UX optimalisatie plannen communiceren aan stakeholders

Voor consumenten die moeten kiezen tussen producten in een concurrerende markt, is de perceptie echt alles. Vooral als het gaat om de manier waarop die bepaalt hoe potentiële klanten de gebruikerservaring beoordelen.

Geef maar toe. Hoe vaak merk je niet dat je een mening (ten goede of ten kwade) ontwikkelt over merken op basis van de laadtijd van de website of de gebruiksvriendelijkheid van de eerste paar pagina's? De populariteit van een app is niet alleen gebaseerd op de code waaruit hij bestaat, maar ook op gebruiksgemak, mond-tot-mondreclame en visuele aantrekkingskracht.

Helaas doen de kwaliteit van de inhoud of de problemen die je product oplost er niet altijd veel toe. Zelfs een Windows-telefoon met superieure technische specificaties verliest het nog vaak van de eenvoudige schoonheid van Apple.

Natuurlijk is UX belangrijk. Inzicht in hoe gebruikers je producten gebruiken, kennis van wat ze wel en niet leuk vinden en begrip van hun technologische mogelijkheden en beperkingen doet wonderen als je de manier wilt verbeteren waarop gebruikers de verschillende producten en diensten van je merken gebruiken (en beschouwen).

Maar praten over UX-design met de stakeholders in je bedrijf is meestal makkelijker gezegd dan gedaan.   

Het kan lastig zijn om de behoeften en zorgen van interne klanten in evenwicht te brengen en tegelijkertijd de nadruk te leggen op de rol die geweldige visuals en een dito UX spelen bij het creëren van het best denkbare product. Maar het is niet onmogelijk. Met de juiste tactieken kun je steun verwerven voordat je met het ontwerpproces begint.

Beproefde methoden voor het communiceren van UX optimalisatie plannen

Stakeholders zijn er in alle soorten en maten – van sales executives tot tech-genieën en alles daartussenin. Elk neemt zijn eigen rol, ervaring en expertise mee tijdens het beoordelen van je UX-plan. Deze factoren bepalen ook de manier waarop ze op je visuele presentatie zullen reageren.

Daarom is het slim om grip te krijgen op alle dingen die het standpunt van een stakeholder kunnen beïnvloeden. Daardoor kun je je visuele redenering immers beter uitleggen wanneer je je UX-plannen aan andere teams communiceert.

Je kunt onder meer de volgende zaken overwegen voordat je je UX-plannen aan stakeholders communiceert:

• Slagkracht of autoriteit: Kan deze stakeholder het product maken of breken? Heb je hun zegen nodig om verder te gaan met het project? Kan hij of zij een behulpzame pleitbezorger of bondgenoot worden?
• Stemming of temperament: Staat hij onder druk om binnen het budget te blijven of verkoopcijfers te halen? Hoe is het moreel van de afdeling? Is het echt een goed idee om je presentatie op vrijdagmiddag om 16.00 uur te houden?
• Diepte van de relatie: Heb je eerder samengewerkt met deze stakeholder? Gaat het om een langdurige vriendschappelijke collega of om iemand met wie je voor het eerst samenwerkt? Of is de persoon zelfs helemaal nieuw binnen het bedrijf?

Dit zijn slechts enkele algemene regels waarmee je rekening moet houden. Afhankelijk van het werkscenario of de fase van de levenscyclus van het product zijn er ook specifiekere strategieën die je kunt uitproberen.

Laten we beginnen met een voor de hand liggende (maar zeer cruciale) beproefde methode voor het communiceren van een UX optimalisatie plan.

Kies altijd voor een aanpak waarin de gebruiker centraal staat 

Natuurlijk kost het tijd, geduld en werk om een solide UX-planning te maken. Maar dan weet je tenminste wel waar je je inspanningen vooral op moet richten. Een geweldige UX draait helemaal om de gebruiker.

Wanneer de gebruiker in je ontwerp centraal staat, komen de behoeften van je klant vanzelfsprekend op de eerste plaats te staan. Zo kun je bij de ontwikkeling van je product rekening houden met de doelstellingen, eisen en feedback van eindgebruikers. Als je hun behoeften en pijnpunten kent, kun je een ideaal product voor hen maken.

Dat is precies waar je stakeholders naar op zoek zijn – en wat een goede UX-planning kan opleveren.

Vergeet niet om in de presentatie van je UX-onderzoek tal van verschillende bronnen op te nemen die je visuele redenering ondersteunen. Vertrouw op bewezen onderzoeksmethoden voor het communiceren van UX-plannen, zoals:

• Gebruikerspersona's: het gebruik van gedetailleerde karakterbeschrijvingen laat zien dat je in je UX-planning rekening houdt met het gedrag, de interesses en motivaties van je specifieke eindgebruiker;
• Bruikbaarheidstests: meer inzicht in de interactie van gebruikers met je product en de gebruikerservaring kan een schat aan informatie opleveren. Zorg ervoor dat je verschillende testscenario's of gebruikerstypes in de tests opneemt;
• Gebruikersinterviews: het verzamelen van directe feedback over de vraag of mensen je UX gebruiken zoals je dat hebt bedoeld, is van cruciaal belang voordat je een product lanceert (of om gebruikersproblemen met bestaande producten te isoleren).

In de wireframe-fase kunnen bovendien UX-planning en -tests worden uitgevoerd om te zien of de doelgroep de verschillende stromen van de ervaring begrijpt. Ontwerpprototypen helpen daarnaast om te controleren of gebruikers het basale visuele inzicht van de UX begrijpen én hoe ze daarmee omgaan – of het nu gaat om een app, website of een ander product.

Ondanks hun minimalisme kunnen low-fidelity wireframes (of zelfs sitemaps) helpen om creativiteit, experimenten en productiviteit te bevorderen. Als stakeholders en ontwerpers al vroeg in de levenscyclus van het product samen UX-plannen kunnen visualiseren, kunnen extra kosten worden vermeden.

Verzamel input van stakeholders voordat je met ontwerpen begint 

Als je aan iedereen kunt aantonen dat je methode voor UX-onderzoek en -ontwikkeling gebruikersgericht is, kom je een heel eind tijdens het communiceren van je UX optimalisatie plannen met stakeholders.

De meeste stakeholders spreken niet dezelfde beeldtaal als ervaren UX-designers. Maar ze hebben wel verwachtingen. Bezorgdheden. En, vaker dan wordt onderkend, geïnspireerde ideeën.

Maak dus tijd vrij om te horen wat ze te zeggen hebben voordat je je volledig op je UX-designsprint stort.

Veel belanghebbenden, vooral degenen in leidinggevende functies of degenen die met klanten omgaan, zullen waarschijnlijk oplossingen bieden voor je UX-plannen en visuele redenering zonder het werkelijke probleem te definiëren. Dat is prima. Ook als de oplossingen die ze bieden niet werken of zinvol zijn in een ontwerpcontext, kunnen ze nog steeds helpen om het echte probleem te definiëren of jouw UX-oplossing te rechtvaardigen.

Het is ook nuttig om stakeholders hun zegje te laten doen voordat het UX-ontwerpproces begint, zodat je kunt uitzoeken welke elementen van de UX ze voorrang geven boven andere. Als je weet of ze onder andere de voorkeur geven aan vertoningen boven conversies, kun je slimme ontwerpkeuzes maken.

Stakeholder communicatie: presenteer de juiste UX-plannen aan de juiste stakeholders

Een UX-planning doorloopt vele stadia en iteraties. Beslissingen over welk UX-plan je wilt delen met welke stakeholder (en op welk moment) hangt af van het primaire doel van je visuele presentatie.

Waarschijnlijk zul je merken dat de specifieke inzichten van belanghebbenden doorgaans binnen categorieën vallen die nauw verband houden met hun discipline of expertise. Houd hier rekening mee tijdens de ontwikkeling van UX-ontwerpen en terwijl jij je voorbereidt op de visuele presentatie en de communicatie van UX-plannen aan stakeholders.

Als je bijvoorbeeld feedback nodig hebt over de visuele stijl en aantrekkingskracht van je UX-plannen op de beoogde doelgroep, kun je het beste je marketingafdeling om hun mening vragen. Verkoopmanagers zijn wellicht meer geschikt om advies te geven over welke UX-functies onmisbaar zijn om de concurrentie te overtreffen.

Door de presentaties voor je UX-planning op te splitsen in afzonderlijke sessies, bied je stakeholders meer opties, bijvoorbeeld of ze meer aandacht aan het systeemontwerp of aan de gebruikersstroom moeten geven.

In ieder geval zullen stakeholders worden gestimuleerd om hun visie te delen op de dingen waar ze goed in zijn.

Geef aan welke obstakels de UX moet oplossen

Wanneer je een visuele presentatie geeft of UX-plannen aan belanghebbenden communiceert, moet je iedereen een plezier doen en vertellen welk probleem je probeert op te lossen en welke ideeën in overweging worden genomen.

Nog belangrijker: praat over het doel van het UX-plan en niet over je persoonlijke voorkeuren. Door je stakeholders in vertrouwen te nemen, ontwikkel je niet alleen vertrouwen en kameraadschap tussen teams, maar nodig je ook uit tot het ontdekken (en corrigeren) van blinde vlekken in je UX-planning.

Integreer organisatiedoelen in het UX-design 

Dit bereik je het beste met een afstemmingsdocument waarin eventuele behoeften, problemen of doelstellingen van beoogde eindgebruikers worden beschreven. Hiermee informeer en stuur je de feedback van stakeholders.

Door in het begin (bijvoorbeeld tijdens een startbijeenkomst) documentatie te delen, beschikt het UX-ontwerpteam over een middel om te meten of de ontvangen feedback de primaire doelgroep van het product bedient en aan de beschreven vereisten voldoet. Bovendien werkt deze methode als een graadmeter voor je stakeholders.

Met een document voor UX-planning heeft iedereen dezelfde maatstaven voor het prioriteren en deprioriteren van feedback en wijzigingen. Zo zet je het proces in gang en draag je bij aan de consistentie ervan.

Benader design als een onderhandeling, niet als een ultimatum

Het communiceren van UX optimalisatie plannen aan je stakeholders is een zakelijke activiteit. Zet de hakken niet meteen in het zand en probeer eventuele aanpassingen of compromissen niet koste wat kost tegen te gaan. Feedback moet niet zo persoonlijk worden opgevat.

Of je het nu eens of oneens bent, niets is in steen gebeiteld. UX-plannen moeten altijd flexibel zijn en in een vroeg stadium openstaan voor kritiek. Je wilt immers niet de aanvankelijke visuele redenering van je UX-plan rechtvaardigen, maar juist een nadere uitwerking (of toelichting) van de meningen van stakeholders.

Nadat je alle standpunten in overweging hebt genomen, moet je keuzes maken over wat je wilt veranderen en wat behouden moet blijven. Sommige veranderingen van het UX-plan die door stakeholders worden verzocht zullen de moeite waard zijn, terwijl andere elementen juist meer onder de expertise van de UX-designer vallen.

Baseer je beslissingen vooral op wat het beste is voor het product en de gebruikers. 

Het communiceren van UX-plannen aan stakeholders is een belangrijk aspect van de rol van de UX-ontwerper, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Je moet je niet concentreren op hoe de reacties (of weerstand) van stakeholders je creatieve vrijheid kunnen beperken, maar kijken hoe hun gedeelde feedback de UX voor eindgebruikers kan verbeteren.

En als je nauw samenwerkt met belangrijke stakeholders op het gebied van marketing, engineering, product en management, biedt Lucidspark een betere manier om ideeën te delen in een externe omgeving.