é apenas uma tendência de se sentir bem. A satisfação e o envolvimento dos funcionários são fundamentais para um negócio próspero e podem levar a ganhos a longo prazo para a cultura e os resultados financeiros da sua empresa.
   
• Redução do estresse. Com os processos certos implementados, o trabalho remoto pode levar a um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional e reduzir o estresse. Uma pesquisa da FlexJobs descobriu que 86% dos funcionários remotos sentem que o trabalho remoto reduz o estresse e 77% acreditam que ele contribui para uma saúde melhor em geral. Isso é bom para trabalhadores e empregadores. Os funcionários saudáveis e menos estressados são mais felizes, mais produtivos e menos propensos ao burnout.
   
• Acesso aos melhores talentos. Abrir sua organização para trabalhadores remotos significa que você pode explorar talentos de qualquer lugar. Você não está mais limitado ao pool de talentos em seu quintal e, portanto, pode buscar e desenvolver os melhores talentos, não importa onde estejam. Isso pode levar não apenas a melhores resultados de desempenho, mas também a maior agilidade, inovação e diversidade em sua organização.
   
• Maior economia. Aproveitar uma força de trabalho híbrida ou totalmente remota também pode ajudar você a economizar muito em custos indiretos. Quando sua equipe é remota, há menos necessidade de espaço para acomodar mesas, escritórios e salas de conferência em um local físico.  

Desvantagens das equipes remotas

O gerenciamento de projetos a distância apresenta alguns desafios específicos e obstáculos logísticos que os líderes e funcionários terão que enfrentar para colher os muitos benefícios do trabalho remoto.

Os desafios da gestão remota de projetos incluem:

• Horários e cronogramas. Quando sua equipe é distribuída, pode ser difícil coordenar vários horários e cronogramas de longe, especialmente se você tiver membros da equipe em fusos horários diferentes. Afinal, você não pode simplesmente reunir todos em uma sala de conferência e analisar os detalhes do projeto ou compartilhar um grande anúncio na sala. Isso significa que atualizações importantes ou mudanças de horários podem chegar tarde demais ou se perder na confusão. 
   
• Comunicação. Em um estudo da Buffer, 21% dos funcionários classificaram a colaboração e a comunicação como as maiores dificuldades para trabalhar remotamente. Equipes remotas podem facilmente se sentir fora do circuito e ficar sobrecarregadas por vários canais de comunicação. De e-mails e videoconferências a softwares de gestão de projetos, como o Slack, pode ser difícil lidar com todos os canais e notificações. 

Encontrar maneiras eficazes de colaborar é especialmente desafiador para equipes remotas que dependem de brainstorming em grupo e comunicação em tempo real para desenvolver ideias, tomar decisões e avançar juntas em um projeto.    

• Responsabilidade. Alguns gerentes ficam nervosos ao monitorar a produtividade e o desempenho de sua equipe remotamente. Quando você não consegue ver seus funcionários sentados em suas mesas o dia todo, como você sabe que eles estão trabalhando? E como você mantém o controle de quem está fazendo o quê quando você está distante?
  
  Os gerentes de projetos remotos precisam priorizar a confiança e criar responsabilidade em seus sistemas e processos para garantir um ambiente de trabalho eficaz. Caso contrário, é fácil a comunicação se quebrar, o conflito surgir e o trabalho cair pelas rachaduras.
   
• Manter a cultura da empresa. O trabalho de escritório se presta a conversas orgânicas e ajuda na criação de confiança por meio da conexão pessoal. Mas quando suas equipes são remotas, a comunicação geralmente é feita por meio de mensagens escritas ou chamadas em conferência, o que pode parecer impessoal ou formal. 

Dicas para gestão de equipes remotas

Com todos esses obstáculos, como você gerencia uma equipe remotamente? Use as dicas a seguir para criar equipes remotas de alto desempenho e manter seus projetos no caminho certo. 

Defina expectativas e metas 

A maioria dos problemas de gerenciamento remoto pode ser resolvida com melhor comunicação e transparência. Para que os projetos funcionem de forma fluida, todos precisam estar alinhados às metas e caminhar em direção a uma missão compartilhada. 

Para fazer isso, comunique expectativas e objetivos com antecedência e com frequência. Tire proveito de comunicações escritas, conferências e reuniões individuais para delinear expectativas e políticas em torno de:

• Como e onde a equipe deve se comunicar 
• Quem é responsável pelas diferentes tarefas 
• Qual é o objetivo do projeto 
• Quais são as principais prioridades para o projeto
• Quais sistemas e processos você acompanhará para gerenciar o desempenho e controlar as propriedades
• Quando os funcionários devem estar disponíveis para reuniões de equipe e comunicações gerais do escritório

Esclarecer suas metas e definir expectativas antecipadamente cria alinhamento entre equipes remotas e capacita seus funcionários remotos a avançar com confiança e eficácia. 

Ofereça feedback claro e direto

Seus funcionários não conseguem ler pensamentos, e quando vocês não estão trabalhando no mesmo local, pode ser difícil saber o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado. 

Mantenha os projetos no caminho certo passando feedback de forma clara e direta.

• Use ferramentas de colaboração e gestão de projetos para compartilhar comentários e adicionar sugestões aos documentos do projeto. O Lucidspark facilita a colaboração em tempo real com equipes multifuncionais e remotas. Aproveite recursos como notas adesivas codificadas por cores, ferramentas de desenho, blocos de notas e menções para marcar proprietários de projetos, compartilhar ideias e obter consenso, tudo em uma única plataforma. 
• Reserve um tempo regularmente para conversar com os funcionários individualmente para dar feedback personalizado sobre o desempenho e descobrir oportunidades para melhor apoiá-los.
• Compartilhe feedback positivo e reconhecimento por um bom trabalho publicamente. Destaque as vitórias individuais e da equipe em bate-papos em grupo, trocas de e-mail da equipe ou durante reuniões de equipe. 
• Faça críticas negativas ou construtivas em particular e “pessoalmente” por meio de videoconferência, quando possível. 

Colete feedbacks e ideias

O feedback deve ser uma via de mão dupla. Garanta que todos tenham a oportunidade de compartilhar suas ideias, dar sugestões e fazer brainstorming juntos. 

Entre em contato regularmente com os membros da sua equipe remota para saber do andamento de um projeto, descobrir quais desafios ou problemas estão bloqueando o progresso, e solicitar ideias para a equipe sobre como resolver esses problemas ou melhorar os processos. 

Torne a organização visível e acessível

Quando se trata de gestão remota de projetos, ter o trabalho claramente organizado e visível é crucial para manter o controle. Certifique-se de que todos possam ver o plano, as atribuições e as responsabilidades do projeto. Ferramentas de gestão de projetos baseadas na nuvem, como Asana, Wrike e Trello, são uma ótima maneira de manter todos focados e garantir que nada fique para trás. 

Facilite a colaboração remota com soluções como o Lucidspark. O quadro branco virtual do Lucidspark facilita a colaboração e o brainstorming das equipes em tempo real. Aproveite os modelos prontos para organizar suas ideias e coletar opiniões dos membros da equipe, não importa onde eles estejam. O Lucidspark se integra às suas ferramentas favoritas de gestão de projetos para uma comunicação fluida e máxima produtividade.   

Confie nos membros da sua equipe

Trabalhar com uma equipe remota exige confiança. Evite a necessidade de microgerenciar, o que só irritará e desmotivará seus funcionários. Em vez disso, à medida que você cria processos claros, comunica expectativas e metas e facilita a colaboração e a conexão entre os membros da equipe, você pode ficar surpreso com a evolução das pessoas. 

A gestão remota de projetos tem sua parcela de desafios. Mas com os processos e planos certos implementados, você pode criar uma equipe eficiente e engajada do início ao fim.