pauta eficaz para reuniões

Como fazer uma pauta de reunião eficaz [+ modelos prontos]

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Em média, os funcionários passam 31 horas em reuniões improdutivas todos os meses. Isso significa muito desperdício de tempo e muitos funcionários frustrados. O que você pode fazer?

Cancelar a reunião é tentador (e você deve cancelar reuniões desnecessárias); porém, às vezes, a melhor forma de você aproveitar o seu tempo é por meio das reuniões. Afinal, quando bem feitas, elas dão oportunidades para resolver problemas, debater ideias e tomar decisões importantes. 

Sendo assim, como garantir que sua próxima reunião valha a pena? Uma forma é incluir uma pauta eficaz para as reuniões. 

A magia de uma pauta eficaz para reuniões 

É impressionante: 63% das reuniões são conduzidas sem uma pauta planejada. No entanto, os benefícios de se ter uma pauta são claros. 

Na reunião, uma pauta eficaz:

  • Mantém o foco da reunião
  • Reduz o tempo da reunião
  • Prepara os participantes para a discussão
  • Estimula a participação 
  • Prioriza os tópicos mais importantes
  • Registra as etapas seguintes para que os participantes ajam 

Pauta é o roteiro da reunião. Ela define o cronograma e o plano da discussão, descreve as principais metas ou prioridades, lista os participantes e delega os tópicos para discussão conforme necessário. 

Quando você planeja com antecedência a pauta da reunião e envia aos participantes, todos chegam preparados e focados. Se a discussão se desviar, a pauta redireciona a conversa, de forma que todos continuem focados na tarefa. 

A anatomia de uma boa pauta de reuniões

Como é uma pauta eficaz de reunião? 

A pauta deve incluir as seguintes informações básicas:

  • Data, horário e local da reunião
  • Uma lista de chamada dos participantes
  • Os objetivos da reunião
  • Tópicos ou perguntas para discussão
  • Tempo destinado para discutir cada tópico
  • Anotações, documentação ou sugestões de reuniões anteriores
  • Tarefas ou anotações de preparação para os participantes (antes da reunião)

Fica a dica: você também pode fazer um breve quebra-gelo ou bate-papo antes de iniciar a reunião para entrar no clima. Isso é útil principalmente em grupos multifuncionais, entre pessoas que não se encontram com frequência, ou em reuniões virtuais, que exigem um pontapé para iniciar a discussão.   

Essas informações formam os elementos construtivos de uma reunião produtiva e estabelecem a base para uma comunicação eficaz.

Como fazer uma pauta de reunião? 

Criar uma pauta eficaz leva tempo e exigem um planejamento cuidadoso. Não deixe isso para a última hora. 

Para aproveitar ao máximo as reuniões — e as pautas:  

Colabore com o patrocinador da reunião para alinhar metas e objetivos

Antes de esboçar uma pauta, você precisa esclarecer o objetivo da reunião. Ao entender os objetivos da reunião, você sabe o que discutir e como estruturar a reunião.

Porém, não faça isso sozinho; peça informações ao patrocinador da reunião—normalmente, é a pessoa (ou grupo) que solicitou a reunião ou identificou a necessidade dela. Em uma reunião geral dos departamentos, o patrocinador provavelmente é um executivo. Na reunião diária da equipe, a equipe inteira é a patrocinadora.

Colabore com o patrocinador para identificar os principais objetivos da reunião. Se a equipe for o patrocinador, colete a opinião de cada um para que todos estejam alinhados. 

Foque em tópicos que afetam todo o grupo

Para fazer cada minuto valer a pena, foque os tópicos que impactam todos na reunião. Em outras palavras, a pauta deve incluir apenas tópicos relevantes para todo o grupo. Caso contrário, as pessoas perderão o interesse, e você terá menos chances de fazê-las comparecer e participar de reuniões futuras. 

Se houver outros tópicos a serem abordados e que afetem participantes específicos, é bom estruturar a discussão para que os demais membros da equipe retornem ao trabalho; ou guarde esses pontos para uma reunião separada.  

Observe o propósito de cada tópico

Esclareça o propósito da reunião e cada tópico de discussão. Com isso, os membros da equipe entendem as respectivas funções e participam de forma eficaz. 

São três os principais propósitos de uma reunião ou tópico:  

  • Compartilhar informações — pode ser uma atualização rápida ou troca de informações; nesse caso, alguns ou a maioria dos participantes ouve em vez de falar. No geral, é melhor compartilhar as atualizações antes da reunião, de modo que você use o tempo da reunião para responder a perguntas e alinhar a compreensão. Se você precisar de informações de outros membros da equipe, garanta que eles apareçam preparados na reunião.
     
  • Buscar informações — as reuniões são ótimas para coletar opiniões e considerar insights de uma variedade de perspectivas. Porém, isso não quer dizer que todos serão envolvidos na tomada de uma decisão. Se o objetivo da discussão é apenas obter a opinião dos participantes, deixe isso claro desde o início. Senão, as pessoas podem ficar frustradas se as ideias ou soluções delas não forem incorporadas à decisão final.
     
  • Tomar uma decisão — se o objetivo da reunião for tomar uma decisão, esclareça isso com antecedência e descreva as regras da tomada de decisão. Por exemplo: você pode buscar um consenso ou simplesmente abrir uma votação. Se não houver consenso, o líder pode ter a palavra final. Seja qual for a abordagem na tomada de decisão, esclareça isso desde o início para que todos saibam o que é esperado e como devem participar para atingir a meta. 

Estime o tempo para cada item de discussão

Mesmo com uma pauta, a reunião pode facilmente ser prejudicada se não houver tempo suficiente para a discussão. Por isso, estime o tempo de cada tópico. 

Se a reunião estiver programada para uma hora, por exemplo, e você tiver cinco tópicos de discussão na pauta, o tempo total alocado não pode ultrapassar 60 minutos. Alguns itens podem levar apenas cinco minutos; já outros exigem uma deliberação mais aprofundada. Mesmo que o tempo alocado não seja exato, reserve um tempo para cada item da pauta; assim, você acompanha a reunião e mantém o fluxo da conversa.  

Use um programa de colaboração para criar, compartilhar e armazenar suas pautas

Em vez de usar um caderno ou e-mail para suas pautas, migre para um programa de colaboração dinâmica. Esse programa de colaboração facilita a criação de pautas na nuvem, onde você as atualiza em tempo real, as disponibiliza para os participantes e grava a ata das reuniões. 

Uma solução de colaboração visual como o Lucidspark oferece um quadro branco virtual no qual as equipes não apenas veem e guardam a pautas como podem contribuir nelas.   

Inclua a pauta no convite da reunião 

Por fim, quando a pauta da reunião estiver elaborada e pronta para ser usada, inclua-a no convite da reunião para que os participantes confiram o cronograma com antecedência. Assim, todos sabem o que esperar e podem aparecer preparados para ouvir, compartilhar e discutir. 

Pauta com perguntas

Todas as pautas precisam conter as informações básicas que já descrevemos; porém, a formatação delas pode variar. Um método muito usado é a pauta com perguntas

Como o nome indica, essa pauta descreve cada tópico na forma de pergunta. Em vez de incluir um tópico como "Recursos do produto", por exemplo, você pode perguntar: "Quais recursos precisamos incluir para melhorar a navegação?"

Ao transformar os tópicos de discussão em perguntas, você direciona melhor os resultados que procura. As pautas com perguntas envolvem melhor os participantes e podem aprimorar o propósito da reunião para que a discussão seja focada e produtiva do começo ao fim.

Três modelos eficazes de pauta para reunião 

Use modelos compartilháveis e personalizáveis para criar uma pauta eficaz e economizar tempo. Com o Lucidspark, fica fácil conduzir reuniões produtivas e deixar sua equipe a par de tudo, graças aos modelos de reunião de equipe, reunião semanal e pauta semanal. 

Modelo de pauta de reunião de equipe 

Para configurar um mural Lucidspark num piscar de olhos, use um modelo de pauta de reunião de equipe e organize sua pauta nas principais categorias: 

  • Objetivos
  • Atualizações
  • Anotações
  • Tópicos/Questões para discutir

Disponibilize o modelo para que os outros participantes se alinhem aos objetivos, façam anotações em tempo real e venham preparados.

pauta eficaz para reuniões
Exemplo de pauta de reunião de equipe (Clique na imagem para modificar on-line)

Pauta de reunião semanal + modelo de espaço de trabalho 

Use o modelo de pauta para reuniões do Lucidspark para planejar as reuniões semanais e colaborar com sua equipe durante as discussões na reunião. 

O modelo semanal inclui um espaço para o tópico, as metas, os participantes e os itens da pauta. Além disso, inclui um espaço de trabalho no quadro branco para você fazer brainstorming, colaborar e compartilhar as ideias em um só lugar.

pauta eficaz para reuniões
Exemplo de reunião semanal (clique na imagem para modificar online)

Pauta de reunião semanal + modelo de espaço de trabalho 

Use o modelo de pauta para reuniões do Lucidspark para planejar as reuniões semanais e colaborar com sua equipe durante as discussões na reunião. 

O modelo semanal inclui um espaço para o tópico, as metas, os participantes e os itens da pauta. Além disso, inclui um espaço de trabalho no quadro branco para você fazer brainstorming, colaborar e compartilhar as ideias em um só lugar. 

Modelo de pauta de reunião no Zoom

Deixe todos os participantes a par do que importa na reunião virtual com uma pauta criada especificamente para as chamadas no Zoom. O modelo flexível do Lucidspark facilita o preenchimento das principais informações de uma reunião virtual bem-sucedida, incluindo campos para:

  • Nome da sessão
  • Finalidade da sessão
  • ID da reunião
  • Senha da reunião
  • Data e hora
  • Tópicos para discutir
  • Participantes
  • Itens de ação
  • Faça brainstorming e avaliações
pauta eficaz para reuniões
Exemplo de esboço da reunião em colaboração com o Zoom (clique na imagem para modificar online)

Sejam online ou presenciais, as reuniões não precisam ser chatas. Melhore suas reuniões hoje mesmo com uma pauta eficaz - e prepare as suas discussões para o sucesso.

pauta eficaz para reuniões

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About Lucidspark

Lucidspark is a virtual whiteboard that helps you and your team collaborate to bring the best ideas to light. It comes packed with all of the sticky notes, freehand drawing tools, and infinite canvas space you need to capture that next big idea. And it’s built for collaboration. Think of it like a sandbox where your team can bounce ideas around and innovate together in real time.

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