Modern werk zit vol met jargon en acroniemen. KPI's, QBR's, ROI, B2B - de lijst lijkt eindeloos. Hoewel ze voor sommigen irritant zijn, zijn deze acroniemen een soort interne zakelijke taal die ons helpt snel en effectief met elkaar te communiceren. 

En dan heb je ook nog OKR's (objectives and key results), oftewel doelen en belangrijkste resultaten. Ja, dit is weer een acroniem om te onthouden, maar het is ook een ongelooflijk effectieve managementmethode om teams op één lijn te brengen rond gedeelde doelen en resultaten. 

Wat is de OKR methode?

Allereerst een korte geschiedenisles. Het OKR-framework werd voor het eerst genoemd in een boek uit 1983 van Andy Grove, de derde werknemer en voormalig CEO van Intel, en werd onmiddellijk geprezen om zijn eenvoudige, democratische, rechttoe rechtaan en resultaatgerichte benadering van management. 

Later prees een andere Intel-medewerker John Doerr het OKR-framework in een boek uit 2017, Measure What Matters, waarin hij zijn ervaring beschrijft met het implementeren van het systeem in bijna 100 organisaties sinds 1980. In meer recente jaren werd dit framework overgenomen door bedrijven als Google, Adobe en Netflix, waardoor het gebruik ervan door organisaties, van beginnende startups tot multinationale ondernemingen, versneld werd.  

En dan nu over naar de betekenis van OKR. Wat is een OKR? OKR's vormen een belangrijk onderdeel van het volgen van de voortgang door middel van het stellen van OKR-doelen. Het belangrijkste doel van OKR's is om bedrijfs-, team- en persoonlijke doelen te koppelen aan meetbare resultaten om allemaal in dezelfde richting vooruit te werken. 

OKR's worden doorgaans elk kwartaal vastgesteld en geëvalueerd, en op elk niveau van de organisatie gedefinieerd: bedrijfsbreed, teambreed en individueel. Laten we elk onderdeel van deze effectieve methode voor het stellen van doelen apart bespreken. 

Doelstellingen: In wezen zijn doelstellingen je visie. Dit zijn de gewenste, kwalitatieve resultaten die zijn overeengekomen door je overkoepelende team of organisatie. 

Slimme, resultaatgerichte organisaties stellen doelen die gedurfd, ambitieus en ongemakkelijk zijn - sommigen beweren dat het eigenlijk verstandig is om doelen te stellen die grensverleggend en bijna onhaalbaar zijn. 

Je gaat voor het hoogst haalbare, toch? Als je team toevallig een doel al in een vroeg stadium bereikt, is het aan te raden om het doel te verleggen, zodat er altijd iets is om naar toe te werken. 

Belangrijkste resultaten: Belangrijkste resultaten zijn mijlpalen die je op weg naar je doelstellingen passeert. Dit zijn de kwantitatieve en meetbare manieren om de voortgang bij het bereiken van die resultaten te volgen. 

De belangrijkste resultaten zijn uitdagend maar haalbaar. Het belangrijkste is dat je belangrijkste resultaten rechtstreeks naar je doelstellingen leiden. Als een teamlid een persoonlijk doel heeft dat hij/zij wil bereiken, kun je een paar belangrijke resultaten formuleren om dat doel te bereiken. Maar deze belangrijke resultaten zijn niet gebonden aan hoe je de prestaties aan het eind van het kwartaal evalueert. 

OKR's worden niet voor niets op grote schaal toegepast. Onderzoek toont aan dat organisaties die duidelijke OKR's vaststellen, 3x grotere operationele marges kennen. Harvard Business Review meldt ook dat bedrijven met sterk op elkaar afgestemde werknemers 2x zoveel kans hebben om topprestaties te leveren.

OKR Methode toepassen?

Dus hoe zorg je ervoor dat je OKR's op de juiste manier instelt? Het kan een ontmoedigende taak lijken, maar met een beetje begeleiding en oefening wordt het proces elk kwartaal eenvoudiger en intuïtiever, en zullen de voordelen zichtbaar worden in je bedrijfsresultaten. 

Kies 3-5 doelstellingen

Waarom drie tot vijf? Dit is een aantal dat precies goed haalbaar is. Als je meer dan vijf doelstellingen hebt, leidt dit tot een gebrek aan focus bij je teams. Minder dan drie doelstellingen betekent dat je niet breed genoeg denkt. Google raadt aan om ook voor elke doelstelling 3 tot 5 belangrijke resultaten in te stellen. 

Leg de lat hoog

Maak je belangrijkste doelstellingen ambitieus, niet tactisch. Gebruik taal die je teams inspireert en motiveert. 

Misschien heb je een nieuwe versie van een product gelanceerd en wil je de acceptatie door de klant vergroten. Een van de doelstellingen zou kunnen zijn om "klanten te inspireren om pleitbezorgers van je merk te worden". Dit is een goede doelstelling, want het is hooggegrepen, ambitieus en direct gekoppeld aan de bedrijfsresultaten. 

Zorg er ook voor dat je OKR's instelt die vereisen dat je teams echt aan de bak moeten om ze te bereiken. Te makkelijke of te moeilijke doelen werken demotiverend. 

Wees specifiek en wees niet bang voor cijfers

Nadat je doelen hebt vastgesteld, is het tijd om tijdlijnen te definiëren en meetwaarden voor elk doel te kwantificeren. Loop niet weg voor cijfers. Als het je doel is om van klanten pleitbezorgers voor jouw merk te maken, kan een manier om dat doel te bereiken zijn om "een klantenadviesraad op te richten met 10 huidige klanten".  

Stimuleer teamwork

Een directieteam kan de algemene doelstellingen van het bedrijf bepalen, maar het is een goed idee om elk kwartaal een OKR-aftrap te houden om teams op één lijn te brengen rond de belangrijkste doelstellingen en elk team en individu in staat te stellen hun eigen belangrijkste resultaten te creëren om die doelstellingen te helpen bereiken. Laat je teams flexibel zijn in hun visie op het bereiken van doelstellingen. De belangrijkste resultaten moeten meetbaar zijn, maar ze hoeven niet rigide te zijn. 

Volg de voortgang en vier successen

Zorg voor regelmatige check-ins om ervoor te zorgen dat je teams vooruitgang boeken voor elk van hun belangrijkste resultaten. Moedig teams aan om kleine overwinningen te vieren in plaats van zich te richten op hoeveel meer er nog te doen is. Zelfs als je teams niet 100% van hun OKR's behalen, is elke vooruitgang in de richting van de doelstellingen van je bedrijf de moeite waard om te erkennen en te vieren. 

Weet wanneer je verwachtingen moet bijstellen

Zoals we hebben besproken, zijn de doelstellingen ambitieus, maar zitten ze niet rotsvast. Soms veranderen zakelijke prioriteiten en moet je je doelstellingen aanpassen aan een nieuwe visie. Andere keren wordt een belangrijk resultaat onbereikbaar om een reden die buiten je macht ligt. Hoewel het belangrijk is om met de juiste intenties je OKR's in te stellen, is het beter om flexibel te zijn als er iets misgaat dan om je teams op een pad naar mislukking of frustratie te zetten. 

Voordelen van de OKR methode voor bedrijven

Niet alle doelen worden op dezelfde manier behaald. Zelfs met de best opgestelde plannen slagen bedrijven er 70% van de tijd niet in om hun strategische doelen te bereiken. OKR's zijn effectief omdat ze duidelijkheid, focus en samenwerking verlenen aan het dagelijkse werk. 

Duidelijkheid van doelen

Het is onmogelijk om vooruitgang te boeken in de richting van een doel als je er geen hebt gesteld. Doelstellingen geven je teams een duidelijke roadmap die ze kunnen gebruiken om hun dagelijkse acties rechtstreeks af te stemmen op een breder doel. 

Teamfocus

Werken zonder een duidelijk doel en afstemming op doelen kan erg aanvoelen als het doelloos laten draaien van je wielen. Het instellen van OKR's is een geweldige manier om de betrokkenheid van werknemers te verbeteren en teams samen te laten werken. 

Teamsamenwerking

Wanneer teams aan dezelfde hoofddoelen samenwerken en het succes afhangt van het behalen van persoonlijke belangrijke resultaten, worden teams gestimuleerd om doelen in het hele bedrijf te communiceren, vertrouwen in leiderschap op te bouwen en samenwerking en teamwerk te bevorderen. 

Voortgang OKR's volgen 

Het opzetten van OKR's heeft veel voordelen voor je bedrijf, zowel in strategisch als cultureel opzicht. Maar het is niet zomaar een framework dat wordt opgesteld en vervolgens kan worden vergeten. Tracking is een essentieel onderdeel van de OKR-methode voor het stellen van doelen.

Je houdt natuurlijk al de voortgang bij wat betreft je doelstellingen en belangrijke resultaten gedurende de tijdschema's die je daarvoor hebt bepaald, maar het is ook belangrijk dat je regelmatig controleert op je voortgang. Met deze check-ins kun je bijhouden welke teams achterblijven en welke doelen moeten worden aangepast.